I en verden hvor tid er penger, søker både bedrifter og kunder problemfrie betalingsmetoder som sparer tid og øker effektiviteten.
Did you know that it could take small-to-mid-sized companies up to 25 dager å fullføre behandlingen av én enkelt faktura?
Gå inn i betalingsautomatisering – en løsning som har vunnet popularitet i nyere tid på grunn av pandemien og det nye konkurranselandskapet. Ved å automatisere betalingsprosessen kan bedrifter og enkeltpersoner spare tid og minimere risikoen for feil.
I denne artikkelen skal vi utforske fordelene med betalingsautomatisering, hvordan det fungerer og hvordan det kan implementeres for å forenkle betalingsprosesser og øke bunnlinjen for bedrifter av alle størrelser. Enten du er en liten bedriftseier eller finansdirektør i et stort selskap, kan betalingsautomatisering være løsningen du trenger.
Hva er betalingsautomatisering?
Betalingsautomatisering er et system som behandler betalingsrelaterte data og utfører handlinger med minimal menneskelig involvering.
Ulempene forbundet med manuelle betalingsprosesser har ført til behovet for betalingsautomatisering. Vanlige utfordringer inkluderer menneskelige feil, tidkrevende oppgaver, mangel på åpenhet, sikkerhetsrisikoer og redusert produktivitet.
Automatisering av betalingsprosesser reduserer risikoen for feil, øker betalingsbehandlingstiden, forbedrer åpenheten, øker sikkerheten og øker produktiviteten. Betalingsautomatisering er ikke lenger bare en luksus for store selskaper, men blir stadig mer nødvendig for bedrifter i alle størrelser.
På individnivå kan betalingsautomatisering innebære automatisk betaling av kredittkortregninger, boliglånsbetalinger, lånebetalinger og spareinnskudd.
På forretningsnivå innebærer betalingsautomatisering bruk av programvareverktøy for å administrere og fullføre prosessen med å betale leverandører. Dette inkluderer å godkjenne betalinger, sende dem gjennom forskjellige betalingsmetoder som ACH-overføringer, sjekker, overføringer og virtuelle kortbetalinger.
Automatisering akselererer betalingsbehandlingstiden, og sikrer at betalinger utføres nøyaktig og i tide. De beste automatiserte betalingstjenestene integrerer disse prosessene sømløst, reduserer risikoen for feil og sparer bedrifter for tid og penger.
Hvordan fungerer betalingsautomatisering?
Bedrifter mottar fakturaer fra leverandører for produkter eller tjenester mottatt fra sistnevnte. Fakturaen behandles, typisk i AP-avdelingen, og når den er bestått, klareres den for betaling.
Betalingsautomatiseringssystemer er vanligvis innebygd i et omfattende AP-automatiseringssystem som omfatter ulike prosesser, inkludert fakturaregistrering, koding, gjennomgang, godkjenning, betalingsautorisasjon og betalingsutførelse.
I betalingsautorisasjonsfasen kan automatisering innebære etablering av kodingsregler i programvaren for å igangsette betalinger.
I en manuell prosess vil en AP-sjef sende inn en gruppe med betalinger for gjennomgang av en betalingsautorisator, som deretter bestemmer hvilke betalinger som skal frigis, holdes tilbake eller avvises. I mangel av betalingsautorisator kan imidlertid betalingsfrigivelsesprosessen bli forsinket, noe som utgjør en betydelig hindring for manuelle operasjoner.
Med automatisering kan en fakturabetaling godkjennes eller avvises fra et hvilket som helst sted, enten på kontoret, hjemme eller på farten. På dette stadiet kan betalingsautorisatoren også bestemme når betalingen skal planlegges, for eksempel å utsette den til forfallsdatoen for å spare penger eller betale tidlig for å motta rabatt.
Under betalingsutførelsesfasen av den automatiserte prosessen, planlegges og overføres godkjente betalinger. Når betalingen er utført, synkroniseres detaljene tilbake til regnskapssystemet, og fakturaen merkes som betalt. Videre er alle godkjenningsdokumenter, fakturakopier, kvitteringer og betalingsoppføringer knyttet til fakturaen, slik at alle som trenger å undersøke transaksjonen i fremtiden kan finne all relevant informasjon på ett sted.
