10 beste dokumenthåndteringsprogramvare i 2022

Kontorer rundt om i verden blir papirløse. Dokumenthåndteringssystemer har erstattet rom fulle av forretningsdokumenter. På toppen av det kommer den med fordeler som intelligent automatisering, færre feil, ekstra besparelser, forbedret sikkerhet og mer.

Og det vokser raskt.

Markedet for dokumenthåndteringsprogramvare ligger for tiden på 5.5 milliarder USD i 2022 og er satt til å vokse til 16.4 milliarder USD innen 2029 med en 16.8% CAGR.

La oss se hvordan du kan hoppe på trenden for å optimalisere forretningsprosessene dine med effektiv dokumenthåndtering. Denne artikkelen vil diskutere de 5 beste dokumenthåndteringsprogramvarene på markedet. Ledende organisasjoner bruker DMS-verktøy nevnt nedenfor for å automatisere sine papirbaserte prosesser og forbedre dokumentsikkerhet, indeksering og generell dokumentbehandling.

I tilfelle du har lite tid, her er de 5 beste anbefalingene for dokumenthåndteringsprogramvare i 2022 og hvordan de sammenlignes med hverandre:

---

Hva er dokumenthåndtering?

Dokumenthåndtering er en prosess for å strømlinjeforme fangst, sporing, utvinning, verifisering, godkjenninger og lagring av dokumenter som bilder, e-poster, word-dokumenter, PDF-er og andre forretningsrelaterte dokumentformater.

Dokumenthåndtering omfatter alt i dokumentets livssyklus – fra generering til avhending.

---

Hva er programvare for dokumenthåndtering?

Dokumentadministrasjonsprogramvare (DMS) er intelligent automatiseringsprogramvare som automatiserer alle aspekter av dokumentets livssyklus med arbeidsflytautomatisering, som opprettelse, fangst, datautvinning, klassifisering, verifisering, godkjenninger, modifikasjoner, databasesynkronisering, lagring og sikkerhet.

Dokumentbehandlingssystem gjør det enklere å finne og jobbe med filene dine med funksjoner som dokumentmerking, fulltekstsøk (dette lar deg søke etter filer ved å søke etter nøkkelord) og rollebaserte tilgangslagringsfasiliteter.

Det er imidlertid mer enn bare dokumentlagring; den organiserer databasen din, automatiserer manuelle oppgaver som dataregistrering, forbedrer ansattes produktivitet og vedlikeholder aktivitetslogger for revisjoner.

---

Funksjoner å se etter når du velger et dokumentbehandlingssystem

Se etter disse funksjonene mens du ser etter et dokumenthåndteringssystem:

• Dokumentinndata – Kan du automatisk fange opp dokumenter fra flere kilder?
• Dokumentindeksering – Kan du sortere dokumenter automatisk?
• Dokumentsøk – Kan du søke etter dokumenter med nøkkelord?
• Dokumentbehandling – Kan du trekke ut data fra dokumenter ved hjelp av OCR?
• Arbeidsflytautomatisering – Kan du bruke arbeidsflyter til å automatisere dokumentbehandling?
• Dokumentsikkerhet – Er dokumentene lagret i sikker lagring? Har du rollebasert tilgang?
• Tilpasning – Kan du tilpasse arbeidsflytene og prosessene?
• Integrasjoner – Integrerer det med forretningsverktøyene du bruker?
• Fleksibel hosting – Kan du velge lagringsalternativer på stedet eller i skyen?

---

Topp 5 dokumenthåndteringsprogramvare i 2022

#1. Nanonetter

Nanonets er en AI-basert dokumenthåndteringsprogramvare med innebygd kraftig OCR, arbeidsflyter uten kode og sikker lagring. Nanonetter kan automatisere alle dokumentprosesser som dokumentfangst, datautvinning, dokumentverifisering, dokumentsøk, dokumentarkivering og mer. Du kan kontrollere dokumentene dine med rollebasert tilgang og fleksible vertsalternativer.

Nanonets forenkler dokumentadministrasjon med egendefinerte dokumentarbeidsflyter uten kode, 5000+ integrasjoner og avansert OCR-programvare.

