Hva er toveis matching?

Regnskap i enhver bedrift innebærer å håndtere fakturaer hver måned.

En av de mest utfordrende oppgavene mens du håndterer dem, er verifiseringen av disse fakturaene.

Alle fakturaer som mottas av et selskap for produkter eller tjenester som er kjøpt fra en leverandør, må kontrolleres for nøyaktighet før betaling igangsettes.

For dette er alle detaljer om kjøpet som nevnt i fakturaen matchet med den tilsvarende innkjøpsordre for å sikre at produktet/tjenestene som ble bestilt ble levert korrekt og til avtalt pris. Denne bekreftelsesprosessen kalles 2-veis matching.

La oss raskt forstå hvordan dette fungerer.

Oppsummering av anskaffelsesprosessen

Før vi forstår 2-veis matching, la oss raskt oppsummere hvordan anskaffelser fungerer i en bedrift.

Innkjøpsordre (PO) er en juridisk bindende avtale utstedt av kjøperen til selgeren, som informerer om type produkt/tjeneste som er bestilt og kvantum og priser som er avtalt.

Faktura er et juridisk bindende dokument som utstedes av leverandøren til kjøperen sammen med eller etter levering av produktet/tjenesten til kunden. Den har alle detaljer om leverandøren, kunden, produktet/tjenesten som leveres, priser og betalingsmodus.

La oss si at IT-avdelingen til et selskap ABC, krever 10 svingbare lederstoler for sine IT-ledere.

• IT-avdelingen kan (avhengig av selskapets retningslinjer) utstede en innkjøpsrekvisisjon på tvers av det aktuelle lederhierarkiet.
• En kjøpsforespørsel sendes til innkjøpsavdelingen (eller tilsvarende) i selskapet for å finne passende leverandører av produktet/tjenesten.
• Når en leverandør er identifisert, gjøres det nødvendige grunnarbeidet for å identifisere produktet og prisen. For eksempel XYZ, en leverandør av kontormøbler kan levere svingbare lederstoler til en pris av $250 per stol, som skal leveres om fem dager.
• Når leverandør XYZ er ferdigstilt, vil innkjøpsordre er generert av innkjøpsavdelingen til ABC, med henvisning til produktet og den avtalte prisen.
• Én kopi av innkjøpsordren sendes til XYZ, én beholdes av innkjøpsavdelingen til ABC, én til leverandørreskontroavdelingen.
• Når XYZ leverer stolene, faktura leveres sammen med eller etter levering til ABC.

Nå som fakturaen er innhentet, utføres matchingsprosessen av leverandørreskontroteamet hos ABC.

Hva er 2-veis matching?

Toveis matching, også kjent som innkjøpsordrematching, er en prosess for å bekrefte at detaljene på innkjøpsordrer og tilhørende fakturaer match slik at fakturaen kan betales.

Matchingen gjøres vanligvis for fakturert kvantum og fakturapris. Følgende betingelser må oppfylles:

• Fakturamengden er mindre enn eller lik beløpet som er bestilt i PO.
• Fakturaprisen er mindre enn eller lik prisen oppgitt i PO.

Et vellykket samsvar kan referere til et 100 % eksakt samsvar, eller definert ved hjelp av en samsvarstoleranse (f.eks. >=95 % samsvar påkrevd) basert på forretningsinnstillingen.

Først når kampen er vellykket etter bekreftelse av AP-teamet, igangsettes betalingen.

Ved mislykket match settes fakturabehandlingen og betalingen på pause. En kreditoransvarlig kontrollerer manuelt fakturaen og godkjenner enten fakturabetalingen eller avviser fakturaen.

Dette er 2-veis matching.

La oss oppsummere 2-veis matchingsprosessen i et flytskjema for enkel forståelse.

graf TB
A[Need of a Purchase] –> C[Send kjøpsforespørsel til Purchase Department]
C –> D[Innkjøpsavdelingen finner passende leverandør]
D –> E[Fullfør leverandør XYZ]
E –> F[Innkjøpsavdelingen genererer innkjøpsordren]
F –> G[Send en kopi av PO til XYZ, behold en i innkjøpsavdelingen, send en til Kreditoravdelingen]
G –> H[Leverandør XYZ leverer stolene og leverer faktura]
H –> I[Samsvarsprosess av kreditorteam]
I –> J{Sjekk betingelser:
1. Fakturaantall ≤ PO-antall
2. Fakturapris ≤ PO-pris}
J –> |Samsvar ≥ 95 %| K[Vellykket match, start betaling]
J –> |Samsvar 95 %| L[Mislykket match, pause fakturabehandling og betaling]
L –> M[Accounts Payable Manager kontrollerer fakturaen manuelt]
M –> |Godkjenner| K
M –> |Avviser| N[Avvis fakturaen]

I eksemplet ovenfor, anta at ABC ikke fulgte 2-veis matching.

Etter rabattdiskusjoner utsteder de en kjøpsordre for 10 stoler til en rabattert totalpris på $2000 ($200/stol i stedet for $250/stol) som avtalt med XYZ.

Etter å ha gjennomgått og akseptert innkjøpsordren, og levert de 10 stolene, sender XYZ en faktura for den opprinnelige prisen på $2500 ($250/stol). Fakturaoppretteren hos XYZ har kanskje ikke vært klar over rabatten som tilbys av XYZ-markedsføringspersonen til innkjøpsavdelingen hos ABC for massekjøpet. Eller det kan være en bevisst dårlig forretningspraksis.

Hvis fakturadetaljene ikke sammenlignes og matches med PO-detaljene, kan AP-teamet (Accounts Payable) hos ABC betale de ekstra $500 som opprinnelig ble frafalt.

En toveis matchprosess kan bidra til å fange opp denne feilen før en betaling foretas. Prosessen sikrer at kun fakturaer for riktig beløp og mengde betales.

Viktigheten av 2-veis matching

Toveis matching er avgjørende for å opprettholde nøyaktighet og økonomisk kontroll i leverandørgjeld.

• Nøyaktighetsforsikring: Toveis matching sikrer at fakturaer er nøyaktige ved å verifisere dem mot tilsvarende innkjøpsordrer, forhindre overbetaling eller betaling for ikke-leverte varer/tjenester.
• Økonomikontroll: Det forbedrer økonomisk kontroll og reduserer risikoen for feil eller svindel i leverandørgjeldprosessen.
• Leverandørforhold: Effektiv implementering fremmer åpenhet og tillit i leverandørrelasjoner, ettersom avvik behandles og løses raskt.
• Samsvar: Det sikrer overholdelse av interne anskaffelsespolicyer og eksterne regelverk, minimerer finansiell risiko og revisjonsspørsmål.
• Kostnadsbesparelser: Ved å unngå overbetalinger og løse avvik effektivt kan bedrifter spare betydelige kostnader i det lange løp.

Hvordan manuell 2-veis matching fungerer

Manuell 2-veis matching foretrekkes vanligvis bare av virksomheter med svært lave transaksjonsvolum eller de med spesifikke krav som krever menneskelig tilsyn.

Slik ser prosessen ut.

La oss ta eksemplet med XYZ Inc., og utforske hvordan de implementerer manuell 2-veis matching. XYZ Inc. bruker Quickbooks for regnskap. Slik ser anskaffelsesprosessen deres ut med 2-veis matching.

1. Generering av innkjøpsordre (PO):

• Quickbooks tilbyr en PO-opprettings- og administrasjonsmodul.
• XYZ Inc. oppretter / mottar en PO for leverandøren direkte i Quickbooks, med detaljer om bestilte varer, kvanta, priser og leveringsdatoer.

2. Kvittering av leverandørfaktura:

• Ved mottak av forsendelsen får XYZ Inc. en faktura fra leverandøren, også logget på Quickbooks.
• Dataregistreringsteamet fyller ut varedetaljer, kvanta, priser, avgifter og rabatter manuelt mot hver faktura.

3. Manuell samsvarsprosess:

• Kreditorteamet matcher manuelt fakturadetaljer med den tilsvarende innkjøpsordren i Quickbooks, og sikrer at mengder og priser stemmer overens.

4. Verifisering og godkjenning:

• Verifiserte fakturaer godkjennes for betaling i Quickbooks, mens avvik flagges for gjennomgang.
• Anmeldere behandler fakturaene manuelt som mislykkes i 2-veis matching.

5. Betalingsinitiering:

• Ved å bruke Quickbooks, starter XYZ Inc. betaling for godkjente fakturaer, etter deres betalingsprosedyrer.

Selv om denne prosessen er grundig, etablerer den et grunnlag for finansiell integritet.

Utfordringer i 2-veis matching

Mens manuell 2-veis matching sikrer en praktisk tilnærming til å verifisere fakturaer mot innkjøpsordrer, byr det på flere utfordringer:

Utfordringer med datamismatch: Kreditorteamet må justere innkjøpsordrer med fakturaer ved å kontrollere dem manuelt, noe som fører til manglende detaljer og treg drift, risikerer produktivitet og forretningsforbindelser.

Lange behandlingstider: Leverandørgjeld sliter ofte med dataunøyaktigheter på opptil 20 % av fakturaene, og bruker omtrent 25 % av tiden på å løse slike problemer, noe som forsinker prosessene og øker operasjonell risiko.

Risiko for svindel og tyveri: Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) finner at organisasjoner vanligvis taper 5 % av inntektene årlig på svindel, med kriminelle som ofte duper leverandørgjeld gjennom overbevisende falske fakturaer, noe som utgjør en betydelig risiko for årvåkenhet og finansiell integritet.

Administrere flere fakturaformater: Store organisasjoner håndterer innkjøpsordrer og fakturaer fra ulike kilder i ulike formater som word-dokumenter, regneark, XML-dokumenter for EDI, PDF-er, bilder og papirdokumenter. Manuell konsolidering er utsatt for feil, noe som fører til problemer som overbetaling, feilbetalinger og duplisering av fakturaer, noe som til slutt forårsaker produktivitet og tillitstap.

Kostnadsimplikasjoner av manuell behandling: Tradisjonell matching av fakturaer og innkjøpsordre innebærer betydelige kostnader på grunn av arbeid, materialer og porto, med ytterligere økonomiske konsekvenser fra bøter, forsinkelsesgebyrer og tapt forretning på grunn av behandlingsfeil. Manuelle fakturabehandlingskostnader er kjent for å nå så høye som $15-50/faktura.

Hvordan automatisere 2-veis matching?

Automatisert 2-veis matching er som å ha en nyttig robot for regnskapsoppgavene dine.

I dag, AP-automatisering verktøy kan automatisk sjekke om detaljene på fakturaene samsvarer med det som er i innkjøpsordrene dine, noe som sparer deg for tid og reduserer feil.

Disse verktøyene kan fungere med andre regnskapssystemer; mange systemer har bruksklare integrasjonsalternativer, eller API/mellomvare for å gi sømløs dataoverføring mellom de forskjellige systemene.

Med disse integrasjonene kan bedrifter integrere automatisert 2-veis matching i AP-arbeidsflytene sine sømløst, mens de fortsatt bruker regnskapsprogramvaren de er komfortable med.

Nanonets' AP-automatiseringsprogramvare, for eksempel, kan integreres med andre regnskapssystemer, som QuickBooks og Sage. Her er en forenklet skildring av den automatiserte 2-veis matchende arbeidsflyten.

Hvordan virker det?

La oss ta en titt på hvordan en AP Automation-programvare som Nanonets automatiserer toveis matchingsprosessen fullstendig.

1. Automatisert fakturainnsamling

Nanonets forenkler denne prosessen ved å automatisk importere fakturaer og kjøpsordrer fra e-poster, stasjoner, regnskapsprogramvare og databaser så snart de kommer, og sikrer at hver del av data finner sin plass i et sentralisert, digitalt depot.

Nanonetter kan automatisk hente e-postfakturaer og PO-er direkte fra innboksen din, og trekke ut relevant informasjon sømløst fra både e-posttekster og vedlegg.

Alle håndskrevne og trykte fakturaer kan enkelt skannes ved hjelp av en smarttelefon eller lastes opp direkte på plattformen.

Fakturaer og PO-er kan også importeres til Nanonets fra e-post, apper og databaser.

2. Automatisert dataregistrering

Si farvel til timer med manuell datainntasting. Med Nanonets AI leses fakturaer med over 99 % nøyaktighet, noe som drastisk reduserer tiden brukt på kjedelige oppgaver.

Dette betyr at teamet ditt kan fokusere på mer meningsfylt arbeid mens Nanonets tar seg av datautvinning og inndata direkte i regnskapsprogramvaren / ERP, uten noen manuell intervensjon.

3. Intelligent 2-veis matching

Ved å utnytte AI, utfører Nanonets automatisk toveis, treveis eller fireveis matching ved å lese og kryssreferanser de utpakkede fakturadataene med innkjøpsordrer, motta rapporter og inspeksjonsrapporter importert fra forskjellige kilder.

