Het inkooporderproces uitgelegd: een uitgebreide gids

Op zoek naar een oplossing voor het automatiseren van inkooporders? Geef uw AP-workflows een boost en stroomlijn uw aankoopgoedkeuringen van dagen naar uren met Nanonets.

Plan een demo

---

Inkooporders behoren tot die onderdelen van het bedrijf die soms bedolven kunnen worden onder andere taken. Perfectioneren van de bestelling proces kan tijd kosten en heeft daarom vaak geen prioriteit. Het hebben van een efficiënt inkooporderproces gaat echter een lange weg om de AP-efficiëntie te behouden. De tijd die nodig is om een ​​inkooporder opnieuw te bewerken, kan andere productieactiviteiten aanzienlijk vertragen, wat tot vertragingen kan leiden.

In dit artikel bespreken we wat een inkooporderproces is en de verschillende stappen die betrokken zijn bij het uitvoeren van een inkooporder.

Inhoudsopgave

Wat is een inkooporderproces?

Voordat we naar het inkooporderproces kijken, moeten we eerst begrijpen wat een inkooporder precies is. Een inkooporder is een document dat de aankoop van goederen en diensten tussen een koper en verkoper officieel bevestigt. Het is gemaakt door de koper om een ​​transactie te autoriseren die mogelijk niet eerder schriftelijk is bevestigd. Omdat het een officieel document is, is het juridisch bindend voor beide partijen.

Een aankoop doorloopt verschillende fasen tussen het moment waarop het wordt gemaakt en het wordt geaccepteerd door de verkoper. Deze fasen vormen een inkooporderproces.

Welke informatie moet in een inkooporder worden opgenomen?

Een inkooporder is belangrijk omdat deze een duidelijke set richtlijnen en instructies geeft aan de verkoper. Het levert de koper ook juridisch bewijs van de exacte details die zijn overeengekomen. Dit helpt miscommunicatie te voorkomen.

Een inkooporder bevat alle informatie over de transactie, zoals:

1. Specificaties en hoeveelheid van de benodigde items:
2. Contactgegevens
3. De prijs waartegen goederen of diensten moeten worden gekocht
4. Bestel datum
5. Leveringstermijnen en details
6. Betalingsvoorwaarden
7. Een inkoopordernummer voor tracking

Download de experthandleiding voor de AP Automation-handleiding.

Klaar om inkooporders te automatiseren, maar weet je niet waar te beginnen? Download nu onze gids!

Download de kopersgids voor AP-automatisering

Waarom gebruiken bedrijven inkooporders?

Zoals eerder vermeld, kan het inkooporderproces een beetje lang duren, maar op de lange termijn komt het zowel de verkoper als de kopers ten goede. Hier volgen enkele redenen waarom bedrijven inkooporders gebruiken:

• Voor leveranciers helpt het om een ​​duidelijk begrip te hebben van de vereisten, zodat de bestelling kan worden uitgevoerd zonder enige kans op miscommunicatie
• Voor kopers biedt het een officiële bevestiging van alle goederen en diensten, zodat ze naast de daadwerkelijke levering kunnen worden geverifieerd om te weten of deze is uitgevoerd zoals verwacht.
• Kopers kunnen het document ook gebruiken voor het geval ze juridische stappen moeten ondernemen, aangezien het officiële document voor de rechtbank kan worden opgehouden in tegenstelling tot mondelinge of onofficiële overeenkomsten.
• Bedrijven profiteren ook van een duidelijk overzicht van alle aankopen, zodat budgettering en voorraadbeheer eenvoudiger en sneller wordt.

De 6 stappen voor het maken van een inkooporder

Vorderen

Voordat er een aankoop wordt gedaan, moet er een interne aanvraag worden aangemaakt en goedgekeurd voordat de inkooporder zelfs maar kan worden aangemaakt. Zodra in dit stadium groen licht is ontvangen van de relevante teams, kan het proces voor het genereren van een inkooporder beginnen.

Creatie

Na het vorderen is goedgekeurd, initieert de koper de communicatie met leveranciers en gaat hij akkoord met de specificaties van de vereiste goederen en diensten, de prijs en andere leveringsvoorwaarden. Er wordt dan een inkooporder aangemaakt waarin alle afgesproken details worden vermeld.

Bevestiging / Goedkeuring

Terwijl het inkooporderproces op gang komt, beoordeelt de leverancier de bestelling om ervoor te zorgen dat alle details zijn zoals besproken. Als alles in orde is, accepteert de verkoper de bestelling. Ze kunnen de bestelling ook weigeren als er een discrepantie is, of zorgen uiten.

Opnemen / archiveren

Aangezien een van de doelen van het volgen van het inkooporderproces is om aankopen te stroomlijnen, is het altijd een goede gewoonte voor kopers om de inkooporder vast te leggen of te archiveren voor toekomstige referenties.

