Bedriftsøkonomiteam utfører en 3-veis matching av leverandørfakturaer som en viktig prosess for leverandørgjeld. Ved 3-veis matchende støttedokumenter kan selskaper oppdage dupliserte, feilaktige eller uredelige betalinger.
Målet med denne artikkelen er å forstå 3-veis matchingsprosessen, smertepunktene ved manuelle matchingsprosesser, hvordan man automatiserer treveis matchingsprosessen og fordelene med automatisering.
3-veis matching utføres best som en automatisert arbeidsflyt drevet av automatiseringsløsninger for leverandørgjeld som Nanonets.
Hva er en 3-veis match?
Alle betalinger innebærer en form for verifisering for å unngå svindel og sikre at økonomiske detaljer i støttedokumenter samsvarer med hverandre.
En 3-veis match er en internkontrollprosess som sammenligner innkjøpsordren (PO) med den mottatte vare-seddelen (GRN) og den aktuelle leverandørens faktura.
En 2-veis match sammenligner kun PO med fakturaen. Kvantumet som faktureres (på fakturaen) skal samsvare med det bestilte antallet (i innkjøpsordren). Og fakturaprisen skal samsvare med prisen som er oppgitt i innkjøpsordren.
2-veis matchingsprosessen er standardtilnærmingen for å verifisere fakturaer på tvers av organisasjoner. Men selskaper tar i økende grad i bruk treveis matching for å legge til et ekstra lag med verifisering og forhindre overforbruk.
3-veis matching hjelper til med å godkjenne fakturabetalinger raskere og også flagge eventuelle inkonsekvenser, feil eller potensiell svindel.
Treveis matching sammenligner artikkeldetaljer og totaler på tvers av innkjøpsordrer (PO), kvitteringer for varer (verifisert mottaksdokument og følgeseddel), og leverandørfakturaer sendt til kunden.
En vellykket bekreftet faktura må samsvare med PO og kvittering innenfor akseptable toleransenivåer. En faktura som ikke samsvarer med toleranser, settes på vent og sendes til hensiktsmessig gjennomgang.
Ønsker du å automatisere dine manuelle 3-veis matchprosesser? Bestill en 30-minutters live-demo for å se hvordan Nanonets kan hjelpe teamet ditt med å implementere ende-til-ende AP-automatisering.
Innholdsfortegnelse
Hvordan 3-veis matche?
De leverandørgjeldsprosess er i stor grad avhengig av sporingsdetaljer på tvers av tre dokumenter: innkjøpsordrer, ordrekvitteringer og fakturaer.
Før de behandler leverandørbetalinger, går AP-team over disse 3 dokumentene for å bekrefte at produktet/tjenesten mottatt av selskapet samsvarer med detaljene i det som opprinnelig ble bestilt/forespurt.
3 måte matching av fakturaer bidrar til å fremheve feil eller inkonsekvenser i noen av de 3 viktige dokumentene nevnt ovenfor. Feil/problemer kan inkludere feil betalingsdetaljer, høye/feil priser, feil eller skadede produkter osv.
Hvis feil flagges i 3-veis matching-prosessen, settes fakturaen på vent og betaling holdes tilbake. Når problemet er avstemt og en vellykket treveis matching, kan fakturaen behandles og betales.
3-veis match eksempel
For å illustrere, anta at en kjøper, Kjøper Inc., mottar en faktura på $1500 fra en leverandør/leverandør, Leverandør Inc., for hundre pennestasjoner:
- AP-teamet sammenligner/matcher først fakturaen med sin innkjøpsordre for å sjekke om beskrivelsen (pennstasjoner), kvantitet (100), kostnad ($15 per stykk), totalpris ($1500) og vilkår (betalingsvilkår) samsvarer med de i den opprinnelige godkjent PO.
- Deretter sammenlignes/matches faktura- og PO-detaljene mot de i ordrekvitteringen (mottaksrapport). Denne kvitteringen utarbeides av mottaksavdelingen basert på følgeseddelen som følger med leveransen. Type og mengde pennestasjoner (100), prisen ($15 per stykk) og totalprisen ($1500) skal samsvare med de som er angitt i den originale innkjøpsordren og fakturaen.
- Mottaksavdelingen kontrollerer også skader og kvalitet på dette stadiet.
Hvis fakturaen, PO og ordrekvitteringen samsvarer nøyaktig (eller innenfor et akseptabelt toleransenivå), har du en vellykket 3-veis match. Fakturaen kan nå betales av AP-teamet.
Hvis de 3 dokumentene ikke samsvarer – over toleransenivået for treveis matching – settes fakturaen på vent til feilene/problemene er sortert.
La oss kort se på hvert av disse dokumentene og se hvordan de forholder seg til leverandørgjelds 3-veis matchingsprosessen:
Bestilling
En innkjøpsordre eller PO er et selskaps standard, sekvensielt nummererte skjema som viser produktene eller tjenestene den krever. Innkjøpsordren brukes til å autorisere et kjøp.
