Wat is automatisering van documentworkflows?

In de huidige informatiegestuurde wereld zijn samenwerking en communicatie binnen teams sterk afhankelijk van gegevens en documenten. Van contracten en facturen tot handleidingen en rapporten: documenten spelen een cruciale rol bij het overbrengen van gestructureerde informatie die gemakkelijk kan worden gedeeld, begrepen en waarop actie kan worden ondernomen. Om het volledige potentieel van documenten te benutten, is effectief beheer echter cruciaal. Dit is waar documentgoedkeuringsworkflows een rol gaan spelen.

Documentgoedkeuringsworkflows zijn een reeks stappen waarbij menselijke input betrokken is, die er allemaal op gericht zijn ervoor te zorgen dat een document aan de interne normen voldoet voordat het kan worden gebruikt. Deze workflows dienen als kwaliteitsborgingsmechanisme en garanderen dat documenten hun beoogde doel binnen het organisatorische raamwerk vervullen. Door workflows voor documentgoedkeuring te implementeren, kunnen organisaties hun documentbeheerprocessen stroomlijnen en de algehele efficiëntie verbeteren.

Traditioneel was het beheer van de documentworkflow afhankelijk van handmatige taken, zoals afdrukken, scannen, mailen, handmatige gegevensinvoer, de fysieke overdracht van documenten binnen de hiërarchie ter goedkeuring, enz. Met de komst van automatiseringstools maken bedrijven nu gebruik van automatisering om hun documenten beter te kunnen beheren. hun documentworkflows.

In dit artikel zullen we de rol van automatisering in het documentworkflowbeheer definiëren en onderzoeken.

Wat is automatisering van documentworkflows?

Documentworkflowautomatisering maakt deel uit van het grotere gebied van zakelijke workflowautomatisering en verwijst naar het gebruik van intelligente tools om de verplaatsing van documenten binnen een organisatie te beheren waarbij verschillende individuen, werknemers en afdelingen betrokken zijn. Het dient als een middel voor bedrijven om hun papierwerk efficiënt af te handelen door documenten langs vooraf gedefinieerde paden en operationele acties te leiden totdat ze hun eindbestemming of resultaat bereiken. Door workflowautomatisering te implementeren, kunnen organisaties een verbeterde werkefficiëntie en gestroomlijnde activiteiten bereiken.

Automatisering van de documentworkflow is nuttig in bijna alle bedrijfstakken, omdat alle activiteiten van elk bedrijf grote hoeveelheden papierwerk vereisen. Laten we bijvoorbeeld eens kijken hoe de documentautomatiseringsworkflow de afdeling Accounts Payable kan helpen bij het procure-to-pay-proces – een routinematige bedrijfsoperatie die een aanzienlijke hoeveelheid papierwerk, goedkeuringen en routing met zich meebrengt.

