OCR og fakturaskanningsprogramvare for Sage

I den travle forretningsverdenen blir det mer og mer utfordrende å håndtere leverandørgjeld og fakturabehandling manuelt.

Utfordringene er mange:

• møysommelig sakte manuell datainntasting
• alltid tilstedeværende risiko for menneskelige feil
• manglende effektivitet i godkjenningsprosessen

Bedrifter leter stadig etter måter å effektivisere disse kritiske operasjonene. I dag kan AP-automatiseringsteknologi automatisere det som en gang var en møysommelig prosess. Når sammenkoblet med Sage regnskapsprogramvaresuiter på markedet, blir integreringen av AP Automation-programvare en nødvendighet for virksomheter som sikter på effektivitet og nøyaktighet. Nanonets-integrasjon med Sage representerer et sprang fremover når det gjelder håndtering av finansielle transaksjoner, og setter en ny standard for operasjonell effektivitet i den digitale tidsalderen. La oss se hvordan dette fungerer, og hvordan du kan sette opp dette for teamene dine.

Utviklingen av fakturabehandling

Reisen med fakturabehandling fra sine tradisjonelle, manuelle røtter til den digitale grensen er en fortelling om teknologisk utvikling.

Før 1980-tallet: Manuell leverandørgjeld

Leverandørgjeldsprosesser var helt manuelle, med fysiske fakturaer, papirsjekker og reskontrobøker.

1980-1990-tallet: Digital Ledgers

Tidlige programvareløsninger ga grunnleggende digitale reskontrofunksjoner, og effektiviserte enkelte deler av prosessen.

2000-tallet: Elektronisk fakturering låst opp

Internett revolusjonerte leverandørgjeld, og introduserte elektronisk fakturering, elektroniske transaksjoner og e-postkommunikasjon. Denne epoken så en betydelig reduksjon i papirbaserte prosesser.

2010-tallet: Enkel å bruke skyløsninger

Skybaserte løsninger muliggjorde mer skalerbare, fleksible og tilgjengelige økonomiske operasjoner, mens mobilteknologi muliggjorde fakturahåndtering og godkjenninger på farten.

Sent på 2010-tallet – i dag: Automatiserte kreditorløsninger

Den siste utviklingen innebærer bruk av automatisering og kunstig intelligens for å automatisere hele prosessen, inkludert -

• Regnskap og AP Intelligence: Fremveksten av AI-baserte regnskapssystemer har innledet en ny æra av effektivitet. Disse systemene er i stand til å utføre repeterende oppgaver som dataregistrering, fakturamatching og transaksjonsbehandling, og opererer med en hastighet og nøyaktighet utover menneskelige evner.
• Tilkoblet arbeidsflyt på tvers av apper: I dagens sammenkoblede digitale landskap er sømløs kommunikasjon mellom applikasjoner avgjørende. E-poster, AP-verktøy, regnskapsprogramvare, ERP-er og andre databaser fungerer nå sammen, og automatiserer datafangst og synkronisering på tvers av plattformer.
• Intelligent datafangst: Ved å utnytte AI-teknologier som naturlig språkbehandling og optisk tegngjenkjenning (OCR), automatiserer dagens systemer utvinning og tolkning av data fra ulike fakturaformater. Dette inkluderer håndtering av ustrukturerte og skannede data med enestående effektivitet, noe som gjør leverandørgjeldprosessen jevnere og mer nøyaktig enn noen gang før.

OCR-teknologi for fakturaskanning

OCR (Optical Character Recognition) forenkler hvordan virksomheter håndterer dokumenter. I vårt bruksområde skanner OCR fakturaer og andre papirdokumenter, og gjør dem om til digital tekst. Den digitale teksten tolkes ved hjelp av AI og fakturadetaljer trekkes ut –

• Felter (fakturedato, fakturanummer, beløp, selgerdetaljer, kjøperdetaljer osv.)
• Artikler (beskrivelser og kostnader for de solgte varene og tjenestene).
• GL-koder (automatisk tildelt av AI basert på tidligere data).
• Andre dimensjoner basert på kontekst (utgiftskategorisering, etc.)

Hvilken innvirkning har OCR og fakturaskanningsprogramvare?

Ulike rapporterte statistikker understreker virkningen av automatiseringsprogramvare. Disse tallene representerer en fortelling om hvilken type suksess du og teamet ditt kan se frem til å oppleve.

Dramatiske kostnadsreduksjoner i behandlingen

La oss starte med den økonomiske helsen til avdelingen din. AP Automation har vist seg å redusere prosesseringskostnadene med svimlende 70 %. Dette handler ikke bare om å spare pennies; det handler om å omfordele budsjettet til vekst, opplæring og kanskje til og med den kontor-espressomaskinen alle har sett på. Tenk på dette som en investering i både teamets effektivitet og deres velvære.

