Hoe u interne controles voor crediteuren beheert

Alle bedrijven moeten de betalingen die zij aan andere mensen of entiteiten verschuldigd zijn, vakkundig beheren. Deze functie, genaamd rekeningen betalen, is van cruciaal belang voor de bedrijfsvoering, het financieel beheer en het opbouwen van langetermijnrelaties in elke branche. 

Crediteurenteams moeten de balans vinden tussen snelheid en nauwkeurigheid om de juiste betalingen aan de juiste partners te krijgen op tijd. De mogelijkheid van fouten rond betalingen vereist dat er gedurende het hele crediteurenbeheer verschillende crediteurencontroles worden geïmplementeerd crediteurenproces. 

De interne controles op crediteurenadministratie zijn zorgvuldig ontwikkeld, op grote schaal geïmplementeerd en voortdurend verfijnd om bedrijven te beschermen tegen betalingsrisico's, ongeacht waar deze in het crediteurenproces vandaan komen. We onderzoeken de verschillende soorten AP-controles, best practices voor interne crediteurencontroles en hoe u AP-controles kunt beheren in het huidige digitale landschap.

Inzicht in de interne controles van crediteuren

Als het gaat om het uitbetalen van geld – of het nu gaat om een ​​klant die iets retourneert, een leverancier die grondstoffen verzendt of een overheidsinstantie die belastingen of heffingen int – is het belangrijk dat verwerkingsfouten niet in de weg staan. Het bedrijf dat geld schuldig is, stuurt een factuur. Die factuur wordt verwerkt door het AP-team en vervolgens stuurt het AP-team het geld naar de factuureigenaar. Zodra het geld vrij is, is het proces voltooid en kunnen de zaken gewoon doorgaan. 

Interne controles op crediteuren zijn een reeks normen en vereisten die AP-processen efficiënter maken, de bedrijfsrisico's die aan de functie zijn verbonden verminderen en het cashbeheer op de lange termijn optimaliseren. Kortom, een efficiënt en effectief AP-team zal een positieve impact hebben op elke downstream bedrijfsfunctie. 

Crediteurenrisico's

Crediteuren de risico's gaan veel verder dan betalingsachterstanden en beschadigde zakelijke relaties; Als dit ernstig genoeg is, kan de levensvatbaarheid van het bedrijf in twijfel worden getrokken vanwege crediteurenproblemen. Enkele van de grootste risico’s binnen deze bedrijfsfunctie zijn:

• bedrog
• Te late of onvolledige betalingen
• Niet-naleving van auditvereisten
• Onjuist factuurbeheer
• Te veel betaalde bedragen

De zakelijke functie van crediteurencontroles

Wanneer ze correct worden geïmplementeerd, verdelen de interne controles van de crediteurenadministratie de rollen en verantwoordelijkheden gedurende het hele proces, garanderen ze de nauwkeurigheid van facturen en betalingen, beperken ze het risico van meerdere betalingen, houden ze een papieren spoor bij dat kan worden gecontroleerd en verminderen ze menselijke fouten van begin tot eind. 

Met de juiste AP-controles kunnen bedrijfsleiders, klanten en andere leveranciers gerust slapen in de wetenschap dat het risico op fraude klein is, dat de overdracht van geld snel en accuraat zal zijn en dat het financiële beheer van uw organisatie betrouwbaar is. Er zijn veel best practices voor interne controle op crediteuren waaraan elk bedrijf prioriteit zou moeten geven; laten we erop ingaan.

Soorten interne controles voor crediteuren

De interne controles van crediteuren zijn opgesplitst in drie hoofdsubcategorieën: controles op de verplichting tot betaling, controles op de gegevensinvoer en controles op de invoer van betalingen. Elke categorie sluit aan bij de belangrijkste stappen in het betalingsproces: het valideren van inkomende facturen, ervoor zorgen dat gegevens intern correct worden vastgelegd en het juiste bedrag aan de ontvanger van de betaling uitbetalen. 

Verplichting tot betaling van controles

Het eerste type interne controles voor crediteuren draait om de betalingsverplichting van een bedrijf. Wanneer inkomende facturen naar een bedrijf worden verzonden, moet het bedrijf dat ook doen valideer elke factuur. Ze moeten aansluiten bij de ontvangen goederen of diensten en mogen geen duplicaten zijn van facturen die al zijn verwerkt. In dit deel van het proces moet uw AP-team zijn due diligence uitvoeren met behulp van de volgende methoden:

1. Factuur Goedkeuring

Afhankelijk van de structuur van uw organisatie, welke rol u precies vervult goedkeuringen van facturen kan variëren, maar over het algemeen is er één persoon of een klein team van mensen die binnenkomende facturen controleert, verifieert dat het verschuldigde bedrag correct is en de betaling voor die factuur goedkeurt. 

