Hvordan automatisere avstemmingsprosesser med avstemmingsprogramvare?

Avstemming er en obligatorisk prosess for virksomheter av alle størrelser. Avstemming hjelper bedrifter med å få innsikt i forretningsutgifter og deres kategorier i sanntid.

Kontoavstemming tar mye tid og krefter. Den manuelle avstemmingsmetoden er også utsatt for feil. Det innebærer å matche poster på flere dokumenter, noe som kan føre til feil i rapporteringen og deretter sette bedrifter i fare for å ta feil beslutninger for å begrense utgiftene sine.

Med intelligent automatisering, er forsoningslandskapet i endring. Avstemmingsprogramvare (en del av programvare for regnskapsautomatisering) som Nanonetter hjelper bedrifter med å ta kontroll over utgiftene sine, holde bøker oppdatert og forbedre finansiell rapportering med nøyaktige data.

La oss se på avstemmingsprosessene og hvordan avstemmingsprogramvare forenkler avstemming for din økonomiavdeling.

Hvordan gjøres avstemming manuelt?

Slik ser den manuelle avstemmingsprosessen ut:

• Samle og sammenligne dokumenter – Du må samle inn kontoutskrifter, kasseapparater og betalingsbevis for å matche dem. For hver transaksjon som er registrert på kontoutskriften, bør du ha samme oppføring i kassa sammen med betalingsbevis.
• Trekk ut data fra dokumentene - For å sammenligne dataene riktig, bør du enten manuelt legge inn data fra dokumentene i et excel-ark, eller bruke et kontoutskrift til CSV omformer.
• Sjekk ut oppføringene som samsvarer – Stryk oppføringene som samsvarer med på alle tre dokumentene.
• Sjekk oppføringene som ikke stemmer – Flere oppføringer vil ikke samsvare. Du må finne årsaken og en riktig utgiftskategori og justere saldoene riktig.
• Sjekk sluttsaldo – Din generell hovedbok saldo sluttsaldo bør samsvare med kontoutskriften etter alle justeringene dine.

Den manuelle prosessen innebærer

• Matche dokumenter manuelt eller ved å bruke forskjellige excel-ark.
• Innhenting av betalingsbevis manuelt.
• Inkonsekvente prosesser, som hver regnskapsfører, følger trinnene litt annerledes.

Hva kan gjøres for å fjerne manuelle elementer fra hele prosessen? Du kan bruke programvare for regnskapsautomatisering i likhet med Nanonetter å introdusere intelligent automatisering i hele prosessen. Men la oss først svare på følgende spørsmål.

Kan du automatisere avstemmingsprosessen?

Yes. You can automate manual aspects of the reconciliation process with reconciliation software. Let’s look at one of the ways you can use programvare for regnskapsautomatisering i likhet med Nanonetter for å automatisere avstemmingsprosessen.

Nanonets Reconciliaition-programvare for avstemmingsautomatisering

Nanonetter er en intelligent dokumentautomatiseringsplattform som utnytter ingen kode arbeidsflytautomatisering, OCR-programvare og global betalingsplattform for å automatisere avstemmingsprosesser. Nanonetter hjelper organisasjoner med å oppdatere sine økonomiske poster, spore forbrukskategorier og forbedre økonomisk synlighet med avansert prosessautomatisering.

Arbeidsflyt for Nanonets-avstemmingsprogramvare

Du kan bruke Nanonets arbeidsflytautomatisering og OCR-modeller for å automatisere bankavstemmingsprosessen. Her er avstemmingsprosessen din med Nanonets som din avstemmingsprogramvare.

Dokumentinngang

Send kontoutskriften, kassaapparatet og betalingsbeviset til Nanonets via videresending av e-post, Google Disk eller andre direkte integrasjoner. Automatiser dokumentopplasting til Nanonets-modeller med enkle alternativer. Du trenger ikke å samle dokumenter selv.

Dokumentdatautvinning

Når de er lastet opp, vil dokumentene automatisk bli kategorisert med Nanonetter dokumentklassifiserer. Etter det vil Nanonets trekke ut alle relevante data fra dokumentene, som

• Tidsperiode, valuta, kommentarer,
• Tabeller fra kontoutskrift og kasseapparater som inneholder detaljer om transaksjoner
• Delsummer og totalbeløp

Og konverter dataene til et valgfritt format som CSV. [Se hvordan det fungerer med PDF til CSV-verktøy]

Dokumentdatamatching

Nå som du har dataene, kan du bruke regelbaserte arbeidsflyter for å matche dataene. Når de er angitt, vil arbeidsflytene samsvare med data på sekunder.

Flagging og sending av data for gjennomgang

I dette trinnet vil beløpene som ikke samsvarer, gjennomgås ved hjelp av automatiserte godkjenningsarbeidsflyter. Du kan sette opp riktige regler for å rute en spørring til den aktuelle anmelderen. I dette trinnet vil du motta et varsel om å sjekke de ikke-matchende oppføringene og foreslå justeringer for å matche sluttsaldoene.

Dokumentanmerkning

Korrekturleserne kan legge sine kommentarer til selve dokumentet. Hver anmelder kan se kommentarene fra den andre anmelderen, noe som forbedrer samarbeidet og reduserer sjansene for at feil kommer snikende inn i den endelige filen.

