Dagene med utstoppede arkivskap og bankbokser fulle av løse papirer er bak oss. På mange måter er vi til og med forbi æraen som sentraliserte bedriftsinformasjon i en serie med Excel-arbeidsbøker og PDF-er delt av filoverføringsprotokoll.
Men i dag byr på en rekke dokumenthåndteringsutfordringer, uansett hvor langt vi har kommet. Vi står nå overfor sikkerhetsproblemer, synkroniserer dokumenthåndtering på tvers av spredte team og eksterne ansatte, og prøver å effektivt samarbeide om enkeltdokumenter uten å tråkke hverandre på tærne eller slette timers arbeid. Alle disse faktorene kombineres for å gjøre dokumentadministrasjon på bedriftsnivå til en vanskelig nøtt å knekke.
Men det er en ny serie plattformer som tilbyr en rekke digitale verktøy designet for å lindre den hodepinen. De kalles samlet elektroniske dokumenthåndteringssystemer (EDMS).
Hva er EDMS?
Elektroniske dokumenthåndteringssystemer, forkortet til EDMS, beskriver et omfattende økosystem som hjelper til med å samle, sortere, lagre, administrere og få tilgang til bedriftsomfattende data og dokumentasjon. Sammenlignet med nisje-seksjonsinterne løsninger, som HRs dokumentlagring optimalisert for HIPAA eller regnskapets skatteadministrasjon og lagringsprogramvare, betjener EDMS hele selskapets vertikale kjede og hierarki, og tilbyr tilgang på tvers av direktorater, seksjoner og team.
Før vi ser for nøye på EDMS, la oss avverge en vanlig misforståelse. Den grunnleggende EDMS-betydningen er noe misvisende, siden du enkelt kan bruke den samme "bedriftsomfattende, delte dokumenthåndteringssystem"-etiketten på verktøy som Google Drive/Docs, Notion og lignende kommersielle hylleløsninger (COTS). Og selv om de fungerer utmerket for spesifikke tilfeller, har COTS i disse kategoriene to store ulemper sammenlignet med EDMS:
EDMS er skalerte løsninger
Ja, Notion eller Google Drive fungerer sannsynligvis bra for teamet ditt på 10. Men hva med når du skalerer til 100? 1,000? Hvis du forventer å utvide, er det bedre å starte med flere dokumenthåndteringshestekrefter enn du kanskje trenger i dag fordi det er enklere å vokse inn i en EDMS i stedet for å gå over fra et COTS-verktøy du vokste ut av.
EDMS tilbyr sikkerhet
COTS-løsninger pleier å være sikre. Tross alt er det ingen som anklager Google for å være spesielt hackbare. Men med personopplysninger som ansattinformasjon eller proprietære firmadata, ønsker du (og i noen tilfeller er det lovpålagt) å ha et mer robust, testet og utprøvd sikkerhetsapparat som EDMS tilbyr. De strengeste sikkerhetsløsningene EDMS tilbyr inkluderer lokal maskinvare og arkivering utenfor nettverket, men selv skybaserte løsninger tilbyr de regulatoriske eller firmaspesifikke sikkerhetskravene som de fleste COTS rett og slett ikke kan.
Hvilke funksjoner tilbyr en EDMS?
EDMS, i sin natur, er skreddersydde og tilpassbare rammer for å passe dine spesifikke dokumentbehandlingsbehov. Denne tilpasningen betyr at det å kjenne den grunnleggende EDMS-betydningen bare er et første skritt mot å forstå hele spekteret av muligheter EDMS tilbyr.
Likevel har rammeverk som tilbys av EDMS en tendens til å gruppere seg rundt en håndfull spesifikke funksjoner som effektivt er krav for å bli ansett som en kvalitets-EDMS. Hvis du leter etter et elektronisk dokumenthåndteringssystem eller ønsker å vurdere om din nåværende plattform oppfyller merket, inkluderer EDMS-betraktningene:
- Robust sikkerhet, internt – som brukertillatelser for å administrere hvem som får tilgang til hva – og eksternt for å beskytte data og dokumenter mot tredjeparts inntrenging. Dette bør inkludere aktivitetssporingslogger, brukshistorikk og muligheten til å "rulle tilbake" endringer fra en manuell eller automatisk sikkerhetskopi.
