Stelt u zich een wereld voor waarin u met slechts een paar klikken vitale informatie uit W-2-formulieren kunt halen, waarbij u de hoofdpijn van moeizame gegevensinvoer en mogelijke fouten achter u kunt laten. Of u nu ondernemer bent, een HR-professional, of gewoon iemand die moe is van het worstelen met bergen papierwerk, we hebben de perfecte oplossing voor u.
Wat is een W-2-formulier?
Een W-2-formulier is een belastingformulier dat in de Verenigde Staten wordt gebruikt om het jaarloon van een werknemer en het bedrag aan belastingen dat door zijn werkgever op zijn salaris is ingehouden, te rapporteren. Het formulier wordt door werkgevers verstrekt aan hun werknemers en wordt ook ingediend bij de Belastingdienst (IRS) voor belastingdoeleinden.
Het W-2-formulier bevat belangrijke informatie, zoals de totale inkomsten van de werknemer voor het jaar, inclusief lonen, salarissen, fooien en andere vergoedingen. Het bevat ook details over de belastingen die zijn ingehouden op het salaris van de werknemer, inclusief federale inkomstenbelasting, socialezekerheidsbelasting en Medicare-belasting.
Bovendien bevat het W-2-formulier informatie over andere voordelen en aftrekposten, zoals bijdragen aan pensioenregelingen, ziektekostenverzekeringspremies en andere aftrekposten vรณรณr belastingen.
Werkgevers zijn wettelijk verplicht om hun werknemers vรณรณr 2 januari van het volgende jaar een kopie van hun W-31-formulier te verstrekken. Ze moeten ook een kopie van het W-2-formulier indienen bij de Social Security Administration (SSA) en de IRS.
Wie dient een W-2-formulier in?
Het W-2-formulier wordt ingediend door werkgevers, niet door werknemers. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het invullen van het W-2-formulier voor elk van hun werknemers en het indienen van kopieรซn bij de juiste overheidsinstanties.
Hoe formulier W-2 indienen?
Hier is een overzicht van het archiveringsproces:
- Verantwoordelijkheid van de werkgever: Werkgevers zijn verplicht om een โโW-2-formulier te genereren en te verstrekken aan elk van hun werknemers. Dit formulier geeft een overzicht van de inkomsten en belastinginhoudingen van de werknemer voor het voorgaande kalenderjaar. Werkgevers moeten een apart W-2-formulier invullen voor elke werknemer die gedurende het jaar in dienst was, inclusief fulltime, parttime en seizoensarbeiders.
- Distributie aan werknemers: Werkgevers moeten vรณรณr 2 januari van het jaar volgend op het belastingjaar kopieรซn van het W-31-formulier aan hun werknemers verstrekken. De werknemers gebruiken de informatie op het W-2-formulier om hun individuele aangifte inkomstenbelasting op te stellen en in te dienen.
- Regeringsaangiften: Naast het verstrekken van kopieรซn aan werknemers, zijn werkgevers ook verplicht om kopieรซn van het W-2-formulier bij de overheid in te dienen. De werkgever moet een kopie van het W-2-formulier van elke werknemer naar de Social Security Administration (SSA) sturen. Werkgevers dienen deze informatie doorgaans elektronisch in via de Business Services Online (BSO)-website van de SSA.
- Belastingaangifte werknemer: Werknemers gebruiken de informatie van hun W-2-formulieren om hun lonen, salarissen, fooien en andere vergoedingen nauwkeurig te rapporteren op hun individuele inkomstenbelastingaangifte. Ze moeten een kopie van hun W-2-formulier bij hun belastingaangifte voegen bij het indienen bij de IRS.
Waar wordt een W2-formulier voor gebruikt?
Inkomen rapportage
Het W-2-formulier geeft een overzicht van de inkomsten van een werknemer voor het voorgaande belastingjaar. Het bevat details zoals lonen, salarissen, fooien, bonussen en andere vergoedingen die van een werkgever zijn ontvangen. Deze informatie wordt door werknemers gebruikt om hun inkomen nauwkeurig op te geven in hun individuele belastingaangifte.
