Den omfattende veiledningen til automatisering av innkjøp

Er du lei av å legge inn rekvisisjoner manuelt, opprette innkjøpsordrer, og sporing av fakturaer? Lei av å stole på arbeidsintensive metoder for alderdom for å håndtere overholdelsesproblemer? Skulle du ønske det fantes en måte å effektivisere anskaffelsesprosessene dine på?

I så fall må du vite alt om innkjøpsautomatisering – et kraftig verktøy som kan hjelpe deg med å administrere kjøpsprosessen effektivt. I denne artikkelen vil vi avmystifisere prosessen med innkjøpsautomatisering og diskutere de mange utfordringene (og fordelene), nye trender og beste praksis knyttet til den.

Hva er innkjøpsautomatisering?

Innkjøpsautomatisering er bruk av teknologi for å effektivisere anskaffelsen av varer og tjenester. Det er en måte å automatisere manuelle oppgaver gjennom hele anskaffelsesprosess, noe som gjør det mer effektivt og kostnadseffektivt. Automatiseringen av denne prosessen kan ta mange former, fra automatiserte e-postpåminnelser til bruk av kunstig intelligens (AI) algoritmer.

Ved å utnytte avanserte teknologier som AI, maskinlæring, robotprosessautomatisering (RPA), naturlig språkbehandling (NLP) og blokkjede, kan bedrifter automatisere ulike anskaffelsesprosesser. Disse prosessene kan inkludere ordrebehandling, betalingsplaner, leverandørvalg og evaluering, dokumenthåndtering, etterspørselsprognoser, fakturaavstemming og forsyningskjeden automatisering.

---

Ønsker du å automatisere dine manuelle AP-prosesser? Bestill en 30-minutters live-demo for å se hvordan Nanonets kan hjelpe teamet ditt med å implementere ende-til-ende AP-automatisering.

Planlegg en demo

Fordeler med innkjøpsautomatisering

Reduserte kostnader

Automatisering kan redusere tiden det tar å behandle bestillinger, opprette kjøpsforespørsler og mange andre oppgaver. Noe som betyr at du vil bruke mindre penger på lønn og andre ressurser.

Forbedret effektivitet

Når du har færre personer som jobber med hver oppgave, er det færre feil som gjøres av menneskelig dømmekraft. Dette betyr at bedriften din også kan få gjort mer på kortere tid!

Forbedret nøyaktighet

Med færre feil som gjøres av folk som ikke er utdannede fagfolk, er det mindre rom for feil når det gjelder å sørge for at alt er gjort riktig før du går videre med noe annet som er spesifikt knyttet til anskaffelsesprosesser i selve organisasjonen.

Økt smidighet

Innkjøpsautomatisering er som å ha et ekstra par hender for å hjelpe organisasjoner med å tilpasse seg endringer i markedet og forretningsbehov. Å ta seg av repeterende anskaffelsesoppgaver frigjør verdifull tid og ressurser slik at bedrifter kan fokusere på å bygge bedre relasjoner med leverandører, komme med innovative ideer og ta strategiske beslutninger.

Datadrevet beslutningstaking

Når bedrifter bruker innkjøpsautomatisering, får de tilgang til noen kraftige verktøy for å analysere data. Dette inkluderer ting som forbruksanalyse, som hjelper deg å forstå hvor mye penger du bruker på forskjellige ting, og ytelsesmålinger, som kan fortelle deg hvor godt anskaffelsesprosessene dine fungerer. Men det er ikke alt – prediktiv analyse er også inkludert, noe som betyr at du kan bruke data til å forutsi hva som kan skje i fremtiden. Ved å ha all denne informasjonen kan bedrifter ta bedre beslutninger om hvordan de skal bruke pengene sine, og også identifisere muligheter og risikoer de kanskje ikke har lagt merke til ellers. Så når det kommer til anskaffelser, er det definitivt veien å gå å bruke data for å drive beslutningstaking!

Forbedret samsvar

Når bedrifter bruker automatisering i innkjøpsprosessene sine, kan de sørge for at de følger alle reglene og forskriftene som gjelder for dem. Dette inkluderer ting som retningslinjer for anskaffelser, etiske standarder og krav til bærekraft. Ved å automatisere oppgaver knyttet til compliance kan bedrifter redusere risikoen for å havne i trøbbel for ikke å følge reglene. Det kan bety å unngå straffer eller bøter, som kan være veldig kostbare.

Hva er innkjøpsautomatiseringsprosessen?

Å komme i gang med automatiserte anskaffelser er enklere enn du kanskje tror. Selve prosessen kan deles inn i noen få nøkkeltrinn:

Datainnsamling

Begynn med å samle inn data som produkt- og leverandørdetaljer, kjøpsordrehistorikk, fakturastatus og mer. Innsamling av denne informasjonen vil hjelpe deg å forstå dine organisasjonsbehov og mål bedre.

Ta et skritt tilbake og vurder hvor effektiv din nåværende prosess er, hvor stikkpunktene er, og hva slags automatisering som vil bidra til å endre ting.