Endelig gjennomgang

Når alle oppføringene stemmer, mottar anmelderne den endelige filen for å dobbeltsjekke alle oppføringene og godkjenne filen med rettelser.

Oppdater samsvarende oppføringer

Etter godkjenningen oppdateres alle oppføringene i ERP- eller regnskapsprogramvaren. Du kan også opprette en ny fil på Google Sheets eller databasen du ønsker som inneholder alle de utpakkede dataene.

Hvorfor bør du velge nanonetter?

Bortsett fra den ovennevnte forenklede arbeidsflyten for avstemming, er det flere fordeler ved å bruke Nanonets som din avstemmingsprogramvare.

[Innebygd innhold]

• 24 × 7-støtte
• Gratis prøveperiode
• Gratis migrasjonshjelp
• Fleksible prisplaner
• Tilpasningstjenester – Tilpass OCR-modellene og arbeidsflytene i henhold til dine brukstilfeller.
• 5000+ integrasjoner – Tilpassede integrasjoner tilgjengelig
• Treningsstøtte
• Ingen kode plattform
• En dedikert kundesuksesssjef
• Nettsky eller on-premise hosting

Vi kan hjelpe deg med å løse alle dine avstemmingsproblemer. Bestill en konsultasjonssamtale med våre automasjonseksperter eller starte en gratis prøveperiode!

Fordeler med å bruke Nanonets som din forsoningsprogramvare

Forbedre økonomisk synlighet

Overvåk avstemmingsprosesser med arbeidsflytstatusrapport. Forstå volumet av transaksjoner, deres avstemmingstrinn og detaljer om justeringsprosessene. Nanonets opprettholder også en skikkelig revisjonslogg for tredjepartsinspeksjoner, slik at du ikke trenger å lagre dokumenter fysisk.

Oppdater dine økonomiske poster mens du er på farten

Hold alle bøkene dine oppdatert. Bruk regelbaserte arbeidsflyter for å oppdatere hovedbokposter med riktige koder etter hvert som regningene/fakturaene kommer inn. Importer, kategoriser og oppdater alle dine økonomiske transaksjoner på sekunder.

Match regninger med banktransaksjoner med 0 feil

Bruk Nanonets 3-veis dokumentmatching for å matche alle dokumenter med høyeste presisjon.

Kraftig OCR-programvare kan trekke ut data fra innkommende fakturaer, regninger, kvitteringer, kontoutskrifter og andre dokumenter på et øyeblikk.

Få bidragene dine gjennomgått i tide

Automatiserte godkjenningsarbeidsflyter vil sikre at alle dokumentene dine blir gjennomgått riktig før fristene dine.

Alternativ avstemmingsprogramvare

Bortsett fra Nanonets, er det annen avstemmingsprogramvare der ute som kan hjelpe deg med automatisering av kontoavstemming. Her er tre populære avstemmingsprogramvare:

Xero

Xero er en kraftig regnskapsprogramvare for små bedrifter, regnskapsførere og regnskapsførere. Xero har fantastiske funksjoner som å registrere banktransaksjoner daglig, tilpassede regler for å matche fakturaer og banktransaksjoner, og gruppere lignende utgifter. Xero + Nanonetter er en perfekt match for mellomstore og store bedrifter som ønsker å kombinere kraften til intelligent dokumentbehandling og enkel regnskapsprogramvare.

svart linje

Blackline spesialiserer seg på finansiell nærstyring med mange avstemmingsverktøy som maler, prosedyrer, retningslinjer og arbeidsflyter. Blackline avstemmingsprogramvare gir kraftige rapporteringsfunksjoner for å overvåke avstemmingsprosesser.

Du må fortsatt legge inn data i Blackline, noe du kan automatisere ved hjelp av nanonetter.

ReconArt

ReconArt tilbyr en brukervennlig avstemmingsprogramvare for bankavstemming, kredittkortavstemming, balanseavstemming, finansavstemming, kontoavstemming, avviksanalyse, journalføring og konsernintern avstemming. ReconArt har ikke en gratisversjon, og deres månedlige planer starter fra $1500.

Fordeler med å bruke avstemmingsprogramvare

• Standardiserte avstemmingsprosesser med malbaserte regelbaserte arbeidsflyter. Eliminer behovet for manuell datainntasting og manuell dokumentmatching.
• Feilfrie prosesser - Bruk en intelligent automatiseringsplattform for å redusere manuelle feil, forbedre interne kontroller og implementere regler automatisk.
• Automatisert revisjonsspor – Oppretthold all avstemmingshistorikk for revisjon og samsvar
• Forbedret ansvarlighet med rollebasert brukertilgang på avstemmingsprogramvare.

konklusjonen

Finansielle data i sanntid hjelper deg med å ta riktige forretningsbeslutninger. Med avstemmingsprogramvare, automatiser alle økonomiprosessene dine samtidig som du reduserer kostnader, sparer tid og øker produktiviteten. Med så mange fordeler ville det være vanskelig å ikke prøve det.

Nanonetter kan automatisere avstemmingsprosesser effektivt mens de integreres sømløst med din eksisterende teknologistabel. Med en 14-dagers gratis prøveperiode, 24×7-støtte og gratis migrasjonshjelp, det høres ut som en avtale du ikke kan gi slipp på.

Kom på en gratis konsultasjonssamtale or starte en gratis prøveperiode.