PO blir en kontrakt når den sendes til og aksepteres av leverandøren som har til hensikt å levere varene eller tjenestene. De innkjøpsavdeling genererer en innkjøpsordre basert på en signert og godkjent innkjøpsrekvisisjon etter leverandørvalg.
De innkjøpsordreprosess fanger opp firmanavn og logo, leverandørnavn og kontaktinformasjon, juridiske vilkår og betalingsbetingelser, tilbudte rabatter, innkjøpsordrenummer, firmaets fakturerings- og leveringsadresse, ordrelinjer med beskrivelser, priser, bestilte mengder, utvidet beløp, delsum, omsetningsavgift hvis noen, og totalbeløp.
Kvittering
En kvittering er et fysisk eller elektronisk dokument som gjenspeiler faktisk mottak av varer/tjenester. Kvitteringer verifiseres av selskapets mottaksavdeling mot den spesifiserte leverandørens pakkseddel som følger med de leverte produktene.
Kvitteringen refererer til betalingsmåten samt innkjøpsordrenummeret – noe som letter dokumentmatching.
Mottak av varer kan være levering av hele innkjøpsordren eller en delvis forsendelse hvis noen produkter bestilles tilbake for senere levering eller sendes fra et annet sted.
Leverandørfaktura
En leverandørfaktura er et dokument som fakturerer kunden for leverte varer eller utførte tjenester. Fakturaen er en betalingsanmodning.
Fakturafeltene er hovedsakelig de samme som for en innkjøpsordre.
Fakturaer nevner også et fakturanummer, bestillingsdatoer, forsendelsesdatoer, remitteringsadresse, betalingsbetingelser, rabatter ved tidlig betaling, delsum, merverdiavgift og totalt forfalt beløp.
Automatiser datafangst, bygg arbeidsflyter og effektivisere 3-veis matchprosessen på sekunder. Ingen kode kreves. Bestill en 30-minutters live demo nå.
Smertepunkter ved manuell matching
Manuell 2-veis eller 3-veis matching kan være smertefullt sakte, dyrt og utsatt for feil. Automatisering av 3-veis matching og arbeidsflyt for godkjenning av leverandørgjeld vil definitivt hjelpe AP-team med å fokusere på oppgaver med høyere verdi og redde dem fra et fjell av manuelt papirarbeid.
Manuell matching av tusenvis av støttedokumenter kan være tidkrevende, dyrt og arbeidskrevende. AP-team ender opp med å bruke mange arbeidstimer på å lete manuelt etter hver faktura, PO og kvittering!
Forsinkelser og feil tvinger kreditorteamet til å jobbe overtid og kan også medføre straffer for sen betaling til leverandører.
Her er noen av de største smertepunktene i den manuelle treveis matchingsprosessen som ender opp med å forårsake forsinkelser og kostnadsoverskridelser:
Tapte eller manglende dokumenter
En manuell matchingsprosess krever at alle dokumenter samles inn, lagres og vedlikeholdes for fremtidig referanse. Over tid kan dokumenter bli skadet, mistet, stjålet eller forsvunnet. Dette kan alvorlig påvirke synligheten av gjeld og forårsake forsinkelser.
Håndtering av variasjoner
En variasjon oppstår når ordrelinjene, kvantitetene, utvidede beløpene eller totalen som skal betales på en leverandørfaktura ikke samsvarer med innkjøpsordren eller mottaket av varer eller tjenester. Håndtering av variasjoner eller unntak manuelt kan være ekstremt vanskelig og vanskelig å dokumentere.
Engangsscenarier
Hvis en kreditoransatt støter på en engangsfeil i samsvar, må de undersøke problemet for å løse det. Løsningen tar ekstra tid sammenlignet med et kjent gjentatt problem.
For eksempel, hvis leverandøren fakturerer feil produkt, må leverandørgjeld be om en korrigert faktura for å fullføre matchingen. Å vente på å motta en korrigert faktura fra leverandøren vil forsinke godkjenning av faktura, betaling og redusere den totale produktiviteten.
Dupliserte eller falske fakturaer
Dupliserte fakturaer vil ikke ha nødvendige støttedokumenter, som allerede er matchet med den originale fakturaen. Men forestill deg å prøve å manuelt identifisere en duplikat eller falsk faktura blant tusen andre!
Forsinkelser på fakturagodkjenning
I en arbeidsflyt for manuell fakturagodkjenning blir fakturaen bokstavelig talt skjøvet fra en pult til en annen til den endelige godkjenningen. Det er vanskelig å holde oversikt over hvilket godkjenningsnivå et dokument for øyeblikket sitter fast på, og hvem godkjenneren er.