1. Documentontvangst: Het proces begint met het vastleggen van relevante inkoopdocumenten, zoals facturen, inkooporders en ontvangstbewijzen. Dit kan op verschillende manieren worden gedaan, waaronder het scannen van fysieke documenten of het elektronisch ontvangen ervan van leveranciers.
2. Documentextractie: Automatiseringstools kunnen belangrijke gegevens uit de vastgelegde documenten extraheren met behulp van technologieën zoals optische tekenherkenning (OCR) of intelligente documentherkenning (IDR). Hierdoor kan het systeem belangrijke informatie vastleggen, zoals factuurnummers, leveranciersgegevens, regelitembeschrijvingen en bedragen.
3. Gegevensvalidatie en -verificatie: De geëxtraheerde gegevens worden gevalideerd aan de hand van vooraf gedefinieerde regels en gekoppeld aan bijbehorende inkooporders en ontvangstbewijzen om nauwkeurigheid en consistentie te garanderen. Er worden tweeweg- en driewegwedstrijden gespeeld. Discrepanties of uitzonderingen kunnen worden gemarkeerd voor verdere beoordeling en oplossing.
4. Workflowroutering: Het geautomatiseerde systeem stuurt de documenten naar de juiste belanghebbenden voor beoordeling en goedkeuring op basis van vooraf gedefinieerde workflows. Dit kunnen personen zijn die verantwoordelijk zijn voor het verifiëren van regelitems, het controleren op contractnaleving of het autoriseren van betalingen. Het systeem zorgt ervoor dat documenten op sequentiële of parallelle wijze naar de juiste personen worden verzonden, afhankelijk van het workflowontwerp.
5. Goedkeuring en afhandeling van uitzonderingen: Belanghebbenden ontvangen meldingen en kunnen de documenten elektronisch inzien. Ze kunnen indien nodig goedkeuren, afwijzen of aanvullende informatie opvragen. Uitzonderingen, zoals prijsverschillen of ontbrekende informatie, kunnen worden gemarkeerd voor oplossing voordat u doorgaat met verdere stappen.
6. Integratie met ERP-systemen: Het geautomatiseerde documentworkflowsysteem kan worden geïntegreerd met het Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem van de organisatie, waardoor een naadloze gegevensoverdracht en het bijwerken van financiële gegevens mogelijk is. Goedgekeurde documenten en relevante gegevens worden automatisch vastgelegd in het ERP-systeem, waardoor consistentie wordt gegarandeerd en de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer wordt geëlimineerd.
7. Verwerking van betalingen: Zodra de documenten de nodige goedkeuringen en validaties hebben doorlopen, genereert het systeem betaalinstructies op basis van de goedgekeurde gegevens. Dit kan het betalingsproces in gang zetten, of het nu gaat om het genereren van cheques, het initiëren van elektronische overboekingen of het gebruik van andere betaalmethoden.
8. Audittrail en rapportage: Gedurende het geautomatiseerde procure-to-pay-proces houdt het systeem een ​​uitgebreid audittraject bij, waarin elke actie die op de documenten wordt ondernomen, wordt gedocumenteerd. Dit audittraject dient als registratie voor nalevingsdoeleinden, interne audits en rapportagevereisten.

Een ander gebied dat enorm kan profiteren van de automatisering van documentworkflows is de HR-afdeling. Een goed voorbeeld is het onboardingproces voor nieuwe medewerkers, waarbij vaak tijdrovende taken betrokken zijn, zoals antecedentenonderzoek en handmatige gegevensinvoer. Met documentworkflowautomatisering kunnen deze taken worden geautomatiseerd, waardoor HR-medewerkers zich kunnen concentreren op betekenisvollere en boeiendere projecten. Deze automatisering verbetert niet alleen de HR-efficiëntie, maar strekt zich ook uit tot andere afdelingen zoals IT, marketing, financiën, juridische zaken en verkoop, waardoor ze routinetaken kunnen automatiseren en de algehele productiviteit kunnen verhogen. Door documentworkflowautomatisering te implementeren, kunnen HR-afdelingen hun activiteiten stroomlijnen, de productiviteit verbeteren en middelen toewijzen aan meer strategische initiatieven die waarde toevoegen aan de organisatie.

Klantgegevensbeheer is nog een ander gebied dat profiteert van de automatisering van de documentworkflow. Door gestandaardiseerde sjablonen te gebruiken en gebruik te maken van API-verzoeken kunnen organisaties automatisch dynamische klantinformatie in documenten invoegen. Wanneer een klant bijvoorbeeld zijn gegevens via een online webformulier indient, kan er automatisch een voorstel worden gegenereerd met zijn gegevens, waaronder zijn volledige naam, adres, bedrijfsnaam, contactgegevens en meer. Er kunnen verschillende sjablonen worden ingesteld voor verschillende workflows en bewerkingen, waardoor gepersonaliseerde en efficiënte documentcreatie op basis van specifieke klantinformatie wordt gegarandeerd.