Verzending en levering

Als volgende stap van het inkooporderproces verzendt de verkoper de goederen of dienstverleners van hun kant en controleert de koper of de kwaliteit en specificaties zijn zoals besproken. Deze kwaliteitscontrole helpt om eventuele tekortkomingen te identificeren, zodat de leverancier onmiddellijk op de hoogte kan worden gesteld.

Closure

Dit is de laatste stap in het bestelproces. Zodra de koper tevreden is met de bestelling, wordt de bestelling verzonden voor sluiting. De leverancier stelt een factuur op die is goedgekeurd door het financiële team van de koper. Nadat de betaling is verwerkt, wordt de bestelling gesloten, waarmee een einde komt aan het inkooporderproces.

Handmatige versus geautomatiseerde oplossingen in het inkooporderproces

Een handmatig bestelproces voor aankopen omvat het gebruik van oudere systemen/tools zoals e-mails, fysieke documenten en spreadsheets. Het is typisch een lang proces en vereist constante menselijke input. Sommige als de nadelen van het handmatige inkooporderproces zijn:

• Langzamere uitvoer omdat alle gegevens handmatig moeten worden ingevoerd en gevalideerd.
• De mogelijkheid van menselijke fouten, wanneer verschillende systemen betrokken zijn bij één inkooporder.
• Handmatige inspanning vereist een constante behoefte aan mankracht bij elke stap.
• Het verifiëren van informatie duurt langer met handmatige records.

Automatisering kan alle, zo niet enkele, stappen van het inkooporderproces optimaliseren. Een aantal voordelen van een geautomatiseerd inkooporderproces zijn:

• Handmatige invoer kan bij elke stap worden vermeden. Als de voorraad bijvoorbeeld onder een bepaald niveau komt, kunnen inkoopverzoeken automatisch door een systeem worden gegenereerd en na voldoende goedkeuring naar een lijst met leveranciers worden gestuurd.
• Minder handmatige invoer betekent minder kans op handmatige fouten in de inkooporder.
• Cloudgebaseerde servers maken inkooporderprocessen eenvoudig te bewaken, zodat goedkeuringen overal kunnen worden gegeven zonder dat u op kantoor hoeft te zijn.
• Het hele proces wordt sneller en efficiënter.
• Automatisering maakt niet alleen dingen sneller, maar helpt ook te beschermen tegen bedrog en fraude tijdens inkooporderprocessen, aangezien het systeem facturen en verzoeken vergelijkt met originele inkooporders.

Automatisering helpt bij het stroomlijnen van inkooporderprocessen, zodat alle informatie altijd beschikbaar en gemakkelijk toegankelijk is zonder dat u handmatig meerdere boeken hoeft te doorlopen. Uiteindelijk leidt dit gemak van het overdragen en verifiëren van gegevens tot een beter vertrouwen en een betere relatie tussen kopers en verkopers.

Inkooporderprocesstroom

Zoals we kunnen zien, kan het hele inkooporderproces worden opgesplitst in veel kleinere stappen die naar elkaar leiden. Een processtroom voor inkooporders volgt de gehele levenscyclus van dit proces, van aanvraag tot levering. Als de inkooporderstroom wordt besproken en geconsolideerd voordat PO's worden verzonden, wordt het proces veel sneller.

Dit zijn de typische stappen die betrokken zijn bij een processtroom voor inkooporders:

1. Het maken van inkooporders is de eerste stap van inkooporderaankopen na aanvraag
2. Offertes uitnodigen van meerdere leveranciers
3. Selectie van de meest geschikte leverancier
4. Communicatie initiëren en de definitieve inkooporder verzenden
5. Verzending en ontvangst van artikelen
6. Kwaliteitscontrole
7. Opmaken van een factuur en betalingsverwerking
8. De bestelling opnemen of archiveren voor toekomstige referenties
9. Afsluiten van de inkooporder om het inkooporderproces af te ronden

Conclusie

Inkooporders maken het aankoopproces eenvoudiger en gemakkelijker te volgen voor zowel kopers als leveranciers. De inkooporderprocedure omvat meerdere stappen die gevolgd moeten worden om een ​​vlotte levering te garanderen. Elke mismatch in gegevens tussen het verhogen van de aanvraag tot het leveringsstadium kan de inkooporderprocedure voor een groot deel vertragen. In het geval van discrepanties moeten records handmatig worden gecontroleerd voor elke stap van de inkooporderprocedure.

Automatiseringsdienstverleners zoals: Nanonetten hulp documenten classificeren, leg gegevens vast uit bestaande documenten en verkort de doorlooptijden voor typische inkooporderprocessen. Het risico op fouten, mismatch van informatie en miscommunicatie wordt sterk verminderd omdat handmatige invoer tijdens de gehele inkooporderprocedure tot een minimum wordt beperkt.

Hoewel inkooporderprocessen misschien lang lijken, zijn ze van vitaal belang voor het supply chain management van een bedrijf. En automatisering van inkooporderprocessen kan inkoopvoorraad efficiënt en snel maken.