Finansielle tjenesters ubeleilige behov for WhatsApp-arkivering (Harriet Christie)

I september 2022 nådde Securities Exchange Commission (SEC) og Commodity Futures Trading Commission (CTFC) oppgjør på til sammen rundt 1.8 milliarder dollar med

12 av Wall Streets ledende investeringsbanker. De fremtredende institusjonene, som inkluderte Morgan Stanley, Citigroup, Goldman Sachs og Bank of America, ble straffet for ikke å overvåke ansattes bruk av uautoriserte meldingsapper, som Whatsapp, med
kollegaer og kunder. 

Undersøkelsen fulgte etter JP Morgans bot på 200 millioner dollar i desember 2021, med slusene tilsynelatende åpne. Myndighetene ser ut til å ha brukt det opprinnelige oppgjørstallet på 200 millioner dollar som en målestokk for industrien, noe som betyr slutten på en uoffisiell
utsettelsesperioden ga bedrifter tilpasse seg pandemien.  

Slike monumentale straffer har selvsagt hatt en seismisk innvirkning på det finansielle tjenestelandskapet, med ettervirkningene som strekker seg langt utover gigantene som tydeligvis blir gjort til et eksempel på. Men hvordan kom vi til dette stadiet, og hvordan kan bedrifter håndtere dette
ansattes atferd som tydeligvis ikke lenger vil bli tolerert?

Hva skjer med WhatsApp? 

SEC-mandater at bankene fører oversikt over all kommunikasjon mellom kunder og meglere. Private utvekslinger, som de som skjer gjennom WhatsApp,
er langt vanskeligere å overvåke, og sannsynligheten for at data blir kompromittert øker bare etter hvert som personlige enheter introduseres til ligningen. 

Det er viktig å merke seg at problemet her ikke er med WhatsApp selv; de samme bekymringene gjelder for WeChat, Telegram og andre 'flyktige' meldingsapper. Det er vanskelighetene med å dokumentere kommunikasjon på disse krypterte plattformene, og den påfølgende
brudd på journalføringskrav, det er problematisk. 

Tretthet i telefonsamtale 

Inntil relativt nylig hadde forbrukere begrensede alternativer tilgjengelig for dem hvis de ønsket å nå ut til et regulert firma. For å diskutere bankkontoen sin, for eksempel, må de enten ta telefonen eller gå over til sin lokale filial for en personlig
diskusjon. Nå er de i stand til å kommunisere med organisasjonen gjennom en rekke digitale kanaler. 

Det er ikke bare et alternativ, men en preferanse. WhatsApp, Facebook Messenger og Telegram var blant de

mest nedlastede apper i 1. kvartal 2022, og WhatsApp selv har en astronomisk
2 milliarder aktive brukere verdensomspennende. I følge
Forbes, 93 % av amerikanske forbrukere ønsker å kommunisere via tekstmelding, med hastighet, brukervennlighet og (forbruker) kjennskap til plattformene som viser avgjørende fordeler.  

Dette fungerer begge veier; det er også enklere og mer effektivt for ansatte å kommunisere gjennom verktøy som de er kjent med å bruke i hverdagen, enn et som leveres av arbeidsgiveren. 

Eksterne kanaler 

Forstyrrelsen av Covid-19-pandemien førte til langt større avhengighet av meldingsapper, ettersom fysisk nærhet, selv med kolleger, var forbudt. I 2019 fikk 68.1 millioner amerikanske mobiltelefonbrukere tilgang til WhatsApp for å kommunisere. Dette tallet er anslått til

vokse til 85.8 millioner brukere i 2023. Et biprodukt av denne avhengigheten av nye digitale kanaler var en eskalering i antall arbeidere som brukte

personlige telefoner eller nettbrett for virksomheten, da linjer begynte å bli uskarpe og profesjonelle og personlige liv flettet sammen. 

