Dokumentgodkjenning: En komplett veiledning

Dokumentgodkjenning: En komplett veiledning

Tidsstempel: 29. november 2023, kl
Dokumentgodkjenning: En komplett veiledning PlatoBlockchain Data Intelligence. Vertikalt søk. Ai.

Introduksjon

I den hektiske verden av moderne virksomhet, er dokumentgodkjenningsprosesser avgjørende. Disse prosessene, som omfatter gjennomgang, modifikasjon og ferdigstillelse av dokumenter, er avgjørende for å sikre at forretningsdriften går jevnt og overholder nødvendige samsvarsstandarder. Disse prosessene påvirker alt fra intern kommunikasjon og kontraktsforhandlinger til finansiell rapportering og prosjektledelse.

Tradisjonelt innebar dokumentgodkjenning en tidkrevende serie manuelle overleveringer, der fysiske dokumenter ble sirkulert blant relevante parter for gjennomgang og påtegning. Selv om denne metoden var enkel, var den full av ineffektivitet – forsinkelser på grunn av feilkommunikasjon, tapt papirarbeid og mangel på sporbarhet var vanlige problemer. I dagens digital-first-miljø, hvor hastighet og nøyaktighet er avgjørende, har disse manuelle prosessene blitt stadig mer uholdbare.

Gå inn i en alder av arbeidsflytautomatisering, eksemplifisert ved plattformer som Nanonets Workflows. Disse verktøyene revolusjonerer hvordan bedrifter håndterer automatiserte og nesten berøringsfrie dokumentgodkjenninger ved å automatisere flyten av dokumenter gjennom forhåndsdefinerte prosesser.

Vi vil diskutere alt ovenfor i bloggen vår, men la oss først forstå godkjenningsprosesser for avhandlinger og hva de innebærer.

Forstå dokumentgodkjenningsprosesser

Dokumentgodkjenning er en kritisk forretningsprosess som involverer gjennomgang, verifisering og godkjenning av dokumenter før de ferdigstilles og settes i kraft. Denne prosessen er grunnleggende på tvers av ulike sektorer og for en rekke dokumenttyper, inkludert kontrakter, forslag, økonomiske rapporter og policydokumenter. Hovedformålet med dokumentgodkjenning er å sikre at alle dokumenter er nøyaktige, fullstendige og i samsvar med etablerte standarder og forskrifter.

De tjener en rekke formål –

  • Den fungerer som en kvalitetskontrollmekanisme som garanterer at innholdet i dokumentet er korrekt og oppfyller de nødvendige godkjenningskriteriene satt av organisasjonen.
  • Dokumentgodkjenningsprosesser er uunnværlige for å opprettholde operasjonell integritet, sikre overholdelse av juridiske og regulatoriske krav, og sikre mot feil som kan føre til økonomiske tap eller juridiske forpliktelser.
  • De spiller også en avgjørende rolle i å legge til rette for effektiv kommunikasjon og samarbeid innenfor og mellom organisasjoner.

Manuell dokumentgodkjenningsprosess

Den tradisjonelle tilnærmingen til dokumentgodkjenning er manuell, og involverer ofte fysiske dokumenter som sendes fra en godkjenner til en annen.

Et klassisk eksempel på en arbeidsflyt som ofte utføres manuelt i mange organisasjoner, er innføringsprosessen for ansatte. Denne prosessen innebærer flere trinn for å integrere en ny medarbeider i selskapet. Her er en detaljert oversikt over hvert trinn:

  1. Jobbtilbud og aksept
    • Handling: HR sender et jobbtilbud til kandidaten.
    • Prosess: Tilbudet sendes vanligvis via e-post eller post og inkluderer detaljer om stillingen, lønn og startdato.
    • Response: Kandidaten aksepterer tilbudet og sender en signert kopi av tilbudsbrevet tilbake til HR.
  2. Utarbeidelse av onboarding-dokumenter
    • Handling: HR utarbeider onboarding-dokumenter som kontrakter, selskapspolicyer, skatteskjemaer, etc.
    • Prosess: Disse dokumentene skrives ofte ut og kompileres i en onboarding-pakke.
    • Response: Den nye ansatte er pålagt å lese, signere og returnere disse dokumentene.
  3. Sette opp arbeidsstasjon
    • Handling: IT-avdelingen setter opp en arbeidsstasjon for den nyansatte.
    • Prosess: Dette inkluderer å tildele en datamaskin, sette opp e-postkontoer og gi tilgang til nødvendig programvare og nettverk.
    • Response: Den nyansattes arbeidsplass er klar før startdatoen.
  4. Introduksjon til teamet
    • Handling: HR eller ansettelsessjefen introduserer den nye medarbeideren for teamet sitt.
    • Prosess: Dette kan være gjennom et planlagt møte eller en uformell teamsamling.
    • Response: Teammedlemmer ønsker den nye medarbeideren velkommen og kan gi en oversikt over pågående prosjekter.
  5. Orientering og trening
    • Handling: HR eller en utpekt trener gjennomfører orienteringsøkter.
    • Prosess: Disse øktene inkluderer bedriftens historie, kultur, retningslinjer og jobbspesifikk opplæring.
    • Response: Den nyansatte deltar på disse øktene for å forstå sin rolle og selskapet bedre.
  6. Prøvetidsgjennomgang
    • Handling: HR og den ansattes direkte leder vurderer den ansattes prestasjoner.
    • Prosess: Dette skjer vanligvis etter en bestemt periode (f.eks. 3 eller 6 måneder) og involverer et formelt møte og tilbakemeldingsøkt.
    • Response: Det gis tilbakemelding til den ansatte, og det tas beslutning om fortsatt ansettelse.
  7. Fullføring av onboarding
    • Handling: Offisiell fullføring av onboarding-prosessen.
    • Prosess: Dette innebærer ofte et siste møte med HR for å sikre at alt papirarbeid er fullført og eventuelle utestående problemer blir løst.
    • Response: Den ansatte er nå fullt integrert i selskapet.

I en manuell onboarding-prosess krever hvert trinn betydelig menneskelig intervensjon, fra å forberede og håndtere fysiske dokumenter til å planlegge og gjennomføre personlige møter. Selv om det er effektivt, kan det være tidkrevende og utsatt for feil, for eksempel forsinkelser i dokumentbehandling eller feilkommunikasjon. Automatisering av slike prosesser kan effektivisere disse oppgavene betydelig, noe som gjør dem mer effektive og mindre utsatt for feil.

Automatisert dokumentgodkjenningsprosess

Automatiserte dokumentgodkjenningsarbeidsflyter representerer et paradigmeskifte fra den manuelle tilnærmingen. Ved å utnytte teknologien kan bedrifter overvinne begrensningene til tradisjonelle metoder, og forbedre effektiviteten, nøyaktigheten og sikkerheten.

Å transformere den manuelle ombordstigningsprosessen for ansatte til en automatisert arbeidsflyt ved hjelp av Nanonets Workflows kan øke effektiviteten og nøyaktigheten betraktelig. I dette scenariet er ulike apper integrert i Zaps (automatiserte arbeidsflyter i Zapier) for å effektivisere hvert trinn. Slik kan det struktureres:

  1. Jobbtilbud og aksept
    • trigger: HR oppdaterer statusen til "Tilbud akseptert" på Workable.
    • Handling: Gmail sender en automatisk e-post med jobbtilbudet og instruksjoner for digital signering ved hjelp av DocuSign.
  2. Utarbeidelse av onboarding-dokumenter
    • trigger: Kandidatskilter tilbudsbrev på Docusign.
    • Handling: Google Disk-mappen opprettes, og de kompilerte onboarding-dokumentene sendes automatisk. I tillegg sendes et Google-skjema for å angi startdatoen.
  3. Sette opp arbeidsstasjon
    • trigger: Bekreftelse på startdato via innsending av Google Forms.
    • Handling: Slakk varsling til IT-avdelingen for å sette opp en arbeidsstasjon.
  4. Introduksjon til teamet
    • trigger: En uke før startdato.
    • Handling: Google Kalender planlegger et teamintroduksjonsmøte i kalenderen.
  5. Orientering og trening
    • trigger: Ansattes første dag.
    • Handling: Gmail sender en e-post med orienteringsplan og relevante opplæringsressurser hentet fra Notion basert på jobbrollen.
  6. Prøvetidsgjennomgang
    • trigger: Slutt på prøvetiden.
    • Handling: Google Kalender planlegger et ytelsesvurderingsmøte og sender påminnelser. Du kan alternativt bruke HR-verktøy som BambooHR for å gjøre det samme.
  7. Fullføring av onboarding
    • trigger: Godkjent gjennomføring av prøvetidsgjennomgangen.
    • Handling: Gmail sender en fullføring av onboarding-bekreftelse og SurveyMonkey-lenke for tilbakemelding.