En av de vanligste metodene for automatiserte betalingssystemer er ACH-overføringer. Betalingsprosessen ved bruk av ACH-overføringer innebærer at betalingsmottakeren oppretter en betalingsordre som mottas av opphavsbanken. Opphavsbanken kompilerer alle PO-ene og sender dem til en ACH for behandling. ACH-operatøren godkjenner og frigir deretter PO-beløpet til mottakerbanken. Denne prosessen lar betalingsautomatiseringstjenester raskt og nøyaktig behandle betalinger uten betydelig menneskelig involvering, noe som reduserer risikoen for feil og forbedrer den generelle effektiviteten til betalingsprosessen.
Typer betalingsautomatisering
Betalingsautomatisering kan komme i ulike former, hver med sine unike fordeler. Her er noen av de vanligste typene betalingsautomatisering:
- ACH (Automated Clearing House) Payments: ACH payments are electronic transfers of funds between bank accounts in the United States. They are a cost-effective and reliable way to automate payments, particularly for recurring transactions like payroll or vendor payments. ACH payments are processed in batches, making them more efficient than wire transfers
- Wire Transfers: Wire transfers are a method of transferring funds electronically between banks, typically for large or urgent payments. Wire transfers can be expensive and time-consuming compared to other forms of payment automation, but they are also secure and reliable.
- Credit Card Payments: Credit card payments are a popular form of payment automation, particularly for online transactions. Credit card payments are fast, secure, and widely accepted, making them an ideal option for businesses that need to make purchases quickly.
- Electronic Invoicing Electronic invoicing, or e-invoicing, is the process of sending invoices electronically, rather than by mail. E-invoicing can save businesses time and money by automating the invoicing process, reducing errors, and improving cash flow. E-invoicing also enables businesses to track payments more efficiently and communicate with their customers in real time.
Fordeler med betalingsautomatisering
Her er noen av de viktigste fordelene med betalingsautomatisering:
Rask betaling
Automatiserte betalingsløsninger kan fremme rask betaling for virksomheter med alle nivåer av transaksjonsvolum. Når det gjelder selskaper med lavt fakturavolum, var automatiserte systemer vist å ha rettidig betaling 33 % av tiden, mot 24 % uten automatisering. Tilsvarende opplevde virksomheter med moderat fakturavolum en lignende trend, med 42 % av PO-fakturaene betalt i tide med automatisering, mot 25 % uten.
Større nivåer av nøyaktighet
Automatisering av betalingsbehandling øker nøyaktigheten ved å validere fakturadata mot ERP eller regnskapssystemer, eliminere manuelle prosesser og papiroverleveringer som forårsaker feil, og flagging av dupliserte fakturaer.
Det legges til rette for samarbeid mellom leverandører og interne interessenter, og business intelligence brukes til å identifisere problemleverandører. Noen teknologileverandører garanterer nøyaktighet. Elektronisk samarbeid muliggjør effektiv feilløsning sammenlignet med manuelle metoder som er avhengige av usporede e-poster og telefonsamtaler. I følge "Hvordan, hvorfor og avkastningen til AP Automation” rapport, opplevde 23 % av selskapene en reduksjon i duplikatfakturaer som følge av implementering av automatisering.
Kostnadsreduksjon
Automatiserte betalingssystemer gir betydelige kostnadsfordeler for bedrifter ved å øke fangstgraden av rabatter på tidlig betaling og redusere straffer for sen betaling. IOFM benchmarks viser at de fleste leverandørgjeldavdelinger fanger opp mindre enn 21 prosent av alle rabatter på tidlig betaling, men automatisering hjelper bedrifter med å rydde veien for å betale flere av fakturaene sine innenfor rabattperioden ved å strømlinjeforme fakturagodkjenningssyklusen. IOFM-rapporten viser også at en kreditoravdeling som behandler 5,000 55,650 fakturaer per måned kan spare $XNUMX XNUMX per måned ved hjelp av automatisering.
økt produktivitet
Betalingsautomatisering lar regnskapseksperter fokusere på strategiske oppgaver som likviditetsplanlegging. Det reduserer også behovet for heltidsansatte, øker produktiviteten og lønnsomheten. Samarbeid i sanntid om delte dokumenter effektiviserer prosesser og eliminerer unødvendige forsinkelser, noe som gjør arbeidet enklere for eksterne arbeidere. Dette resulterer i økt bekvemmelighet, færre frustrasjoner og tvister, og et fredeligere arbeidsmiljø. Ansatte kan bidra til den kontinuerlige forbedringen av leverandørgjeldprosessen, og hjelpe til med den fortsatte veksten av virksomheten.