Informatie over belastinginhouding
Het W-2-formulier bevat ook informatie over de belastingen die het hele jaar door op het salaris van een werknemer zijn ingehouden. Dit omvat federale inkomstenbelasting, socialezekerheidsbelasting, Medicare-belasting en alle ingehouden staats- en lokale inkomstenbelastingen. Deze ingehouden bedragen helpen werknemers te bepalen of ze het hele jaar door voldoende belastingen hebben betaald of dat ze aanvullende belastingen verschuldigd zijn.
Belastingaangifte indienen
Werknemers gebruiken de informatie op het W-2-formulier om hun individuele aangifte inkomstenbelasting in te vullen. Ze rapporteren hun inkomsten, inhoudingen en belastinginhoudingen van het W-2-formulier op de juiste belastingformulieren, zoals formulier 1040 in de Verenigde Staten.
Verificatie door de Belastingdienst
De Internal Revenue Service (IRS) ontvangt kopieรซn van W-2-formulieren van werkgevers. De IRS gebruikt deze informatie om te controleren en te verifiรซren dat werknemers hun inkomen correct hebben opgegeven en de juiste belastingen hebben betaald.
Geschiktheid voor terugbetalingen of tegoeden
Het W-2-formulier is essentieel om te bepalen of een werknemer in aanmerking komt voor belastingteruggave of bepaalde belastingverminderingen. Het biedt de nodige informatie om het bedrag van de verschuldigde belasting of te veel betaalde bedragen te berekenen die kunnen leiden tot een terugbetaling.
Ga aan de slag met de vooraf getrainde W-2 OCR-extractors van Nanonets of bouw uw eigen aangepaste OCR-modellen. Lees meer over onze W-2 OCR use-cases hier!
W-4-formulier
Het W-4 formulier wordt ingevuld door werknemers wanneer zij een nieuwe baan beginnen of veranderingen ervaren in hun persoonlijke of financiรซle situatie. Het wordt gebruikt om het bedrag aan federale inkomstenbelasting te bepalen dat moet worden ingehouden op het salaris van de werknemer. De informatie op het W-4-formulier helpt werkgevers bij het berekenen van de juiste belastinginhouding voor elke werknemer.
1099-MISC-formulier
Hoewel het niet direct verband houdt met het W-2-formulier, wordt het 1099-MISC-formulier gebruikt om inkomsten te rapporteren die zijn ontvangen door personen die geen werknemer zijn, maar eerder onafhankelijke contractanten of zelfstandigen. Dit formulier wordt uitgegeven door bedrijven of personen die tijdens het belastingjaar $ 600 of meer hebben betaald aan een niet-werknemer. Het 1099-MISC-formulier rapporteert verschillende soorten inkomsten, zoals vergoedingen, provisies en huren.
1099-INT-formulier
Het 1099-INT-formulier wordt gebruikt om het hele jaar door verdiende rente-inkomsten te rapporteren. Het wordt meestal uitgegeven door banken, financiรซle instellingen of andere entiteiten die ten minste $ 10 aan rente aan een persoon hebben betaald. Dit formulier is belangrijk voor het aangeven van rente-inkomsten op de belastingaangifte.
1099-DIV-formulier
Het 1099-DIV-formulier wordt gebruikt om dividendinkomsten te rapporteren die zijn ontvangen uit beleggingen, zoals aandelen of beleggingsfondsen. Het wordt verstrekt door financiรซle instellingen of entiteiten die tijdens het belastingjaar ten minste $ 10 aan dividenden aan een persoon hebben betaald. Het formulier 1099-DIV wordt gebruikt om dividendinkomsten op de belastingaangifte te vermelden.
1040-formulier
Het 1040-formulier is het belangrijkste aangifteformulier voor de individuele inkomstenbelasting dat wordt gebruikt door belastingbetalers in de Verenigde Staten. Het rapporteert inkomsten, inhoudingen en heffingskortingen voor het belastingjaar. De informatie van het W-2-formulier, evenals andere relevante belastingformulieren, wordt gebruikt om het 1040-formulier in te vullen.