I denne automatiserte arbeidsflyten er hvert trinn i innføringsprosessen koblet sammen gjennom triggere og handlinger på tvers av ulike apper. Dette sikrer at oppgavene utføres på en berøringsfri måte uten manuell intervensjon, noe som reduserer sjansene for feil og forsinkelser. Automatisering av disse prosessene sparer ikke bare tid, men forbedrer også den nyansattes opplevelse ved å tilby rettidig og konsistent kommunikasjon og ressurser.

Lag automatiserte dokumentgodkjenningsarbeidsflyter ved hjelp av Nanonets og reduser manuelle oppgaver.

[Innebygd innhold]

Behov for effektive arbeidsflyter for dokumentgodkjenning

Ineffektivitet i dokumentgodkjenningsprosesser kan skape betydelige flaskehalser i forretningsdriften. Forsinkede godkjenninger fører til stoppede prosjekter, tapte muligheter og kan påvirke kundeforhold negativt. På kritiske områder som finans eller juridisk, kan forsinkelser føre til manglende overholdelse av forskrifter og økonomiske sanksjoner. Dessuten fører ineffektive arbeidsflyter ofte til gjentatt arbeid, økte driftskostnader og frustrasjon hos ansatte, noe som påvirker den generelle produktiviteten og moralen.

Disse ineffektivitetene dukker opp i en rekke bransjer –

Anlegg: Forsinkelser ved godkjenning av prosjektplaner eller arkitekttegninger kan presse byggeplanene tilbake, og påvirke tidsfrister og kostnader.Helsevesen: Pasientbehandlingsplaner eller medisinske rapporter krever rettidig godkjenning for å sikre rask behandling og overholdelse av helseforskrifter.Finans: I bankvirksomhet må godkjenning av lån eller investeringer være raske for å utnytte markedsmuligheter og møte kundenes forventninger.Kunnskap: Endringer i læreplanen eller tilskuddsgodkjenninger må behandles effektivt for å tilpasses akademiske kalendere og finansieringssykluser.Regjeringen: Policydokumenter eller regulatoriske godkjenninger må fremskyndes for å oppfylle lovbestemte tidslinjer og offentlige tjenesteforpliktelser.

Nøkkelelementer i arbeidsflyter for dokumentgodkjenning

Når du skal etablere robuste dokumentgodkjenningsarbeidsflyter, er det viktig å vurdere flere nøkkelkomponenter som sikrer jevn drift og effektiv kommunikasjon. I en omfattende arbeidsflyt for Nanonets dokumentgodkjenning trenger du følgende komponenter som er oppført nedenfor. Når du har en grov utforming av arbeidsflyten din i tankene, kan du starte en ny Nanonets arbeidsflyt og begynne å koble til appene dine ved hjelp av automatiserte utløsere og handlinger.