4. Godkjenningsruting

Systemet flagger eventuelle avvik for menneskelig vurdering, men ellers blir fakturaer som samsvarer med selskapets kriterier automatisk rutet for godkjenning eller direkte godkjent basert på forhåndsinnstilte regler.

5. Godkjenninger

Godkjenninger med nanonetter er ikke lenger en flaskehals. De blir fleksible og lever der organisasjonen din gjør – enten det er på e-post, Slack eller Teams. Dette eliminerer behovet for forstyrrende telefonsamtaler og den altfor kjente floken av påminnelser.

6. ERP-integrasjoner

Bruksklare integrasjoner sikrer at fakturaer og innkjøpsordrer blir registrert i regnskapsprogramvaren/ERP automatisk så snart de oppstår.

Godkjente fakturaer står automatisk i kø for betaling i regnskapsprogrammet ditt.

7. Sanntidsanalyse

Nanonets går utover bare transaksjonsbehandling ved å tilby avanserte analysefunksjoner og sanntidsdatarapportering.

Dette hjelper deg med å få sanntidsinnsikt i leverandørgjeldprosessen din, slik at du kan overvåke forbruksmønstre, identifisere kostnadsbesparende muligheter og forbedre økonomiske prognoser.

Velge riktig programvare for 2-veis matching

Å velge riktig programvare for automatisering av 2-veis matching avhenger av virksomhetens størrelse og type.

Noen alternativer fungerer som frittstående løsninger eller som en del av et større regnskapssystem, avhengig av hva du allerede bruker. For eksempel er integrering med eksisterende systemer, som ERP, nødvendig for noen verktøy.

• Nanonets gjør det enkelt å håndtere fakturaer og innkjøpsordrer ved å automatisere matchingsprosessen. Den importerer automatisk fakturaer og kjøpsordførere, bruker AI for nøyaktig datainntasting og matching, flagger uoverensstemmelser for enkle og sømløse manuelle gjennomganger, og oppdaterer data i regnskapsprogramvaren/ERP i sanntid.
• Oracles Payables-verktøy matcher automatisk fakturaer til POer, kontrollerer overholdelse av angitte toleransenivåer og oppdaterer mengder og beløp som faktureres basert på fakturadetaljene.
• Sage Intacct effektiviserer innkjøp med fastsatte arbeidsflyter for transaksjoner og godkjenninger. MineralTree automatiserer matching av fakturaer til POer eller kvitteringer for Sage Intacct, fanger opp detaljer fra fakturaer automatisk og setter dem inn i godkjennings- og betalingsprosesser. Det holder alt i samsvar med selskapets ERP.
• Nexonia Expenses tilbyr fleksibel, skybasert utgiftsadministrasjon med dyp integrasjon i systemene dine.
• Tipalti forenkler fakturabehandling med OCR og datautvinning, setter regler for matching av fakturaer til POer og klargjør dem for betaling.
• DocuWare bruker AI for å trekke ut nøkkelfakturadata, se etter gyldige leverandører og duplikater, og matche fakturaer med kjøpsordrer og følgesedler, for å sikre nøyaktige beløp.

Mange verktøy for 2-veis matching er tilgjengelige, hver med funksjoner designet for ulike behov.

Hvorfor du bør automatisere 2-veis matching

Automatisering av 2-veis matchingsprosessen gir flere fordeler.

Papirløs håndtering

Når dokumenter som fakturaer og innkjøpsordrer er digitale, reduserer papirløs håndtering behovet for papir og reduserer mengden manuelt arbeid. Dette betyr at ting fungerer raskere, kan vokse lett og er mer fleksible. Dokumenter blir sendt, omgjort til digital form, sortert, kontrollert, godkjent og behandlet uten at noen trenger å flytte rundt på papiret. Slik fungerer det:

1. Systemet ser etter nye e-poster.
2. Det krever vedlegg fra e-postene for å jobbe med dem.
3. Systemet leser vedleggene for å få den nødvendige informasjonen.
4. Den sjekker detaljene i fakturaer eller innkjøpsordrer mot fastsatte regler.
5. En faktura settes sammen, matchet med innkjøpsordrer og kvitteringer i henhold til regler, og sørger for at det ikke er gjentakelser.
6. Den lar brukerne vite om fakturaer ble håndtert riktig.

