På tvers av alle sektorer publiserer organisasjoner stadig mer og mer innhold på nettet.
Dette har blitt enda mer fremtredende post-pandemi, ettersom det globale fellesskapet skiftet online for å overvinne de fysiske begrensningene som ble satt på dem ved lockdown.
Nettsteder brukes til å selge produkter og tjenester til kunder, for å publisere og dele salgs- og markedsføringsmateriell, og – fra små bedrifter til statlige myndigheter – som en primær kanal for kommunikasjon med medlemmer av allmennheten.
Utbredelsen av digitalt innhold byr på et nytt sett med utfordringer. Finansielle foretak må for eksempel oppfylle en rekke overholdelsesforpliktelser for å bruke digitale kanaler (inkludert nettsteder) for å annonsere til kunder. Andre steder kan det hende at organisasjoner må holde oversikt over innholdet på nettstedet for tvisteløsningsformål, og andre kan ønske å bevare nettsider bare for deres kulturelle eller historiske betydning, som et spørsmål om offentlig registrering, eller som et referansepunkt for fremtidige markedsføringskampanjer .
Nettstedarkivering er den eneste måten å bevare nettstedinnhold i en form som lar det ses på nytt slik det var på et bestemt tidspunkt. Det er den eneste måten å lage og vedlikeholde en stabil, tidsstemplet, verifiserbart autentisk og uavhengig versjon av nettinnhold. Siden arkivene er uavhengige, er de helt atskilt fra den opprinnelige nettstedsarkitekturen og vil bare inkludere elementene som var aktive på arkivtidspunktet, og skaper en iterasjon så nær den opprinnelige formen som mulig.
Det er mange grunner til at en organisasjon bør arkivere nettsiden sin, men i alle tilfeller må de sørge for at arkivene deres er fullstendige, sikre og juridisk godkjente.
I denne veiledningen ser vi på noen av de spesifikke utfordringene rundt nettstedsarkivering i tre ulike sektorer – finansielle tjenester, offentlig sektor og merkevarer.
Rollen til nettstedsarkivering
Nettstedarkivering lar selskaper i finans-, offentlig- og detaljhandelssektoren lagre uforanderlige registre over nettsidene deres. Dette bidrar til å sikre følgende:
1. Samsvar
Regulerte selskaper og firmaer over hele verden må registrere og beholde all elektronisk kommunikasjon under MiFID II (EU), FCA (UK), SEC (US), ASIC (AU) og FINRA (US). MiFID II, for eksempel, sier at den registrerte elektroniske kommunikasjonen må være:
• Komplett – En organisasjon må være oppmerksom på alle typer elektronisk kommunikasjon som brukes og av hvem. I tillegg til dette må de ha et system og prosesser på plass som er utformet for å fange opp og beholde alle registreringer av denne kommunikasjonen.
• Nøyaktig – En organisasjon må ha full tillit til den registrerte elektroniske kommunikasjonens innhold og metadata som kan vise nøyaktige datoer og klokkeslett da noe fant sted.
• Høy kvalitet – En organisasjon bør være i stand til å gjengi registreringer av elektronisk kommunikasjon i så nær den "opprinnelige formen" som mulig.
Båndet strammer seg globalt. Fra november 2022,
SECs markedsføringsregel utvidet definisjonen av hva som utgjør en "reklame" til å omfatte nettstedinnhold, som nå må fanges opp og arkiveres i sin helhet. I mellomtiden har Australian Securities and Investments Commission (ASIC) begynt å be om registreringer av historiske prisløfter på nettstedet fra forsikringsselskaper, og
administrere bøter til de som ikke er i stand til å gi dem.
2. Rettslig tillatelse
Selskaper kan bli pålagt å fremlegge autentiserte bevis for elektroniske data når de er i retten. Dokumentene skal vise at dataene er lagret i et format som ikke kan endres, og når de ble arkivert. Disse kravene er dekket i følgende regler og forskrifter:
• Føderale bevisregler (regel 901) – kravet om å autentisere eller identifisere et bevis.
• Retningslinjen for bevisvekt og juridisk tillatelse av elektronisk informasjon (BS 10008:2014) – sikre ektheten og integriteten til elektronisk informasjon.
• SEC regel 17a-4 – som krever at firmaer arkiverer elektronisk forretningskommunikasjon i ikke-overskrivbart og ikke-slettbart (WORM) format.