Reduserer mulighetene for svindel
De desentraliserte manuelle betalingsprosessene utgjør en betydelig sårbarhet for svindel, da det er flere inngangspunkter for falske fakturaer som skal betales, og begrenset innsyn i hvem som får betalt for hva. Imidlertid effektiviserer automatisering prosessen, slik at alle fakturaer kan reise gjennom ett online system for fullstendig synlighet og enkel identifisering av mistenkelige betalinger. AP Automation-løsninger etablerer automatiserte betalingskontroller, inkludert pliktdeling, dobbelfaktorautentisering og positive betalingsfiler, som forhindrer intern svindel og beskytter mot kontoovertakelse. Positive Pay Files overfører en fil med utstedte sjekker til tilsvarende banker daglig, noe som muliggjør verifisering av autoriserte betalinger.
Beste praksis for betalingsautomatisering
Å sette opp og implementere automatiserte betalingstjenester sikrer ikke automatisk at en bedrift vil høste fordelene. For virkelig å dra nytte av betalingsautomatisering er det viktig å følge beste praksis for implementering og administrasjon. Denne praksisen bidrar ikke bare til å unngå kostbare feil, men sikrer også langsiktig suksess og bærekraft for selskapets bunnlinje. Ved å følge noen få beste fremgangsmåter oppført nedenfor, kan bedrifter automatisere betalinger med større effektivitet og redusere kostnadene.
- Sikre overholdelse av regelverk: Bedrifter bør sørge for at betalingsautomatiseringsprosessene deres er i samsvar med alle relevante forskrifter, slik som Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), General Data Protection Regulation (GDPR) og Anti-Money Laundering (AML) forskrifter . Overholdelse av disse forskriftene kan bidra til å beskytte virksomheten mot juridiske og økonomiske risikoer.
- Bekrefte betalingsinformasjon: Før du starter en betaling, bør bedrifter bekrefte nøyaktigheten til betalingsinformasjonen, for eksempel mottakerens navn, bankkontonummer og rutenummer. Dette kan bidra til å forhindre feil og unngå å sende betalinger til feil mottaker.
- Opprettholde sikkerhet og personvern: Betalingsautomatiseringsprosesser bør utformes med robuste sikkerhetstiltak for å beskytte mot svindel, hacking og datainnbrudd. Dette inkluderer implementering av kryptering, multifaktorautentisering og regelmessig overvåking av tilgangslogger. Bedrifter bør også sikre at de overholder personvernforskrifter og beskytter sensitiv informasjon, for eksempel bankkontodetaljer og personopplysninger.
- Regelmessig gjennomgang og oppdatering av prosesser: Betalingsautomatiseringsprosesser bør regelmessig gjennomgås og oppdateres for å sikre at de fortsatt er effektive og effektive. Dette inkluderer overvåking for eventuelle feil eller problemer, gjennomgang av arbeidsflyter og godkjenningsprosesser, og innlemming av tilbakemeldinger fra interessenter. Ved å jevnlig gjennomgå og oppdatere betalingsautomatiseringsprosessene sine, kan bedrifter kontinuerlig forbedre driften og oppnå bedre resultater.
Nanonetter som en del av din betalingsautomatiseringsreise
Nanonets har et internt tilbud kalt Flow som automatiserer gjeld ende-til-ende. Det er en plattform som er ideell for små og mellomstore bedrifter som ønsker å automatisere AP-prosessen sin på en fullt tilpassbar, men skalerbar måte.
Med automatisert import, best-in-class datautvinning, fleksible godkjenninger og alle betalingsalternativer støttet, er Flow ideell for voksende selskaper som ønsker å formalisere sin økonomifunksjon.
Nanonetter kan også hjelpe med å automatisere leverandørgjeld-prosessen ved å:
- Importere og konsolidere data fra flere kilder – e-post, skannede dokumenter, digitale filer/bilder, skylagring, ERP, API etc.
- Fange og trekke ut data på en intelligent måte fra fakturaer, kvitteringer, regninger og andre økonomiske dokumenter.
- Kategorisering og koding av transaksjoner basert på forretningsregler.
- Sette opp automatiserte godkjenningsarbeidsflyter for å få interne godkjenninger og administrere unntak.
- Foreta betalinger på tvers av 45+ valutaer globalt, ved hjelp av ACH, kort eller bankoverføringer.
- Avstemming av alle transaksjoner.
- Integrerer sømløst med ERP-er eller regnskapsprogramvare som Quickbooks, Sage, Xero og mer.
