Hvordan organisere regninger? – 3 måter å spore regninger enkelt

Regninger er en uunngåelig del av livet. Enten du er en bedrift, en frilanser eller en lønnet person, er du nødt til å ha regninger. Med en overbelastning av regninger, er du nødt til å tape og glemme noen.

Effektiv regningshåndtering starter med bedre organisering, slik at du aldri mister en viktig regning. Men hvordan organisere regninger effektivt? Hvordan komme i gang? Og hva er de beste praksisene for å spore regninger enkelt?

Vi vil diskutere tre måter å organisere regningene dine på, slik at du alltid har dem tilgjengelig når du trenger dem.

---

Hvorfor trenger du å organisere regninger?

Når du har en enkelt person som håndterer færre regninger, er det enkelt å administrere. Men ettersom regningene øker, vil feil skje. Her er noen grunner til at du bør ta regningshåndtering på alvor:

Mister oversikten over forfallsdatoer og beløp: Å holde styr på flere regninger, deres datoer og beløp er en kjedelig oppgave. Og hvis du går glipp av betalingene, må du kanskje betale et ekstra beløp.

Skadelige kredittpoeng: Rettidig betaling av regninger er knyttet til kredittpoengsummen din. En bulk her kan koste deg mye.

Opprettholde betalingsoppføringer: For en bedrift er det avgjørende å opprettholde finansielle poster over betalinger, fakturaer, regninger og mer for å forbli i samsvar. Under en revisjon må du presentere nøyaktige og pålitelige data. Manglende regninger kan sende et feil signal og føre til ytterligere intense revisjoner.

Ineffektiv budsjettering: Regninger gir en idé om utgiftstrender og hjelper deg med å holde et øye med budsjettet i forhold til utgiftene dine. Unnlatelse av å administrere regninger kan føre til at du mister oversikten over budsjettet.  

Bortsett fra disse, kan organisering av regninger hjelpe deg med å takle identitetstyveri, administrere økonomiske poster og sikre rettidig betaling av regninger.

---

3 måter å organisere regninger på som en proff!

Denne bloggen vil diskutere disse tre måtene å organisere regningene dine på. Disse metodene er plassert i økende rekkefølge av nøyaktighet, effektivitet og pålitelighet.

• Organiser regninger manuelt
• Digitalisere regninger og sortere dem på skrivebordet
• Automatisering av regningsorganisering med automatiserte arbeidsflyter

---

Organiser regninger manuelt

Å organisere regninger manuelt innebærer å bruke papirmapper og skap for å kategorisere utgifter. For eksempel kan du opprette en mappe merket "Underholdningsutgifter" for å lagre alle regninger relatert til underholdning, for eksempel middager, teamutflukter og mer.

Du kan følge disse trinnene for å organisere regninger manuelt:

• Sorter regningene dine etter forfallsdato og kategoriser innkommende regninger etter forbrukskategori.
• Lag et arkivsystem for regningene dine. Bruk mapper eller skap for hver type kategori.
• For å holde styr på betalinger og forfallsdatoer, bruk et papir- eller excel-regneark og skriv ned regningsbeløp, forfallsdato, betalingsstatus og kategori.
• Sett opp påminnelser på mobilenheten din slik at du ikke glemmer regningsbetalinger.
• Utfør betalinger etter hvert som de forfaller, og oppdater betalingsstatusen for hver regning.
• Lagre betalte regninger i en separat fil eller arkiv for å holde det aktive regningssporingsarket ditt håndterbart.
• Gjenta denne månedlige prosessen for å holde regningene organisert og under kontroll.

Pros:

• Det er en enkel metode.
• Alle kan følge disse trinnene for å holde regninger på ett sted.

Cons:

• Det kreves mye manuell innsats.
• Det er utfordrende å identifisere forbrukstrender.
• Kvitteringer kan lett bli borte eller skades.

---

Digitalisere regninger og sortere dem digitalt

Digitalisering av regninger kan bidra til å redusere risikoen for å skade eller miste regninger. Følg disse trinnene for å organisere regninger digitalt:

• Det første trinnet er å digitalisere regninger. Du kan ta bilder av regningene dine ved hjelp av telefonen.
• Du kan også bruke en regningsskanner-app å trekke ut data fra regningen og digitalisere regninger effektivt.
• Last opp de skannede bildene til skrivebordet.
• Opprett mapper basert på forbrukskategorien og last opp regningene i utpekte mapper.
• Bruk en filnavnkonvensjon for raskt å identifisere hver regning, for eksempel regningstype og dato.
• Organiser de digitale regningene i undermapper basert på kategorier eller forfallsdatoer.
• Du kan gjøre dette på skrivebordet ditt eller et nettbasert system som Google Drive, Sharepoint eller mer.
• Bruk nå et regneark eller økonomistyringsverktøy for å holde styr på forfallsdatoer, betalingsstatus og beløp.
• Sett opp automatiske påminnelser for å sikre rettidig betaling av regninger.
• Sikkerhetskopier dine digitale regninger til en sikker skytjeneste for å beskytte mot tap av data.