Optimalisering av innkjøp

Når du har alle nødvendige data, er det på tide å optimalisere prosessen. Bruk algoritmer for å analysere de innsamlede dataene og identifisere potensielle kostnadsbesparelser, utdaterte produkter, overforbruksrisiko og muligheter for standardisering.

Automatisering av innkjøp

Bruk teknologiverktøy for å automatisere innkjøpsprosessen – inkludert automatiske innkjøpsordrer, leverandørvalg, kontraktsadministrasjon og mer. Dette forbedrer din evne til å spore og administrere kontrakter samtidig som du reduserer kostnader i form av behandlingstid og administrative overhead.

Det finnes en rekke forskjellige løsninger der ute – fra grunnleggende løsninger til komplette løsninger på bedriftsnivå – så det er viktig å forske på hva som er tilgjengelig, og finne den som passer for organisasjonen din.

Gjennomførbarhet og interessentavmelding

Få en ide om implementeringskostnadene, slik at du vet hva du går inn for når du først har flyttet. Sørg for at alle som er involvert i beslutningsprosessen er med før du forplikter deg til å sikre at alle er på samme side og vil støtte overgangen fra papir til digital.

Utvikle en plan

Når alle forarbeidene er tatt hånd om, er det på tide å utvikle en plan for implementering som tar for seg opplæring av ansatte, datasikkerhet og andre nødvendige skritt før du går i gang med automatiserte innkjøpssystemer.

Overvåking og rapportering

Til slutt, overvåk ytelsesmålinger som leveringstidslinjer, forbrukssynlighet og leverandørytelse over tid for å sikre at målene blir nådd og eventuelle problemer raskt blir identifisert og løst.

Utfordringer ved innkjøpsautomatisering

Når det gjelder automatiserte anskaffelser, er det noen utfordringer å vurdere. Selv om prosessen kan høres enkel ut på papiret, kan den være kompleks i praksis. Her er en oversikt over noen hindringer du kan møte:

Endringsledelse

Bytte over til automatiserte innkjøpsløsninger krever innkjøp fra interessenter og ansatte på tvers av organisasjonen. Dette kan være vanskelig, da det ofte er en viss motstand mot endring og innføring av ny teknologi tar tid.

Kostnadshensyn

Automatisering krever forhåndsinvesteringer i form av både tid og penger, noe som kan gjøre overgangen skremmende for enkelte organisasjoner. Å evaluere alternativer nøye og forstå tilhørende kostnader er nøkkelen når du velger en automatisert løsning som best passer organisasjonens behov.

Dataintegrasjon

Innkjøpsautomatiseringsløsninger er bare vellykkede hvis de integreres med eksisterende systemer og databaser for å gi en helhetlig oversikt over leverandørdata, produktpriser, innkjøpsordrer osv. For eksempel bør enhver potensiell løsning du velger ha muligheten til å kommunisere med økonomien din. system for å gi detaljert transaksjonshistorikk for bedre beslutningsprosesser i organisasjonen.

---

Sett opp berøringsfrie AP-arbeidsflyter og effektivisere leverandørgjeld-prosessen på sekunder. Bestill en 30-minutters live demo nå.

Planlegg en demo

Beste praksis for innkjøpsautomatisering

Vurder dine behov

Før du begynner å se nærmere på teknologi, er det viktig å vurdere nøyaktig hva du prøver å oppnå med innkjøpsautomatisering. Ønsker du bedre innsyn i forbruksdata? Ønsker du å forbedre leverandørytelsen gjennom analyser og innsikt? Er det noen ineffektivitet i nåværende prosesser som kan løses med nye verktøy eller systemer? Når du har et klart bilde av hva som må forbedres, er det tid for trinn to!

Arbeid med eksperter

Noe av det viktigste du kan gjøre er å involvere eksperter som har ekspertise på innkjøpsautomatisering. De vil kunne veilede deg gjennom prosessen, hjelpe deg med å planlegge for utfordringer og identifisere potensielle fallgruver. Å konsultere en ekspert kan forbedre hastigheten og påliteligheten til overgangen din betydelig.

Velg riktig teknologi for virksomheten din – og hold deg til den!

Når du velger hvilken programvare for innkjøpsautomatisering som er fornuftig for organisasjonen din, bør du vurdere faktorer som kostnadseffektivitet versus brukervennlighet over tid; skalerbarhet av begge programvareløsningene i seg selv så vel som deres evne innenfor større organisasjoner. Om de integreres godt med andre eksisterende systemer som allerede brukes i et bedriftsmiljø som ERP-plattformer. Det er også viktig å ikke bare se på én leverandør, men heller undersøke flere alternativer før du tar noen avgjørelser om anskaffelsesautomatiseringsprosessen.

Utvikle en plan

Før du implementerer et nytt programvaresystem eller prosessendring – spesielt en så kompleks som innkjøpsautomatisering – er det lurt å lage en eksplisitt plan for hvordan ting vil fungere når alt er satt i verk. Dette bør inkludere tidslinjer for hvert trinn sammen med spesifikke beregninger som suksess kan måles mot senere. For eksempel forventer vi at denne nye policyen vil øke salget vårt med 20 % over seks måneder.

