Hoe Regtech-platforms zich kunnen aanpassen aan de moderne arbeidswereld

Hoewel communicatiebewaking de afgelopen jaren een steeds dringender vereiste is geworden, is de waarheid dat het grootste deel van de huidige generatie platforms twintig jaar geleden is gebouwd. De samenleving is sindsdien veel veranderd, zowel wat betreft onze technologische mogelijkheden als de manier waarop we communiceren. Het is belangrijk dat compliance-instrumenten gelijke tred houden met de wereld waarvoor ze zijn gebouwd. 

Dit stuk analyseert de traditionele methoden die verband houden met communicatiebewaking, waar (en waarom) deze benaderingen niet langer geschikt zijn, en hoe platforms kunnen evolueren om de moderne werkplek beter te kunnen bedienen.  

Het regelgevingslandschap 

Een woord over 'communicatietoezicht' 

De stijgende eisen aan complianceplatforms worden wellicht het best geïllustreerd door een verschuiving in de terminologie, van ‘communicatie-archivering’ naar ‘communicatiebewaking’. Archiveren verwijst naar de procedure voor het vastleggen en opslaan van de juiste gegevens, en de meeste leveranciers zijn hier zeker toe in staat. Veel platforms zijn dat ook: Slack heeft een intern archief, Zoom SMS heeft een procesbewaring en RingCentral kan alle oproepgegevens opslaan. 

Surveillance is het lastige onderdeel, maar wel een onderdeel dat moderne compliance-leveranciers simpelweg te bieden hebben in het huidige regelgevingsklimaat. Niet-conforme interacties moeten niet alleen worden geregistreerd, maar ook worden gemarkeerd en er moet actie op worden ondernomen. Bewaking en archivering waren vroeger afzonderlijke termen, maar zijn nu onlosmakelijk met elkaar verbonden geworden omdat communicatiekanalen en de regelgeving die daarop van toepassing is, zijn gediversifieerd.  

Er is nu veel meer digitaal territorium om te monitoren voor alle arbeidskrachten, volgens een steeds strengere standaard. Als gevolg hiervan hebben leveranciers de verantwoordelijkheid om productkenmerken te ontwikkelen die complianceteams helpen bij het ontdekken van wanpraktijken. 

Mobicomms  

Sinds COVID-19 versnelde een
wereldwijde verschuiving naar werken op afstandhebben organisaties moeite gehad om hun personeel ervan te overtuigen afstand te nemen van de prevalentie en het gemak van mobiele platforms. Uitwisselingen zoals die plaatsvinden via WhatsApp en andere 'off-channel' mobiele platforms zijn veel moeilijker te monitoren en vast te leggen dan bijvoorbeeld e-mail, en daarom hebben leveranciers niet altijd de mogelijkheid gehad om dit te doen. 

 Het afgelopen jaar is mobiele communicatie onder de aandacht gekomen van door de SEC en FINRA gereguleerde bedrijven

recordboetes uitgedeeld aan enkele van de grootste spelers in de sector. Het niet hebben van een beleid voor mobiele communicatie is niet langer een optie, en veel bedrijven zijn op zoek naar een manier om op conforme wijze de transactionele voordelen te ontsluiten die gepaard gaan met het openstellen van de prospectiekanalen die beschikbaar zijn voor personeel. 

Moderne nalevingsproblemen 

iMessage 

Leveranciers van bewakingssystemen hebben de verantwoordelijkheid om gelijke tred te houden met de ontwikkelingen op regelgevingsgebied en hebben daarom technologie ontwikkeld om gegevens vast te leggen van apps als WhatsApp, WeChat, Signal en Telegram. Voor de meeste leveranciers blijft iMessage echter een echte bron van frustratie.  

De iPhone heeft een
marktaandeel van 58% in de VS in 2023, en daarom is het vastleggen van iMessage een cruciale vereiste voor bedrijven die naleving willen garanderen. Zelfs als er een zenderverbod wordt ingevoerd, is het onrealistisch en zelfs naïef om te verwachten dat dit wordt gehandhaafd door personeel dat afhankelijk is geworden van het gemak van sms'en.  

Groepschats 

Veel surveillanceleveranciers hebben ook moeite met het vastleggen van groepsberichten op mobicomms-platforms. Heel eenvoudig: groepschats worden vaak gebruikt om zakelijke aangelegenheden te bespreken; De PA van een adviseur kan namens hem of haar een bericht sturen naar een klant. Adviseurs kunnen marketinginformatie delen in groepschats met meerdere klanten. Er zijn veel scenario's waarin groepsberichten kunnen plaatsvinden. 

Als groepschats niet worden geregistreerd, kan naleving niet worden bewezen, en daarom is het essentieel dat leveranciers een manier vinden. Het volledig verbieden van groepsberichten is niet echt een haalbare optie en kan vanuit operationeel perspectief zeer beperkend zijn. 

Virtuele vergaderingen 

Een ander gevolg van de verschuiving naar werken op afstand was een toename van het aantal virtuele vergaderingen, een noodzaak die uiteindelijk voor veel werknemers een zeer handig plan B werd, of zelfs de voorkeursoptie. Deze wijziging is van toepassing op zowel interne als klantgerichte vergaderingen, en daarom is de mogelijkheid om communicatie van applicaties zoals Zoom te monitoren, vast te leggen en op te slaan essentieel om naleving van FINRA, SEC, FCA, MiFID II en andere regelgevende mandaten te garanderen. 