Dokumentinnlevering og innsamlingverktøy: Google Forms, JotForm eller Microsoft Forms for innsamling av informasjon.Prosess: Sikre og lett tilgjengelige portaler for dokumentinnsending, som sikrer konsistent formatering og innhold.Tildeling av godkjennere og rollerverktøy: Trello, Asana eller Monday.com for oppgavetildeling.Prosess: Definer tydelig roller og ansvar for hver godkjenner for å sikre ansvarlighet og effektivitet.Stille inn tillatelsesnivåerverktøy: SharePoint eller Google Disk for dokumentlagring.Prosess: Etabler ulike tilgangsnivåer for å beskytte sensitiv informasjon og opprettholde dokumentintegritet.Fastsettelse av forfallsdatoerverktøy: Asana, Trello eller Microsoft Project for sporing av tidsfrister.Prosess: Sett realistiske tidsfrister for å sikre rettidige godkjenninger samtidig som det gir tilstrekkelig tid til grundig gjennomgang.Tilbakemelding og revisjonssporingverktøy: Google Docs eller Microsoft Word for sanntidssamarbeid.Prosess: Aktiver klare og sporbare tilbakemeldingsmekanismer for effektive revisjoner og oppdateringer.Varsler og varslerverktøy: Slack, Microsoft Teams eller e-postautomatiseringsverktøy som Mailchimp.Prosess: Automatiserte varsler for å holde alle interessenter informert om dokumentstatus og ventende handlinger.Endelig godkjenning og avmeldingverktøy: DocuSign, Adobe Sign for digitale signaturer.Prosess: Sikre og verifiserbare metoder for endelig godkjenning for å sikre lovlig og prosedyremessig samsvar.Rapportering og analyseverktøy: Power BI, Tableau for datavisualisering og rapportering.Prosess: Regelmessige rapporter for å overvåke arbeidsflyteffektivitet og identifisere områder for forbedring.

Lag automatiserte dokumentgodkjenningsarbeidsflyter ved hjelp av Nanonets og reduser manuelle oppgaver.

[Innebygd innhold]

Utforme en effektiv dokumentgodkjenningsarbeidsflyt

For å lage en strømlinjeformet dokumentgodkjenningsarbeidsflyt, følg disse trinnene, og integrer de riktige verktøyene for å forbedre effektiviteten og nøyaktigheten.

Utarbeide dokumentetverktøy: Google Dokumenter, Microsoft Word.Prosess: Lag dokumenter ved hjelp av standardiserte maler for å sikre konsistens.Sender inn til vurderingverktøy: E-postplattformer som Outlook, Gmail; prosjektstyringsverktøy som Asana eller Trello.Prosess: Implementere et system for å sende inn dokumenter til gjennomgang, og sikre at all nødvendig informasjon er inkludert.Gjennomgang av dokumentetverktøy: Adobe Acrobat for PDF-filer, Microsoft Word for samarbeidsredigering.Prosess: Anmeldere gir tilbakemelding og forslag til endringer, ved å bruke sporendringer og kommentarfunksjoner for åpenhet.Inkorporerer tilbakemeldingverktøy: Samme som tegneverktøy.Prosess: Opprinnelige forfattere gjør nødvendige endringer basert på tilbakemeldingene, og gjennomgår potensielt flere gjennomgangssykluser.Endelig godkjenningverktøy: DocuSign, Adobe Sign for e-signaturer.Prosess: Endelige godkjennere gjennomgår dokumentet og signerer elektronisk, noe som indikerer offisiell godkjenning.Arkivering og journalføringverktøy: Skylagringsløsninger som Dropbox, Google Drive.Prosess: Lagre godkjente dokumenter på en sikker, organisert måte for enkel gjenfinning og samsvar.Overvåke og evaluere arbeidsflytenverktøy: Verktøy for arbeidsflytanalyse som Zapiers innebygde analyse, Google Analytics.Prosess: Overvåk kontinuerlig arbeidsflytens ytelse og foreta justeringer etter behov for å forbedre effektiviteten.

Ved å nøye utforme hvert trinn og integrere de riktige verktøyene, kan bedrifter sikre en jevn, effektiv og gjennomsiktig dokumentgodkjenningsprosess. Denne tilnærmingen sparer ikke bare tid og ressurser, men forbedrer også den generelle operasjonelle effektiviteten.

Konklusjon: Revolusjonerende dokumentgodkjenning med Nanonets arbeidsflyter

I riket av moderne forretningsdrift er effektiviteten og nøyaktigheten til dokumentgodkjenningsarbeidsflyten avgjørende. Nanonets Workflows fremstår som en transformativ løsning, som utnytter kraften i arbeidsflytautomatisering for å strømlinjeforme og forbedre disse prosessene. Ved å integrere sofistikerte kunstig intelligens og store språkmodeller (LLM), forenkler Nanonets ikke bare oppretting av arbeidsflyt, men øker også muligheten til å håndtere intrikate dokumentrelaterte oppgaver. Denne fremgangen er ikke bare en oppgradering; det er en strategisk revolusjon som omformer hvordan bedrifter håndterer dokumentgodkjenning, sikrer overholdelse og fremmer sømløse samarbeid.

