Arbeidsflytmal for kundefordringer

Oppretthold en sunn kontantstrøm med rettidige betalingspåminnelser, strømlinjeformet betalingsinnkreving og oppdaterte økonomiske poster med arbeidsflytmalen for Nanonets kundefordringer.

Om arbeidsflytmalen for kundefordringer

Oppdaterer du regnskapet hver gang du selger på kreditt? Har du en strømlinjeformet prosess for å fange opp alle dine fordringer på én gang?

Hvis ikke, er det på tide å endre dette. Automatiser, forbedrer synlighet og eliminer feil i kundefordringer-prosessen ved å bruke en automatisert kundefordrings-arbeidsflytmal på få minutter. Fremskynde kundefordringer med periodisk fakturering og rettidige påminnelser. Få AR-rapporter i sanntid med sømløs datautveksling med regnskapsprogramvaren din. Vet alltid hvor kontantstrømmene dine er med Nanonets AR arbeidsflytmal.

Trinn i Nanonets-mal for kundefordringer

For å bruke malen for Nanonets kundefordringer, Logg inn til din Nanonets-konto eller Opprett en gratis konto hvis du ikke allerede har det

Fakturering

Opprett og send fakturaer automatisk når en kunde kjøper ved hjelp av tredjepartsintegrasjoner. Bruk arbeidsflyter for å finne ut om kjøpet er gjentakende, engangs, kredittverdig eller risikabelt.

Behandling av betaling

Bruk nødvendige finanskostnader, skatter eller rabatter for tidlig betaling basert på dine kriterier. Send finansfaktura eller kontoutskrift til kunden med alle detaljer.

Oppdater økonomiske poster

Synkroniser betalingsdetaljene med regnskapsprogramvaren din som Sage, Xero, QuickBooks, NetSuite og mer ved å bruke sømløse integrasjoner.

Fordeler med å bruke Nanonets-mal for kundefordringer

Utestående kundefordringer kan ha ringvirkninger på kontantstrømmene. Administrer kundefordringene dine, spor kontantstrømmen din og få fart på betalingene dine med Nanonets. Med Nanonets' arbeidsflytmal for kundefordringer kan du

Minimer menneskelige feil

Synkroniser data til regnskapsprogramvaren din med sømløse integrasjoner automatisk. Reduser manuelle datainntastingsfeil til 0.

Automatiserte arbeidsflyter

Sett opp automatiserte arbeidsflyter med noen få klikk. Bruk arbeidsflytmaler, tilpass arbeidsflytene dine eller la teamet vårt sette dem opp for deg.

Spot Cash flaskehalser

Få en fullstendig oversikt over kontantstrømmer med sanntidsdata på regnskapsprogramvaren din uten regneark eller dokumenter.

Automatiske påminnelser

Få fart på betalinger, godkjenninger og finansiell rapportering med automatiske påminnelser til relevante interessenter.

Integrer, automatiser og få betalt i tide, alltid

Automatiser hvert trinn i faktura-til-kontant-syklusen med intelligente arbeidsflyter. Nanonets integreres med all viktig regnskapsprogramvare for å holde oversikt over kundefordringene dine med innsiktsfull sporing, automatiserte påminnelser og fullstendig synlighet.

Akselerer kontantstrømmene dine med AR-arbeidsflyter i dag!

Automatiser arbeidsflyten for kundefordringer med en kode uten kode intelligent automatiseringsplattform. Optimaliser virksomhetens ytelse, spar kostnader og øk veksten med Nanonets.

Ta kontakt med våre automasjonsekspertereller prøv å lage en arbeidsflyt for kundefordringer selv.

Les flere regnskapsartikler:

Automatiser regnskap med gratis regnskapsmaler

Finn den beste programvaren for din bedrift

Hva er kundefordringer?

AR, også kjent som kundefordringer, er pengene selskapet mottar fra sine kunder etter tjenestene deres. For enkel forståelse, la oss ta et eksempel fra det virkelige liv. Tenk deg at du lånte penger av kollegaen din for å betale for bestillingen fordi du ikke hadde penger da. Dette kan kalles kundefordringer, siden du betaler ham tilbake senere. Nå tilbake til virksomheten, er kundefordringer kreditten gitt av firmaet, som kan variere fra noen få dager til til og med et år, og er "IOU".

Etter å ha gjort det samme eller levert tjenestene, hvis selskapet ennå ikke har mottatt pengene fra kunden, kalles det selskapets fordringer. Mange selskaper tilbyr denne tjenesten for å gjøre det enklere for kundene å betale dem senere. For eksempel leverer en serviseprodusent bestikket til butikken. Etter å ha fakturert butikken for tingene, føres betalingen direkte inn på kundefordringer. Og når forhandleren mottar artiklene, betaler den for dem.

