Orderregistratie is het proces van het ontvangen, valideren en vastleggen van klantorders vanuit verschillende kanalen om dit efficiënt te maken vervulling. Een soepeler opnameproces betekent vaak een snellere order-to-cash cyclus, minder fouten en tevredenre klanten.
Nog, McKinsey's 2023 Uit het supply chain-onderzoek bleek dat bijna de helft van de respondenten niet consequent had geïnvesteerd in de belangrijkste bouwstenen van de digitale supply chain. Nog gekker? Dit gebeurt als het voorbij is 90% van de bestellingen kan zonder fouten elektronisch worden vastgelegd. Over onbenut potentieel gesproken!
Klaar om uw orderregistratieproces te optimaliseren? We hebben je. In deze gids wordt besproken wat het vastleggen van orders inhoudt, hoe dit past in de bredere orderbeheer- en uitvoeringscyclus, en hoe u dit kunt optimaliseren voor maximale efficiëntie en klanttevredenheid. Laten we erin duiken!
Inzicht in het proces voor het vastleggen van bestellingen
Wanneer een klant een bestelling plaatst, is de eerste stap het vastleggen van de bestelling. Dit houdt in dat u de bestelling van de klant ontvangt, de gegevens van de klant en de betaalmethode valideert en vervolgens de bestelling in uw systeem registreert.
Het omvat verschillende belangrijke fasen:
Bonnetje: Dit is het moment waarop u de bestelling voor het eerst van de klant ontvangt. Het kan via een winkelwagentje op uw website, een e-mail, een telefoontje of zelfs een persoonlijk gesprek zijn. De bestelling bevat doorgaans de naam, het adres, het artikel en de gewenste hoeveelheid van de klant inkomstenen betaalmethode.
Ordervalidatie: De bestelling moet eerst worden gevalideerd; dit helpt uitvoeringsproblemen te voorkomen. Dit omvat het controleren van de gegevens van de klant op juistheid, het controleren of het artikel op voorraad is, het bevestigen van de geldigheid van de betaalmethode en het bepalen of er voldoende geld is om de aankoop te dekken.
Bestelling opname: Zodra de bestelling gevalideerd is, worden de gegevens vastgelegd in uw digitale of fysieke systeem. Dit vormt de basis voor de rest van het ordermanagementproces. De ordergegevens worden gedeeld met andere afdelingen, zoals voorraadbeheer en fulfilment, om een soepele overgang van het plaatsen van de bestelling naar de levering te garanderen. Het helpt de klant ook op de hoogte te houden van de status van zijn bestelling.
De rol van orderregistratie in orderbeheer
We leven nu in een wereld waar ongeveer kwart van het winkelend publiek zijn klaar om meer uit te geven voor onmiddellijke levering of levering op dezelfde dag. Zelfs zakelijke klanten willen een contactloze bestelervaring die de snelheid en het gemak van winkelen op consumentenniveau nabootst.
In een dergelijk scenario speelt het vastleggen van orders een cruciale rol. Het fungeert als startpunt van het orderbeheerproces en zet de toon voor het hele klanttraject. Efficiënt vastleggen van orders kan helpen de order-to-cash-cyclus te stroomlijnen, fouten te verminderen en de klanttevredenheid te verbeteren.
Zo past het in de bredere orderbeheercyclus:
Voorraadbeheer: Wanneer de orderregistratie accuraat en efficiënt is, kan het voorraadteam ervoor zorgen dat het juiste product in de juiste hoeveelheid kan worden toegewezen en verzonden. Bovendien zorgt het ervoor dat de productdatabase altijd accuraat is, waardoor oververkoop en voorraadtekorten worden voorkomen.