• eDiscovery-forespørsler – arkivering av nettstedsdata for tvisteløsning og eDiscovery-formål kan bidra til å sikre at postene ikke kan tilbakevises og er en sann gjengivelse av innholdet på det tidspunktet.
3. Beskyttelse av IP- og merkevareelementer
Merkevarer har et klart insentiv til å holde en langsiktig oversikt over aktiviteten deres for å informere om fremtidige kampanjer. Men ettersom mer forretningsaktivitet skjer på nettet, vil de kontinuerlig skape og publisere store mengder digitalt innhold i en hastighet som kan være vanskelig å holde styr på. Nettstedarkivering kan utføres med jevne mellomrom, og med ubegrenset skylagring og muligheten til å arkivere store datasett kan det sikre at ingenting av verdi går tapt.
4. Bevaring av opptegnelser av kulturell og historisk betydning
Offentlige organisasjoner og arkivarer kan kreve bevaring av kulturelt viktig nettstedinnhold for umiddelbar tilgang til historiske offentlige data. Nettstedarkivering er den ideelle løsningen for å bevare disse store datamengdene og lagre i et uforanderlig WORM-filformat.
Hvem drar nytte av arkivering av nettsteder?
Finansielle tjenester
Finansnæringen er under konstant press for å ta i bruk nye nettkanaler hvis de skal holde tritt med det digitale landskapet i utvikling. Men når de gjør det, må deres bruk av disse kanalene balanseres mot strenge samsvarsbestemmelser fra slike som SEC, ASIC, FINRA og flere.
Enhver løsning må kunne demonstrere samsvar med slike forskrifter samt med eventuelle potensielle datasuverenitets- og GDPR-krav.
Offentlig sektor
Tallrike nasjonale arkiver, biblioteker, myndigheter og universiteter arkiverer nå nettstedsdata for å bevare alle opptegnelser av kulturell og historisk betydning. Dette er for det meste drevet av lovgivning som f.eks
UK Public Records Act 1958 og, nylig, den
Freedom of Information Act 2000.
Etter hvert som den offentlige sektoren foretar mer aktivitet på nettet, leter organisasjoner etter måter å utvikle nettstedarkiveringsbestemmelsene for å dra nytte av nye teknologier som:
-
Skyen – Å tillate effektiv og fleksibel lagring av de store datasettene.
-
Indeksering og søk – Å gjøre dataene nyttige for forskere, embetsmenn, studenter og medlemmer av offentligheten (inkludert offentlige portaler som f.eks.
Det britiske nasjonalarkivet). -
Oppdateringen fra det tradisjonelle ARC-filformatet til ISO-standarden
WARC filformat, som kan bidra til å lagre born-digital eller digitalisert materiale.
Merker
FMCG-merker lager mer og mer nettinnhold i tillegg til tradisjonelle merkevareelementer. Dette innholdet kan enkelt endres, ødelegges eller gå tapt uten planlegging og framsyn.
Å føre oversikt over merkevareaktivitet på nettet og kundekommunikasjon kan hjelpe...
-
Informer fremtidig merkevareretning (gjennom overvåking av ytelse)
-
Inspirer fremtidige kampanjer
-
Sørg for at det oppbevares juridisk tillatte opptegnelser over all kommunikasjon, for tilfeller av tvisteløsning.
Hvordan arkiverer du et nettsted?
Når det gjelder å faktisk arkivere innholdet på nettstedet ditt, er det flere måter å gjøre det på. Gratis online verktøy som Wayback Machine er alternativer, men krever at brukere manuelt lagrer hver side individuelt. Dette er rett og slett ikke gjennomførbart for de fleste bedrifter gitt hyppigheten som fangst må finne sted for å tilfredsstille regulatorer; nemlig hver gang en endring gjøres.
Mens noen virksomheter er avhengige av Content Management System (CMS)-sikkerhetskopier for journalføringsformål, er det noen store forskjeller mellom en sikkerhetskopi og et arkiv.
-
Digitale signaturer og metadata: Viktigst av alt, data tatt fra en CMS-sikkerhetskopi vil ikke ha en digital signatur, og vil derfor ikke kunne autentiseres eller tillates i retten. Videre tillater ikke CMS-sikkerhetskopier at juridiske team enkelt kan eksportere en post med alle dens viktige metadata.