AR-prosesser kan være kompliserte hvis de håndteres manuelt, så et selskap bør ha en automatisk AR-prosess. Det hjelper selskapet å administrere inntektsflyten effektivt og lar selskapet vokse. I tillegg vises innbetalingene og de som er igjen tydelig på kontoen, slik at det blir enkelt for de ansatte å spore beløpet.

Hva er kundefordringsprosessen?

De fleste bedrifter har sine kundefordringer prosess. Dette hjelper dem å administrere og spore betalingen enkelt. Derfor, ved å opprette og bruke en automatisk regnskapsløsning for å administrere og spore kundefordringsprosessen, kan selskapet holde transaksjonene i gang jevnt. Trinnene i kundefordringsprosessen er som følger:

Etablering av kredittpraksis

Å opprette en kredittsøknadsprosedyre i selskapet er det første trinnet i kundefordringsprosessen. Basert på omdømmet til enhver organisasjon eller individuelle kunder, vil selskapet bestemme om de vil levere varene sine på kreditt. Videre må selskapet etablere vilkår og betingelser for å tilby kreditt basert på kundenes behov og krav. Dokumentet angir renter og kredittbetingelser i detalj slik at det ikke oppstår avvik.

Det neste i kredittprosessen inkluderer perioden som en organisasjon låner ut kreditt til kunden. Store selskaper kan låne ut kreditt i lengre perioder, mens små selskaper trenger mer kontanter.

Fakturering av kunder

Neste trinn i kundereskontroprosessen inkluderer å sende en faktura til kundene. En faktura er et dokument som angir produktdetaljer, kostnader, betalingsdato og andre bankdetaljer. Det kunne sendes umiddelbart etter sending av varene, slik at betaling kunne skje så raskt som mulig.

Sporing av kundefordringer

En kundefordringsansvarlig sporer ordrebetalingen. Rollen til en AR-offiser er å sjekke beløpet som er satt inn på bankkontoen, mate dataene inn i AR-systemet og allokere det til en faktura. I tillegg må han avstemme reskontroen for å sikre at alle betalinger er korrekt bokført og må utstede månedlige kontoutskrifter til kunder.

Det er en forskjell mellom sporingsprosessen for store og små organisasjoner. Store organisasjoner ansetter et team med AR-offiserer som bruker et avansert sporingsprogramvaresystem. Dette reduserer tid og krefter og gir nøyaktige resultater. På den annen side trenger små organisasjoner vanligvis et avansert system, så de utfører sporingsprosessen manuelt. Dette kan utføres av en profesjonell regnskapsfører eller et team av dem.

Regnskap for kundefordringer

Det neste trinnet innebærer at innkrevingsansvarlig fastsetter forfallsdatoen for betaling. Deretter må de føre en journal for registrering av bestillingene etter å ha organisert dataene for ubetalt gjeld. Denne prosessen brukes til å regnskapsføre ubetalt gjeld og identifisere rabatter ved tidlig betaling.

Hvorfor er kundefordringer så viktig?

Standardprosedyren for å returnere pengene er bare en myte. Folk må følge den ideelle prosedyren, og det er grunnen til at kundefordringsprosessen blir viktig. Hvis betalingen blir forsinket, kan det føre til organisasjonens fall, og hele kontantstrømsystemet kan stoppe opp. Dessuten kan det føre til knapphet på penger til å investere for videre produksjon og betaling til aksjonærene. Dermed er kundefordringsprosedyre avgjørende for at enhver organisasjon skal fungere smidig. Den viser hvor mye penger du trenger å motta og tidslinjen for å opprettholde en sunn kontantstrøm.

Hvordan automatisere kundefordringer?

Anskaffelser

Innkjøpsavdelingen tar det første steget i automatiseringsprosessen. Den legger inn bestillingen og sender en kopi av innkjøpsordren til kundereskontroavdelingen. Deretter sender organisasjonen en faktura med angivelse av betaling og andre detaljer etter å ha mottatt bestillingen.

Fakturabehandling

Fakturabehandling kan gjøres manuelt så vel som elektronisk. Manuell behandling er imidlertid en ekstremt tidkrevende prosedyre, så det anbefales å gå for automatisk databehandling. Dette bidrar til å redusere feilene og gi nøyaktighet, som igjen bidrar til å kjøre hele kan flyte prosessen jevnt.

Godkjenning av faktura

I likhet med fakturabehandling kan godkjenning av fakturaer utføres manuelt og elektronisk. Dette innebærer å matche informasjonen med innkjøpsordren slik at betalingen som mottas, stemmer nøyaktig med bestillingen. Deretter utarbeides dokumenter om kostnad, leveringstidspunkt, antall ganger og andre viktige detaljer.

Betaling

Deretter kommer betalingen, som kan mottas i kontanter, og en sjekk kan behandles automatisk. En reskontroansvarlig må godkjenne betalingen og gjennomføre alle formaliteter slik at betalingen kan mottas problemfritt.