Dit zijn slechts enkele voorbeelden van de formulieren die betrekking hebben op het W-2-formulier. De specifieke formulieren die nodig zijn, kunnen variรซren, afhankelijk van de omstandigheden van een persoon en het soort inkomen dat wordt ontvangen. Het is belangrijk om een โโbelastingprofessional te raadplegen of de IRS-richtlijnen te raadplegen voor nauwkeurige en actuele informatie over belastingformulieren.
W-2 gegevensvelden
werknemers informatie
- Vak a: Burgerservicenummer (BSN) van de werknemer
- Vak b: Werkgeversidentificatienummer (EIN)
- Vak c: naam, adres en postcode van de werkgever
- Vak d: Controlenummer (optioneel, voor gebruik door de werkgever)
Loon- en salarisinformatie
- Box 1: Lonen, fooien en andere vergoedingen
- Kader 2: ingehouden federale inkomstenbelasting
- Kader 3: Sociale Zekerheidslonen
- Kader 4: Ingehouden RSZ-belasting
- Kader 5: Medicare-lonen en fooien
- Vak 6: Medicare-belasting ingehouden
- Kader 7: Tips voor sociale zekerheid
Informatie over sociale zekerheid en Medicare
- Kader 8: Toegekende Fooien (Fooien toegekend door werkgever)
- Box 9: Vooruitbetaling EIC (Earned Income Credit)
- Box 10: Zorgtoeslag
- Kader 11: niet-gekwalificeerde abonnementen
- Vak 12: Codes (Diverse codes die aanvullende informatie aangeven)
- Kader 13: Aankruisvakjes Statutaire Werknemer, Pensioenregeling en Ziektewet door derden
- Box 14: Anders (Overige gegevens, zoals vakbondscontributie of wettelijke arbeidsongeschiktheidsverzekering)
Staats- en lokale informatie
- Kaders 15-20: Informatie over staats- en lokale inkomstenbelasting, inclusief lonen, ingehouden staatsbelasting en andere toepasselijke staats- en lokale belastingen.
Het is belangrijk op te merken dat de specifieke lay-out en indeling van het W-2-formulier enigszins kan variรซren, afhankelijk van de software of formulieren die door werkgevers worden gebruikt. De algemene informatie in deze gegevensvelden blijft echter consistent in alle W-2-formulieren.
Optische tekenherkenningstechnologie (OCR).
OCR-technologie kan worden gebruikt om de tekst op W-2-formulieren te scannen en te herkennen. OCR-software zet de gescande of digitale afbeelding van het formulier om in machineleesbare tekst. Dit maakt geautomatiseerde gegevensextractie uit specifieke velden op het formulier mogelijk.
Voorbewerking en gegevensvoorbereiding
Voordat u de gegevens extraheert, moet u de W-2-formulieren mogelijk vooraf verwerken om de leesbaarheid te verbeteren. Dit kan inhouden het verwijderen van ruis, het aanpassen van de beeldkwaliteit of het toepassen van beeldverbeteringstechnieken om de OCR-nauwkeurigheid te optimaliseren.
Sjabloonafstemming en gegevensextractie
Maak sjablonen of definieer de specifieke locaties van gegevensvelden op de W-2-formulieren. De OCR-software kan deze sjablonen of locatiecoรถrdinaten vervolgens gebruiken om de relevante gegevensvelden te identificeren en te extraheren, zoals werknemersinformatie, lonen, belastinginhoudingen en andere vereiste informatie.
Gegevensvalidatie en kwaliteitscontrole
Implementeer validatiecontroles om de nauwkeurigheid en integriteit van de geรซxtraheerde gegevens te waarborgen. Deze controles kunnen bestaan โโuit het vergelijken van de geรซxtraheerde gegevens met vooraf gedefinieerde regels of drempels, het verifiรซren van de gegevens tegen bekende formaten of bereiken, en het uitvoeren van controlemaatregelen voor de gegevenskwaliteit.