Det er mer sannsynlig at ansatte opptrer tilfeldig når de jobber eksternt, enten det betyr å ta lengre pauser eller sende meldinger til klienter eller kolleger via en uautorisert kanal. Etter å ha tillatt disse kommunikasjonsvanene å sette inn over en langvarig periode, er de
nå svært vanskelig å flytte tilbake til et nivå før Covid, gitt den iboende bekvemmeligheten og brukervennligheten som ansatte har blitt vant til. 

Betaler regningen 

JP Morgan
200 millioner dollar i bot i desember 2021 var den første betydelige straffen i en etterforskning som også har påvirket de nevnte dusin ledende investeringsbankene til en verdi av 1.8 milliarder dollar. SECs nedbryting har siden fortsatt å utvide seg, som Wall Streets

private equity-giganter har avslørt at de er under etterforskning.  

Håndhevingsenheten har også startet
henvendelser om mindre protokoller for registrerte investeringsrådgivere (RIA) for 'off-channel' forretningskommunikasjon. RIA-er er underlagt samme regelverk som de større firmaene som tidligere ble straffet, så selv om de kan ha blitt spart for bakholdsangrep
de første undersøkelsene, bør de være oppmerksomme på at de er i regulatorenes trådkors likevel. 

Hva nå? 

Situasjonen etterlater bedriftsledere og compliance-team i en dilemma. Skulle de ofre bekvemmelighet og driftseffektivitet i jakten på samsvar, forby meldingsapper direkte og i stedet stole på de utprøvde løsningene til
e-post, telefonsamtaler og i mindre grad sosiale medier? 

Dette er sannsynligvis et fristende alternativ gitt hvor enorme straffene som administreres. Det har absolutt vært den mer populære tilnærmingen gitt at i juli 2022, bare

15 % av finansselskapene overvåket WhatsApp. 

Men det er ikke fullt så enkelt. Å forby ansatte fra å bruke bestemte kanaler betyr ikke nødvendigvis at all risiko er eliminert. Forbudet mot nyttige verktøy vil trolig føre til misfornøyde ansatte og «compliance gap» på arbeidsplassen.
Det tryggere alternativet er at bedriftsledere forstår plattformene som ansatte og forbrukere foretrekker å bruke, og deretter utvikler passende retningslinjer deretter.  

Til syvende og sist, hvis ansatte ønsker å bruke uautoriserte apper, vil de gjøre det, med mindre en tilsynsprosedyre er på plass for å kontrollere det på riktig måte. Dette har hatt enorme konsekvenser for slike som Goldman Sachs, Bank of America et al., som ikke har lyktes med
dette trinnet, til tross for deres ressurser.  

Kan WhatsApp overvåkes? 

Det foretrukne alternativet her er definitivt å gi personalet mulighet til å bruke plattformene de er mest komfortable med, og minimere begrensninger der det er mulig.  

For å oppnå samsvar på krypterte plattformer som WhatsApp, må bedriftsledere sikre at de kan fange opp, bevare og overvåke samtaler. Dette er lettere sagt enn gjort, og prosessen har historisk sett vært en kilde til store vanskeligheter. Imidlertid, i
de siste årene har nye løsninger blitt utviklet spesielt for å takle denne nye nødvendigheten.  

På samme måte som tidligere for sosiale medieplattformer, har ledende leverandører av digital arkivering bygget teknologien for å fange og arkivere kommunikasjonsdata fra apper som WhatsApp, WeChat, Signal og Telegram. Dette redder bedriftsledere fra frustrasjonen
av å måtte velge mellom effektivitet og overholdelse; begge kan nå sameksistere veldig fredelig. 

Det er avgjørende at firmaer også kan tildele sekundære numre på personlige enheter, slik at ansatte kan skille mellom forretnings- og ikke-arbeidsrelaterte kontakter, og fange opp relevante data deretter. Dette betyr at personvernet også kan opprettholdes til tross for økt
nivåer av faglig gransking. 

Det ville være kontraintuitivt å ignorere den økende etterspørselen etter krypterte meldingsapper på arbeidsplassen. Heldigvis trenger ikke bedrifter lenger.