-
Fulltekstsøk: CMS-sikkerhetskopier vil ikke gi en fulltekstsøkefunksjon. Revisorer kan be om informasjon raskt og med et øyeblikks varsel – når du manuelt fanger nettstedet ditt, kan mengden av data som fanges opp, gjøre det vanskelig å finne spesifikke data raskt.
-
Samsvarende datalagring: For regulerte bransjer med spesifikke journalføringsregler (som offentlig sektor og finansielle tjenester) oppfyller ikke en CMS-sikkerhetskopi kravene.
Alternativt lar en automatisert nettstedsarkiveringstjeneste bedrifter holde fullstendig oversikt over innholdet på nettsiden, samtidig som den avlaster den manuelle byrden og sikrer juridisk adgang.
Veie alternativene dine
Etter hvert som det digitale landskapet blir mer ekspansivt, følger reguleringsnivået etter. Organisasjoner som SEC og ASIC har nylig gjort betydelige endringer for å gjenspeile vår økende avhengighet av nettbaserte plattformer, og hvor lett verdifull informasjon kan gå tapt, gitt delene av den vi møter daglig.
Nettstedarkivering fyller så mange funksjoner for så mange forskjellige typer organisasjoner, at det har blitt et grunnleggende krav for en økende andel moderne virksomheter. Enten du tilfredsstiller regulatorer, beholder merkevarens akkumulering av digital produksjon eller bevarer informasjon av kulturell og historisk betydning, gjelder det bransjer fra offentlig sektor til finansielle tjenester, detaljhandelsmerker og mange i mellom.
Ettersom kravene til arkivering har økt, har visse funksjoner blitt uunnværlige, som nesten alltid leveres av tredjepartsleverandører. Automatisert nettstedregistrering lar bedrifter gjennomsøke hele nettstedet med jevne, forhåndsinnstilte intervaller og fange opp en nøyaktig versjon av nettstedet slik det eksisterte på det tidspunktet, hver gang. Fulltekstsøk reduserer den manuelle byrden ytterligere til et håndterlig nivå, dersom en spesifikk side skulle bli forespurt for rettssaker. I mellomtiden, hvis disse dataene ikke lagres i et juridisk tillatt format, er hele prosessen verdiløs, i det minste fra et samsvarsperspektiv.
Før du starter arkiveringsprosessen, er det viktig å forstå målet bak den, og om teamet ditt har verktøyene til å håndtere det selv. Først da vil du begynne å finne ut den riktige tilnærmingen å ta fra et ressursperspektiv, og hvem som er rustet til å hjelpe deg med å nå disse målene. Og hvis målene dine er juridiske forpliktelser, vil du bli bedt om å være forsiktig i en
stadig mer brutalt reguleringsklima.
- SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
- Platoblokkkjede. Web3 Metaverse Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
- kilde: https://www.finextra.com/blogposting/23577/a-guide-to-website-archiving-2023?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs
- 1
- 2014
- 2022
- 2023
- a
- evne
- I stand
- adgang
- akkumulering
- nøyaktig
- Oppnå
- Handling
- aktivitet
- faktisk
- tillegg
- adoptere
- Fordel
- Annonser
- mot
- Alle
- tillater
- alltid
- beløp
- og
- tilnærming
- Arc
- arkitektur
- Arkiv
- rundt
- ASIC
- Eiendeler
- revisorer
- Australian
- Australsk verdipapir- og investeringskommisjon
- Autentisk
- autentisert
- autentisitet
- Automatisert
- Backup
- sikkerhetskopier
- basis
- bli
- blir
- bak
- Fordeler
- mellom
- merke
- merker
- byrde
- virksomhet
- bedrifter
- Kampanjer
- fangst
- fanger
- fange
- saker
- viss
- utfordringer
- endring
- Kanal
- kanaler
- fjerne
- klienter
- Lukke
- Cloud
- sky lagring
- CMS
- kode
- kommisjon
- Kommunikasjon
