Medewerkermonitoring: past 'bossware' bij uw bedrijf?

Privacy, zakelijke beveiliging

Hoewel software voor het monitoren van werknemers de productiviteit kan verhogen, kan het ook een potentieel mijnenveld op het gebied van privacy zijn en uw relatie met uw werknemers aantasten

Phil Muncaster

Juni 29 2023  •  , 4 minuut. lezen

Dingen lopen misschien niet altijd soepel op de werkvloer en bazen en werknemers zijn het misschien niet altijd eens over veel dingen. Maar er kan nog een andere "dreiging" in de stad zijn: het op afstand monitoren van werknemers. In sommige gevallen kan software voor personeelsbewaking, ook wel "Bosware' en 'tattleware' dreigen een wig te drijven tussen werkgevers en werknemers.

Als het goed wordt uitgevoerd, kan Bosware helpen een organisatie te beschermen tegen diefstal en juridische risico's, en zelfs belangrijke productiviteitsverbeteringen stimuleren. Maar het is ook een mijnenveld op het gebied van privacy dat ertoe kan leiden dat uw werknemers worden gedemotiveerd en dat uw organisatie wordt blootgesteld aan rechtszaken.

Maar in een nieuwe work-from-anywhere-tijdperk, wordt het voor managers steeds verleidelijker om hun gedistribueerde personeelsbestand in de gaten te houden. Gezien wat er op het spel staat, zou een zorgvuldige planning het parool moeten zijn voor elke organisatie die overweegt werknemers te monitoren.

Wat is Bosware?

Bossware is een overkoepelende term voor een verscheidenheid aan tools voor het volgen van werknemers. Hoewel de functionaliteit van dergelijke software varieert, houdt het op een hoog niveau bij welke programma's een werknemer gedurende de dag gebruikt en voor hoe lang. Meer indringende bewaking kan het scherm van de werknemer opnemen en hun toetsaanslagen registreren. Bossware zou idealiter op de pc of het apparaat van een werknemer worden geïnstalleerd met hun expliciete medeweten en toestemming, hoewel dat niet altijd het geval is.

Het monitoren van werknemers is populairder dan je zou denken, gedreven door de toename van werken op afstand als gevolg van de pandemie. Een studie vindt dat 60% van de bedrijven met externe werknemers nu een of andere vorm van bossware gebruikt, en dat 88% van hen werknemers heeft ontslagen na de implementatie van de software. Dat kan zijn omdat meer dan de helft (53%) van de werknemers van wie de activiteit werd gemonitord, drie of meer uur per dag aan niet-werkgerelateerde activiteiten besteedde.

Monitoring kan betrekking hebben op:

• E-mails (inhoud en afzenders/ontvangers)
• Browser geschiedenis
• App gebruik
• Computerscherm en toetsaanslagen
• Webcams
• Telefoongebruik en gespreksinhoud
• CCTV-beelden (op kantoor)
• GPS-voertuig volgen
• Toegangsbadge locatie volgen
• Fitness volgen van vitale functies en stemmingen

Voor-en nadelen

Voorstanders van Bossware zeggen dat het oordeelkundige gebruik van monitoringsoftware hun organisatie op verschillende manieren kan helpen, waaronder:

• Tracking stressniveaus onder het personeel
• Helpen de productiviteit te verhogen - door te laten zien welke werknemers geen focus hebben en welke te veel tijd besteden aan handmatige, repetitieve taken die kunnen worden geoptimaliseerd
• Bouwen aan een eerlijkere werkplek door ervoor te zorgen dat iedereen aan zijn trekken komt
• Het risico van opzettelijke/onbedoelde gegevenslekken en slechte beveiligingshygiëne verkleinen

Aan de andere kant zijn er mogelijke nadelen, zoals:

• Werknemers kunnen tijdelijke oplossingen vinden, waardoor potentiële voordelen teniet worden gedaan
• Beperkte computer-/apparaatgebaseerde tracking registreert mogelijk niet de tijd die is besteed aan nadenken, probleemoplossing en andere niet-digitale taken, waardoor managers een kortzichtig beeld krijgen van de productiviteit van werknemers
• Het verhoogt het stressniveau en kan het personeel demotiveren en het moreel ondermijnen
• Privacy en juridische implicaties voor de werkgever

Juridische en privacy-implicaties

Moderne privacy- en gegevensbeschermingswetten voegen een extra risicolaag toe voor organisaties die bossware willen inzetten. Het is belangrijk dat regelingen worden uitgevoerd in overeenstemming met de lokale wet- en regelgeving.