Integratie met backend-systemen
Zodra de gegevens zijn geรซxtraheerd, kunnen ze worden verwerkt en geรฏntegreerd met andere systemen of databases voor verdere analyse, rapportage of opslag. Deze integratie kan inhouden dat de geรซxtraheerde W-2-gegevens worden gekoppeld aan salarissystemen, belastingsoftware of HR-beheersystemen.
Beveiliging en naleving
Zorg ervoor dat er goede beveiligingsmaatregelen zijn getroffen om gevoelige werknemersgegevens te beschermen tijdens de extractie-, opslag- en transmissieprocessen. Naleving van regelgeving inzake gegevensbescherming, zoals de AVG of HIPAA, moet ook worden overwogen.
We hebben een oplossing die u kan helpen dit alles en meer met een enkele klik te doen.
Het platform van Nanonets combineert AI-aangedreven OCR-technologie met aanpasbare workflows om de extractie van gegevens uit W-2-formulieren te automatiseren. Door gebruik te maken van algoritmen voor machinaal leren en gebruiksvriendelijke interfaces, wil Nanonets het gegevensextractieproces vereenvoudigen, de efficiรซntie verhogen en handmatige inspanning verminderen.
Hoe werkt Nanonets voor W-2 automatisering?
- Haalt W-2-formuliergegevens rechtstreeks uit e-mails
- Een krachtig vooraf getraind OCR-model dat specifiek is voor W-2-formulieren
- Haalt de opgegeven gegevensvelden uit de W-2-formulieren
- Je beoordeelt de geรซxtraheerde data en brengt de nodige correcties aan
- Geรซxtraheerde gegevens kunnen worden geรฏntegreerd in andere systemen, afhankelijk van uw behoeften
Stop met handmatige gegevensextractie uit W-2-formulieren en geniet van de voordelen van automatisering met de W-2 Form OCR API van Nanonet. Soepele data-extractie met slimme validatie, lagere kosten en minimale setup.
- Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
- PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
- PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
- PlatoESG. Automotive / EV's, carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
- BlockOffsets. Eigendom voor milieucompensatie moderniseren. Toegang hier.
- Bron: https://nanonets.com/blog/w-2-form-automation/
- :is
- :niet
- :waar
- 1
- 10
- 1040
- 11
- 12
- 13
- 14
- 31
- 7
- 8
- 9
- a
- Over
- nauwkeurigheid
- accuraat
- nauwkeurig
- over
- toevoeging
- Extra
- Extra informatie
- adres
- administratie
- bevorderen
- tegen
- agentschappen
- AI-powered
- wil
- algoritmen
- Alles
- toegewezen
- toestaat
- ook
- bedragen
- hoeveelheden
- an
- analyse
- en
- jaar-
- elke
- api
- toepasselijk
- Het toepassen van
- passend
- ZIJN
- AS
- toegewezen
- At
- hechten
- automatiseren
- geautomatiseerde
- Automatisering
- backend
- Banken
- BE
- achter
- betekent
- bonussen
- Storing
- BSO
- bouw
- bedrijfsdeskundigen
- ondernemingen
- maar
- by
- berekenen
- Agenda
- CAN
- verzorging
- gevallen
- zeker
- Wijzigingen
- karakter
- tekenherkenning
- Controles
- situatie
- Klik
- codes
- COM
- combines
- commissies
- vergelijken
- Vergoeding
- compleet
- Voltooid
- het invullen van
- nakoming
- beschouwd
- consequent
- bevatte
- bevat
- aannemers
- bijdragen
- onder controle te houden
- Kosten
- kon
- Credits
- credits
- gewoonte
- aanpasbare
- gegevens
- gegevensinvoer
- gegevensbescherming
- databanken
- afhankelijk
- Afhankelijk
- gegevens
- Bepalen
- bepalen
- digitaal
- direct
- verdelen
- dividenden
- do