Forhandlerledelse

Det er nødvendig å sjekke opp med klienten hvis han står overfor problemer knyttet til betalingen. Det er kundereskontroavdelingens plikt å kontrollere om fakturaen fortsatt er i godkjenningsprosessen eller betalingen er mottatt.

Systemoppgraderinger

For å automatisere kundefordringer-prosessen er det viktig å holde ERP-systemet (Enterprise Resource Planning) oppgradert ved å installere nye versjoner av programvare som kreves av teamet for å gjennomføre betalingsprosessen jevnt.

Rapportering og analyse

Siste trinn i automatiseringsprosessen for kundefordringer er rapportering av de utarbeidede arkene for bestillinger sendt og innbetalinger mottatt av AP-avdelingen. Analyser deretter transaksjonene og undersøk avdelingens ytelse slik at de kan gjøre endringer hvis det er noe bak dem. Igjen, dette bidrar til å drive organisasjonen jevnt.

Tips for å forbedre kundefordringer

Oppretthold detaljerte forbrukerdetaljer

La oss si at en organisasjon bruker manuell dataregistrering; det kan føre til feil som påvirker faktureringsprosedyren. Dermed bør det automatiske debiteringssystemet laste alle viktige detaljer, spesielt betalings- og kredittvilkår. Automatisert AR-prosess bidrar til å opprettholde nøyaktigheten i regelmessig sjekking av databasen, informering av tidsfrister og opplæring av personalet til å administrere detaljene riktig slik at kontantstrømmen er jevn.

Tilby positive og negative insentiver

Insentiver kan gjøre underverker for den generelle kontantstrømprosedyren. Det er det samme som det virkelige eksempelet på å kjøpe varer; når rabatter tilbys, øker salget. På samme måte fungerer positive og negative insentiver for å avvise kontanter fra bedrifter og enkeltpersoner. Et eksempel på et positivt insentiv kan være å tilby gavepakker hvis betaling mottas tidlig. Et eksempel på et negativt insentiv kan være å straffe dem med ekstra kostnader hvis betalingen blir forsinket. Dette kan skape litt frykt, og de begynner å ta betalinger på alvor, noe som kan være til fordel for organisasjonen din.

Sørg for at kredittpolicyene dine er klare og konsise

Før du låner ut penger til varer og tjenester, sørg for at organisasjonen din har et robust sett med kredittpolicyer. Dette er viktig for at kredittflyten skal opprettholdes skikkelig. Dette er finans- og salgsteamets plikt til å sette kredittgrenser og straffer dersom datoen forlenges. Personalet bør også planlegge møter for å sikre at politikken møter de endrede økonomiske forholdene.

Hold kontakten med kundene dine

Mange ganger hender det at klienter må huske å betale for bestillingen, da dette er et vanlig menneskelig instinkt. Eller andre ganger kan de ha ekte grunner til å ikke betale regningene i tide. Uansett hva årsaken kan være, kan det løses med sunn kommunikasjon. Ved hjelp av kundefordringsprosessen kunne dette løses. Du kan sende påminnelser, så de husker betalingen eller ringe dem direkte for å finne løsningen.

Bruk vanlige månedlige gebyrer i stedet for standardfakturaer

Det anbefales alltid å sende månedlige regninger hvis bestillingen er stor eller det er en vanlig transaksjon mellom virksomheter. I motsetning til uregelmessige fakturaer, er månedlige regninger mer produktive for enhver organisasjon. Det hjelper selskapet med å regulere kontantstrømmen, forbedre produksjonsprosessen og hjelpe selskapet å vokse. I tillegg betyr månedlige regninger at klienter kan betale med direkte belastning, noe som forenkler hele betalingsprosedyren.

Forenkle arbeidsflyten for fakturering

For å jevne ut fordringer prosessen, er det viktig å være fri for eventuelle feil. Feil kan variere fra stavefeil til helt feil detaljer. Derfor anbefales det å bruke fakturamaler som inneholder et format slik at du kan huske hva du skal inkludere og ikke. Dette på sin side fremskynder hele kundefordringsprosessen og bidrar til at enhver organisasjon fungerer problemfritt.

Tilby betalingsvalg til kundene dine

En organisasjon bør tilby sine kunder betalingsalternativer for rettidig mottak av kontanter. Det gjør dem komfortable med å foreta betalinger i den modusen de ønsker før pengene i tide. Patentalternativene inkluderer sjekker, kontanter, debetkort, kredittkort, direkte belastning og bankoverføringer. Blant disse alternativene er direkte belastning den mest effektive siden det er en pull-betaling i stedet for en push-betaling. Dette innebærer at det er forhåndsgodkjent, og klienten trenger ikke opptre for å ratifisere betaling.