Orderverwerking: Stel dat u bestellingen aanneemt via DM's op Instagram. Omdat de ordergegevens ongestructureerd zijn, kan dit gemakkelijk tot fouten, vertragingen en creditnota's leiden als u deze niet correct vastlegt. Efficiënte opname zorgt voor de verwerking team kan de ordergegevens omzetten in gestructureerde, bruikbare informatie. Dit kan inhouden dat u een verkooporder aanmaakt, de artikelen uit de voorraad toewijst en de artikelen gereedmaakt voor verzending.
Orderverwerking: De vastgelegde gegevens worden gebruikt om de artikelen te verzamelen, in te pakken en te verzenden. Een efficiënt registratiesysteem kan ervoor zorgen dat bestellingen naar het juiste adres worden verzonden, met de juiste verzendmethode, en binnen het verwachte tijdsbestek worden afgeleverd. Het kan er ook voor zorgen dat de klant op de hoogte blijft van de status van zijn bestelling, vanaf het moment dat hij de bestelling plaatst tot het moment waarop deze bij hem thuis aankomt.
Betalingsgateway: Nauwkeurig vastleggen van bestellingen is cruciaal voor de verwerking van betalingen. De betalingsgateway heeft de juiste informatie nodig om de betaling via de door de klant gekozen methode te autoriseren en vast te leggen. Dit omvat de naam van de klant, het factuuradres, de details van de betalingsmethode en het verschuldigde bedrag. Fouten in deze informatie kunnen leiden tot betalingsmislukkingen, dubieuze debiteuren, geschillen of zelfs fraude.
Beheer van de levenscyclus van bestellingen: Als u inzicht heeft in de gehele levenscyclus van bestellingen, kunt u weloverwogen beslissingen nemen en processen optimaliseren. Nauwkeurige orderregistratie draagt bij aan dit inzicht en levert cruciale gegevens op in elke fase, van het plaatsen van bestellingen tot levering en retourzendingen. Dit kan helpen de orderstatus te volgen, de verwachtingen van klanten te beheren en uiteindelijk de algehele klantervaring te verbeteren.
Uiteindelijk is efficiënt ordervastleggen meer dan alleen de eerste stap in het orderbeheerproces. Het is de basis die de toon zet voor de hele klantreis.
Het optimaliseren van het orderregistratieproces
A 2020 McKinsey-studie uit verkoopautomatisering bleek dat de beste bedrijven die automatisering implementeren de verwerkingstijd van bestellingen konden terugbrengen van twee of drie dagen naar één of twee uur, van bevestigde bestellingen tot bevestigde levering.
Deze belangrijke verschuiving kan een bedrijf onderscheiden in de huidige concurrerende markt. Het bereiken van dit efficiëntieniveau vereist echter een goed geoptimaliseerd proces voor het vastleggen van orders.
Hier zijn enkele manieren om uw proces voor het vastleggen van bestellingen te optimaliseren:
1. Leg bestellingen van meerdere kanalen vast
Potentiële kopers zijn overal en daarom is het altijd geweldig als u bestellingen kunt vastleggen waar uw klanten zich bevinden. Elk kanaal is echter anders, en het vastleggen van consistente ordergegevens kan een hele opgave zijn.
Met behulp van de automatische importopties en AI-OCR-mogelijkheden van Nanonets kunt u naadloos ordergegevens van verschillende kanalen vastleggen zodra ze binnenkomen. Gestructureerd of ongestructureerd, het maakt niet uit. Nanonets extraheert de gegevens en zet deze om in een gestandaardiseerd formaat, klaar om te worden aangesloten op uw orderbeheersysteem.
Workflow suggestie: Verbind uw bestellingen@uwdomein.com Gmail-account met Nanonets en automatiseer de orderinname en -vastlegging. Elke keer dat er een bestel-e-mail binnenkomt, haalt Nanonets automatisch de benodigde informatie op en werkt uw orderbeheersysteem bij.
2. Verbeter de nauwkeurigheid van ordergegevens
Het kan zijn dat de gegevens die klanten invoeren nog niet gereed zijn voor direct gebruik in uw orderbeheersysteem. Het kan onjuiste opmaak of zelfs typefouten bevatten.