- Hvor enkelt plattformen er integrert i ditt eksisterende teknologilandskap, dvs. at EDMS skal synkroniseres med automatiseringsverktøyene for leverandørgjeld, faktureringssystem, leverandør ombordstigningog leverandørportaler, og annenhver daglig plattform eller verktøy firmaet ditt kjører på.
- Omfattende og brukervennlige søkefunksjoner – det nytter ikke mye å sentralisere dokumentene dine til et enkelt depot hvis du ikke enkelt finner spesifikk informasjon eller filer. Dette inkluderer effektive organisasjonsfunksjoner som metadata, tagging, klassifiseringer og sunne mappealternativer.
- Dokument- og livssyklusstyringssystemer og gjennomgangsverktøy for å sikre at du ikke lagrer status, utdaterte og ubrukte filer. Dette bidrar også til å gi en tvingende funksjon for iterativt å gjennomgå standardisert dokumentasjon som medarbeiderhåndbøker og standard driftsprosedyrer (SOP), og til slutt forbedre dine operasjonelle prosesser.
- Fildeling, internt og eksternt (med sikkerhetsprotokoller og tillatelser innebygd i begge).
- Samarbeidsverktøy for å muliggjøre felles redigering og presentasjoner – kritisk i dagens «fjern først» arbeidsmiljø, men like obligatorisk for spredte team.
- Tilpassbarhet og skalerbarhet. Du bør kunne tilpasse EDMS til dine behov, og plattformen bør tilpasses dine organisasjonskrav etter hvert som du vokser.
- multiple dokumentfangst alternativer, inkludert skannet fysisk dokumentasjon som utnytter teknologi for optisk tegngjenkjenning (OCR), digital import og arkiveringsalternativer for e-post/digital messenger.
- Overholdelses- og regulatoriske hindringer – hvis din bransje eller region er underlagt spesifikke parametere som HIPAA, GDPR og lignende initiativer, EDMS må tilby kompatible alternativer.
Hvorfor bruke et elektronisk dokumenthåndteringssystem?
Hvis en eller flere av EDMSs viktigste fordeler og funksjoner ikke var nok til å påvirke deg, la oss kontekstualisere hvordan en distribusjon av elektronisk dokumenthåndteringssystem forbedrer kontorets effektivitet. La oss utdype noen nøkkelvariabler om en teoretisk virksomhet:
Virksomheten, nisjeteknologisk rådgivning, startet som noen få venner, men vokste raskere enn de kunne ha drømt om. I dag har de team internasjonalt, med enkelte segmenter i Europa underlagt GDPR, men det meste av virksomheten er sentralisert i Nord-Amerika. Selskapet jobber på en ekstern-først-modell, og teamledere har en tendens til å bruke sin valgte dokument- og prosjektstyringsplattform. På grunn av dette er det vanskelig å synkronisere virtuelle møter på tvers av ti forskjellige kalendere og videoplattformer, enn si å dele prosjektresultater eller ta med nye ansatte – tap av data fra migrering av Microsoft Office-dokumenter til Google Docs og omvendt er så vanlig at det er en løpende spøk.
Selv om disse EDMS-eksemplene kombinerer flere faktorer for dramatisk effekt, er de underliggende trådene ikke uvanlige. I dette tilfellet kan selskapets voksesmerter og synkroniseringsarbeid fikses hvis de implementerer et EDMS.
- Et EDMS bidrar til å opprettholde datasikkerhet og samsvar med regionspesifikke mandater.
- EDMS hjelper teammedlemmer opp og ned i hierarkiet med tilgang til prosjektfiler, onboarding-dokumentasjon og mer uten bryet eller risikoen for å bytte filer flere ganger. Ofte kan du ikke engang migrere en PowerPoint-fil til Google Slides uten betydelig tap av formatering – er det verdt å risikere å miste noe mye mer virkningsfullt fra konstant filkonvertering?
