For mange bedriftsledere er kundefordringssyklusen tenkt som utelukkende kontantinnkreving, men det er faktisk mer komplekst enn som så. Spiller en viktig rolle i regnskapssyklus og overordnede forretningsfunksjoner, er debitorteamet ansvarlig for gjennomgang innkjøpsordrer, sjekke hver kundes kreditt, innvilge passende kredittvilkår, sende fakturaer, samle inn betalinger og administrere viktige økonomiske beregninger som AR-aldring og dårlig gjeld.
Uansett hvilket produkt eller hvilken tjeneste virksomheten din selger, er hele syklusen kundefordringer avgjørende for din suksess. Uten riktig kontantinnsamling vil du ha kontantstrøm- og likviditetsutfordringer; uten gjennomtenkte kundekontrakter kan kundeforhold lide; og uten å følge nøye med på AR-beregninger, vil lederteamet ditt ikke være i stand til å ta de riktige forretningsbeslutningene. Kundefordringsprosessen er å takke for hver cent av innkommende kontantstrøm til virksomheten din.
I denne artikkelen viser vi deg hele AR-prosessen, fremhever fordelene med en godt administrert AR-syklus og hjelper deg med å forstå måtene automatisering/teknologi kan effektivisere AR-relaterte oppgaver på. Du vil få svar på alle dine brennende spørsmål.
Hva er kundefordringsprosessen eller AR-syklusen?
AR-behandling er mer enn å sende betalingspåminnelser til kunder og jage etter sen betaling. Hvis det er der organisasjonens AR-strategi starter, kommer du til å tømme kontanter og bruke mer tid på å rydde opp i søl enn å gjøre forretninger. Hele syklusen AR starter faktisk med å gjennomgå hver innkjøpsordre bedriften din mottar fra en kunde som ønsker å foreta et kjøp.
Det er lettest å se på syklusen visuelt, så la oss starte der.
Som flytskjemaet illustrerer, er det mye mer å gjøre AR ledelse enn man ser. Ja, du trenger at AR-teamet ditt føler seg komfortabel med å ha vanskelige samtaler med kunder som har ubetalte fakturaer, men du trenger også at de er proaktive, håndterer risiko og utfører detaljert AR-rapportering.
For bedre å vise viktigheten av hvert av trinnene ovenfor, la oss gå gjennom dem 1 og 1.
Trinn i kundereskontroprosessen: Den komplette arbeidsflyten for AR-syklus
Hvis kundefordringskontoen, som er en eiendel, ikke blir til kontanter, legger du penger på bordet og setter virksomheten din i fare. Når man ser på hele syklusen, avhenger optimalisering av kundefordringer av hvert trinn. Det ene er ikke viktigere enn det andre, men hvert trinn i AR-syklusen påvirker organisasjonens evne til å samle inn penger og øke fortjenestemarginene.
Trinn 1: Kunden legger inn en bestilling
Enten du jobber i B2B-området eller B2C-området, må kunder legge inn bestillinger for å starte kundefordringssyklusen. I B2B-området, når en kjøpsordre mottas, er AR-teamet et av de første lagene som ser den. De må utføre riktig due diligence for å sikre at innkjøpsordren er legitim, inneholder riktig informasjon og ikke er uredelig. På dette stadiet kan salgsteamet være involvert for å gi AR beskjed om en innkommende ordre.
Trinn 2: Kredittvurdering og godkjenning
Med en legitim PO i hånden, må kundefordringseksperter isolere virksomheten din ytterligere fra risiko ved å vurdere kredittverdigheten til hver kunde. For nye kunder bør en grundig kredittsøknadsprosess aldri bli hoppet over. Med eksisterende kunder, se på betalingshistorikken deres med organisasjonen din. Betaler de i tide? Har de noen gang gått glipp av en betaling? Å føre en detaljert kundejournal er nøkkelen til å redusere dårlig gjeld og redusere økonomisk risiko.
Trinn 3: AR sender en faktura
Når en kundes kredittverdighet er bestemt, og AR-teamet ditt føler seg komfortabel med å fortsette med oppfyllelsesprosessen, faktura sendes til kunden. Fakturaen skal inneholde betalingsbetingelsene, hvilket produkt som kjøpes og kontaktinformasjonen til begge selskapene. På samme måten AP-automatisering hjelper AP-teamet automatisk å behandle og betale innkommende fakturaer, AR-automatisering støtter avsendersiden av den transaksjonen.
Trinn 4: Send betalingspåminnelser og samle inn penger
Etter at en faktura er sendt, starter klokken. Kunder har kun det angitte betalingsvinduet for å sende inn betalinger. Hvis betalingsbetingelsene deres er N30, noe som betyr at de er kontraktsmessig forpliktet til å betale fakturaen innen 30 dager etter mottak, bør AR-teamet ditt sende betalingspåminnelser med jevne mellomrom til betaling er mottatt. For å gjøre ting enda enklere, automatiser betalingspåminnelser og andre repeterende oppgaver ved å bruke regnskapsautomatisering programvare.
Trinn 5: Oppdater dårlig gjeld/avskriv uinnkrevde midler
Selv om det ikke er ideelt, er en realitet i å gjøre forretninger at det alltid vil være en kunde eller to som ikke betaler. Det kan være en stor økonomisk hit når dette skjer, og det er derfor det er viktig å gjennomføre hvert trinn i kundefordringssyklusen grundig. Dersom alle forsøk på å kreve inn betaling ignoreres av kunden, vil gjelden bli avskrevet som en taps. Tidslinjen for å avskrive en dårlig gjeld vil avhenge av din bransje, kundens betalingsbetingelser og eventuelle spesielle omstendigheter knyttet til den spesifikke PO.
Trinn 6: Motta og behandle innkommende betalinger
På plussiden vil de fleste kunder betale regningene sine. Når midler mottas, må AR-teamet lukke fakturaen og oppdatere mekanismene for sporing av kundefordringer du har i organisasjonen din. Gjør det så enkelt som mulig for kunder å betale ved å tilby automatiske betalinger, ACH, bankoverføringer eller andre måter å betale på.
Trinn 7: Håndter tvister
Dette vil ikke være en del av alle AR-prosesser, men hvis en kunde bestrider en faktura av en eller annen grunn, er dette tiden for å håndtere den situasjonen. Kanskje de ikke var fornøyd med produktet de mottok eller hevder å aldri ha mottatt det. AR må gjøre sitt beste for å løse tvister og samle inn penger. Noen ganger vil kundene betale en del av fakturaen – en kort betaling – og det er opp til AR å finne ut hvorfor det skjedde og kartlegge en vei for å samle inn betalingen i sin helhet.
Trinn 8: Administrer AR-rapportering
Det er mange beregninger som er kritiske når det gjelder hele syklusen for kundefordringer. De AR-omsetningsforhold, Days Sales Outstanding (DSO) og Collections Effectiveness Index er noen få vanlige beregninger som administreres av AR-teamet. I løpet av månedsavslutningsprosessen, som er det siste trinnet i den overordnede regnskapssyklusen, vil AR-teamet sende inn nødvendige journalposter og sørge for at AR-kontiene i hovedboken er riktig oppdatert.
Fordeler med å automatisere kundefordringer-syklusen
På samme måte som produksjonsprogramvare kan brukes til å automatisere mye av produksjonsprosessen, automatiseringsprogramvare kan (og bør!) distribueres gjennom hele AR-syklusen. AR-behandling er kjedelig, kompleks og krever mye detaljert sporing for å "få det riktig". Det kan være vanskelig for selv de beste AR-teamene å holde tritt med betalingspåminnelser, kredittsjekker, månedsrapportering og de mange andre kravene som følger med rollene deres.
Med de riktige automatiseringsverktøyene og riktig implementering vil AR-teamet ditt oppleve økt produktivitet, bedre rapportering og mange andre fordeler.
Redusert behandlingstid
AR-behandling er ingenting om ikke tidkrevende. Jo flere innkjøpsordrer du får inn – noe som er flott for bedriften – jo mer belastning opplever AR-teamet ditt. Med automatisering, e-fakturaer kan opprettes og sendes til kunder automatisk, betalinger kan mottas uten menneskelig innblanding, og til og med kredittsjekk kan initieres av en datamaskin. Med all den tidsbesparelsen AR-teamet ditt vil oppleve, vil de kunne fokusere dagene på mer verdiøkende aktiviteter.
Forretningsskalerbarhet
Hvis du ønsker å kunne utvide virksomheten din, må AR være i stand til å holde tritt med den veksten. Det samme teamet på, la oss si 3 personer, kan ikke gå fra å administrere all AR-behandling for 30 kunder til å administrere all AR-behandling for 3,000 kunder. For å oppnå dette skalanivået er automatiseringsverktøy avgjørende.
Automatiserte påminnelser og samlinger
Å jage forskuddsbetalinger kan være en heltidsjobb i seg selv. Med automatiserte påminnelser, automatisert betalingsbehandling og automatiserte systemoppdateringer kan AR-team fokusere på forhåndsdue diligence, kunderelasjoner og funksjonelle KPIer. Automatiserte påminnelser alene kan forbedre din AR-omsetningsforhold, øke kontantstrømmen, og til slutt påvirke bunnlinjen.
Færre datafeil
Når det er tid for slutten av måneden, hvis noen data gjennom måneden ble registrert feil, kan det ta lang tid å nøste opp i tråden og forstå hvor feilen skjedde. Men med automatisering kopierer datamaskiner data sømløst, og gjør svært sjelden datainntastingsfeil som deres menneskelige kolleger.
Kostnadsbesparelser
Utover å forbedre innkrevingseffektivitetsindeksen, er det svært reelle kostnadsbesparelser som venter på å bli realisert ved å automatisere kundefordringssyklusen. Færre personer kan behandle flere transaksjoner, organisasjonens kontantstrømnivåer vil være sunnere, og du vil avskrive mindre dårlig gjeld enn noen gang før.
Forbedret innsikt og rapporteringsevne
Økonomisk rapportering og datadrevet innsikt hjelper deg med å ta forretningsbeslutninger. Tidligere hadde ikke AR-team båndbredden for førsteklasses rapportering fordi all tiden deres ble brukt til å ringe innsamlinger og gjennomføre kredittsjekker. Nå, med automatisering, har tiden frigjort seg, men den stopper ikke der. De beste programvareløsningene kommer med integrerte dashbordfunksjoner og rapporteringsfunksjoner som gir sanntidsoppdateringer om de viktigste beregningene som lederteamet ditt er avhengig av.
Slutt å legge igjen penger på bordet
Det er et enkelt faktum at jo mer effektiv en organisasjons AR-prosess er, jo bedre vil organisasjonen prestere. Du kan ikke fortsette å gjøre forretninger uten nok kontantstrøm til å opprettholde driften din, og du vil ikke ha noen kontantstrøm uten kundefordringer.
Kundefordringsprosessen har vært og vil alltid være en sentral forretningsfunksjon, men med dagens robotprosessautomatisering funksjoner, kan det ha en enda større innvirkning på virksomheten din. Å investere i AR-automatisering vil koste penger, men å ikke investere i AR-automatisering vil ende opp med å koste mer i det lange løp. Ikke la penger ligge på bordet.
- SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrk deg selv. Tilgang her.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
- PlatoESG. Karbon, CleanTech, Energi, Miljø, Solenergi, Avfallshåndtering. Tilgang her.
- PlatoHelse. Bioteknologisk og klinisk etterretning. Tilgang her.
- kilde: https://nanonets.com/blog/accounts-receivable-cycle/
- : har
- :er
- :ikke
- :hvor
- $OPP
- 000
- 000 kunder
- 1
- 30
- 7
- 8
- a
- evne
- I stand
- Om oss
- ovenfor
- Logg inn
- Regnskap og administrasjon
- kontoer
- oh
- Oppnå
- Aktiviteter
- faktisk
- Aldring
- Alle
- alene
- også
- alltid
- an
- og
- En annen
- noen
- Søknad
- hensiktsmessig
- AR
- ER
- Artikkel
- AS
- vurdere
- eiendel
- At
- forsøk
- automatisere
- Automatisert
- Automatisk
- automatisk
- Automatisere
- Automatisering
- B2B
- B2C
- dårlig
- Båndbredde
- BE
- fordi
- vært
- før du
- være
- Fordeler
- BEST
- beste programvare
- Bedre
- større
- Sedler
- øke
- både
- Bunn
- brenning
- virksomhet
- forretningsfunksjoner
- Bedriftsledere
- men
- by
- Samtaler
- CAN
- evner
- Kontanter
- kontantstrøm
- øre
- utfordringer
- Figur
- kontroll
- Sjekker
- omstendigheter
- hevder
- Rengjøring
- klokke
- Lukke
- samle
- Samle
- samling
- samlinger
- Kom
- kommer
- komfortabel
- kommer
- Felles
- Selskaper
- fullføre
- komplekse
- datamaskin
- datamaskiner
- Gjennomføre
- gjennomføre
- kontakt
- inneholder
- fortsette
- fortsetter
- kontrakter
- samtaler
- korrigere
- Kostnad
- kostnadsbesparelser
- kunne
- kolleger
- opprettet
- kreditt
- kritisk
- kunde
- Kunder
- syklus
- dashbord
- dato
- dataregistrering
- data-drevet
- Dager
- avtale