Dit kan moeilijker zijn om te doen dan je zou denken. De goedkeurder moet weten hoeveel van een product er wordt gekocht, wat de overeengekomen verkoopprijs is en of dat product is ontvangen. Met de factuur, originele inkooporder en verzendbewijzen kunnen ze de informatie controleren om de juistheid ervan te garanderen.

2. Goedkeuring inkooporder

Wanneer een bedrijf besluit een aankoop te doen, moet het inkoopteam het aankoopbewijs uitgeven en goedkeuren bestelling. Zodra de inkooporder is goedgekeurd, krijgt deze een ordernummer en wordt deze gedeeld met de leverancier. Dit geeft de factuurgoedkeurder een eenvoudige controle voordat hij de betaling van elke factuur goedkeurt. Dit is een geweldige manier om te hoge uitgaven te beperken en uitgavenprognoses te beheren. 

3. Drieweg-matching

Het proces van het vergelijken van facturen met inkooporders en het ontvangen van informatie wordt genoemd drievoudig matchen. Zo weet u zeker dat de artikelen waarvoor betaald is, ook daadwerkelijk zijn ontvangen. Matching moet plaatsvinden voordat de betaling wordt goedgekeurd. 

4. Dubbele factuur of betalingscontrole

Als laatste wordt gecontroleerd of de betaling voor de regelitems op de factuur nog niet naar een leverancier is verzonden. Vroeger gebeurde dit handmatig, maar nu vertrouwen de meeste bedrijven op een softwaretool als Nanonets om hun systeem te doorzoeken, het bijbehorende factuurnummer en ordernummer te zoeken en eventuele dubbele betalingen te markeren.  

Controles op gegevensinvoer

Controles op gegevensinvoer, vooral met de digitale oplossingen die in de meeste gevallen worden gebruikt boekhoudkundige en FP&A-functies – zijn tegenwoordig belangrijke interne controles voor crediteurenteams. Nadat uw betalingsverplichting is vastgesteld, worden er gegevensinvoercontroles uitgevoerd om de juiste gegevens in uw crediteurensoftware te krijgen. Of u nu een ERP, een automatiseringsplatform of een combinatie van tools gebruikt, nauwkeurige gegevensinvoer moet prioriteit krijgen. Er zijn twee manieren om door deze interne controles voor crediteuren te navigeren:

1. Factuur registreren vóór goedkeuring

Met deze aanpak worden een factuur en de bijbehorende afschrijving geregistreerd zodra het AP-team deze van de afzender ontvangt. Vervolgens wordt het door het goedkeuringsproces gestuurd, wat vaak resulteert in een snellere verwerking en uitbetaling van het geld.

2. Factuur vastleggen na goedkeuring

Als u zich zorgen maakt over dubbele betalingen, kunt u ervoor kiezen de factuur in uw systeem op te nemen nadat deze intern door de juiste autoriteit is goedgekeurd. Als u het zekere voor het onzekere neemt, is dit de aanbevolen aanpak. 

3. Controles op het invoeren van betalingen

Het laatste belangrijke type interne controles voor crediteurenprocessen zijn alle controles op het gebied van de betalingsinvoer. Deze zijn gericht op het verzenden van de betalingen die horen bij facturen die zijn goedgekeurd en in uw systeem zijn geüpload. De crediteurencontroles in deze categorie zijn:

4. Scheiding van taken

Geef niet dezelfde persoon de opdracht om cheques voor te bereiden en te ondertekenen; houd ze gescheiden om een ​​extra beveiligingslaag te creëren. Dit zorgt er ook voor dat een tweede persoon alles dubbel controleert voordat er een betaling wordt gedaan. Dit lijkt misschien eenvoudig, maar het speelt een belangrijke rol bij de algemene interne controles van crediteuren. 

5. Handmatige chequeondertekening

Blijf weg van handtekeningstempels en stel ouderwetse handmatige ondertekening van cheques verplicht voor alle leveranciersbetalingen. Stempels kunnen worden gebruikt door onbevoegde personen, verhogen het risico op fraude en veroorzaken onbedoelde dubbele betalingen.