Automatisert dokumentgodkjenning med nanonetter

I riket av moderne forretningsdrift er effektiviteten og nøyaktigheten til dokumentgodkjenningsarbeidsflyten avgjørende. Nanonets Workflows fremstår som en transformativ løsning, som utnytter kraften i arbeidsflytautomatisering for å strømlinjeforme og forbedre disse prosessene.

Dessuten, ved å integrere sofistikerte AI og store språkmodeller (LLM), forenkler Nanonets ikke bare oppretting av arbeidsflyt, men øker også muligheten til å håndtere intrikate dokumentrelaterte oppgaver. Denne fremgangen er ikke bare en oppgradering; det er en strategisk revolusjon som omformer hvordan bedrifter håndterer dokumentgodkjenning, sikrer overholdelse og fremmer sømløse samarbeid.

Kontraktsstyring i juridiske avdelingerDokumentinnlevering: Juridiske team sender inn kontrakter ved hjelp av Google Forms.Gjennomgå oppgave: Trello tildeler automatisk kontrakter for vurdering basert på emne.Automatisert gjennomgang: Nanonets AI gjennomfører en innledende gjennomgang og flagger potensielle problemer ved bruk av LLM-er.Tilbakemelding og revisjoner: Samarbeidsredigering og tilbakemelding gjennom Google Dokumenter.Endelig godkjenning: Digitale signaturer via DocuSign for lovlig overholdelse.Arkivering: Sikker lagring av sluttførte kontrakter i SharePoint.Politikkutvikling i statlige etaterFørste utkast: Retningslinjer er utarbeidet ved hjelp av standardiserte maler i Microsoft Word.Konsultasjon av interessenter: Asana styrer konsultasjonsprosessen og sporer tilbakemeldinger fra ulike avdelinger.Revisjonsinkorporering: Forfattere oppdaterer retningslinjer basert på tilbakemeldinger, sporet i Microsoft Word.Godkjenning og publisering: Endelig avmelding gjennom Adobe Sign, etterfulgt av publisering på byråets nettside.Finansiell rapportering i Corporate FinanceRapportgenerering: Rapporter genereres ved hjelp av Excel og deles via e-post.Databekreftelse: Nanonets AI krysssjekker økonomiske data mot interne databaser.Gjennomgang av ledelsen: Seniorledelsen vurderer og gir tilbakemelding ved hjelp av samarbeidsverktøy.Samsvarssjekk: Automatiserte kontroller for overholdelse av regelverk ved hjelp av tilpassede LLM-er.Avslutning: Rapporter signeres elektronisk og lagres i Google Disk for journalføring.Godkjenninger av forskningsforslag i akademiske institusjonerInnsending av forslag: Forskere sender inn forslag gjennom JotForm.Koordinering av fagfellevurderinger: Automatisert koordinering av fagfellevurderinger ved hjelp av Microsoft Project.Tilbakemeldingsintegrasjon: Forskere reviderer forslag basert på fagfellekommentarer.Etikkkomiteens godkjenning: Forslag sendes til den etiske komiteen for endelig godkjenning via DocuSign.Tildeling av midler: Godkjente forslag knyttes automatisk til finansieringskilder ved hjelp av tilpassede Nanonets-integrasjoner.

Legg ut på reisen din med Nanonets ved å avtale en samtale med våre AI-eksperter. Motta en skreddersydd demo og prøveversjon, designet spesielt for bedriftens behov. Teamet vårt vil veilede deg gjennom oppsettsprosessen, og sikre at overgangen til automatiserte arbeidsflyter er jevn og effektiv.

Med Nanonets Workflows gir teamene dine mulighet til å fokusere på strategiske oppgaver som betyr noe. Si farvel til manuell slit og omfavn en fremtid der automatisering forbedrer alle aspekter av dokumentgodkjenningsprosessene dine. Start nå og opplev den transformative kraften til Nanonets Workflows i virksomheten din.

[Innebygd innhold]

Tidstempel:

Mer fra AI og maskinlæring