• De EU-brede AVG doet werkplekmonitoring mogelijk maken, maar binnen een specifieke reeks richtlijnen. Organisaties moeten een duidelijk beleid opstellen om hun personeel te informeren over regelingen voor het monitoren van werknemers, en er hard aan werken om implementaties zo onopvallend mogelijk te maken. Geheime, uitputtende monitoring van zaken als internetgebruik en communicatie-inhoud is niet toegestaan. Organisaties die privécommunicatie zoals e-mails willen monitoren, moeten daarvoor ook een duidelijke wettelijke basis schetsen. En er zijn strikte regels voor het beschermen van alle werknemersgegevens, om ervoor te zorgen dat deze alleen worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, en dat alleen relevante informatie wordt verzameld, gedurende de minimaal noodzakelijke tijd.
• In de VS, federale privacywet de Electronic Communications Privacy Act (ECPA) maakt monitoring van elektronische communicatie zoals e-mail mogelijk, zolang het voor legitieme zakelijke doeleinden is en wordt gedaan op een door het werk uitgegeven apparaat/computer. Het bestraft ook het monitoren van sociale media en internetactiviteiten, en zelfs keylogging en schermopnamen. Hoewel federale wetten geen voorafgaande kennisgeving van dergelijke activiteiten vereisen, kunnen sommige staatswetten eisen dat werkgevers toestemming krijgen voordat ze toezicht op werknemers uitvoeren. Organisaties zijn ook verantwoordelijk voor de beveiliging van alle gegevens die ze verzamelen, en ze moeten allemaal een duidelijk omschreven beleid hebben voor het monitoren van werknemers.

Implementeren van eerlijke praktijken voor toezicht op het personeel

Uit het bovenstaande moet duidelijk zijn dat het monitoren van werknemers geen initiatief is dat lichtvaardig moet worden opgevat. Geen twee organisaties of juridische kaders zijn hetzelfde, maar enkele best practices op hoog niveau kunnen zijn:

• Overweeg en schets de wettelijke basis voor de uitvoering van de regeling.
• Zorg ervoor dat monitoring noodzakelijk en proportioneel is en niet al te veel inbreuk maakt op het leven van uw werknemers.
• Overweeg de omvang van uw monitoring. Inclusief e-mail, app- en internetgebruik en bellen? Om juridische problemen te voorkomen, kan het nuttig zijn om medewerkers eraan te herinneren dat ze alleen hun persoonlijke apparaten voor persoonlijke zaken moeten gebruiken en alleen werkapparaten voor zakelijke aangelegenheden.
• Wees zo transparant mogelijk met het personeel over wat u van plan bent te doen en waarom – volledig gedocumenteerd in een duidelijk en gestandaardiseerd beleid.
• Zorg ervoor dat alle verzamelde gegevens worden beschermd tegen verlies, schade of diefstal en dat deze alleen zichtbaar zijn voor geautoriseerde gebruikers.
• Volg praktijken voor gegevensminimalisatie door alle verzamelde gegevens te verwijderen zodra deze niet langer nodig zijn.
• Overweeg alternatieven voor personeelsmonitoring, zoals trainingssessies en/of regelmatige functioneringsgesprekken.
• Overweeg of monitoring nodig is voor de hele organisatie of dat het beperkt kan worden tot een kleiner deel van het bedrijf.

Het beste beleid zal een moeilijk maar noodzakelijk evenwicht vinden tussen de zakelijke eisen van de organisatie en de privacyrechten van haar werknemers. Transparantie en dialoog zijn essentieel om personeel aan boord te houden in een nieuw hybride werktijdperk.