Waarom is documentbeheersoftware een must voor bedrijven?

---

Waarom heb je software voor documentbeheer nodig?

Verbetert documentverwerking

Het digitaliseren van uw documenten is niet voldoende als u uw documentbeheer wilt stroomlijnen. Zonder documentbeheersoftware zit u nog steeds vast aan het handmatig organiseren, volgen en ophalen van bestanden in uw database. Dit kan nog steeds kostbare tijd in beslag nemen die u had kunnen besteden aan andere belangrijke verantwoordelijkheden. Om nog maar te zwijgen, het elimineert nog steeds niet mogelijke menselijke fouten als het gaat om het verwerken van documenten.

Documentbeheersoftware is meer dan alleen een veredelde database voor uw documenten. De talrijke tools en functies maken het gemakkelijker om al uw bestanden en records met slechts een paar klikken te verwerken en te beheren. U kunt het ook gebruiken om bestanden op te sporen en op te halen op basis van een woord of zin in het document. En door het te integreren met andere applicaties, kunt u eenvoudig de geëxtraheerde gegevens uit het document importeren en exporteren, waardoor handmatige gegevensinvoer in het proces wordt vermeden.

Het is belangrijk op te merken dat DMS anders is dan een contentmanagementsysteem. Een content management systeem of CMS wordt gebruikt om uw content online te genereren en te publiceren. Het beheert niet noodzakelijk uw bestanden en documenten. Dus het hebben van zowel een DMS als een CMS kan van pas komen voor uw bedrijf. Sommige voorbeelden van CMS-software kan naadloos integreren met DMS, dus zorg ervoor dat u ze bekijkt.

Verhoogt de toegankelijkheid

Met de opkomst van werken op afstand en hybride werkplekken, moeten uw medewerkers altijd en overal toegang hebben tot alle bestanden die ze nodig hebben. Hoewel het digitaliseren van uw documenten het gemakkelijker maakt om bestanden te delen en van het ene apparaat naar het andere te verzenden, hebt u toch documentbeheersoftware nodig om het zoeken en ophalen van documenten te stroomlijnen. Het automatiseert het zoeken, volgen en ophalen van bestanden met behulp van trefwoorden en andere kenmerken. Met slechts een paar klikken kunt u elk gewenst document tevoorschijn halen zonder dat u naar kantoor hoeft.

Documentbeheersoftware centraliseert al uw documenten op één enkel platform waartoe u toegang hebt vanaf elk apparaat, zoals een computer, smartphone of tablet. Bovendien kunt u van het ene apparaat naar het andere schakelen zonder belangrijke wijzigingen in een document of de database zelf te verliezen. Dit maakt het nog gemakkelijker om te zoeken en terug te vinden PDF-bestanden en andere soorten documenten wanneer u onderweg bent. Afhankelijk van de geïmplementeerde oplossing zijn deze bestanden online of offline toegankelijk.

Bevordert samenwerking

Door documenten toegankelijker te maken, kunnen documentbeheersystemen ook de samenwerking binnen uw organisatie en met uw klanten verbeteren. Aangezien DMS al uw bestanden op één platform centraliseert, kunnen teams van andere afdelingen samenwerken om bepaalde documenten aan te passen, records samen te stellen en databases te organiseren. Het zorgt er ook voor dat uw bedrijf één enkele bron van waarheid heeft. Dit betekent dat iedereen aan dezelfde set informatie en gegevens werkt, ongeacht waar en wanneer ze deze hebben gekregen.

Sommige functies van het documentbeheersysteem omvatten ook het automatiseren van goedkeuringsworkflows voor een snellere doorlooptijd van documenten. Dit betekent dat u zich geen zorgen hoeft te maken over het verzenden van het document naar de benodigde belanghebbenden om hun handtekening of goedkeuring te krijgen. Het document zelf zal het document automatisch doorsturen terwijl het door het proces gaat. Het kan de ontvanger zelfs op de hoogte stellen van de naderende goedkeuring van het document om vertragingen te voorkomen.

Verbetert de gegevensbeveiliging

Investeren in een documentbeheersysteem is ook een manier om uw bedrijfsgegevens te beschermen. Verschillende soorten documentbeheersystemen bieden robuuste beveiligingsfuncties om ongeautoriseerde toegang tot uw documenten te voorkomen. Dit omvat functies zoals toestemmingscontroles, gegevensversleuteling, tracking- en monitoringtools en meer.

Het belang van documentbeheer in gegevensbeveiliging mag niet over het hoofd worden gezien. Als u niet op de juiste manier met uw bestanden omgaat, kan dit leiden tot gegevensverlies en inbreuk. En dit kan op zijn beurt de algehele beveiliging van uw bedrijf, uw klanten en uw partners beïnvloeden.

Sommige DMS hebben ook een automatische back-up- en herstelfunctie voor documenten die ervoor zorgt dat u nooit waardevolle gegevens in uw bedrijf verliest. Hiermee kunt u beschadigde, verwijderde of verloren bestanden in slechts een paar klikken terughalen.

Kosten besparen

Een fysiek archiefsysteem lijkt op het eerste gezicht goedkoper dan investeren in een documentbeheersysteem. Maar de kosten als gevolg van mogelijk wanbeheer, documentbeschadiging of verlies zouden in het algemeen veel groter zijn. Om nog maar te zwijgen, dit zou u dwingen kostbare tijd te besteden aan het opnieuw maken of ophalen van dat verloren of beschadigde bestand. Als zodanig wordt DMS beschouwd als een geweldige investering voor uw bedrijf, omdat het optimaliseert uw proces met minimale kosten.

Met DMS kunt u ook besparen op de uitgaven voor kantoorbenodigdheden, zoals papier, inkt en verzendkosten. Evenzo hoeft u zich geen zorgen te maken over opslagruimte, aangezien al uw bestanden elektronisch kunnen worden opgeslagen. U heeft dus geen dure stalen archiefkasten of een extern magazijn of kluis nodig voor uw documenten.

---

Als je met facturen en bonnen werkt of je zorgen maakt over ID-verificatie, bekijk dan Nanonets online-OCR or PDF-tekstextractor om tekst uit PDF-documenten te extraheren gratis. Klik hieronder voor meer informatie over Nanonets Enterprise Automation-oplossing.

---

De juiste software kiezen

Nu de digitale transformatie in opkomst is, is het hoog tijd dat u investeert in een documentbeheersysteem voor uw bedrijf. DMS doet meer dan alleen uw bestanden digitaliseren. Het biedt u ook tools en functies om documentbeheer binnen uw organisatie te stroomlijnen. De talrijke voordelen maken het een essentiële tool voor uw bedrijf als u relevant en concurrerend in de markt wilt blijven.

Toch kiezen voor de beste documentbeheersoftware voor uw bedrijf vereist een diepgaand begrip van wat uw bedrijf nodig heeft en welk type DMS daarvoor geschikt is. Verken dus zeker je mogelijkheden en probeer ze zelf uit.

---

Nanonetten online OCR & OCR API hebben veel interessante use cases that kan uw bedrijfsprestaties optimaliseren, kosten besparen en de groei stimuleren. Ontdek hoe de use-cases van Nanonets van toepassing kunnen zijn op uw product.

---