- Det er trygt å anta at, utover bare den valgte plattformen, lagrer eller er forskjellige konsulentteam også filer innenfor personlige skyer, minnepinner og en rekke delte disker. Hvis noe går tapt eller et teammedlem slutter plutselig, risikerer selskapet å miste tonnevis med historisk dokumentasjon og data ved å holde systemet desentralisert.
- Samarbeidsredigering er enkelt med EDMS, og teammedlemmer trenger ikke å sjonglere en rekke tillatelser på tvers av plattformer. I stedet administrerer EDMS-godkjenningsmyndighetene som kan redigere hva i et enkelt slag uten å forholde seg til siste øyeblikks "invitasjoner til redigering" eller lignende tidsbruk.
Andre EDMS-eksempler inkluderer migrering fra eldre arkiverings- og lagringssystemer til et heldigitalt paradigme. Denne saken blir spesielt utbredt ettersom selskaper identifiserer risiko forbundet med å opprettholde fysisk dokumentasjon på lang sikt eller implementere kostnadsbesparende tiltak for å spare på arkiv- og lagringsavgifter.
Fordeler med å implementere et elektronisk dokumenthåndteringssystem
Vi så på noen detaljerte fordeler og funksjoner ved kvalitets-EDMS, men forbedringene i det store bildet er mer slående. Ved å utnytte et kvalitets-EDMS kan organisasjonen din:
- Forbedre samarbeidet mellom interessenter: Enten de er en ansatt, tredjeparts profesjonell tjeneste, klient, kunde eller leverandør, en sentralisert database bygget på en effektiv EDMS-plattform kobler dataene og dokumentasjonen fra uorganiserte og forskjellige lagringssentre. Samtidig forhindrer det komfyrrør og bidrar til å utvikle en felles, felles forståelse for alle brukere.
- Sikkerhet og samsvar: EDMS-verktøy tilbyr sikkerhet for å beskytte din mest verdifulle ressurs: data. Ettersom vi står overfor økte trusler om hacking og løsepenge som holder den sensitive informasjonen din som gissel, er sammenhengende sikkerhet avgjørende. Å la ansatte oppbevare data og dokumentasjon på ulike plattformer med like varierte sikkerhetstiltak øker risikoen. Samtidig gjør økte regulatoriske krav knyttet til data og privat informasjonslagring overholdelse umulig hvis du ikke har en sammenhengende dokumenthåndteringsstrategi.
- Synkronisering på tvers av selskaper: Hvis du allerede har bygget et teknisk økosystem som inkluderer verktøy for finansautomatisering, HR-ledelsesprogrammer, leverandørportaler og lignende strukturer, så er en EDMS et logisk neste skritt for å hjelpe til med å knytte hvert forskjellige system sammen. Hvis du ennå ikke har utvidet ditt tekniske omfang, vil distribusjon av et EDMS fungere som en strategisk hjørnestein når du skal bringe bedriften inn i den digitale tidsalderen.
- Effektivitet og datahåndtering: I kjernen gjør et kvalitets-EDMS teamet ditt bedre ved å øke effektiviteten. En EDMS reduserer tidkrevende aktiviteter som filmigrering, administrasjon av tillatelser og lignende hindringer ved bruk av flere plattformer. Samtidig hjelper EDMS med å utvikle interne kontroller for å administrere tilgang og spore endringer, og sikre dataintegritet mens du skalerer. På samme måte bidrar sentralisering av dokumentasjonen til å forbedre feederkildene dine for dataanalyse, og hjelper til med å låse opp verdifull innsikt når du utnytter business intelligence-plattformer.