Ta bort
Automatiseringen av betalingsprosessen kan være til stor nytte for bedrifter og deres kunder. Det effektiviserer betalingsbehandlingen, reduserer feil og tilbyr et bredere spekter av betalingsalternativer til kundene. Ved å ta i bruk betalingsautomatiseringsteknologier som AI-drevne betalingssystemer, intelligent regnskapsprogramvare og mobile betalingsalternativer, kan bedrifter forbedre sin økonomiske helse, øke effektiviteten og forbedre kundetilfredsheten. Ved å investere i betalingsautomatisering kan bedrifter ligge i forkant, frigjøre verdifulle ressurser og fokusere på sin kjernekompetanse.
Ettersom automatisert betalingsbehandling fortsetter å utvikle seg, vil den utvilsomt spille en stadig mer kritisk rolle i suksessen til bedrifter på tvers av alle bransjer.
- SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
- Platoblokkkjede. Web3 Metaverse Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
- kilde: https://nanonets.com/blog/what-is-payment-automation/
- :er
- $OPP
- 000
- 7
- a
- akselererer
- adgang
- Ifølge
- Logg inn
- Regnskap og administrasjon
- kontoer
- leverandørgjeld
- nøyaktighet
- nøyaktig
- oh
- Oppnå
- tvers
- handlinger
- vedta
- fordeler
- mot
- fremover
- AI-drevet
- Alle
- Alle transaksjoner
- tillate
- tillater
- AML
- beløp
- og
- anti-hvitvasking
- noen
- ap automatisering
- api
- godkjenning
- godkjent
- ER
- Artikkel
- AS
- assosiert
- At
- Autentisering
- autorisasjon
- automatisere
- Automatisert
- automatiserer
- Automatisk
- automatisk
- Automatisere
- Automatisering
- tilbake
- Bank
- bankkonto
- bankkontoer
- Banker
- basert
- BE
- bli
- før du
- under
- nytte
- Fordeler
- BEST
- beste praksis
- Bedre
- mellom
- Sedler
- øke
- Bunn
- brudd
- bygget
- virksomhet
- business intelligence
- bedrifter
- by
- som heter
- Samtaler
- CAN
- fangst
- kort
- kortbetalinger
- saken
- Kontanter
- kontantstrøm
- Årsak
- cfo
- utfordringer
- Sjekker
- fjerne
- Clearing
- Cloud
- sky lagring
- Koding
- samarbeid
- COM
- Kom
- Felles
- kommunisere
- Selskaper
- Selskapet
- sammenlignet
- konkurranse
- fullføre
- samsvar
- omfattende
- konsolidere
- innhold
- fortsatte
- fortsetter
- kontinuerlig
- bidra
- kontroller
- bekvemmelighet
- Kjerne
- SELSKAP
- Corporations
- Tilsvarende
- Kostnad
- kostnadseffektiv
- Kostnader
- kunne
- Opprette
- kreditt
- kredittkort
- kritisk
- valutaer
- skjøger
- kunde
- Kundetilfredshet
- Kunder
- tilpasses
- syklus
- daglig
- dato
- Databrudd
- personvern
- databeskyttelse
- datasikkerhet
- Dato
- desentralisert
- bestemme
- Forsinket
- forsinkelser
- Avdeling
- avdelinger
- avleiringer
- designet
- detaljer
- Bestem
- forskjellig
- digitalt
- Rabatt
- rabatter
- tvister
- dokumenter
- ulemper
- hver enkelt
- Tidlig
- enklere
- Effektiv
- effektivitet
- effektiv
- effektivt
- elektronisk
- elektronisk
- eliminerer
- eliminere
- emalje
- e-post
- innebygd
- ansatte
- muliggjør
- muliggjør
- Omfatter
- kryptering
- ende til ende
- Forbedrer
- sikre
- sikrer
- entry
- Miljø
- ERP
- feil
- feil
- avgjørende
- etablere
- etablere
- etc
- utvikle seg
- gjennomføring
- dyrt
- erfaren
- utforske
- tilrettelagt
- forfalskning
- FAST
- tilbakemelding
- Noen få
- filet
- Filer
- finansiere
- finansiell
- Finn
- fleksibel
- flyten
- Fokus
- følge
- etter
- Til
- skjema
- skjemaer
- svindel
- Gratis
- fra
- fullt
- funksjon
- midler
- Dess
- framtid
- GDPR
- general
- generell data
- Generell databeskyttelsesforskrift
- få
- få
- Globalt
- Go
- større
- sterkt
- Økende
- Vekst
- garantere
- hacking
- Ha
- Helse
- hjelpe
- hjelper
- her.