Pros

• Ta enkelt opp dokumenter fra datakilder som Gmail, Drive, Outlook og mer.
• Automatiserte arbeidsflyter for å fange, digitalisere, verifisere og lagre dokumenter
• Godkjenningsarbeidsflyter for å få godkjenning på alle de flaggede dokumentene
• Enkel integrasjon med 5000+ apper via API og Zapier
• Forhåndsutdannede OCR API-modeller for å trekke ut informasjon fra dokumenter
• Trekk ut data fra poster med >95 % nøyaktighet
• Enkelt å bruke grensesnitt – lær hvordan du bruker det på 30 minutter eller mindre
• Maler og enkle tilpasningsmuligheter
• Rollebasert tilgangskontroll
• 24 × 7 støtte

Ulemper

• Ingen alternativer for dokumentgenerering
• Kan ikke brukes til e-signering av dokumenter

---

#2. Samtale

Huddle tilbyr et online dokumenthåndteringssystem for organisasjoner for å lage en online hub for å administrere dokumentsamarbeid, revisjon, godkjenninger og diskusjoner på en sikker plattform.

Som online Google Drive-lagring kan du sømløst dele, gi begrenset tilgang eller sikre filene dine for å øke sikkerheten. Huddle tilbyr også betalte planer som gir ekstra lagringsplass, tillegg som mobilapper, videokonferansemuligheter, etc.

Pros

• Enkel å bruke og lære
• Dokumentversjonering
• Sikker lagring av skydokumenter
• Enkle fildelingsalternativer for eksterne brukere
• Enkel ombordstigningsprosess
• Enkel integrasjon med Microsoft Office Suite

Ulemper

• Samarbeidsfunksjoner kan forbedres
• Høysikkerhetsfunksjoner som 2-faktor autentisering mangler.

---

#3. Alfresco One

Alfresco One dokumenthåndteringsprogramvare ble designet for enterprise content management. Den kan brukes enten som en skybasert tjeneste eller installeres på stedet. Programvaren tillater effektiv administrasjon av bedriftsinnhold med bedriftsdokumentsøk, sikker lagring, OCR-dokumentbehandling og intelligent dokumentanalyse.

Pros

• Flotte dokumentlagrings- og delingsfunksjoner
• Mange tilpasningsalternativer
• Komplekse og omfattende brukstilfeller.

Ulemper

• Brukergrensesnittet er ikke veldig intuitivt.
• Vanskelig å sette opp
• Arbeidsflyter er komplekse å finne ut av.

---

#4. OpenKM

OpenKM er et alt-i-ett dokumenthåndteringssystem som kombinerer alle aspekter av dokumenthåndtering, samarbeid, distribusjon og lagring i én plattform. Bedriftsdokumentadministrasjonsprogramvaren gir full kontroll over bedriftsinnhold, forbedrer sikkerheten med detaljerte aktivitetslogger og opprettholder dokumentflyten med automatisering.

Pros

• Funksjonsrik DMS-plattform
• Bra for ikke-teknologiske folk
• Enkel integrasjoner
• Utmerket oppetid
• Skanner etter virus på alle oppdaterte dokumenter

Ulemper

• UI er datert
• OCR er ikke alltid nøyaktig

---

eFileCabinet

eFileCabinet er en skybasert dokumenthåndteringsprogramvare i bedriftsklasse for små og mellomstore bedrifter. eFileCabinet lar deg administrere alle dine papirdokumenter, e-poster, fakturaer, kontrakter og annen viktig informasjon på ett sted.

Pros

• Maler for mappestruktur
• Dra og slipp arbeidsflytbygger
• Sikker fillagring

Ulemper

• Lang ombordstigningsprosess
• Den støtter ikke masseendringer
• Henger noen ganger

---

Her er noen flere dokumenthåndteringssystemer som trenger spesiell omtale:

Google-dokumenter

Google Docs er en gratis dokumentadministrasjonsprogramvare som kan nås fra hvor som helst, noe som gjør den til et ideelt valg for frilansere og små bedrifter som jobber eksternt med kunder i andre deler av verden. Som en bonus, Google Dokumenter OCR kan konvertere bilder til redigerbar tekst.

Microsoft SharePoint

SharePoint hjelper organisasjoner med å dele dokumenter, koble folk sammen og effektivisere dokumentprosesser. SharePoint ligner på Google Drive, der ansatte kan samarbeide og vedlikeholde en intern liste over dokumenter for enkel tilgang. Du kan kombinere Microsoft Sharepoint med Microsoft Power Automate Og bruk automatiserte dokumentarbeidsflyter.