Pros:

• Lettere å kategorisere og spore betalinger og utføre økonomiske analyser.
• Oppbevaring av regninger digitalt eliminerer risikoen for å miste eller skade regninger.

Cons:

• Lagring av finansiell informasjon digitalt kan skape bekymringer om datasikkerhet.
• Du må utføre hele øvelsen for hver ny regning som kommer inn.
• Du må lage flere sikkerhetskopier for å sikre at du ikke mister dataene.  

---

Automatisering av regningsorganisering med automatiserte arbeidsflyter

Automatiserte arbeidsflyter er en fin måte å eliminere manuelle oppgaver i organisering av regninger. De fleste regningsorganiseringsoppgaver er regelbaserte, noe som betyr at de enkelt kan kodes.

Plattformer som Nanonetter kan hjelpe deg med å automatisere regningsorganisering ved å bruke arbeidsflyter uten kode, dokumentklassifiserere, og sikker skylagring. Slik ser en arbeidsflyt for automatisert regningsadministrasjon ut på Nanonets:

• En innkommende regning vil automatisk lastes opp på Nanonets ved å bruke alternativer for opplasting av dokumenter.

• Regningen blir deretter rutet til OCR-modellen, der relevante data trekkes ut, som regningsbeløp, forfallsdato, betalingsadresse, betalingsbetingelser og mer.

• Nå skjer det flere ting i de neste stadiene:

1. Regningsdataene er riktig formatert hvis de har feil. For eksempel datoformat, store bokstaver eller fjerning av spesialtegn.
2. Gi nytt navn til regningen basert på regningsbeløp, forbrukskategori og mer.
3. Basert på regningsdataene, er regningen kategorisert i de riktige utgiftskategoriene.
4. En godkjenningsarbeidsflyt utløses i tilfelle feil, som sender regningene til deg for manuell gjennomgang.
5. Du kan også matche regningsdataene med kontoutskriften din for å sikre at ingen ekstra kostnader.

Pros:

• Feilfri og pålitelig prosess
• Skaper revisjonsspor automatisk.
• Ingen risiko for å miste, skade eller glemme en regning som skal betales i tide.
• Automatisering sparer mye tid, krefter og penger.

Cons:

• Du må gjøre en engangsinnsats for å sette opp arbeidsflyter. [Ekspertteamet vårt kan hjelpe deg med å sette opp arbeidsflyter.]

---

Hvorfor bruke Nanonets til å organisere regninger?

[Innebygd innhold]

Nanonets er en AI-basert OCR-programvare med avansert no-code arbeidsflytautomatisering og global betalingsplattform. Med Nanonets kan du automatisere enhver manuell prosess med regelbaserte arbeidsflyter.

Nanonets ' OCR-programvare er en av de beste på markedet. Den kan trekke ut data fra ethvert dokument; PDF-er, bilder, håndskrevne dokumenter, excel, word, osv. med 95%+ nøyaktighet og 10X raskere enn den manuelle metoden.

Bortsett fra det kan du bruke Nanonets til å trekke ut data fra dokumenter, klassifisere dokumenter, bruke en database til verifisere dokumenter, utføre datarikning oppgaver, og eksportere data til forskjellige formater og databaser.

Mulighetene er uendelige.

Her er noen grunner til å vurdere nanonetter:

• Last opp dokumenter automatisk fra flere kilder som Gmail, Disk, SharePoint, skrivebord og mer.
• Klassifiser innkommende dokumenter med en dokumentklassifiserer.
• Utmerket dokumentmatching for enkel dokumentverifisering.
• Trekk ut data fra ethvert dokument på <15 minutter
• Sett opp egendefinerte arbeidsflyter for å utføre dataforbedring, godkjenningsautomatisering, Og mer.
• Sikker dokumentlagring og dokumentarkivering.
• Sømløse integrasjoner for å synkronisere data med 5000+ programvare.
• Fullstendig tilpassbart grensesnitt uten kode.
• Gratis migrasjonshjelp.
• 7 dagers gratis prøveperiode
• Dedikert kundesuksessansvarlig.
• Rollebasert tilgangskontroll
• 24 × 7 støtte

Her er et glimt av hva Nanonets kan gjøre og mer:

Over 30,000 30 brukere bruker Nanonets for å automatisere mer enn XNUMX millioner dokumentprosesser. Nanonets er det perfekte valget for bedrifter som ønsker å optimalisere dokumentprosessene sine med en robust, sikker og kodefri plattform.

Har du et spesifikt bruksområde i tankene? Ta kontakt med teamet vårt slik at vi kan hjelpe deg med brukssaken.

---

Les mer:

• SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
• Platoblokkkjede. Web3 Metaverse Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
• kilde: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-bills/