6. Veilige cheque-opslag

Bewaar cheques in een afgesloten opslagruimte die gescheiden is van eventuele handtekeningstempels die uw organisatie gebruikt.

7. Controlenummers bijhouden

Door alle cheques die via een controlerun zijn verzonden nauwlettend in de gaten te houden, kunnen AP-teams vaststellen of er cheques ontbreken en dit probleem via de juiste kanalen melden.

8. Dubbele ondertekening

Controles op crediteuren zouden niet compleet zijn zonder een beleid voor dubbele ondertekening voor betalingen boven een bepaald bedrag. Een manager of een leidinggevende op een hoger niveau kan als effectieve bescherming dienen als er veel geld op het spel staat.

Accounts Payable Interne controles Beste praktijken

Alle categorieën AP-controles worden geleverd met aanbevelingen voor beste praktijken. Het is belangrijk om op de hoogte te blijven van wat de huidige best practices op het gebied van interne controles van crediteuren zijn, vooral omdat nieuwe technologieën het AP-proces intern en extern veranderen. 

Best Practices: Verplichting om controles te betalen

Om de meeste bescherming te krijgen tegen de verplichting om controles te betalen, moet u een samenhangende oplossing voor documentopslag gebruiken. Als uw bedrijf papieren facturen accepteert, ze allemaal op verschillende plaatsen bewaart en geen standaardproces heeft voor waar ze naartoe gaan, gaan er dingen verloren.

Investeer in plaats daarvan AP-software zoals Nanonets, die een digitale kopie van elke factuur kunnen bewaren, de goedkeuringsstroom kunnen volgen en factuurgegevens kunnen matchen met andere systemen binnen uw organisatie. Softwareoplossingen kunnen ook duplicaten markeren of individuen op de hoogte stellen wanneer een betaling al is verzonden. Zelfs met een digitale tool moet u belangenconflicten vermijden en meerdere mensen betrekken bij de goedkeurings- en betalingsprocessen om de rollen en verantwoordelijkheden te helpen scheiden. 

Best practices: controles op gegevensinvoer

Gegevensinvoer is een enorme kandidaat voor menselijke fouten. In plaats van erop te vertrouwen dat een van uw AP-medewerkers de informatie van elke factuur of inkooporder met de hand invoert, kunt u de documenten scannen naar een documentleestool die de informatie automatisch kan extraheren en verspreiden via de bedrijfssystemen die u gebruikt. Flow by Nanonets is daar op maat gemaakt elimineer handmatige gegevensinvoer en communiceert naadloos met iedereen top ERP's, CRM's en andere zakelijke tools. 

Best practices: controles op het invoeren van betalingen

Zorg ervoor dat u, in overeenstemming met de controles op de betalingsinvoer zelf, een zekere scheiding van taken in het proces in acht neemt. U wilt niet dat dezelfde persoon die de factuur heeft goedgekeurd, ook de persoon is die de cheque schrijft en ondertekent; een ander paar ogen zou alles moeten bekijken voordat een betaling wordt gedaan. Nog beter: overweeg om over te stappen op ACH-betalingen of bankoverschrijvingen in plaats van afgedrukte cheques. Dingen kunnen niet verloren gaan, het papieren spoor is onverwoestbaar en betalingen worden vrijwel onmiddellijk ontvangen. 

Interne controles voor crediteuren beschermen uw bedrijf, leveranciers en klanten

Als u graag nieuwe AP-controles wilt implementeren, maar niet zeker weet waar u moet beginnen. Ga zitten en controleer het proces van begin tot eind. Wie is betrokken? Wat zijn de exacte stappen die plaatsvinden vanaf het moment dat een factuur wordt ontvangen totdat deze wordt betaald? Wat zijn de pijnpunten in het huidige proces? Hoe speelt de technologie een rol

Zodra je het antwoord op deze vragen als basis hebt, kun je beginnen met het identificeren van het laaghangende fruit en de complexere veranderingen voordat je erin springt. Je hebt mensen nodig die de functie heel goed begrijpen om te helpen bij het implementeren van nieuwe controles of bijgewerkte processen. Maar zodra deze controles voltooid zijn, beschermen ze uw bedrijf en elke persoon of organisatie die erbij betrokken is.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/internal-controls-for-accounts-payable/