Viewpoint Team

Viewpoint Team er et kraftig dokumenthåndteringssystem for byggefagfolk. Det er den eneste løsningen som gir verktøyene du trenger saksbehandling fra start til slutt, inkludert samarbeidende arbeidsflyter med klienter, sikker gjennomgang og godkjenning prosesser for dokumenter, og tilgangsrettighetskontroll.

Odoo

Odoo er en åpen kildekode ERP- og CRM-programvare med en gratis dokumenthåndteringssystemmodul for finansfagfolk. Odoo lar organisasjoner ha en papirløs regnskapsavdeling ved å digitalisere dokumenter, automatisere dokumentprosesser og sømløst integrere med andre Odoo-applikasjoner.

Dokmee

Dokmee er en dokumenthåndteringsprogramvare som lar deg lagre, organisere og dele dine dokumenter, e-poster og andre viktige filer.

---

Hva er det beste dokumenthåndteringssystemet for din bedrift i 2023?

Vi har kartlagt de viktige funksjonene til de fem beste dokumenthåndteringsprogramvarene nevnt i artikkelen ovenfor for å gjøre det enklere å velge den beste dokumenthåndteringsprogramvaren for din virksomhet og dine behov. Ta en titt på øyeblikksbildet, prøv den gratis prøveversjonen, kartlegg dine behov og velg det beste verktøyet.

I følge øyeblikksbildet er Nanonets den beste dokumenthåndteringsprogramvaren. Selv om Nanonets ikke har dokumentgenereringsmuligheter, kan du bruke enkle integrasjoner med Google-suite for å generere dokumenter raskt. Nanonets tilbyr også en gratis prøveversjon og gratis kontooppsett med migreringshjelp.

Etterfulgt av Nanonets, er OpenKM det nest beste dokumenthåndteringssystemet. Det er en åpen kildekode ERM-programvare. Brukssaken for dokumenthåndtering er begrenset til finansfagfolk og tilbyr en gratis prøveversjon i 15 dager.

---

Nanonetter som dokumenthåndteringssystem

[Innebygd innhold]

Nanonets er en brukervennlig programvare som ikke krever intens trening eller oppsett for å begynne å bruke. Her viser vi hvorfor du bør vurdere Nanonets som dokumenthåndteringsprogramvare.

Intelligent Datafangst:

Bedrifter har mange dokumenter som skjemaer, fakturaer, kvitteringer, bestillinger osv. Nanonetter hjelper virksomheter med å digitalisere og trekke ut relevant informasjon fra disse dokumentene ved å bruke intelligent OCR API.

Automatiserte arbeidsflyter:

Akselerer tempoet i forretningsprosessene ved å automatisere alle manuelle trinn som dokumentinnsamling, dokumentverifisering, 3-veis matching, godkjenninger og mer.

Sanntidsdashbord:

Bruk utgiftsdashbord for å overvåke utgiftene dine, merkede utgifter og forstå sanntidstrender. Overvåk relevante KPIer som %STP-fakturaer, %betalte fakturaer osv. med data fra Nanonets.

Cloud & On-Premise vertsalternativer:

Velg vertsalternativet som passer dine behov.

integrasjoner:

Enkel integrering er et must. Du kan ikke endre teknologistabelen din for å få plass til én programvare. Nanonets integreres med all programvaren din på en enkel måte Zapier og API-integrasjoner. Nanonetter integreres med Xero, Quickbooks, SAP, etc.

Maler og tilpassede modeller:

Med Nanonets kan du enten bruke forhåndsdefinerte arbeidsflyter som fakturaer, konnossementer, innkjøpsordrer eller leverandørgjeld eller lage din egen tilpassede AI-modus.

Gjennomsiktig prissetting:

Nanonets har en gjennomsiktig prispolicy på $499/måned og $0.1/dokumentskanning. Ingen skjulte kostnader for noen kunde.

konklusjonen

Med digital transformasjon på vei oppover, er det på høy tid at du investerer i et dokumenthåndteringssystem for virksomheten din. Det gjør mer enn å digitalisere filer. Et dokumenthåndteringssystem effektiviserer dokumentflyten i organisasjonen og gir et ekstra lag med sikkerhet til forretningsdokumentene. Fordelene med dokumenthåndtering gjør at organisasjoner kan holde seg konkurransedyktige og produktive.

Likevel, å velge beste dokumenthåndteringsprogramvare for din virksomhet krever en grundig forståelse av hva din bedrift trenger og hvilken type DMS som passer den. Så sørg for å utforske alternativene dine og prøve dem ut selv.

FAQ-seksjon