Hvordan robotprosessautomatisering på e-postbehandling kan påvirke lærere

Robotisk prosessautomatisering (RPA) gjør det mulig for folk å slutte å gjøre visse typer repeterende oppgaver som ofte utføres manuelt. Siden så mange enkeltpersoner nå bruker dyrebar tid på å håndtere behov for e-postbehandling, er det ingen overraskelse at de har sett på hvordan RPA kan hjelpe innboksene deres. Her er noen eksempler på hvordan det kan forbedre driften i utdanningssektoren og hjelpe hardtarbeidende lærere med å frigjøre tid.

Redusere skriveoppgaver

Noen RPA-verktøy kan håndtere innkommende og utgående e-poster før lærere i det hele tatt ser dem. Det eliminerer mye av det travle arbeidet som ofte utgjør så mye av deres typiske arbeidsdager.

Slike løsninger vurderer generelt innholdet i en e-post som det første trinnet. Deretter oppretter de en konfidenspoengsum for det e-posten sier. Hvis RPA-systemet har høy tillit, sender det et svar uten innspill fra lærere eller noen andre som er involvert i e-postbehandling. Lærere blir bare involvert når RPA-verktøyet har lav tillit til e-postens innhold og trenger veiledning.

Slike oppsett er spesielt nyttige når foreldre sender e-poster som er enkle å svare på. En lærer kan sette opp spesifikke maler for et RPA-verktøy å bruke. Deretter trenger de bare å skrive mer detaljerte svar når innholdet i en e-post er mer komplekst.

Tenk på et eksempel der elevene sender lekser via e-post. En lærer kan bruke RPA for å bekrefte mottak av arbeidet eller flagge at en elev har glemt å inkludere et nødvendig vedlegg.

RPA er også verdifull i perioder som starten av et skoleår, når en lærer kan trenge å sende velkomst-e-poster til dusinvis av nye elever og deres foreldre. Lærere må fortsatt legge til personlig preg på korrespondansen, men de kan eliminere eller redusere noe av e-postinnholdet som må være med i hver melding.

"RPA kan sende e-postsvar uten innspill fra lærere." 

Sparer tid under essensielle oppgaver

Mange jobber som lærere utfører har elementer av både repetisjon og individualisering. Leksjonsplanlegging er et utmerket eksempel. Lærere følger vanligvis spesifikke rammer for å sikre at leksjonens innhold oppfyller statlige eller nasjonale standarder. Imidlertid vil de også justere planene for hver elev, avhengig av elevens styrker og behov.

I Skottland ble Aberdeen City Council det første i landet som brukte RPA for å lage leksjonsplaner. Denne RPA-applikasjonen forårsaket positive endringer tilsvarende å ansette 14 flere lærere fordi det sparte så mye tid.

Noen leksjonsplaner inkluderer til og med å lære elever hvordan de sender e-poster. Dette innholdet er spesielt gunstig for yngre elever eller personer som lærer engelsk som andrespråk.

E-poster er en integrert del av hverdagen for mange, men alle måtte lære å sende dem på et tidspunkt. Tenk deg en RPA-løsning som kan hjelpe lærere med å lage leksjonsplaner raskere, og deretter distribuere temainnhold direkte til elevenes innbokser.

"En RPA-applikasjon brukt i Skottland sparte så mye tid at den ga det tilsvarende å ansette 14 nye lærere." 

Sikre at lærere ser e-poster etter prioritert nivå

E-post er en praktisk kommunikasjonsmetode, men den kan fort bli overveldende. Det er fordi folk flest har konfigurert innboksene sine til å motta alle e-poster når de ankommer. Men, en beste praksis for e-postbehandling er å prioritere hvordan og når du håndterer meldinger. Du vil nesten helt sikkert finne at noen trenger umiddelbar oppmerksomhet og andre ikke trenger svar i det hele tatt.

RPA kan jobbe i bakgrunnen for å prioritere e-post. Noen systemer lærer over tid hvilke e-poster som er mer eller mindre viktige. Folk kan også justere innstillingene slik at de ser e-poster i grupper på forhåndsinnstilte tider. På den måten blir ikke brukere avbrutt hver gang en ny melding kommer.

Noen RPA-systemer lærer også å gjenkjenne spesifikke nøkkelord. De kan inkludere «sykt barn», «sene lekser» eller «glipp av oppgave». Dette er alle saker som kan trenge rask oppmerksomhet fra en lærer.

Mange lærere har møtt ekstraordinære utfordringer de siste årene, og noen er det arbeider nå med utbrenthet som et resultat. Et problem er at de ofte må bruke så mye av tiden på andre ting enn å undervise. RPA kan løse dette problemet, spesielt når det gjelder e-postbehandling.

"Noen RPA-systemer kan prioritere e-post, og læring over tid som er mer eller mindre viktig." 

Forbedre behandlingstider og prosedyrer

Mange utdanningssystemer bruker e-postinnhold som et tidlig varslingssystem. For eksempel kan visse fraser indikere en elev i risikogruppen eller en med ekstremistiske synspunkter som kan sette seg selv eller andre i fare.

I Storbritannia implementerte utdanningsdepartementet et RPA-verktøy kjent som Automated Robot Negating the Onerous Logging of Data – eller ARNOLD. Før bruk av ARNOLD, håndterte arbeidere ca 120,000 XNUMX e-poster fra publikum hvert år ved å manuelt sette data inn i et system. Det tok betydelig tid, noe som krevde at noen leste en melding og forstår den i sammenheng, og deretter kategoriserer den før den gikk til rett person.

Nå gjennomgår ARNOLD hver e-post, kategoriserer den etter risikonivå, og utfører den nødvendige dataregistreringen i utdanningsavdelingens system. RPA-verktøyet undersøker hundrevis av variabler knyttet til hver e-post for å bestemme hvordan den skal klassifiseres. Dette oppsettet har eliminert den manuelle dataregistreringen knyttet til innkommende e-poster.

Ansatte sier at denne endringen har hjulpet dem med å fokusere på tjenestelevering i stedet for administrasjon. Det gjør det også lettere for dem å oppdage e-postene som krever den raskeste handlingen, for eksempel de om elever i risikogruppen eller dårlige prestasjoner.

Robotisk prosessautomatisering gjør e-posthåndtering enklere

Dagens lærere kan ikke unngå å skrive og svare på e-poster. Men som disse eksemplene viser, kan et robotisert prosessautomatiseringsverktøy hjelpe dem med å spare tid og engasjere seg i mer givende og relevant arbeid.

Noen beslutningstakere i utdanningsavdelingen nøler med å gjøre ting annerledes, spesielt hvis de nye prosessene krever økonomiske ressurser. Det betyr at lærere kan trenge å snakke spesifikt om hvor mye tid og energi de bruker på å skrive e-poster for øyeblikket, og hvordan RPA vil være en game-changer for å la dem bruke mer tid på det de kan best.