EDMS beste praksis
Selv om du ønsker å finpusse, justere og tilpasse EDMS-en din, fungerer en håndfull beste praksis som en rettesnor for å peke deg i riktig retning og maksimere EDMS-fordelene:
- Sørg for at du administrerer tillatelser og versjonskontrollverktøy: Når du sentraliserer dokumentasjon, risikerer du uautorisert tilgang eller lekkasje hvis du ikke administrerer teamets tillatelser godt. Dette gjelder dobbelt hvis tredjepartstjenester eller leverandører har tilgang til systemet. Å utvikle en SOP for tillatelser bidrar til å beholde disse trenger å vite i kunnskap mens du beskytter sensitiv informasjon fra nysgjerrige øyne. Samtidig vil det å sikre at du har iterative sikkerhetskopieringsprosedyrer og muligheten til å spore endringer bidra til å opprettholde dokumentkvaliteten og forhindre overskrivinger eller ulykker.
- Sørg for at EDMS kan skalere med deg: Det er ingen vits i å gå all-in på et EDMS som kun vil betjene organisasjonen din i den nåværende tilstanden. Du må sørge for at EDMS tilbyr fordelene og funksjonene du trenger når du går inn i ditt neste vekststadium – selv om du ikke maksimerer bruken av dem i dag, kan du ha tilgang til og forstå disse funksjonene i dag. i morgen.
- Sørg for at EDMS-en din integreres i økosystemet ditt: I tillegg til skalerbarhet er integrasjon nøkkelen når du distribuerer et EDMS. Du maksimerer ikke effektiviteten hvis du fortsatt er tvunget til å skanne, laste opp eller migrere fakturering manuelt eller kvitteringer inn i EDMS. Husk at EDMS må fungere for deg – hvis du tilpasser din dokumentarbeidsflyt for å imøtekomme en tyngende EDMS-prosess, må du revurdere strategien din.
- Dra nytte av tagging og organisasjonsverktøy: Når du migrerer dokumentasjonen til et EDMS, oppretter du en sentralisert database som omfatter hele bedriftens vesen. Hvis du imidlertid ikke enkelt kan finne, søke og få tilgang til den informasjonen, drar du ikke nytte av potensielle effektivitetsgevinster. Du må utvikle en SOP for kunnskapsadministrasjon for å fange disse fordelene best mulig, som bør inkludere filnavnekonvensjoner, mappehierarki og nesteinstruksjoner, og omfattende opplæringsplaner for å sikre at alle er kompatible.
konklusjonen
Ettersom innsatsen vår for datainnsamling øker, øker også behovene våre for elektronisk dokumenthåndtering. Å overholde regelverket og beskytte sensitive data er en monumental oppgave som blir vanskeligere hvis du ikke har en omfattende strategi. Samtidig er all data i verden ubrukelig hvis du ikke raskt kan få tilgang til og utnytte dem for å forbedre dokumentere arbeidsflyter. EDMS oppveier disse risikoene samtidig som de tilbyr en rekke fordeler for å forbedre og effektivisere organisasjonens effektivitet, og til slutt sparer tid og lar teamet ditt fokusere på det som betyr noe: å levere de beste resultatene som er mulig samtidig som virksomheten vokser.
- SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrk deg selv. Tilgang her.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
- PlatoESG. Karbon, CleanTech, Energi, Miljø, Solenergi, Avfallshåndtering. Tilgang her.
- PlatoHelse. Bioteknologisk og klinisk etterretning. Tilgang her.