- kommunikasjon
- samfunnet
- Selskaper
- fullføre
- helt
- samsvar
- trygg
- konstant
- innhold
- ødelagt
- kunne
- Court
- dekket
- Opprette
- avgjørende
- kulturell
- kunde
- daglig
- dato
- datasett
- datalagring
- datoer
- krav
- demonstrere
- designet
- forskjeller
- forskjellig
- vanskelig
- digitalt
- Digitalt innhold
- digitalisert
- retning
- Tvist
- Dispute Resolution
- gjør
- ikke
- drevet
- hver enkelt
- lett
- effektiv
- elektronisk
- elementer
- andre steder
- sikre
- sikrer
- Hele
- helhet
- utstyrt
- EU
- Selv
- bevis
- utvikle seg
- utvikling
- utvidet
- ekspansiv
- eksportere
- FCA
- gjennomførbart
- Trekk
- Egenskaper
- filet
- finansiell
- finansielle tjenester
- bøter
- Finextra
- bedrifter
- fleksibel
- etter
- skjema
- format
- Gratis
- Frekvens
- fra
- Innfri
- fullt
- fullt
- funksjoner
- fundamental
- videre
- framtid
- GDPR
- general
- allmennheten
- gitt
- Global
- Globalt
- Mål
- regjeringer
- Økende
- veilede
- håndtere
- hjelpe
- hjelper
- historisk
- Hvordan
- Men
- HTTPS
- ideell
- identifisering
- uforanderlige
- viktig
- in
- Incentive
- inkludere
- Inkludert
- økt
- økende
- stadig
- uavhengig
- individuelt
- bransjer
- industri
- informasjon
- f.eks
- instant
- forsikring
- integritet
- Investeringer
- IP
- ISO
- IT
- køyring
- Hold
- landskap
- stor
- Law
- Lovlig
- Lovgivning
- Lar
- Nivå
- bibliotekene
- begrensninger
- Rettssaker
- leve
- lockdown
- langsiktig
- Se
- ser
- maskin
- laget
- større
- Flertall
- gjøre
- ledelse
- håndbok
- manuelt
- mange
- Marketing
- materialer
- Saken
- midler
- Mellomtiden
- Møt
- medlemmer
- metadata
- kunne
- Moderne
- øyeblikk
- overvåking
- mer
- mest
- nemlig
- nasjonal
- Trenger
- behov
- Ny
- Ny teknologi
- November
- Målet
- mål
- bindinger
- på nett
- elektroniske plattformer
- alternativer
- rekkefølge
- organisasjon
- organisasjoner
- original
- andre
- Overcome
- Spesielt
- ytelse
- perspektiv
- fysisk
- Sted
- planlegging
- Plattformer
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- Point
- mulig
- post-pandemi
- potensiell
- praksis
- gaver
- press
- pris
- primære
- prosess
- Prosesser
- Produkter
- fremtredende
- lover
- beskyttelse
- gi
- forutsatt
- offentlig
- publisere
- Publisering
- formål
- raskt
- område
- grunner
- nylig
- rekord
- journalføring
- registrert
- poster
- reduserer
- reflektere
- regelmessig
- regulert
- Regulering
- forskrifter
- Regulatorer
- regulatorer
- avhengighet
- reproduksjon
- anmode
- krever
- påkrevd
- behov
- Krav
- Krever
- forskere
- oppløsning
- ressurs
- detaljhandel
- støttemur
- Reuters
- Rolle
- Regel
- regler
- salg
- Spar
- Søk
- SEK
- sektor
- sektorer
- sikre
- Verdipapirer
- selger
- tjeneste
- Tjenester
- sett
- sett
- flere
- Del
- bør
- side
- signaturer
- betydning
- signifikant
- ganske enkelt
- nettstedet
- liten
- små bedrifter
- So
- løsning
- noen
- suverenitet
- spesifikk
- fart
- stabil
- Standard
- Start
- Tilstand
- Stater
- lagring
- oppbevare
- lagret
- Studenter
- slik
- Dress
- system
- Ta
- lag
- lag
- Technologies
- De
- deres
- seg
- derfor
- tredjeparts
- tre
- Gjennom
- innstramming
- tid
- ganger
- til
- verktøy
- spor
- tradisjonelle
- sant
- typer
- Uk
- uforanderlig
- etter
- forstå
- universiteter
- ubegrenset
- Oppdater
- us
- bruke
- Brukere
- Verdifull
- verdi
- leverandører
- versjon
- måter
- web
- Nettsted
- nettsteder
- vekt
- Hva
- om
- hvilken
- mens
- HVEM
- vil
- uten
- verdensomspennende
- orm
- Du
- Din
- zephyrnet