5 vanlige freelancer onboarding-spørsmål Tekniske løsninger løses (Pavel Shynkarenko)

For tiden står amerikanske selskaper overfor et alvorlig og todelt problem. På den ene siden er det

en massiv mangel på talent, noe som gjør det vanskelig å ansette kvalifiserte kandidater. Samtidig kan de fleste bedrifter ikke tilby høyere, mer attraktive lønninger for å skaffe de beste talentene fordi de må optimalisere arbeidskraftkostnadene. 

I de fleste tilfeller er løsningen på dette problemet å ansette kvalifiserte frilansere i stedet for heltidsansatte. En fersk undersøkelse viste at teknologiselskaper er blant de første som henvender seg til uavhengige entreprenører for å spare penger mens de ansetter topptalenter. I dette
undersøkelsen, bemerket 71 % av selskapene at det å ansette frilansere er ideelt for å holde seg smidig under økonomisk usikkerhet, som alle bedrifter ser etter i det nåværende landskapet. 

Onboarding av eksterne entreprenører gir imidlertid utfordringer. Bedrifter må finne ut hvordan de kan ombord eksternt på en rask, effektiv og kompatibel måte, noe som reiser noen viktige spørsmål som teknologiselskaper kan løse. 

1. Hvordan kan bedriften min jobbe lovlig med frilansere i alle regioner?

Hvert land har sine forretningslover og økonomiske forskrifter, som kan være utfordrende å holde organisert, spesielt når du ansetter entreprenører fra flere regioner. 

For eksempel er den lovlige arbeidsalderen 14 i India, men 18 i Indonesia. I Mexico kan frilansere kun ansettes for spesifikke jobber, og i Malaysia er det forbudt å samhandle med Israel (og omvendt). Dette er grunnen til at det ofte er verdt å outsource din
freelance utleie til selskaper som spesifikt følger med på dette regelverket.

I tillegg kan bedrifter bruke strømlinjeformede verifiseringsprosedyrer med høy sikkerhet. Selskaper som Sumsub tilbyr grundige bakgrunnssjekker og KYC-prosesser, som sikrer overholdelse. 

2. Hvordan skal min bedrift sette kontraktsmål og motta utført arbeid?

Med fjernarbeidere kan det være vanskelig å vite hvordan man skal etablere et arbeidsforhold. Siden du ikke kan gå til kontoret deres for en statussjekk, hvordan navigerer du med å sette mål og motta arbeid i tide? 

Svaret er med en klar og grundig kontrakt. Nettsteder som Rocket Lawyer og HoneyBook hjelper bedrifter og entreprenører med å utarbeide skriftlige forventninger som dekker konfidensialitet, eierskap, eksplisitte oppgaver og mål, transparente betalingssatser og oppsigelse
vilkår. 

I disse tilfellene er det bedre å forklare forventningene for mye, så det er ikke rom for fremtidige debatter eller forvirring. 

3. Hvordan måler vi entreprenørresultater og produktivitet?

Den globale pandemien hjalp bedrifter til å ta et sårt tiltrengt nytt blikk på hvordan man kan evaluere resultater for interne og kontraktsansatte. I stedet for å måle verdi etter antall timer arbeidet, evaluerer bedrifter nå resultater og sporer hvor mye tid
brukes på hver oppgave.

Heldigvis er det noen få løsninger bedrifter kan velge mellom. Tjenester som TimeCamp eller Quickbooks Time kan brukes til å spore fakturerbare timer og entreprenørproduktivitet. Disse postene kan også hjelpe bedrifter med å bestemme hvilke entreprenører som skal utvikles på heltid
forhold til. 

4. Hvordan kan vi effektivt kommunisere med frilansere om tidsfrister? Når bør vi få mekling for å løse tvister?

Mens mange frilansere er utmerkede arbeidere som leverer arbeid i tide, må bedrifter ha retningslinjer og prosedyrer på plass for å håndtere vanskelige situasjoner med kontraktsansatte. 

Din bedrift må sette klare tidsfrister og skissere klare mål når du setter opp en ny kontrakt. Dette betyr å bestemme ting som timepriser kontra per oppgave og hvilke tjenester som er inkludert i disse prisene, for eksempel antall revisjoner eller tester for en oppgave. 

Noen plattformer, som Solar Staff, holder betaling i depot og tillater at arbeidstidsfrister flyttes hvis begge sider godkjenner det. Disse tjenestene tilbyr også ekstern mekling i tilfelle en fullført kontrakt ikke anses som tilstrekkelig av noen av partene. I tillegg, hvis
du leter etter en løsning for å hjelpe til med å løse konflikter, tvistefrekvens er et viktig tall: Hvor mange tvister har tjenesten løst?

Bedrifter har alltid muligheten til å kommunisere med entreprenører direkte via e-post eller messenger-programmer som Whatsapp og Slack. Likevel er det vanligvis best å holde kommunikasjonen på en verifisert tjenesteplattform. Bruk av en tredjepartstjeneste som dette beskytter
både frilansere og bedrifter når det gjelder å overholde tidsfrister og uenighet om arbeidsmål. 

5. Hvordan kan bedriften min raskt og enkelt betale frilansere for utført arbeid?

Spørsmålet om entreprenørbetaling er ofte det mest kompliserte for bedrifter. Entreprenører blir ikke sett på på samme måte som vanlige ansatte, så regnskapsavdelinger må ha detaljerte, nøyaktige logger over hvordan pengene fordeles. 

For eksempel må bedrifter sørge for at alle entreprenørutbetalinger for utførte oppgaver er merket som lønnsbudsjetter og ikke som utbetalinger til enkeltpersoner. I tillegg, siden ulike regioner rundt om i verden har sine skatte- og arbeidsforskrifter, trenger bedrifter
for å sikre at de dokumenterer hver transaksjon nøyaktig. Generelt er de tre største problemene selskaper møter når de betaler grensekryssende entreprenører:

1. Hvordan navigere forskuddsbetaling uten garanti for at entreprenøren sender arbeidet.

2. Hvordan redusere tiden brukt på grenseoverskridende betalinger til uavhengige entreprenører.

3. Hvordan fremskynde betalingsprosessen slik at transaksjoner kommer raskt i stedet for å ta flere uker (som SWIFT-betalinger ofte gjør).

I de fleste tilfeller er det raskere, enklere og mer effektivt for bedrifter å sette ut dette regnskapet til en profesjonell tjeneste. Tredjepartstjenester som spesialiserer seg på å holde tritt med juridiske og økonomiske forskrifter kan hjelpe bedrifter med å holde seg kompatible uten
ekstra papirarbeid og hodepine. 

Til slutt er det også lurt for regnskapsavdelinger å opprettholde avsluttende permer for hver oppgave slik at regnskaps- og bokføringsprosesser flyter jevnt i fremtiden. 

Ifølge
International Labour Organization, består omtrent 46.5 % av den globale arbeidsstyrken av frilansarbeidere. Bare i USA forventes det at frilansere gjør opp

over halvparten av den totale arbeidsstyrken av 2028.

Disse tallene beviser at kontraktsarbeidere er fremtiden, og byggeentreprenørteam vil snart bli like vanlig som intern ansettelse. Dette skiftet i arbeidsstyrken betyr at bedrifter må begynne å revidere ombordstigningsprosessene sine raskere enn
senere for å være relevant i fremtiden.

Heldigvis er det mange startups og tekniske løsninger på scenen som er klare til å hjelpe til med å strømlinjeforme prosessen med å opprette et eksternt team, så å jobbe med frilansere trenger ikke å være noe problem.