I papirbasert treveis matching og fakturagodkjenning kan godkjennerforsinkelser skyldes utsettelse, stor arbeidsbelastning, løsning av spørsmål med forespørslen og helligdager/permisjoner.
Bestill denne 30-minutters live-demoen for å gjøre dette til siste gang du noen gang må taste inn data fra fakturaer eller kvitteringer manuelt i ERP-programvare.
Fordeler med å automatisere prosessen
Automatisering av 3-veis matchingsprosessen tar for seg de fleste, om ikke alle, smertepunktene ved manuell matching som er beskrevet ovenfor. Her er noen av de viktigste årsakene til at virksomheten i økende grad automatiserer treveismatchen og den større AP-prosessen:
Gi revisjonsspor
En automatisert digital-first-tilnærming sikrer at alle poster er konsistente og gir én enkelt kilde til sannhet. Når data er lett tilgjengelig til enhver tid, kan bedrifter raskt få tilgang til klare revisjonsspor og finne økonomiske inkonsekvenser.
Reduser feilrater og svindel
Automatisert 3-veis matchingsprogramvare opererer på forhåndsinnstilte regler/arbeidsflyter basert på toleransenivåer og godkjenninger. Slike automatiserte arbeidsflyter er raske og svært nøyaktige. De flagger raskt feil og potensielle tilfeller av svindel slik at AP-team kan iverksette umiddelbare tiltak.
Forbedre leverandørforhold
En superladet 3-veis matchende AP-arbeidsflyt sikrer rettidig leverandørbetalinger. Leverandører verdsetter tidlige betalinger og kan tilby rabatter i retur. Dermed kan automatisering bidra til å spare kostnader samtidig som det etableres en stabil forsyningskjede.
Øk bunnlinjen
Automatisering av treveis matching og andre AP-prosesser sparer tid, reduserer lønnskostnader, forhindrer svindel/feil og gir leverandørrabatter i det lange løp. Dette spiller en betydelig rolle på selskapets bunnlinje.
Sømløs synkronisering
Lukk bøkene dine raskere ved å synkronisere 3-veis match direkte til din ERP eller regnskapsprogramvare.
Sett opp berøringsfrie AP-arbeidsflyter og effektivisere leverandørgjeld-prosessen på sekunder. Bestill en 30-minutters live demo nå.
Hvordan automatisere 3-veis matching og AP-arbeidsflyter
bro AP-automatiseringsprogramvare, som Nanonets, kan hjelpe organisasjoner med å bytte fra manuell 3-veis matching til en fullstendig berøringsfri automatisert arbeidsflyt. AP-team på tvers av bedrifter bruker Nanonets til å bygge ende-til-ende automatiserte arbeidsflyter for leverandørgjeld.
AP-automatisering og 3-veis matchende arbeidsflyter satt opp på Nanonets kan redusere 80 % av AP-avdelingens arbeidsmengde uten å ansette ekstra personell.
Med Nanonets kan du sette opp en automatisert AP 3-veis matchende arbeidsflyt som automatisk:
- Henter dokumenter og filer fra flere kilder – e-post, skannede dokumenter, digitale filer/bilder, skylagring, ERP etc.
- Klassifiserer og sorterer dokumentene riktig som fakturaer, innkjøpsordrer og kvitteringer
- Leser og fanger opp data fra alle fakturaer, innkjøpsordrer og kvitteringer nøyaktig
- Avstemmer felt, utgifter, saldo og SKU-nivåinformasjon på tvers av relaterte fakturaer, innkjøpsordrer og kvitteringer med en 3-veis match
- Flagger 3-veis matchfeil som bryter toleransenivåer eller sender fakturaer for videre godkjenning på en vellykket 3-veis match.
- Håndtere alle utgiftsarbeidsflyter fra å lage en utgiftsrapport til å få ledergodkjenninger
- Og synkroniser/integrer alt det ovennevnte med hvilken som helst ERP, regnskapsprogramvare eller forretningsverktøy du velger
- Vi kan enkelt integreres med Sage, Xero, Netsuite, Quickbooks og mer
Redd AP-teamet ditt fra oppgaver som involverer fjell med papirarbeid. Bestill en demo for å se hvordan Nanonets kan automatisere alle AP-prosessene dine.
- leverandørgjeld
- leverandørgjeld automatisering
- AI
- AI og maskinlæring
- ai kunst
- ai art generator
- du har en robot
- kunstig intelligens
- sertifisering av kunstig intelligens
- kunstig intelligens i bankvirksomhet
- kunstig intelligens robot
- kunstig intelligens roboter
- programvare for kunstig intelligens
- blockchain
- blockchain konferanse ai
- coingenius
- samtale kunstig intelligens
- kryptokonferanse ai
- dall sin
- dyp læring
- google det
- fakturabehandling
- maskinlæring
- plato
- plato ai
- Platon Data Intelligence
- Platon spill
- PlatonData
- platogaming
- skala ai
- syntaks
- zephyrnet