AI hjelper systemet med å bli bedre over tid, og lærer av brukerne og deres unike behov.

Rask matching

Matchende innkjøpsordrer kan gjøres super raskt av systemet, en jobb som ville være veldig vanskelig for folk å gjøre alene.

Håndtere mange dokumenter i stor skala

Når det er mange innkjøpsordrer og fakturaer, gjør automatisering det mye enklere og raskere å sortere i alle.

Alltid klar for revisjoner

Systemet holder styr på alt, og sørger for at alt er riktig og raskt. Med dokumenter som allerede er godkjent og organisert, er revisjonsprosessene jevnere.

Mindre arbeid, mer produktivitet

AI bruker komplekse algoritmer for å forstå data som den menneskelige hjernen, men raskere. Den lærer og blir bedre, noe som betyr mindre manuell kontroll er nødvendig.

Med mindre rutinearbeid kan økonomiteamet fokusere på viktigere oppgaver som planlegging og analyse, noe som kan hjelpe selskapets fortjeneste.

Mindre feil

AI-systemer kan fange opp feil tidlig, og forhindre større problemer senere. Hvis noe er galt, gir den raskt IT-teamet beskjed om å fikse det.

Sparer penger

Selv om det er en startkostnad, kan det være mye billigere å kjøre disse AI-systemene enn å betale full lønn.

Sikker og i stand til å vokse

Systemet kan fungere hele tiden, i motsetning til mennesker, noe som gjør driften mer effektiv og sikker.

---

En undersøkelse av Levvel Research viser at raskere godkjenning av fakturaer og økt produktivitet hos de ansatte er de to beste fordelene som kan oppleves ved å bytte til AI-aktivert 2-veis og 3-måte matching prosesser, sammen med en rekke andre konkrete fordeler rapportert av virksomheter som automatiserer fakturabehandling og 2-veis matching.

Det er viktig å merke seg at automatisering av fakturabehandling og innkjøpsordrematching fordeler flere funksjoner i virksomheten din:

• Finansledere kan senke utgifter og omfordele ressurser for å forbedre bunnlinjen og støtte strategisk og bedriftsmessig ekspansjon.
• Bedriftsledere får innsikt i ytelse og kontantstrømstyring gjennom dashbordanalyse levert av en rekke automatiseringsverktøy.
• Kreditorteam kan fjerne behovet for papirfakturaer og manuelle prosesser ved å utnytte automatisert ruting, koding og matching av leverandørfakturaer i henhold til etablerte regnskapsprinsipper.
• Regnskapsførere og forskningsansatte får umiddelbar og omfattende tilgang til innkjøpsordrer og fakturaer, og hjelper til med fremtidige planleggingsaktiviteter.

konklusjonen

Konseptet med 2-veis matching er en viktig prosess i regnskapsområdet innen enhver virksomhet, primært fokusert på å sikre nøyaktigheten og integriteten til transaksjoner mellom et selskap og dets leverandører.

Det innebærer en grundig verifiseringsprosedyre der detaljene på innkjøpsordrer (POs) matches mot de på tilsvarende fakturaer for å bekrefte at produktene eller tjenestene som er bestilt ble levert korrekt og til avtalte priser.

Denne prosessen sikrer ikke bare mot overbetaling eller betaling for ikke-leverte varer, men styrker også økonomisk kontroll, fremmer tillit til leverandørforhold og overholder samsvarsstandarder.

Mens manuell 2-veis matching tilbyr presisjon gjennom menneskelig tilsyn, er den full av utfordringer som datafeil, tidsineffektivitet, svindelrisiko og de høye kostnadene ved manuell behandling.

Med bruken av automatisering blir 2-veis matching en smidig, feilsikker prosess. Plattformer som Nanonets automatiserer 2-veis matching og integreres sømløst med regnskapssystemer. Denne automatiseringen effektiviserer fakturabehandlingen, forbedrer datanøyaktigheten og muliggjør sanntidsanalyse, og bidrar til slutt til mer robust økonomistyring og driftseffektivitet.

• SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrk deg selv. Tilgang her.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
• PlatoESG. Karbon, CleanTech, Energi, Miljø, Solenergi, Avfallshåndtering. Tilgang her.
• PlatoHelse. Bioteknologisk og klinisk etterretning. Tilgang her.
• kilde: https://nanonets.com/blog/what-is-two-way-matching/