- kilde: https://nanonets.com/blog/electronic-document-management-system/
- :er
- :ikke
- $OPP
- 000
- 1
- 10
- 100
- a
- evne
- I stand
- Om oss
- adgang
- ulykker
- imøtekomme
- kontoer
- leverandørgjeld
- leverandørgjeld automatisering
- tvers
- Aktiviteter
- aktivitet
- tilpasse
- tilpasse
- tillegg
- Fordel
- fordeler
- Etter
- alder
- aggregat
- Alle
- lindre
- alene
- allerede
- også
- america
- forsterke
- an
- analytics
- og
- Påfør
- godkjenning
- ER
- rundt
- AS
- eiendel
- assosiert
- anta
- At
- Myndigheter
- Automatisk
- Automatisering
- Backup
- bankier
- grunnleggende
- BE
- fordi
- bli
- bak
- være
- nytte
- Fordeler
- skreddersydd
- BEST
- beste praksis
- Bedre
- Beyond
- både
- bokser
- Bringe
- bygget
- virksomhet
- business intelligence
- men
- by
- kalendere
- som heter
- CAN
- kan ikke
- fangst
- saken
- saker
- kategorier
- Sentre
- sentralisere
- sentralisert
- kjede
- utfordringer
- Endringer
- karakter
- karaktergjenkjenning
- valg
- kunde
- tett
- Cluster
- SAMMENHENGENDE
- samarbeide
- samarbeid
- samling
- samlet sett
- kombinere
- Kom
- kommersiell
- Felles
- Selskaper
- Selskapet
- Selskapets
- sammenlignet
- samsvar
- kompatibel
- omfattende
- bekymringer
- konklusjon
- betraktninger
- konsulent
- kontekstualisere
- kontroll
- kontroller
- konvensjoner
- Kjerne
- hjørnestein
- kunne
- crack
- skape
- kritisk
- Gjeldende
- Nåværende situasjon
- kunde
- tilpasses
- tilpasning
- tilpasse
- dato
- Data Analytics
- Data Loss
- Dataledelse
- datasikkerhet
- Database
- dag til dag
- Dager
- håndtering
- desentralisert
- anses
- levere
- utplasserings
- distribusjon
- designet
- utvikle
- utvikle
- forskjellig
- vanskelig
- digitalt
- digital tidsalder
- retning
- uensartede
- fordelt
- do
- dokument
- dokumenthåndtering
- dokumentasjon
- dokumenter
- gjør
- ikke
- dobbelt
- ned
- dramatisk
- ulemper
- stasjonen
- stasjoner
- e
- hver enkelt
- lett
- lett-å-bruke
- økosystem
- effekt
- Effektiv
- effektivt
- effektivitet
- effektivitet
- innsats
- elektronisk
- innebygd
- Emery
- Ansatt
- ansatte
- muliggjøre
- altomfattende
- nok
- sikre
- sikrer
- Enter
- Enterprise
- bedriftsnivå
- Hele
- Miljø
- like
- Era
- Europa
- Selv
- Hver
- alle
- utvikling
- eksempler
- Excel
- eksisterende
- Expand
- utvidet
- forvente
- eksternt
- øyne
- Face
- møtt
- faktorer
- langt
- raskere
- Egenskaper
- avgifter
- Noen få
- filet
- Filer
- Filing
- Finn
- Firm
- Først
- Fokus
- Til
- tvang
- rammer
- venner
- fra
- fullt
- hele spekteret
- funksjon
- funksjoner
- GDPR
- skal
- granulær
- flott
- vokste
- Grow
- Økende
- Vekst
- hacking
- håndfull
- hardere
- maskinvare
- Ha
- å ha
- hode
- hjelpe
- hjelpe
- hjelper
- hierarki
- historisk
- historie
- holder
- holder
- vert
- Hvordan
- HTTPS
- hekk
- i
- identifisere
- if
- innflytelsesrik
- iverksette
- implementere
- import
- umulig
- forbedre
- forbedringer
- forbedrer
- bedre
- in
- inkludere
- inkluderer
- Inkludert
- økt
- øker
- økende
- industri
- info
- informasjon
- initiativer
- innsikt
- i stedet
- instruksjoner
- integrert
- Integrerer
- integrering
- integritet
- Intelligens
- intern
- internt
- internasjonalt
- inn
- fakturering
- IT
- DET ER
- ledd
- dømme
- bare
- Hold
- holde
- nøkkel
- Vet
- Knowing
- kunnskap
- Knowledge Management
- Etiketten
- landskap
- Fører
- Legacy
- lovlig
- la
- utleie
- Leverage
- utnytte
- Livssyklus
- i likhet med
- lokal
- logisk
- langsiktig
- så
- ser
- å miste
- tap
- tapte
- laget
- vedlikeholde
- Vedlike
- større
- gjøre
- GJØR AT
- administrer
- ledelse
- administrerende
- mandater
- obligatorisk
- håndbok
- manuelt
- mange
- merke
- Saken
- Saker
- Maksimer
- maksimere
- betyr
- midler
- målinger
- møter
- møter
- medlem
- medlemmer
- Messenger
- metadata
- Microsoft
- kunne
- migrere
- Migrere
- migrasjon
- villedende
- modell
- monumental
- mer
- mest
- mye
- flere
- navngiving
- Natur
- Trenger
- behov
- hekkende
- Ny
- neste
- nisje
- Nei.