Met Nanonets krijgt u een reeks workflows zonder code om u te helpen. Ze verzorgen alles, van datumopmaak tot het opzoeken van databases. Wilt u gegevens matchen of komma's verwijderen? Ze hebben je gedekt.
Workflow suggestie: Gebruik databasezoekopdrachten om klantgegevens te verifiëren. U kunt bijvoorbeeld het e-mailadres of telefoonnummer van de klant matchen met uw bestaande klantendatabase om nauwkeurigheid te garanderen.
3. Stel validatieregels in
Het valideren van ordergegevens omvat vaak meerdere fasen van handmatige beoordeling. Soms kunt u de klant zelfs bellen om zijn gegevens te bevestigen. Het levert geen geweldige ervaring op.
Met Nanonets kunt u dit proces automatiseren door validatieregels in uw workflow in te stellen. Deze regels kunnen worden geconfigureerd om de geëxtraheerde bestelgegevens te matchen met vermeldingen in uw database. Als er iets niet klopt, wordt dit ter beoordeling gemarkeerd. Dit zorgt ervoor dat de bestelgegevens accuraat en consistent zijn voordat ze worden verwerkt.
Workflow suggestie: Gebruik de Database-overeenkomstvalidatie om ervoor te zorgen dat de artikelhoeveelheid die uit een e-mailbestelling wordt gehaald, overeenkomt met het aantal in uw voorraaddatabase. Als dit niet het geval is, kan de bestelling worden gemarkeerd voor handmatige beoordeling om discrepanties te voorkomen.
4. Automatiseer de orderinvoer
Handmatig het invoeren van bestelgegevens in uw CRM-, ERP-, boekhoudsysteem en orderbeheersysteem is supervervelend. Tot overmaat van ramp kan elk systeem door een ander teamlid worden beheerd. Het leidt tot inconsistente gegevensinvoer, mogelijke fouten en heel veel spreadsheetuitwisselingen!
De integraties en API’s van Nanonets vereenvoudigen dit proces door een naadloze en realtime gegevensstroom tussen al uw systemen mogelijk te maken. Met deze integratie kunt u klantinformatie, productdetails en bestelgegevens synchroniseren tussen uw orderbeheer-, verzend- en boekhoudsystemen. Bovendien zorgt het ervoor dat uw klanten-, verzendings-, inventaris- en andere databases consistent accuraat blijven.
Workflow suggestie: Gebruik de Microsoft Dynamics 365-integratie om alles te automatiseren, van het importeren van bestellingen, grootboekcodering, het aanmaken van klantaccounts en het synchroniseren van facturen. Dit zal het proces stroomlijnen en de kans op menselijke fouten aanzienlijk verkleinen.
5. Bouw geautomatiseerde workflows
Bij handmatige orderafhandeling lijken stappen op een estafetterace. Na het vastleggen van ordergegevens controleren verkoop- en klantsuccesteams de details. Ze garanderen nauwkeurigheid en begrijpen de behoeften van de klant. Vervolgens controleert het inventaristeam de voorraad en begint met inpakken. Ondertussen genereert de financiële wereld de factuur en verwerkt de betaling. Wanneer de artikelen gereed zijn, moet het verzendteam de levering initiëren. Je moet ook regelmatig updates naar de klant sturen. Dat zijn veel opeenvolgende processen.
Maar wat als het allemaal op de automatische piloot gaat? Met de workflows van Nanonets kunt u uw hele bestelproces automatiseren. Bovendien, onze Zapier-integratie verbindt Nanonets met meer dan 5000 andere apps voor volledige automatisering. Zodra een bestelling binnen is, activeert het systeem de volgende stappen, zoals het maken van facturen, klantwaarschuwingen, het volgen van verzendingen en het verwerken van betalingen, allemaal met minimale handmatige tussenkomst.