- Gjeld
- avgjørelser
- krav
- avhenge
- avhenger
- utplassert
- detaljert
- bestemmes
- vanskelig
- aktsomhet
- tvister
- do
- ikke
- gjør
- ikke
- ned
- stasjonen
- to
- under
- hver enkelt
- enklere
- enkleste
- lett
- Effektiv
- effektivitet
- slutt
- forbedret
- nok
- sikre
- entry
- avgjørende
- Selv
- NOEN GANG
- Hver
- eksisterende
- erfaring
- Erfaringer
- eksperter
- øye
- Faktisk
- Egenskaper
- føler
- føles
- Noen få
- færre
- finansiell
- Finn
- Først
- flyten
- Fokus
- Til
- uredelig
- fra
- fullt
- funksjon
- funksjonelle
- funksjoner
- midler
- videre
- general
- få
- Gi
- Go
- skal
- innvilgelse
- flott
- Grow
- Vekst
- hånd
- håndtere
- skjedde
- skjer
- Hard
- Ha
- å ha
- sunnere
- hjelpe
- hjelper
- Uthev
- historie
- hit
- HTTPS
- menneskelig
- ideell
- if
- illustrerer
- Påvirkning
- Konsekvenser
- avgjørende
- gjennomføring
- betydning
- viktig
- forbedre
- bedre
- in
- inkludere
- Innkommende
- feil
- indeks
- industri
- informasjon
- initiere
- initiert
- innsikt
- integrert
- intervensjon
- inn
- investere
- faktura
- fakturaer
- involvert
- IT
- DET ER
- selv
- Jobb
- journal
- Hold
- holde
- nøkkel
- Siste
- Late
- ledere
- Ledelse
- Permisjon
- forlater
- Ledger
- legitim
- mindre
- Nivå
- nivåer
- i likhet med
- linje
- Likviditet
- Lang
- lang tid
- Se
- ser
- Lot
- senking
- større
- gjøre
- Making
- administrer
- fikk til
- administrerende
- produksjon
- mange
- marginer
- materialiserer
- Saken
- Kan..
- betyr
- mekanismer
- møter
- Metrics
- savnet
- feil
- feil
- formildende
- penger
- Måned
- mer
- mest
- mye
- må
- nødvendig
- Trenger
- behov
- aldri
- Ny
- Nei.
- ingenting
- nå
- of
- off
- tilby
- on
- ONE
- bare
- Drift
- optimalisering
- or
- rekkefølge
- ordrer
- organisasjon
- Annen
- ut
- enestående
- samlet
- del
- Past
- banen
- Betale
- betaling
- betalingsbehandling
- betalinger
- Ansatte
- Utfør
- kanskje
- Sted
- steder
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- spiller
- i tillegg til
- PO
- del
- mulig
- Proaktiv
- prosess
- prosessering
- Produkt
- produktivitet
- Profit
- ordentlig
- riktig
- gi
- Kjøp
- innkjøpsordre
- kjøpt
- Sette
- spørsmål
- sjelden
- heller
- ekte
- sanntids
- Reality
- realisert
- grunnen til
- fordring
- motta
- mottatt
- mottar
- rekord
- registrert
- Relasjoner
- repeterende
- Rapportering
- Krever
- løse
- ansvarlig
- anmeldelse
- gjennomgå
- ikke sant
- Risiko
- Rolle
- roller
- Kjør
- salg
- samme
- fornøyd
- fornøyd med
- Besparelser
- sier
- Skala
- sømløst
- se
- Å Sell
- send
- avsender
- sending
- sender
- sendt
- tjeneste
- Kort
- bør
- Vis
- presentere
- side
- Enkelt
- situasjon
- So
- Software
- utelukkende
- Solutions
- noen ganger
- Rom
- spesiell
- spesifikk
- spesifisert
- bruke
- brukt
- Scene
- Begynn
- starter
- Trinn
- Steps
- Stopp
- Strategi
- effektivisere
- send
- suksess
- slik
- Støtter
- system
- bord
- Ta
- oppgaver
- lag
- lag
- vilkår
- enn
- takk
- Det
- De
- deres
- Dem
- Der.
- de
- ting
- denne
- grundig
- trodde
- Gjennom
- hele
- tid
- tidkrevende
- tidslinje
- til
- dagens
- verktøy
- Sporing
- Transaksjonen
- Transaksjoner
- overføringer
- omsetning
- to
- Til syvende og sist
- ute av stand
- forstå
- løse opp
- til
- Oppdater
- oppdatert
- oppdateringer
- brukt
- ved hjelp av
- verdiøkning
- veldig
- visuelt
- vital
- venter
- ønsker
- var
- Vei..
- måter
- Hva
- Hva er
- når
- hvilken
- HVEM
- hvorfor
- vil
- vindu
- Metalltråd
- med
- innenfor
- uten
- Arbeid
- skrive
- skriving
- skrevet
- ja
- Du
- Din
- zephyrnet