Tiden er av essensen

Nå, forestill deg å redusere fakturabehandlingstiden med 384 %. Denne dramatiske nedgangen betyr at teamet ditt kan behandle flere fakturaer raskere enn noen gang før, og frigjøre tid til å fokusere på strategiske initiativer som virkelig betyr noe. Med AP Automation blir "Jeg har ikke tid til det" "Hva er neste på agendaen?"

Feilreduksjon for sjelefred

Vi vet at feil kan være mer enn bare irriterende – de kan være kostbare. Med 37 % reduksjon i fakturabehandlingsfeil, AP Automation gir trygghet til driften din. Færre feil betyr færre timer brukt i korrigeringssykluser og mer tillit til dataintegriteten din. Dette fører også til mindre friksjon med leverandører og interessenter, og jevner ut veien for jevnere relasjoner og drift.

Å dyrke leverandørrelasjoner

Apropos forhold, la oss snakke om de 76 % av organisasjonene som rapporterer økt leverandørtilfredshet. Dette er nøkkelen. Glade leverandører betyr en pålitelig forsyningskjede og muligheter for forhandlinger og rabatter på veien. Leverandørene dine vil legge merke til og sette pris på punktligheten og nøyaktigheten til betalingene dine, takket være AP Automation.

Kontantstrømoptimalisering gjennom tidligbetalingsrabatter

3 % besparelse gjennom rabatter ved tidlig betaling gir organisasjonen din en økonomisk ansiktsløftning, forbedrer kontantstrømmen din og gir deg mer innflytelse og fleksibilitet i dine økonomiske operasjoner.

Overholdelse uten komplikasjoner

Til slutt, kronjuvelen til AP Automation: 100 % stressfri samsvar. I en tid der regulatoriske krav stadig øker, er det intet mindre enn mirakuløst å oppnå fullstendig etterlevelse uten stress.

Nanonetter for OCR og fakturaskanning i Sage

For selskaper som bruker Sage til sine regnskapsbehov, er den manuelle prosessen med å håndtere fakturaer ikke bare en tålmodighetsprøve, men også en betydelig belastning på ressurser. En OCR- og fakturaskanningsprogramvare for Sage forvandler denne kritiske, men likevel tungvinte prosessen til en strømlinjeformet, effektiv arbeidsflyt.

La oss ta en titt på hvordan regnskapsteam kan bruke en OCR-basert AP-automatiseringsprogramvare som Nanonets og integrere den med Sage for å strømlinjeforme regnskapsarbeidsflyten deres.

Manuell AP-arbeidsflyt i Sage

La oss gå gjennom den typiske manuelle AP-prosessen for et selskap som bruker Sage:

Fakturakvittering: Fakturaer kommer i ulike formater, inkludert papir og digitalt. Personalet må manuelt samle inn og organisere disse dokumentene.

Manuell sortering og GL-koding: Hver faktura blir deretter sortert basert på kriterier som leverandør, beløp eller forfallsdato, noe som krever betydelig tid og innsats. Hver faktura må deretter kodes til de aktuelle hovedbokkontoene.

Data Entry: Kritisk informasjon fra hver faktura, for eksempel leverandørdetaljer, beløp og datoer, legges inn manuelt i Sage.

Fakturabekreftelse: Avhengig av selskapets retningslinjer, kan fakturaer gjennomgå toveis (faktura og PO), treveis (faktura, PO og mottaksrapport), eller fireveis (faktura, PO, mottaksrapport og inspeksjonsrapport) matching til verifisere transaksjoner.

Godkjenning: Når de er verifisert, blir fakturaer rutet for godkjenning, som ofte involverer flere avdelinger eller myndighetsnivåer.

Behandling av betaling: Godkjente fakturaer er planlagt for betaling basert på vilkår og kontantstrømhensyn.

Forsoning: Til slutt blir betalinger avstemt i Sage, noe som sikrer at alle transaksjoner gjenspeiles nøyaktig i økonomiske poster.

Automatisert AP-arbeidsflyt med nanonetter

La oss nå forestille oss denne arbeidsflyten med Nanonets integrert i Sage:

Fakturakvittering: Se for deg dette – hver faktura bedriften din mottar, uavhengig av kilden, lander pent på ett digitalt sted. Fakturaer importeres automatisk fra rotet av e-poster, stasjoner og databaser så snart de kommer, noe som sparer deg for tid og reduserer feil.

Nanonets leser automatisk e-postfakturaer fra e-posttekst og vedlegg.