Transcriptietools zijn enorm nuttig voor complianceteams die de inhoud van vergaderingen beoordelen, waardoor ze in hun eigen tempo kunnen doorlezen, waarbij de kleine praatjes en pauzes worden omzeild die een groot deel van de virtuele gesprekken uitmaken. Dit kan worden verbeterd door gebruik te maken van lexiconbeleid, om de compliance officer snel in de goede richting te wijzen en hem te helpen prioriteiten te stellen voor de gegevens die hij beoordeelt. 

Transcriptiesoftware is al heel gebruikelijk en daarom is het logisch dat bewakingsoplossingen deze in hun product inbouwen of een integratie met bestaande software bouwen.  

Slechts een deel van de foto 

Een van de belangrijkste elementen van communicatiebewaking is het vermogen om de volledige context weer te geven waarin een gesprek plaatsvond, zodat de betekenis, en dus het gedrag, eerlijk kan worden beoordeeld. Hulpmiddelen zoals lexiconbeleid helpen om die context te bieden en overtredingen sneller op te sporen. Traditioneel zou dit kunnen betekenen dat complianceteams e-mails markeren die het woord 'garantie' bevatten, of zinnen die betrekking hebben op privécommunicatie via een ander kanaal. 

Deze ‘off-channel’ platforms worden nu zelf onder de loep genomen en brengen hun eigen uitdagingen met zich mee. Bij mobiele communicatie is er een duidelijk gebrek aan context verbonden aan vastgelegde berichten. Op dit moment is de industriestandaard het converteren van mobiele berichten (van WhatsApp, WeChat enz.) naar e-mailthreads, waarbij systeemberichten (iemand die een chat verlaat of binnengaat, reacties) de ruis vergroten door hun eigen afzonderlijke e-mail te genereren. 

Wanneer je gifs en emoji’s gaat introduceren, worden de zaken nog ingewikkelder. Sommige bewakingsleveranciers zetten deze dynamische elementen momenteel om in URL's, wat betekent dat er een extra interpretatielaag nodig is. Dit maakt het moeilijk om gesprekken in elkaar te passen en resulteert in een slecht, ongelijksoortig beoordelingsproces waardoor niet-conform gedrag onopgemerkt kan blijven. 

Nu compliance een meer mainstream zorg wordt, hebben surveillanceplatforms de plicht om een ​​meer gestroomlijnde gebruikerservaring te bieden, waarbij staccato e-mailanalyse tot het verleden behoort. Een duidelijkere, meer visuele weergave van het gesprekstraject is van cruciaal belang, waarbij de communicatie die wordt beoordeeld, wordt weergegeven in hetzelfde formaat als waarin deze oorspronkelijk is verzonden. Dit zal het nalevingsproces aanzienlijk versnellen, waardoor de stress van het in elkaar zetten van een ingewikkelde puzzel wordt weggenomen. 

Teveel lawaai 

Om het thema van inefficiënties in het beoordelingsproces voort te zetten, moeten surveillanceplatforms voortdurend nieuwe manieren vinden om de inhoud op te ruimen die wordt gemarkeerd door lexiconbeleid. Het filteren van die gegevens tot de essentie zal de nalevingsteams tevreden stellen, omdat zij minder tijd besteden aan het doorzoeken van informatie die duidelijk aan de nalevingscriteria voldoet. 

Ondermaatse ondersteuning 

Hoe intuïtief een product ook is, ondersteuning en training zullen een grote impact hebben op de indruk die het op een gebruiker maakt. Voor het beheersen van een platform is vrijwel altijd hulp van buitenaf nodig. 

Traditioneel heeft communicatiebewaking de reputatie dat de klantenservice ondermaats is. Dit kan van alles betekenen, van trage reactietijden tot slechte verbindingssnelheden, en het onvermogen om met een mens te praten als het probleem niet gemakkelijk te categoriseren is. Dit is een gebied waarop duidelijk aanzienlijke verbeteringen kunnen worden aangebracht. 

Software voor communicatiebewaking is technisch en de implementatie ervan binnen een breder team kan een ingewikkeld proces zijn. Het is ook eerder een vereiste dan een luxe, en daarom zullen leveranciers een gezamenlijke inspanning moeten leveren om deze afdeling op een hoog niveau uit te bouwen, om hun klanten gemoedsrust te bieden in een steeds vijandiger regelgevingsklimaat. 

Verban beperkingen 

Van complianceteams tot het bredere personeelsbestand en zelfs klanten: verouderde communicatiebewaking heeft invloed op elk onderdeel van een bedrijf. 

Compliance-personeel heeft tools nodig waarmee ze efficiënt kunnen werken aan het uitbreiden van datasets, terwijl andere afdelingen in staat moeten worden gesteld technologie te gebruiken die hen helpt doelstellingen te bereiken. Het allerbelangrijkste is dat klanten zich aangetrokken voelen tot leveranciers die hen in staat stellen te communiceren op de manier die zij verkiezen. Dit betekent dat moderne kanaalregistratie essentieel is. 

Met de omvang van de veranderingen in de regelgeving
zal naar verwachting het komende jaar toenemen, wordt het ten zeerste aanbevolen dat financiële dienstverleners hun surveillance-oplossing zorgvuldig evalueren. Er zijn verschillende vakjes die kunnen worden aangevinkt, waarbij de mate van belangrijkheid varieert, afhankelijk van de individuele prioriteiten van een bedrijf. De voornaamste vereiste moet echter een oplossing zijn die aanpasbaar is.  

Het heeft geen zin om genoegen te nemen met verouderde methodologieën, en financiële bedrijven moeten met hun tijd meegaan. Door zorgvuldig naar hun leverancier te kijken, kunnen ze het ‘compliance is duur’-verhaal op zijn kop zetten en waarde op de lange termijn voor hun organisatie creëren.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://www.finextra.com/blogposting/25025/how-regtech-platforms-can-adapt-to-the-modern-working-world?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs