Hvis du vil ha en effektiv forsyningskjede, ikke rot med leverandørene dine (Ilan Friedman)

Vi vet alle at de siste årene har vært utfordrende når det gjelder forsyningskjeden, og det ser ikke ut til at ting vil bli bedre med det første. Ifølge McKinsey lider globale forsyningskjeder av tre hovedutfordringer: mangel på arbeidskraft, tilgjengelighet av utstyr,
og ringvirkningen av globale flaskehalser. 

Magasinet IndustryWeek legger til at leverandørene sliter med å opprettholde kapasiteten, at det er mangel på containere, og at det er økonomiske faktorer som påvirker dem. De anbefaler at organisasjoner, spesielt produsenter som er mer avhengige av en
effektiv forsyningskjede, utforske løsninger for å minimere deres risiko og eksponering. Disse inkluderer å lage en blanding av nasjonale og internasjonale leverandører, implementere digitaliseringsstrategier og et styringssystem som gir bedre synlighet på tvers av
forsyningskjeden, og forbedre datafangst og integritet.

Produsenter har vanligvis komplekse forsyningskjedemiljøer, med prosesser som er basert på avtaler og generelle bestillinger med iboende bestillingsregler og betingelser rundt prising, frakt og leveranser, samt prosesser med mandat forsyning
kjederegler, og spesielle leveringsplaner og betingelser. Slike miljøer kan involvere bestillinger med hundrevis av artikler, delleveranser per linje og flere mottak og fakturaer per linje, samt prosesser som inkluderer mellomlager
og/eller 3PL, QA, MRB, 4WM og returer, import via sjø- eller luftfrakt og mer.

I slike miljøer investerer bedrifter en betydelig mengde tid og krefter på å sikre at leverandørene overholder deres forretningsregler og retningslinjer, følger opp ordreoppfyllelse, forsyningskjedeutførelse og levering til rett tid, validering av fakturaer, håndtering
fakturaavstemmingsprosesser, validering av betalinger, håndtering av et betydelig antall feil og avvik, og forebyggelse av svindel. I tillegg involverer komplekse miljøer ofte flere geografier og tilhørende forskjellige regler, forskrifter,
og kulturer, samt tilstedeværelsen av flere applikasjoner og ERP-systemer.

I nylige diskusjoner med tre store bransjeaktører, en fra olje- og gassindustrien, den andre en halvlederprodusent, og den tredje innen romfartsindustrien, dukket det opp vanlige temaer. Alle tre pleide å lide av ineffektive forsyningskjeder,
som skyldes dårlige leverandørforhold. Dårlige leverandørrelasjoner utviklet seg på grunn av en ineffektiv fakturahåndteringsmekanisme, og det var digitalisering, synlighet og datafangst og integritet som gjorde en forskjell.

Når leverandørene er i mørket om statusen til fakturaene sine, og finner at de gjentatte ganger spør om betalingsdatoen, er det dårlige nyheter for kundene deres. Hvis det går uker før du finner ut at fakturaen var feil eller har et annet problem
som hindrer betalingen, det er enda verre. Dårlige leverandørforhold som følge av ineffektive fakturahåndteringssystemer kan føre til forsyningskjedegap som negativt påvirker produksjonslinjer, noe som er dårlig for virksomheten. Det er nettopp det disse tre
selskaper pleide å lide under.

Alt dette endret seg når disse tre ledende selskapene implementerte et automatiseringssystem som ga leverandører veiledning for innsending av fakturaer i samsvar med bedriftens forretningsregler og retningslinjer, effektivt validerte hver faktura for nøyaktighet og opprettet
fullstendig åpenhet om fakturastatus og betalingsdato. Å vite med en gang at en faktura er godkjent eller avvist og å kunne planlegge kontantstrømmen deres har hatt en enorm innvirkning på disse leverandørene, redusert usikkerhet og frigjort dem fra å ha
for å manuelt forespørre om faktura- og betalingsstatus.

For disse kjøperne var virkningen tydelig: leverandørforhold ble bedre, feil ble fjernet, papirarbeid forsvant, og viktigst av alt – forsyningskjeden deres ble mer effektiv og pålitelig.

Automatiseringssystemet som disse selskapene implementerte adresserer kilde-til-betal-aktiviteter på tvers av direkte og indirekte utgifter, ved å bruke hundrevis av programvareroboter og stole på kunstig intelligens og maskinlæringsteknologier for å tilby sofistikert
dokumentgjennomgang og validering innenfor konteksten av hele arbeidsflyten. På grunn av verdien det leverer til leverandørene, deltar over 90 % av dem fullt ut i prosessen, som dekker nesten 100 % av fakturaene og over 90 % av forbruket.

Selv om et automatiseringsverktøy for kilde-til-betaling kanskje ikke løser alle forsyningskjedeutfordringer, kan det ha en betydelig innvirkning på produksjonslinjer og på konkurransekraften til både kjøpere og leverandører, og er en viktig faktor som bidrar til forbedret
kjøper-leverandør relasjoner. Så hvis du vil ha en effektiv forsyningskjede – ikke rot med leverandørene dine, samarbeid med dem!