Vanlige brukstilfeller for innkjøpsautomatisering

Inventory Management

Dette er en av de mest grunnleggende bruksområdene for innkjøpsautomatisering, siden den lar deg spore lagernivåene dine og sikre at du ikke går tom for produkter eller rekvisita før de er nødvendige.

Leverandørstyring

Denne funksjonen lar bedrifter holde oversikt over alle leverandørene sine på ett sted, noe som gjør det enkelt å jobbe med dem på en jevnlig basis og sikrer at alle betalinger går jevnt gjennom ved slutten av hver måned (eller år).

Kontraktstyring

Kontraktsstyringsfunksjoner lar bedrifter opprette kontrakter med sine leverandører for å sikre at kvalitetskontrollstandarder oppfylles konsekvent over tid. Dette bidrar til å forhindre at problemer oppstår på grunn av dårlig ytelse fra begge sider under et prosjekt eller andre typer avtaler mellom to parter.

Leverandør forhold ledelse

Løsninger for håndtering av leverandørrelasjoner kan være en game-changer for organisasjoner som jobber med leverandører. De forenkler prosessen med å administrere leverandørrelasjoner ved å automatisere oppgaver som å spore leverandørytelse, holde kontakten med dem og jobbe sammen mot felles mål.

Nye trender innen innkjøpsautomatisering

Selv om innkjøpsautomatisering allerede er en endring i kjøpsprosessen, kommer det bare til å bli bedre. Her er noen av de nye trendene innen innkjøpsautomatisering:

Kunstig intelligens og maskinlæring

AI-drevne automatiseringsløsninger blir stadig mer populære, og de er i stand til å analysere data raskt og nøyaktig for å ta bedre beslutninger raskere. Ikke bare det, men maskinlæring lar disse verktøyene bli mer nøyaktige og effektive over tid etter hvert som de samler inn mer data.

Blockchain-teknologi

Blockchain-teknologi brukes i anskaffelsesprosessen for å gi en uforanderlig hovedbok som registrerer hvert trinn i kjøpsprosessen. Dette bidrar til å sikre større åpenhet, nøyaktighet og kostnadsbesparelser – og det kan brukes til å støtte overholdelse av forskrifter.

Digitalisering av dokumenter

Digitalisering av dokumenter er gjort mulig med skybaserte teknologier som OCR (optisk tegngjenkjenning). Denne teknologien gjør det mulig å konvertere skannede dokumenter til digitale filer, noe som muliggjør raskere dokumentbehandlingstider. Dessuten, i stedet for å ha papirarbeid spredt over alt, lagres de trygt i ett enkelt system.

Løftet om disse nye trendene – pluss den fortsatte utviklingen av nåværende prosesser – viser at innkjøpsautomatisering er kommet for å bli som en transformativ kraft i forretningsdriften.

Hvordan kan Nanonetter hjelpe med innkjøpsautomatisering?

Nanonets sin AI-drevne plattform kan hjelpe til med innkjøpsautomatiseringsprosesser ved å automatisere dokumentdatafangst og utvinningsoppgaver. Plattformen kan for eksempel trekke ut data fra fakturaer, innkjøpsordrer og andre innkjøpsrelaterte dokumenter, og automatisk fylle disse dataene inn i innkjøpssystemer eller arbeidsflyter. Denne automatiseringen reduserer risikoen for feil, øker behandlingshastigheten og lar ansatte fokusere på mer verdiøkende oppgaver.

I tillegg til dette tilbyr Nanonets et system med et intuitivt brukergrensesnitt og tilpassede arbeidsflyter for å effektivisere prosessautomatiseringen.

Planlegg en demo

konklusjonen

Avslutningsvis er fremtiden for innkjøpsautomatisering her. Med det følger et unikt sett med muligheter og utfordringer. Men de som omfavner kraften vil høste fruktene av økt effektivitet, bedre nøyaktighet og kostnadsbesparelser. Ved å følge de beste fremgangsmåtene som er skissert her, kan organisasjoner strømlinjeforme sine anskaffelsesprosesser og bli mer konkurransedyktig på det globale markedet.

Med Nanonets kan bedrifter dra nytte av det siste innen maskinlæring og AI-teknologi for å automatisere innkjøpsprosessene sine for å forbedre nøyaktigheten, redusere kostnadene og bruke arbeidsstyrken mer effektivt.

Så ikke vær redd for å ta skrittet fullt ut. Det er på tide å begynne å automatisere anskaffelsesprosessen og ta bedriften til neste nivå.

• SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
• PlatoAiStream. Web3 Data Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
• Minting the Future med Adryenn Ashley. Tilgang her.
• Kjøp og selg aksjer i PRE-IPO-selskaper med PREIPO®. Tilgang her.
• kilde: https://nanonets.com/blog/the-comprehensive-guide-to-procurement-automation/