Workflow suggestie: Maak gebruik van onze QuickBooks + Webhook-workflow om het maken van facturen en klantmeldingen te automatiseren. Wanneer een bestelling wordt vastgelegd, activeert de workflow de aanmaak van een nieuwe factuur in QuickBooks. De factuurgegevens worden vervolgens via een geautomatiseerde e-mail of sms naar de klant verzonden met behulp van de Webhook-integratie. Het systeem werkt ook de gegevens van de klant in QuickBooks bij met de nieuwe transactie.
6. Benoem mondiale proceseigenaren
Normaal gesproken heeft elk team of elke afdeling in uw organisatie een proceseigenaar. Het vastleggen van orders is echter een multifunctioneel proces. Het gaat om verkoop, klantenservice, inventaris, financiën en logistiek. Als elke afdeling geïsoleerd werkt, kan dit leiden tot inefficiëntie en inconsistenties.
Stel in plaats daarvan Global Process Owners (GPO's) aan om toezicht te houden op het ordervastleggingsproces en dit te coördineren. Je kunt ze voor elke bestelling nomineren op basis van het producttype, de regio of het klantsegment. Geef ze de nodige autoriteit en hulpmiddelen om het proces aan te sturen. Ze kunnen ervoor zorgen dat alle teams op één lijn zitten en hetzelfde doel nastreven: het bieden van een naadloze bestelervaring voor uw klanten.
Workflow suggestie: Geef uw GPO's meer mogelijkheden met het Nanonets-dashboard. Het biedt een realtime inzicht in alle ordergerelateerde activiteiten. GPO's kunnen de voortgang van bestellingen monitoren, knelpunten identificeren en corrigerende maatregelen nemen. Ze kunnen het dashboard ook gebruiken om rapporten te genereren en inzichten met het team te delen. Dit helpt bij continue procesverbetering en helpt bij het nemen van beslissingen.
Bedrijven kunnen verschillende voordelen behalen door hun proces voor het vastleggen van bestellingen nauwkeurig te analyseren en te optimaliseren. Ze kunnen de efficiëntie verbeteren, de klantervaring verbeteren en verborgen waarde blootleggen. Het implementeren van automatisering alleen al heeft sommige organisaties geholpen hun klanttevredenheidsscore met 24 procentpunten te verhogen en de doorvoer met ongeveer 20 procent te verbeteren.
Laatste gedachten
Het optimaliseren van het order-to-cash-proces is een veelzijdige onderneming. Door bestellingen te digitaliseren, validatie te automatiseren en kredietcontroles te stroomlijnen, kunnen organisaties meer omzet genereren en de klantervaring verbeteren. Het benoemen van een mondiale proceseigenaar stimuleert de verantwoordelijkheid over alle functies heen, waardoor een cultuur van voortdurende verbetering wordt gecementeerd.
De nadruk moet liggen op kleine, incrementele veranderingen die in de loop van de tijd worden volgehouden en die transformatieve resultaten kunnen opleveren.
In een wereld waar klanten snelheid, nauwkeurigheid en gemak verwachten, kunnen Nanonets u helpen de concurrentie voor te blijven. Of u nu een klein bedrijf of een grote onderneming bent, wij kunnen u helpen uw order-to-cash-proces te transformeren.
➡️ In een wereld waar klanten snelheid, nauwkeurigheid en gemak verwachten, kunnen Nanonets u helpen de concurrentie voor te blijven. Of u nu een klein bedrijf of een grote onderneming bent, wij kunnen u helpen uw order-to-cash-proces te transformeren.
- Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
- PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
- PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
- PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
- Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
- Bron: https://nanonets.com/blog/order-capture/
- : heeft
- :is
- :niet
- :waar
- $UP
- 13
- 20
- 2000
- 24
- 600
- 7
- a
- in staat
- Over
- Account
- verantwoording
- Accounting
- nauwkeurigheid
- accuraat
- het bereiken van
- over
- Actie
- actiegericht
- activiteiten
- Handelingen
- adres
- vergevorderd
- voordelen
- Na
- tegen
- vooruit
- AIDS
- Alerts
- uitgelijnd
- Alles
- toegewezen
- alleen
- ook
- altijd
- bedragen
- an
- het analyseren van
- en
- uit elkaar
- APIs
- apps
- ZIJN
- Komt aan
- AS
- At
- autoriteit
- toestemming geven
- automatiseren
- geautomatiseerde
- webmaster.
