Hvorfor er dokumenthåndteringsprogramvare et must for bedrifter?

---

Hvorfor trenger du programvare for dokumenthåndtering?

Forbedrer dokumenthåndtering

Digitalisering av dokumentene dine er ikke nok hvis du ønsker å effektivisere dokumenthåndteringen. Uten dokumenthåndteringsprogramvare vil du fortsatt sitte fast med å organisere, spore og hente filer manuelt i databasen din. Dette kan fortsatt ta opp dyrebar tid som du kunne ha brukt til å imøtekomme andre viktige oppgaver. For ikke å nevne, det eliminerer fortsatt ikke potensielle menneskelige feil når det gjelder håndtering av dokumenter.

Programvare for dokumentbehandling er mer enn bare en glorifisert database for dokumentene dine. Dens mange verktøy og funksjoner gjør det enklere å håndtere og administrere alle filene og postene dine med bare noen få klikk. Du kan også bruke den til å spore og hente filer ved hjelp av et ord eller en setning i dokumentet. Og ved å integrere den med andre applikasjoner kan du enkelt importere og eksportere utpakkede data fra dokumentet og dermed unngå manuell inntasting av data i prosessen.

Det er viktig å merke seg at DMS er forskjellig fra et innholdsstyringssystem. Et innholdsstyringssystem eller CMS brukes til å generere og publisere innholdet ditt på nettet. Den administrerer ikke nødvendigvis filene og dokumentene dine. Så å ha både DMS og CMS kan være nyttig for virksomheten din. Noen eksempler på CMS-programvare kan integreres sømløst med DMS, så sørg for å sjekke dem ut.

Øker tilgjengeligheten

Med fremveksten av eksternt arbeid og hybride arbeidsplasser, bør de ansatte kunne få tilgang til alle filene de trenger når som helst og hvor som helst. Selv om digitalisering av dokumentene dine gjør det enklere å dele og sende filer fra én enhet til en annen, trenger du fortsatt dokumenthåndteringsprogramvare for å strømlinjeforme dokumentsøk og gjenfinning. Den automatiserer filsøk, sporing og gjenfinning ved å bruke nøkkelord og andre egenskaper. Med bare noen få klikk kan du hente opp et hvilket som helst dokument du vil uten å måtte gå til kontoret.

Programvare for dokumentbehandling sentraliserer alle dokumentene dine på én enkelt plattform som du kan få tilgang til ved hjelp av hvilken som helst enhet som en datamaskin, smarttelefon eller nettbrett. Dessuten lar det deg skifte fra en enhet til en annen uten å miste viktige endringer i et dokument eller selve databasen. Dette gjør det enda mer praktisk å søke etter og hente PDF-filer og andre typer dokumenter når du er på farten. Avhengig av løsningen som er implementert, kan disse filene nås online eller offline.

Fremmer samarbeid

Ved å gjøre dokumenter mer tilgjengelige, kan dokumenthåndteringssystemer også forbedre samarbeidet i organisasjonen din og med kundene dine. Siden DMS sentraliserer alle filene dine på én plattform, kan team fra andre avdelinger jobbe sammen for å endre visse dokumenter, kompilere poster og organisere databaser. Det sikrer også at din bedrift har én enkelt kilde til sannhet. Dette betyr at alle jobber med samme sett med informasjon og data uavhengig av når og hvor de har fått den.

Noen funksjoner i dokumentadministrasjonssystemet inkluderer også automatisering av godkjenningsarbeidsflyter for raskere dokumentbehandlingstid. Dette betyr at du ikke trenger å bekymre deg for å sende dokumentet til de nødvendige interessentene for å få deres signaturer eller godkjenning. Selve dokumentet vil automatisk videresende dokumentet etter hvert som det går gjennom prosessen. Den kan til og med varsle mottakeren om dokumentets forestående godkjenning for å unngå forsinkelser.

Forbedrer datasikkerheten

Å investere i et dokumenthåndteringssystem er også en måte å beskytte bedriftsdataene dine på. Ulike typer dokumentbehandlingssystemer tilbyr robuste sikkerhetsfunksjoner for å forhindre uautorisert tilgang til dokumentene dine. Dette inkluderer funksjoner som tillatelseskontroller, datakryptering, sporings- og overvåkingsverktøy og mer.

Viktigheten av dokumenthåndtering i datasikkerhet bør ikke overses. Unnlatelse av å håndtere filene dine kan føre til tap av data og brudd. Og i sin tur kan dette påvirke den generelle sikkerheten til virksomheten din, kundene dine og partnerne dine.

Noen DMS har også en funksjon for automatisk sikkerhetskopiering og gjenoppretting av dokumenter som sikrer at du aldri mister verdifulle data i bedriften din. Dette lar deg hente ødelagte, slettede eller tapte filer med bare noen få klikk.

Kutt ned kostnadene

Ved første øyekast virker et fysisk arkivsystem billigere enn å investere i et dokumenthåndteringssystem. Men kostnadene som følge av potensiell feilstyring, dokumentskade eller tap vil totalt sett være langt større. For ikke å nevne, dette ville tvinge deg til å bruke dyrebar tid på å gjenskape eller hente den tapte eller skadede filen. Som sådan regnes DMS som en stor investering for virksomheten din siden det optimaliserer prosessen din med minimale kostnader.

DMS kan også hjelpe deg med å kutte ned på utgifter til kontorrekvisita som papir, blekk og porto. På samme måte trenger du ikke å bekymre deg for lagringsplass siden alle filene dine kan lagres elektronisk. Derfor vil du ikke trenge de dyre stålarkivskapene eller et eksternt lager eller hvelv for dokumentene dine.

---

Hvis du jobber med fakturaer og kvitteringer eller bekymrer deg for ID-verifisering, sjekk ut Nanonets online OCR or PDF-tekstuttrekk for å trekke ut tekst fra PDF-dokumenter gratis. Klikk nedenfor for å lære mer om Nanonets Enterprise Automation Solution.

---

Velge riktig programvare

Med digital transformasjon på vei oppover, er det på høy tid at du investerer i et dokumenthåndteringssystem for virksomheten din. DMS gjør mer enn bare å digitalisere filene dine. Den gir deg også verktøy og funksjoner for å strømlinjeforme dokumenthåndtering i organisasjonen din. Dens mange fordeler gjør den til et viktig verktøy for din bedrift hvis du ønsker å forbli relevant og konkurransedyktig i markedet.

Likevel, å velge beste dokumenthåndteringsprogramvare for din virksomhet krever en inngående forståelse av hva din bedrift trenger og hvilken type DMS som passer for den. Så sørg for å utforske alternativene dine og prøve dem ut selv.

---

Nanonetter online OCR & OCR API har mange interessante bruk saker that kan optimalisere forretningsytelsen, spare kostnader og øke veksten. Finne ut hvordan Nanonets brukstilfeller kan gjelde for produktet ditt.

---