Leverandøradministrasjonsprosessen: viktighet, fordeler og utfordringer

Gode ​​leverandørrelasjoner er viktig for at enhver bedrift skal lykkes. Leverandørledelse har som mål å organisere og styrke relasjoner mellom bedrift og leverandør. Effektiv leverandøradministrasjon lar virksomheter drive effektivt samtidig som de forhindrer sjokk på tilbudssiden.

Hva er leverandørstyring?

Leverandørstyring er en strukturert prosess som bedrifter følger for å administrere sine leverandører eller leverandører. Leverandørledelse fokuserer på å bygge/opprettholde gode samarbeidsrelasjoner med leverandører på langsiktig basis; for å forhindre potensielle forsyningsavbrudd og oppfylle forretningsmål til best mulig verdi.

Leverandøradministrasjonsprosessen er ganske forseggjort og omfatter å velge passende leverandører, forhandle levedyktige kontrakter, kontrollere kostnader, minimere risiko og sikre levering av varer eller tjenester til rett tid.

Viktigheten av leverandørstyring

Leverandøradministrasjon er en strategisk prosess som når den gjøres riktig kan hjelpe bedrifter med å nå spesifikke forretningsmål.

Det åpner for muligheter for raskere onboarding av flere leverandører som kan minimere potensielle risikoer og forsinkelser på tilbudssiden. Med et utvalg leverandører for hånden, nyter virksomheten også lavere kostnader og raskere levering for å opprettholde kontinuitet i virksomheten.

Effektivisering av leverandørprosessen kan sikre gjensidig tillit og sterkere relasjoner. Det kan bidra til å øke virksomhetens effektivitet med fokus på å forbedre kundetilfredshet, lønnsomhet og vekst.

Hva innebærer leverandøradministrasjonsprosessen

Selv om leverandøradministrasjonsprosessen kan være enkel eller kompleks avhengig av størrelsen på organisasjonen, er trinnene som er involvert stort sett de samme. Men noen forutsetninger er nødvendige:

Forutsetninger

1. Definer forretningsmål – Bedrifter kan engasjere seg i god leverandørstyring når selskapets mål og mål er godt definert. Identifisering av forretningsmål kan gi et klarere bilde i forhold til leverandøradministrasjon.

2. Opprette et leverandørledelseteam – Å ha dyktig personell som en del av et dedikert team kan gjøre leverandørledelse enklere og mer fruktbart. Å velge, forhandle og evaluere leverandører er ingen enkel oppgave. Et erfarent team kan fungere som en bro mellom interne avdelinger og leverandører for å optimalisere leverandøradministrasjonsprosessen.

Trinn i leverandøradministrasjonsprosessen

Med markedet fullt av potensielle leverandører, vil et selskap som driver med leverandøradministrasjon følge noen vanlige trinn for å sikre valget av de riktige leverandørene. De er:

1. Velge leverandører – Prosessen starter med å gjøre et utvalg av leverandører som anses egnet for virksomheten. Deretter søkes sitater ved hjelp av verktøy for e-sourcing slik som Forespørsler om tilbud (RFQs) og Requests for Proposals (RFPs). Selv om prisen vil være en avgjørende faktor, kan selskapet også måle en leverandørs potensiale basert på kvalitet, omdømme, kapasitet til å møte krav og resultater.

2. Delta i kontraktsforhandlinger – Dette stadiet innebærer diskusjoner om vilkårene i kontrakten mellom selskapet og den valgte leverandøren. Vilkår kan være relatert til type/mengde av varene og/eller tjenestene, leveringsdatoer, betalingsbetingelser og juridiske forhold som dekker risiko. Kontrakten må være akseptabel og gjensidig fordelaktig for begge parter.

3. Onboarding av leverandører – Prosessen med å samle inn relevant informasjon og tilhørende dokumenter er viktig for å anerkjenne leverandører som godkjente leverandører for selskapet. Bankkontoinformasjon, skatteskjemaer, gyldige bransjelisenser er noen av hovedinformasjonen som samles inn for å foreta betalinger til leverandører og for revisjonsformål.

4. Spor og evaluer leverandørens ytelse – Bedrifter må sjekke leverandørens ytelse for å se om standardene oppfylles, kvaliteten på produktene eller tjenestene er god, leveransene skjer i tide og tjenesten er tilfredsstillende. Avvik kan rettes med handlingsplaner diskutert med leverandører for å sikre jevnere forretningstransaksjoner.

5. Overvåke og håndtere risikoer – Risikostyring innebærer å vurdere og overvåke leverandører for potensielle risikoer som kan påvirke virksomheten hardt. Brudd på samsvar, leverandørsvindel, datalekkasjer, søksmål, tap av åndsverk er alle alvorlige risikoer som må håndteres som en del av risikoovervåkingen.