Alle håndskrevne og trykte fakturaer kan enkelt skannes ved hjelp av en smarttelefon eller lastes opp direkte på plattformen.

Digitale kvitteringer kan enten opprettes og skrives ut direkte ved hjelp av Nanonets-plattformen, eller importeres til Nanonets fra e-post, apper og databaser.

Denne prosessen sikrer at hver del av data, uavhengig av opprinnelse, finner sin plass i et sentralisert, digitalt depot, klar for videre handling.

Automatisert datainntasting: Nanonets AI leser fakturaer med over 99 % nøyaktighet, og reduserer timene til bare øyeblikk. Denne endringen betyr at teamet ditt kan droppe slitet og dykke ned i arbeid som faktisk betyr noe. Data trekkes deretter ut og legges direkte inn i Sage, uten manuell inntasting av data.

Automatisert sortering og GL-koding: Nanonets bruker OCR for automatisk å gjenkjenne og kategorisere fakturaer etter leverandør, dato, beløp og andre relevante kriterier. GL-kodetildeling kan automatiseres ved –

• Trening på tidligere data: Dette innebærer å laste opp historiske økonomiske dokumenter og transaksjoner merket med historisk korrekte GL-koder. Modellen lærer av disse eksemplene å forutsi GL-koder nøyaktig for nye transaksjoner.

• Out of the Box Gen AI: Ved å bruke Nanonets GenAI kan programvaren vår tolke teksten på finansielle dokumenter på en måte som etterligner menneskelig forståelse. Dette gjør det mulig å trekke ut relevant informasjon, kontekst og semantikk for å bruke kompleks resonnement for å tildele GL-koder nøyaktig, selv i tilfeller der transaksjonsdetaljer er tvetydige eller sparsomme.

Intelligent fakturabekreftelse: Ved å utnytte AI, utfører Nanonets automatisk toveis, treveis eller fireveis matching ved å lese og kryssreferanser de utpakkede fakturadataene med innkjøpsordrer, mottaksrapporter og inspeksjonsrapporter som finnes i Sage.

Validering: Systemet flagger eventuelle avvik for menneskelig vurdering, men ellers blir fakturaer som samsvarer med selskapets kriterier automatisk rutet for godkjenning eller direkte godkjent basert på forhåndsinnstilte regler.

Godkjenning: Godkjenninger med nanonetter er ikke lenger en flaskehals. De blir fleksible og lever der organisasjonen din gjør – enten det er på e-post, Slack eller Teams. Dette eliminerer behovet for forstyrrende telefonsamtaler og den altfor kjente floken av påminnelser.

Behandling av betaling: Godkjente fakturaer settes automatisk i kø for betaling i henhold til deres vilkår, og optimaliserer kontantstrømstyringen.

Forsoning: Du kan importere kontoutskriftene dine, og Nanonets avstemmer betalingene automatisk i Sage, og sikrer at regnskapet er oppdatert og nøyaktig, og bøkene dine lukkes 90 % raskere.

Vi diskuterte de konkrete fordelene ved å bruke OCR og fakturaskanningsprogramvare for Sage tidligere. Men på toppen av det representerer overgangen fra en manuell til en automatisert AP-prosess ikke bare et skifte i hvordan oppgavene utføres, men en grunnleggende transformasjon i rollen til finansavdelingen. Med verktøy som Nanonets flytter finansteam seg fra backoffice-funksjoner til strategiske bidragsytere, og utnytter sanntidsdata og analyser for å drive forretningsbeslutninger. Dette er fremtiden for økonomi, og den er tilgjengelig nå for Sage-brukere gjennom kraften til automatisering med Nanonets.

---

Som vi har utforsket, er integrasjonen av Nanonets med Sage regnskapsprogramvare en spillskifter for bedrifter som er fastlåst av ineffektiviteten ved manuell fakturabehandling. Utviklingen fra manuelle til automatiserte kreditorprosesser er ikke bare et skritt fremover; det er et sprang inn i en fremtid der økonomiske operasjoner strømlinjeformes, feilrater faller, og strategisk beslutningstaking styrkes av sanntidsdataanalyse. Ved å gå fra manuelt slit til strategisk innsikt, kan finansteam utstyrt med de riktige automatiseringsverktøyene drive bedriftene sine mot større lønnsomhet, smidighet og konkurransefortrinn i den digitale tidsalderen.

• SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrk deg selv. Tilgang her.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
• PlatoESG. Karbon, CleanTech, Energi, Miljø, Solenergi, Avfallshåndtering. Tilgang her.
• PlatoHelse. Bioteknologisk og klinisk etterretning. Tilgang her.
• kilde: https://nanonets.com/blog/ocr-and-invoice-scanning-software-for-sage/