- nord
- nord amerika
- Forestilling
- nå
- OCR
- of
- off
- tilby
- tilbudt
- tilby
- Tilbud
- Office
- offset
- ofte
- on
- onboarding
- ONE
- bare
- drift
- operasjonell
- Muligheter
- Optisk karaktergjenkjennelse
- alternativer
- or
- organisasjon
- organisasjons
- Annen
- vår
- ut
- utfall
- brød
- papirer
- paradigmet
- parametere
- Paramount
- spesielt
- Past
- tillatelser
- personlig
- personlig informasjon
- vedrørende
- fysisk
- planer
- plattform
- Plattformer
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- Point
- mulig
- potensiell
- praksis
- Presentasjoner
- gaver
- utbredt
- forebygge
- forhindrer
- privat
- privat informasjon
- sannsynligvis
- prosedyrer
- prosess
- Prosesser
- profesjonell
- prosjekt
- prosjektledelse
- proprietær
- beskytte
- beskytte
- protokollen
- protokoller
- utprøvd
- gi
- kvalitet
- raskt
- AVSLUTER
- område
- ransomware
- heller
- anerkjennelse
- region
- forskrifter
- regulatorer
- husker
- fjernkontroll
- Repository
- påkrevd
- Krav
- anmeldelse
- ikke sant
- streng
- Risiko
- risikere
- risikoer
- robust
- rennende
- går
- s
- trygge
- ivaretakelse
- samme
- Spar
- besparende
- skalerbarhet
- Skala
- skanne
- omfang
- Søk
- seksjoner
- sikre
- sikkerhet
- Sikkerhetstiltak
- segmenter
- sensitive
- Serien
- betjene
- serverer
- tjeneste
- Tjenester
- sett
- delt
- deling
- Shopping
- forkortet
- bør
- lignende
- Enkelt
- enklere
- ganske enkelt
- enkelt
- Lysbilder
- So
- Software
- Solutions
- noen
- noe
- noe
- Kilder
- spesifikk
- Spectrum
- Staff
- Scene
- interessent
- Standard
- startet
- Start
- Tilstand
- Trinn
- spring
- Still
- lagring
- oppbevare
- Strategisk
- Strategi
- effektivisere
- strukturer
- emne
- betydelig
- suksess
- Dress
- suite
- sikker
- swapping
- Sway
- synkronisering
- system
- Systemer
- Oppgave
- skatt
- lag
- Lag medlemmer
- lag
- tech
- ti
- tendens
- testet
- enn
- Det
- De
- verden
- deres
- deretter
- teoretiske
- Disse
- de
- tredjeparts
- denne
- De
- selv om?
- trusler
- SLIPS
- tid
- ganger
- til
- i dag
- dagens
- sammen
- i morgen
- Tone
- også
- verktøy
- verktøy
- tøff
- mot
- spor
- Sporing
- Kurs
- overgangen
- sant
- prøver
- tweak
- to
- Til syvende og sist
- uautorisert
- Uvanlig
- underliggende
- forståelse
- låse opp
- ubrukt
- us
- bruke
- ubrukelig
- Bruker
- Brukere
- ved hjelp av
- Verdifull
- variert
- ulike
- leverandør
- leverandører
- versjon
- vertikal
- veldig
- vice
- video
- virtuelle
- ønsker
- måter
- we
- VI VIL
- Hva
- Hva er
- når
- om
- hvilken
- mens
- HVEM
- vil
- med
- innenfor
- uten
- Arbeid
- virker
- verden
- verdt
- ja
- ennå
- Du
- Din
- zephyrnet