6. Rettidig betaling – Å foreta betalinger i tide til leverandører kan være avgjørende for å sikre gode arbeidsforhold. Å følge kontraktsvilkår for betaling og sikre at fakturaer blir klarert uten forsinkelser kan bygge tillit og tillit for leverandører til å opprettholde fortsatte tjenester.

Implementering av et leverandørstyringssystem

Leverandørstyring er en avgjørende prosess for enhver organisasjon for å sikre vekst og suksess. Fremveksten av avanserte teknologier har endret måten leverandøradministrasjonsprosesser gjøres på i dag.

Vendor Management Systems (VMS) er nettbasert eller skybasert programvare som er utviklet for å hjelpe til med å organisere og administrere flere leverandørrelaterte aktiviteter fra ett sted. De er effektive, enkle, kostnadseffektive og svært fordelaktige for organisasjoner med flere leverandører.

Fordeler med leverandøradministrasjon

De ulike fordelene ved å ha leverandøradministrasjon på plass er:

1. Tilrettelegger for bedre utvalg – Organisasjonen kan dra nytte av et bredere utvalg av leverandører som gir flere valgmuligheter til konkurransedyktige priser.

2. Kostnadseffektive forhandlinger – Leverandøradministrasjon kan sikre at flere leverandører kjemper om forretninger. Dette gjør selskapet i stand til å forhandle seg frem til bedre priser og oppnå lavere priser eller rabatter.

3. Effektiv kontraktsstyring – En av fordelene med å ha et leverandørstyringssystem er sentraliserte data. Alle kontrakter, leverandørinformasjon og relaterte dokumenter er tilgjengelig fra ett sted for hele organisasjonen. Dette gjør det lettere å spore kontrakter og ta beslutninger mer effektivt.

4. Enklere resultatstyring – Leverandørstyringssystemer muliggjør et fugleperspektiv av hele ytelsen til leverandører. Det er enkelt å spore ytelse og sammenligne den med tidligere data. Interessenter kan sikre at leverandørene overholder kontraktsvilkårene og at forretningsbehov dekkes effektivt.

5. Sterkere leverandørrelasjoner – Sentralisert leverandørinformasjon i VMS hjelper til med en forenklet beslutningsprosess. Identifisering av forsinkelser og rask kommunikasjon reduserer forstyrrelser i forsyningskjeden og forhindrer ekstra kostnader eller tap for begge parter som resulterer i tillit og bedre relasjoner.

6. Bedre risikoreduksjon – VMS-programvare er i stand til å identifisere leverandørrisikoer som kan forebygges eller håndteres tidlig for å unngå innvirkning på virksomheten. Siden alle leverandørrelaterte data er verifisert og konstant overvåking er mulig, blir risikoreduksjon enklere.

Utfordringer i leverandørstyring

Feil eller mangel på leverandøradministrasjonsprosesser kan utgjøre mange utfordringer:

1. Mislighold fra leverandører – En organisasjon uten faste standarder for leverandører står overfor risikoen for manglende overholdelse fra sine leverandører. Å velge riktig leverandør og sette standarder under kontraktsforhandlinger er viktig for å unngå avvik.

2. Risiko for dårlig rykte til leverandører – Når flere leverandører er involvert, er det vanskelig å vurdere arbeidskvaliteten til leverandører, og dårlig ytelse fra en enkelt leverandør kan påvirke virksomheten. Å kjøre grundige bakgrunnssjekker og innsikt i tidligere prestasjoner blir avgjørende under utvelgelsesprosessen i leverandøradministrasjon.

3. Problem med manuell lagring av leverandørdata – Ekspanderende virksomheter kan finne det vanskelig å lagre leverandørdata ettersom virksomheten vokser og flere leverandører er på plass. Mangelen på et leverandørstyringssystem skaper ytterligere problemer med å hente leverandørinformasjon når det er nødvendig.

4. Ingen synlighet for beslutningstaking – Leverandørstyringssystemer kan gi overordnet synlighet gjennom tilgjengeligheten av sentraliserte data for god beslutningstaking. Uten et skikkelig VMS på plass blir dette en komplisert oppgave.

5. Manglende evne til å håndtere ulike betalinger – VMS-programvare kan vedlikeholde og spore betalinger selv om betalingsbetingelsene eller -metodene er forskjellige. Manuelle betalinger til flere leverandører kan være tungvint, komplekse og feilutsatte, noe som kan resultere i misfornøyde leverandører.

konklusjonen

Skiftende og raske tider tvinger mange bedrifter til å finne effektive løsninger for å håndtere leverandørrelasjoner effektivt. Organisasjoner, store eller små, som har å gjøre med flere leverandører kan dra nytte av å implementere et godt leverandørstyringssystem. Effektiv VMS-programvare kan bidra til å overvinne utfordringer og fremme sterkere leverandørrelasjoner, tilføre verdi og forbedre forretningsytelsen.