In de gezondheidszorg is efficiënt beheer van patiëntendossiers van het allergrootste belang. Het automatiseren van het documentbeheerproces vereenvoudigt het genereren en onderhouden van medische dossiers, waardoor zorgverleners superieure patiëntenzorg kunnen leveren. Automatiseringsplatforms bieden een veilige en gecentraliseerde opslagplaats voor het opslaan en openen van medische dossiers, receptinformatie en behandelplannen, waardoor professionals in de gezondheidszorg betere gezondheidszorgdiensten kunnen leveren.

Op dezelfde manier kan het automatiseren van documentbeheer in de onderwijssector de administratieve processen radicaal veranderen en de studentenervaring verbeteren. Scholen en universiteiten kunnen alle studentendossiers, inclusief transcripties, registratieformulieren en financiële hulpdocumenten, consolideren op één enkele locatie, waardoor de toegankelijkheid van gegevens wordt verbeterd en de nauwkeurigheid van gegevens wordt gegarandeerd. Automatisering helpt docenten ook bij het optimaliseren van processen zoals het beoordelen, inleveren van opdrachten en het bijhouden van aanwezigheid, waardoor uiteindelijk de algehele operationele efficiëntie wordt verbeterd.

Voordelen van documentworkflowautomatisering

Volgens onderzoek van McKinsey wordt dat geschat 50% van het werk kan worden geautomatiseerd, en rond 31% van de bedrijven heeft automatisering al omarmd voor ten minste één van hun functies. Dit benadrukt de toenemende erkenning van de voordelen die voortkomen uit het automatiseren van verschillende aspecten van bedrijfsprocessen. De vraag naar gestroomlijnde communicatie, efficiënte toewijzing van middelen en robuuste IT-systemen heeft de groei van de wereldwijde markt voor bedrijfsprocesautomatisering verder aangewakkerd. Prognoses geven aan dat deze markt in 2026 naar verwachting een waarde van € zal bereiken $ 19.6 miljard. Dit betekent de wijdverbreide adoptie van automatiseringstechnologieën om de productiviteit te verbeteren, handmatige inspanningen te verminderen en de operationele efficiëntie in alle sectoren te optimaliseren.

De automatisering van de documentworkflow is voortgekomen uit documentbeheersystemen (DMS), die eind jaren tachtig werden ontwikkeld. Het eerste commerciële DMS-product werd begin jaren negentig geïntroduceerd en was voornamelijk gericht op de organisatie en opslag van documenten. Omdat organisaties echter de behoefte aan meer geavanceerde functionaliteiten inzagen, zijn DMS-systemen geëvolueerd om functies te integreren zoals documentversiebeheer, uitgebreide beveiligingsmodules en mogelijkheden voor documentworkflows. De integratie van workflowmanagement in DMS heeft uiteraard geleid tot een indrukwekkende groei van de marktomvang; in 1980 zal de mondiale marktomvang voor DMS, die werd gewaardeerd op 1990 miljard dollar, een indrukwekkende omvang bereiken 16.42 miljard door 2029.

Enkele specifieke voordelen van documentworkflowautomatisering zijn onder meer:

• Versnelde documentgeneratie: Handmatige documentcreatie is een arbeidsintensieve en tijdrovende onderneming. Door het proces te automatiseren is handmatige gegevensinvoer niet meer nodig en wordt de samenwerking gestroomlijnd, waardoor bedrijven binnen enkele minuten in plaats van weken facturen, contracten en voorstellen kunnen genereren. Door de digitalisering van het documentatieproces heeft het St. Louis Public School District bijvoorbeeld de tijd voor het werven van personeel teruggebracht van drie weken naar drie uren.
• Foutreductie: Handmatige gegevensinvoer kan tot duizelingwekkende resultaten leiden 40% De kans op menselijke fouten neemt toe, wat aanzienlijke technische en financiële uitdagingen voor organisaties veroorzaakt. Documentautomatisering minimaliseert de kans op fouten door de gegevensinvoer te automatiseren, potentiële fouten te signaleren en gegevens op het punt van binnenkomst te valideren.
• Betere samenwerking: Samenwerken aan het handmatig maken van documenten brengt vaak complexe tracking en communicatie met zich mee, wat resulteert in fouten en vertragingen. Documentautomatisering biedt een gecentraliseerd platform waarop belanghebbenden in realtime kunnen samenwerken, waardoor wachttijden worden verkort en de behoefte aan langdurige e-mailketens en vergaderingen wordt geminimaliseerd.
• Consistentie en versieduidelijkheid: Documentautomatisering zorgt voor duidelijkheid over de nieuwste documentversie, biedt versiecontrole en behoudt de consistentie. Automatisering houdt wijzigingen bij, identificeert de meest recente versie en stelt bedrijven in staat sjablonen en standaarden op te stellen voor consistente opmaak.
• Dataveiligheid: Het handmatig maken van documenten brengt risico's van datalekken en verlies met zich mee. Documentautomatisering biedt een veilig digitaal platform voor het maken en opslaan van documenten, met functies zoals toegangscontrole, encryptie en audittrails, die de bescherming van gevoelige informatie garanderen.
• Voordelen voor het milieu: Volgens de EPA genereert de gemiddelde kantoormedewerker ongeveer twee pond van papier en kartonproducten per dag, wat resulteert in een aanzienlijke hoeveelheid kantoorafval. Veel voorkomende bronnen van verspilling zijn drukfouten, slechte fotokopieën, verouderde memo's en rapporten en verouderde tijdschriften. Opmerkelijk is dat papierafval ongeveer 90% van al het kantoorafval uitmaakt. Het implementeren van juridische documentautomatisering elimineert papierverspilling misschien niet volledig, maar kan wel een substantiële impact hebben op het verbeteren van de nauwkeurigheid en het verminderen van fouten die bijdragen aan papierverspilling
• Verbeterde bedrijfsresultaten: Documentautomatisering levert aanzienlijke financiële voordelen op door de kosten te verlagen die gepaard gaan met handmatige processen, waaronder afdrukken, mailing en fysieke opslag. Bovendien bespaart automatisering tijd en moeite, waardoor het personeel zich kan concentreren op activiteiten met toegevoegde waarde. Het verbetert ook de facturatie- en betalingsprocessen, waardoor snelle en nauwkeurige betalingen worden gegarandeerd.

Hoe documentworkflows automatiseren met Nanonets?

Nanonets is intelligente, op AI gebaseerde documentautomatiseringssoftware die een reeks tools en functies biedt om documentgoedkeuringsprocessen te automatiseren via op regels gebaseerde workflows zonder code. Met Nanonets kunnen teams verschillende aspecten van de documentworkflow efficiënt beheren, inclusief de manier waarop informatie de workflow binnenkomt en door de workflow beweegt, controlepunten voor opmerkingen en goedkeuringen, en het toewijzen van taken aan teamleden.

Met Nanonets kunnen bedrijven het beheer van hun documentworkflows op verschillende manieren verbeteren:

Geautomatiseerde taakuitvoering:

• Automatiseer repetitieve taken zoals gegevensextractie en -validatie binnen de workflow, waardoor u tijd bespaart en de handmatige werklast vermindert.
• Stel voorwaarden en regels vast om de documentverwerking te stroomlijnen op basis van specifieke veldwaarden.
• Classificeer automatisch binnenkomende documenten, zoals facturen, inkooporders, contracten en ontvangstbewijzen, waardoor de organisatie en gegevensextractie worden verbeterd.
• Bepaal toegangsrechten en zorg ervoor dat alleen geautoriseerd personeel gevoelige documenten kan bekijken of bewerken.

Geavanceerde documentverwerking:

• Maak gebruik van geavanceerde OCR-technologie om nauwkeurig tekst, cijfers en tekens uit verschillende soorten documenten te herkennen, waaronder handgeschreven en machinaal afgedrukte tekst.
• Maak gebruik van deep learning-algoritmen om de context van de gegevens te begrijpen, waardoor nauwkeurige extractie uit complexe en ongestructureerde documenten mogelijk wordt.
• Pas het model aan door extractieregels aan te passen en train het met behulp van voorbeelddocumenten, waardoor nauwkeurige gegevensextractie mogelijk is.