- doet
- gedurende
- elk
- verdiend
- Verdiensten
- doeltreffendheid
- inspanning
- elektronisch
- geschikt
- loondienst
- Werknemer
- medewerkers
- werkgevers
- verhogen
- en geniet van
- genoeg
- verzekeren
- entiteiten
- toegang
- fouten
- essentieel
- voorbeelden
- ervaring
- extract
- Federaal
- vergoedingen
- weinig
- Velden
- Dien in
- Bestanden
- Filing
- vijlsel
- financieel
- Financiรซle instellingen
- volgend
- Voor
- formulier
- formaat
- formulieren
- oppompen van
- fondsen
- verder
- GDPR
- Algemeen
- voortbrengen
- Overheid
- gids
- richtlijnen
- Hebben
- Gezondheid
- ziektekostenverzekering
- hulp
- helpt
- Echter
- hr
- HTTPS
- Identificatie
- identificeren
- if
- beeld
- belangrijk
- in
- omvatten
- omvat
- Inclusief
- Inkomen
- inkomstenbelasting
- Laat uw omzet
- onafhankelijk
- individueel
- individuen
- informatie
- instellingen
- verzekering
- geรฏntegreerde
- integratie
- integriteit
- belang
- interfaces
- intern
- Internal Revenue Service
- in
- Investeringen
- betrekken
- IRS
- Uitgegeven
- IT
- Januari
- Jobomschrijving:
- voor slechts
- bekend
- Wet
- Layout
- LEARN
- leren
- minst
- verlaten
- leveraging
- aansprakelijkheid
- Koppeling
- lokaal
- plaats
- locaties
- te verlagen
- machine
- machine learning
- Hoofd
- maken
- management
- handboek
- matching
- Mei..
- maatregelen
- Medicare
- minimaal
- model
- modellen
- meer
- Dan moet je
- wederzijds
- beleggingsfondsen
- naam
- noodzakelijk
- Noodzaak
- New
- Geluid
- aantal
- OCR
- OCR-software
- of
- on
- EEN
- online.
- Optimaliseer
- or
- Overige
- onze
- het te bezitten.
- eigenaar
- betaald
- papierwerk
- Betaal
- betaling
- Loonlijst
- uitvoerend
- persoonlijk
- plaats
- plan
- plannen
- platform
- Plato
- Plato gegevensintelligentie
- PlatoData
- potentieel
- krachtige
- Voorbereiden
- vorig
- Verwerkt
- processen
- professioneel
- gepast
- beschermen
- bescherming
- zorgen voor
- mits
- leverancier
- biedt
- het verstrekken van
- kwaliteit
- liever
- RE
- ontvangen
- ontvangt
- erkenning
- herkennen
- verminderen
- terugbetalen
- Terugbetalingen
- reglement
- verwant
- relevante
- stoffelijk overschot
- het verwijderen van
- verslag
- gemeld
- Rapportage
- Rapporten
- nodig
- verantwoordelijkheid
- verantwoordelijk
- resultaat
- pensioen
- terugkeer
- Retourneren
- inkomsten
- beoordelen
- reglement
- s
- salarissen
- salaris
- aftasten
- seizoensgebonden
- veiligheid
- Veiligheidsmaatregelen
- sturen
- gevoelig
- apart
- service
- Diensten
- setup
- moet
- vereenvoudigen
- eenvoudigweg
- single
- situatie
- slim
- glad
- Social
- Software
- oplossing
- Iemand
- specifiek
- gespecificeerd
- begin
- gestart
- Land
- Staten
- Aandelen
- mediaopslag
- voorleggen
- ingediend
- dergelijk
- OVERZICHT
- Systems
- belasting
- belastingteruggave
- Belastingen
- belastingbetalers
- technieken
- Technologie
- templates
- dat
- De
- de informatie
- hun
- harte
- Deze
- ze
- van derden
- dit
- Door
- overal
- tips
- moe
- naar
- Totaal
- type dan:
- types
- typisch
- unie
- United
- Verenigde Staten
- up-to-date
- .
- gebruikt
- gebruiksvriendelijke
- toepassingen
- bevestiging
- divers
- Ve
- controleren
- het verifiรซren
- vitaal
- loon
- was
- we
- Website
- GOED
- wanneer
- of
- WIE
- wil
- Met
- Mijn werk
- werknemers
- workflows
- wereld
- jaar
- You
- Your
- zephyrnet
- Postcode