- automatiseren
- Automatisering
- Beschikbaar
- vermijd
- slecht
- gebaseerde
- basis
- BE
- geweest
- vaardigheden
- Betere
- tussen
- Bill
- factuuradres
- Blokken
- knelpunten
- bredere
- bouw
- Gebouw
- bedrijfsdeskundigen
- zakelijke klanten
- kopers
- by
- Bellen
- CAN
- mogelijkheden
- vangen
- Leg het vast
- gevangen
- Het vastleggen
- cementeren
- keten
- kansen
- Wijzigingen
- Kanaal
- kanalen
- controle
- controleren
- Controles
- uitgekozen
- van nabij
- dichterbij
- codering
- COM
- hoe
- komt
- Bedrijven
- vergelijking
- concurrentie
- concurrerend
- Samenstelling
- geconfigureerd
- Bevestigen
- BEVESTIGD
- Verbinden
- verbindt
- consequent
- consistent
- bevatten
- doorlopend
- gemak
- Gesprek
- coördineren
- Kern
- te corrigeren
- correct
- kon
- deksel
- bedekt
- Wij creëren
- het aanmaken
- Credits
- CRM
- cruciaal
- Culture
- klant
- klantgegevens
- verwachtingen van de klant
- klantervaring
- Customer Journey
- Klanttevredenheid
- Klantenservice
- Klanten succes
- Klanten
- cyclus
- dashboards
- gegevens
- gegevensinvoer
- Database
- databanken
- Datum
- dagen
- Besluitvorming
- beslissingen
- vertragingen
- geleverd
- levering
- afdeling
- afdelingen
- gegevens
- bepalen
- anders
- digitaal
- digitaliseren
- directe
- bespreken
- geschillen
- duiken
- doesn
- Nee
- rit
- drives
- twee
- dynamica
- elk
- gemakkelijk
- doeltreffendheid
- doeltreffend
- elektronisch
- waardoor
- toekomst
- verhogen
- verbeteren
- genoeg
- verzekeren
- waarborgt
- zorgen
- Enter
- Enterprise
- Geheel
- toegang
- ERP
- fout
- fouten
- Zelfs
- Alle
- alles
- overal
- voorbeeld
- bestaand
- verwachten
- verwachtingen
- verwacht
- ervaring
- extract
- extractie
- extracten
- vergemakkelijken
- feit
- FAIL
- mislukkingen
- sneller
- minder
- financiën
- Voornaam*
- markeerde
- stroom
- Focus
- Voor
- formaat
- formulieren
- gevonden
- Foundation
- bedrog
- oppompen van
- vol
- functies
- fondsen
- Krijgen
- poort
- voortbrengen
- genereert
- krijgen
- gif
- Geven
- Globaal
- doel
- Kopen Google Reviews
- kreeg
- groot
- gids
- HAD
- Helft
- handvat
- Behandeling
- gebeurt
- gelukkiger
- Hebben
- hulp
- geholpen
- helpt
- Vandaar
- verborgen
- HOURS
- Hoe
- How To
- Echter
- HTTPS
- menselijk
- identificeren
- if
- uitvoering
- importeren
- verbeteren
- verbetering
- in
- omvatten
- omvat
- inconsistenties
- Laat uw omzet
- incrementele
- inefficiënties
- informatie
- op de hoogte
- eerste
- beginnen
- inzichten
- op instagram
- moment
- integratie
- integraties
- Storing
- in
- inventaris
- investeerde
- factuur
- betrekken
- isolatie
- problemen
- IT
- artikelen
- HAAR
- voor slechts
- Houden
- sleutel
- Groot
- leiden
- Leads
- laten
- Niveau
- levenscyclus van uw product
- als
- leven
- logistiek
- Kijk
- lot
- maken
- beheer
- management
- handboek
- Markt
- Match
- lucifers
- matching
- Materie
- Zaken
- maximaal
- Mei..