Werkstroomautomatisering:

• Creëer eenvoudig goedkeuringsworkflows met behulp van sjablonen en aanpasbare parameters.
• Definieer revisoren, regels en fasen om efficiënte documentbeoordelings- en goedkeuringsprocessen te garanderen.
• Voer voor elk document gedefinieerde regels op de automatische piloot uit, waardoor fouten worden geminimaliseerd en knelpunten bij de goedkeuring worden geëlimineerd.
• Stroomlijn de samenwerking en communicatie tussen afdelingen, verminder knelpunten en verbeter de algehele productiviteit.

Gebruiksvriendelijke interface en integratie:

• Profiteer van een gebruiksvriendelijke interface die het eenvoudig beoordelen en corrigeren van geëxtraheerde gegevens mogelijk maakt, waardoor de nauwkeurigheid van de gegevens wordt gegarandeerd.
• Exporteer geëxtraheerde gegevens in meerdere formaten, zoals CSV, JSON en Excel, voor naadloze integratie met andere systemen.
• Maak gebruik van meertalige ondersteuning, waardoor extractie mogelijk is uit documenten die in verschillende talen zijn geschreven.
• Maak gebruik van API-integratie om Nanonets te integreren met bestaande tools en systemen, zoals boekhoudsoftware, ERP's en CRM's.

Inzichten en schaalbaarheid:

• Verkrijg waardevolle inzichten door uitgebreide rapportage en analyse, waardoor prestatiemonitoring en identificatie van knelpunten mogelijk wordt.
• Optimaliseer workflows voortdurend op basis van datagestuurde verbeteringen om maximale efficiëntie en productiviteit te bereiken.
• Profiteer van de schaalbaarheid van nanonetten, waardoor een efficiënte verwerking van grote hoeveelheden documenten en gegevens mogelijk wordt.

Door gebruik te maken van de mogelijkheden van Nanonets kunnen bedrijven het beheer van hun documentworkflows stroomlijnen, de nauwkeurigheid verbeteren, de gegevensbeveiliging verbeteren en een grotere efficiëntie bereiken in hun documentgerelateerde processen.

wegnemen

Think gitnuxresulteert de implementatie van workflowautomatisering in een verbetering van 88% in de nauwkeurigheid van de gegevens. Studies hebben dat tot nu toe aangetoond 72% van de werknemers is van mening dat inefficiënte processen een nadelig effect hebben op hun werktevredenheid. Bij gebrek aan digitalisering en automatisering ervaren werknemers vaak een verhoogde mate van frustratie, stress en algemene ontevredenheid.

Automatisering van documentworkflows is een transformerende oplossing die een groot aantal onmiskenbare voordelen biedt. Door automatisering te implementeren kunnen bedrijven getuige zijn van een hogere productiviteit en doorvoer, samen met een aanzienlijke verbetering van de gegevensnauwkeurigheid. Het omarmen van een op regels gebaseerd procesautomatiseringsplatform zoals Nanonets kan bedrijven helpen een gecentraliseerd en gestroomlijnd proces op te zetten voor het genereren, bewerken en ondertekenen van cruciale documenten. De gebruiksvriendelijke interface stelt gebruikers in staat alle documentatie moeiteloos bij te houden en te beheren, waardoor de afhankelijkheid van verouderde, op papier gebaseerde systemen wordt geëlimineerd.

Als u graag de voordelen van documentautomatisering wilt benutten en de operationele prestaties van uw organisatie wilt verbeteren, staan ​​onze experts voor u klaar. Zij kunnen u door de opmerkelijke kenmerken en mogelijkheden van Nanonets leiden, zodat u kunt bepalen of het aansluit bij uw specifieke vereisten. Mis de kans niet om uw documentbeheerprocessen te stroomlijnen en uw workflow te optimaliseren. Omarm de kracht van automatisering en stimuleer uw bedrijf naar grotere efficiëntie en succes.

FAQ

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. Automotive / EV's, carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• BlockOffsets. Eigendom voor milieucompensatie moderniseren. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/document-workflow-automation/