- hold
- Hjemprodukt
- hus
- Hvordan
- Men
- HTTPS
- menneskelig
- ideell
- Identifikasjon
- identifisere
- gjennomføring
- implementert
- implementere
- importere
- forbedre
- forbedring
- bedre
- in
- inkludere
- inkluderer
- Inkludert
- innlemme
- Øke
- økt
- øker
- økende
- stadig
- individuelt
- individer
- bransjer
- industri
- informasjon
- initiere
- integrere
- Intelligens
- Intelligent
- intern
- undersøke
- investere
- involvere
- engasjement
- Utstedt
- saker
- IT
- DET ER
- Vet
- maling
- landskap
- stor
- Late
- hvitvasking
- Led
- Lovlig
- Nivå
- nivåer
- i likhet med
- Begrenset
- linje
- knyttet
- Likviditet
- oppført
- lån
- plassering
- langsiktig
- lenger
- ser
- Lav
- Luksus
- laget
- gjøre
- Making
- administrer
- ledelse
- leder
- håndbok
- merket
- målinger
- metode
- metoder
- minimal
- feil
- Mobil
- penger
- overvåking
- Måned
- mer
- mer effektivt
- Boliglån
- mest
- flere
- navn
- nødvendig
- Trenger
- behov
- Ny
- Antall
- hindring
- of
- tilby
- tilby
- Tilbud
- Office
- on
- ONE
- pågående
- på nett
- Drift
- operatør
- Muligheter
- Alternativ
- alternativer
- rekkefølge
- Annen
- samlet
- eieren
- betalt
- pandemi
- Papir
- del
- spesielt
- bestått
- Betale
- betalende
- betaling
- Betalingskort
- betalingsmetoder
- betalingsbehandling
- Betalingstjenester
- Betalingssystemer
- betalinger
- lønn
- prosent
- utfører
- perioden
- personlig
- personlig informasjon
- fase
- telefon
- telefonsamtaler
- Sted
- planlegging
- plattform
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- Spille
- PO
- poeng
- Populær
- popularitet
- PoS
- positiv
- praksis
- forebygge
- primære
- privatliv
- Problem
- prosess
- Bearbeidet
- Prosesser
- prosessering
- produktivitet
- Produkter
- fagfolk
- lønnsomhet
- fremme
- beskytte
- beskyttelse
- tilbydere
- kjøp
- Quickbooks
- raskt
- område
- Sats
- heller
- RE
- ekte
- sanntids
- kvitteringer
- motta
- mottatt
- nylig
- poster
- gjentakende
- redusere
- Redusert
- reduserer
- redusere
- regelmessig
- regelmessig
- Regulering
- forskrifter
- slipp
- Utgivelser
- relevant
- pålitelig
- fjernkontroll
- fjernarbeidere
- rapporterer
- oppløsning
- Ressurser
- resultere
- Resultater
- anmeldelse
- anmeldt
- gjennomgå
- Risiko
- risikoer
- robust
- ROI
- Rolle
- regler
- s
- tilfredshet
- Spar
- besparende
- Besparelser
- skalerbar
- planlegge
- planlagt
- sømløst
- sikre
- sikkerhet
- sikkerhetsrisiko
- Søke
- sending
- sensitive
- Tjenester
- delt
- bør
- Vis
- Viser
- signifikant
- lignende
- på samme måte
- forenkle
- enkelt
- størrelser
- liten
- småbedrifter
- Software
- løsning
- Solutions
- noen
- Kilder
- hastigheter
- Scene
- interessenter
- Standard
- står
- Stater
- opphold
- Still
- lagring
- Strategisk
- effektivisering
- send
- suksess
- slik
- leverandører
- Støttes
- mistenkelig
- Bærekraft
- system
- Systemer
- Ta
- oppgaver
- Technologies
- Teknologi
- Det
- De
- Fremtiden
- deres
- Dem
- Disse
- Gjennom
- tid
- tidkrevende
- ganger
- til
- verktøy
- spor
- Transaksjonen
- Transaksjoner
- Overføre
- overføringer
- overføre
- Åpenhet
- reiser
- Trend
- typer
- typisk
- utvilsomt
- unik
- forent
- Forente Stater
- Unsplash
- oppdatert
- oppdatering
- som haster
- vanligvis
- Verdifull
- ulike
- leverandør
- leverandører
- Verifisering
- verifisere
- Versus
- virtuelle
- synlighet
- volum
- volumer
- sårbarhet
- Vei..
- Hva
- om
- hvilken
- HVEM
- allment
- bredere
- vil
- Metalltråd
- med
- innenfor
- uten
- Arbeid
- arbeidere
- arbeidsflyt
- arbeid
- virker
- verden
- ville
- Feil
- Xero
- Du
- Din
- youtube
- zephyrnet