- McKinsey
- middel
- Ondertussen
- lid
- methode
- Microsoft
- minimaal
- fouten
- monitor
- meer
- Bovendien
- meervoudig
- Dan moet je
- naam
- bijna
- noodzakelijk
- Noodzaak
- behoeften
- New
- volgende
- benoemen
- meldingen
- nu
- aantal
- OCR
- of
- korting
- vaak
- on
- eens
- EEN
- Optimaliseer
- optimaliseren
- Opties
- or
- bestellen
- orders
- organisatie
- organisaties
- Overige
- onze
- uit
- over
- totaal
- overzien
- eigenaar
- eigenaren
- Pakken
- betaling
- betalingsmethode
- verwerking van betalingen
- procent
- percentage
- phone
- Telefoongesprek
- Fysiek
- kiezen
- centraal
- plaats
- plaatsing
- plaatsen
- Plato
- Plato gegevensintelligentie
- PlatoData
- speelt
- Plugged
- plus
- punt
- punten
- potentieel
- Voorspellingen
- voorbereiding
- het voorkomen van
- processen
- verwerking
- Product
- Voortgang
- biedt
- het verstrekken van
- inkomsten
- hoeveelheid
- quickbooks
- Race
- reeks
- RE
- klaar
- vast
- real-time
- realtime gegevens
- ontvangen
- ontvangende
- record
- opgenomen
- opname
- verminderen
- regio
- regelmatig
- verwijderen
- Rapporten
- vereist
- respondenten
- REST
- Resultaten
- Retourneren
- inkomsten
- beoordelen
- rechts
- Rol
- reglement
- s
- verkoop
- dezelfde
- tevredenheid
- ervaren
- scenario
- partituur
- naadloos
- naadloos
- segment
- sturen
- verzonden
- service
- reeks
- Sets
- het instellen van
- verscheidene
- Delen
- gedeeld
- Shell
- verschuiving
- SHIP
- Verzending
- Winkelen
- moet
- vertoonde
- aanzienlijke
- aanzienlijk
- vereenvoudigen
- sinds
- Klein
- kleine bedrijven
- glad
- gladder
- SMS
- sommige
- iets
- soms
- snelheid
- spreadsheet
- Stadium
- stadia
- Start
- starts
- Status
- blijven
- Stap voor
- Stappen
- voorraad
- gestroomlijnd
- stroomlijnen
- gestructureerde
- succes
- dergelijk
- leveren
- toeleveringsketen
- Enquête
- SVG
- synchroniseren.
- system
- Systems
- Nemen
- Talk
- team
- teams
- neem contact
- dat
- De
- hun
- Ze
- harte
- Er.
- Deze
- ze
- dit
- drie
- doorvoer
- niet de tijd of
- tijdsbestek
- naar
- vandaag
- TONE
- tools
- touchless
- in de richting van
- spoor
- Tracking
- traditioneel
- transactie
- Transformeren
- transformatieve
- overgang
- BEURT
- wordt
- twee
- type dan:
- typisch
- Tenslotte
- ontdekken
- begrijpen
- onaangeboord
- tot
- bijwerken
- updates
- .
- gebruikt
- gebruik
- gevalideerd
- valideren
- bevestiging
- waarde
- divers
- Ve
- controleren
- via
- Bekijk
- zichtbaarheid
- willen
- manieren
- we
- Website
- Wat
- wanneer
- of
- geheel
- wil
- wensen
- Met
- zonder
- workflow
- workflows
- werkzaam
- wereld
- erger
- zou
- You
- Your
- zephyrnet