Hvordan Regtech-plattformer kan tilpasse seg den moderne arbeidsverdenen

Hvordan Regtech-plattformer kan tilpasse seg den moderne arbeidsverdenen

Tidsstempel: 11. oktober 2023 7:47
Hvordan Regtech-plattformer kan tilpasse seg den moderne arbeidsverdenen PlatoBlockchain Data Intelligence. Vertikalt søk. Ai.

Mens kommunikasjonsovervåking har blitt et mer presserende krav de siste årene, er sannheten at det meste av dagens generasjon plattformer ble bygget for 20 år siden. Samfunnet har endret seg mye siden den gang, både når det gjelder våre teknologiske evner og måtene vi kommuniserer på. Det er viktig at overholdelsesverktøy holder tritt med verden de er bygget for å regulere. 

Dette stykket vil analysere de tradisjonelle metodene knyttet til kommunikasjonsovervåking, hvor (og hvorfor) disse tilnærmingene ikke lenger er egnet, og hvordan plattformer kan utvikle seg for å bedre tjene den moderne arbeidsplassen.  

Reguleringslandskapet 

Et ord om "kommunikasjonsovervåking" 

De økende kravene til compliance-plattformer eksemplifiseres kanskje best ved et skifte i terminologi, fra «kommunikasjonsarkivering» til «kommunikasjonsovervåking». Arkivering refererer til prosedyren for å fange og lagre passende data, og de fleste leverandører er absolutt i stand til dette. Mange plattformer er det også – Slack har et internt arkiv, Zoom SMS har rettslig hold, og RingCentral kan lagre alle samtaledata. 

Overvåking er den vanskelige biten, men en som moderne samsvarsleverandører ganske enkelt har å tilby i det nåværende regulatoriske klimaet. Ikke-kompatible interaksjoner må ikke bare registreres, men flagges og reageres. Overvåking og arkivering var tidligere separate begreper, men har nå blitt uløselig knyttet sammen ettersom kommunikasjonskanaler og regelverket som styrer dem har blitt diversifisert.  

Det er nå mye mer digitalt territorium å overvåke på tvers av arbeidsstyrker, til en stadig strengere standard. Som et resultat av dette har leverandører et ansvar for å utvikle produktfunksjoner som hjelper etterlevelsesteam med å avdekke feilbehandling. 

Mobicomms  

Siden COVID-19 fremskyndet en
globalt skifte til fjernarbeid, har organisasjoner slitt med å overtale ansatte til å bevege seg bort fra utbredelsen og bekvemmeligheten til mobile plattformer. Utvekslinger som de som skjer gjennom WhatsApp og andre "utenfor kanalen" mobile plattformer er langt vanskeligere å overvåke og fange opp enn e-post, for eksempel, og derfor har ikke leverandører alltid hatt muligheten til å gjøre det. 

 Det siste året har mobilkommunikasjon kommet i søkelyset for SEC & FINRA-regulerte firmaer, med

rekordbøter deles ut til noen av bransjens største aktører. Å unnlate å ha en policy for mobilkommunikasjon er ikke lenger et alternativ, og mange firmaer leter etter en måte å låse opp transaksjonsfordelene som følger med å åpne opp prospekteringskanalene som er tilgjengelige for ansatte. 

Moderne overholdelsesbekymringer 

iMessage 

Overvåkingsleverandører har et ansvar for å holde tritt med reguleringsutviklingen, og har derfor utviklet teknologi for å fange data fra apper som WhatsApp, WeChat, Signal og Telegram. For de fleste leverandører er imidlertid iMessage fortsatt en reell kilde til frustrasjon.  

iPhone har en
markedsandel på 58 % i USA i 2023, og derfor er iMessage-fangst et kritisk krav for firmaer som ønsker å sikre overholdelse. Selv i tilfelle et kanalforbud blir implementert, er det urealistisk og til og med naivt å forvente at det blir opprettholdt av ansatte som har kommet til å stole på bekvemmeligheten av å sende tekstmeldinger.  

Gruppechatter 

Mange overvåkingsleverandører sliter også med å fange opp gruppemeldinger på tvers av mobicomms-plattformer. Ganske enkelt, gruppechatter brukes ofte til å diskutere forretningsspørsmål; en rådgivers PA kan sende meldinger til en klient på deres vegne, rådgivere kan dele markedsføringsinformasjon i gruppechatter med flere klienter – det er mange scenarier der gruppemeldinger kan oppstå. 

Hvis gruppechatter ikke fanges opp, kan overholdelse ikke bevises, og derfor er det viktig at leverandører finner en måte. Å utestenge gruppemeldinger er egentlig ikke et levedyktig alternativ, og kan være svært begrensende fra et operasjonelt perspektiv. 

Virtuelle møter 

En annen konsekvens av overgangen til fjernarbeid var en økning i virtuelle møter, en nødvendighet som til slutt ble etablert som en svært praktisk plan B, eller til og med det foretrukne alternativet, for mange arbeidere. Denne endringen gjelder både interne og klientrettede møter, og derfor er muligheten til å overvåke, fange opp og lagre kommunikasjon fra applikasjoner som Zoom avgjørende for å sikre samsvar med FINRA, SEC, FCA, MiFID II og andre regulatoriske mandater. 

Transkripsjonsverktøy er enormt fordelaktige for compliance-team som gjennomgår innholdet i møter, slik at de kan lese gjennom i sitt eget tempo, utenom småpraten og pausene som utgjør en stor andel av virtuelle samtaler. Dette kan forbedres ved å bruke leksikon-policyer, for å peke overholdelsesansvarlig i riktig retning raskt og hjelpe dem med å prioritere dataene de vurderer. 

Transkripsjonsprogramvare er allerede veldig vanlig, og derfor er det fornuftig for overvåkingsløsninger å bygge den inn i produktet deres, eller bygge en integrasjon med eksisterende programvare.  

Bare en del av bildet 

Et av de viktigste elementene i kommunikasjonsovervåking er evnen til å vise hele konteksten en samtale fant sted i, slik at mening, og derfor oppførsel, kan vurderes på en rettferdig måte. Verktøy som leksikonpolitikk bidrar til å gi den konteksten og fange opp forseelser raskere. Tradisjonelt kan dette bety at overholdelsesteam flagger e-poster som inneholder ordet "garanti", eller setninger som gjelder privat kommunikasjon gjennom en annen kanal. 

Disse "off-channel" plattformene er nå under gransking selv, og bringer sine egne utfordringer. Med mobilkommunikasjon er det en klar mangel på kontekst knyttet til fangede meldinger. Akkurat nå er industristandarden å konvertere mobilmeldinger (fra WhatsApp, WeChat osv.) til e-posttråder, med systemmeldinger (noen som avslutter eller går inn i en chat, reaksjoner) som øker støyen ved å generere sin egen separate e-post. 

Når du begynner å introdusere gifs og emojis, blir ting enda mer komplisert. Noen overvåkingsleverandører konverterer for tiden disse dynamiske elementene til URL-er, noe som betyr at det kreves et ekstra lag med tolkning. Dette gjør det vanskelig å sette sammen samtaler, og resulterer i en dårlig, uensartet gjennomgangsprosess som kan tillate at atferd som ikke overholder kravene, blir uoppdaget. 

Ettersom overholdelse blir et mer mainstream-problem, har overvåkingsplattformer en plikt til å gi en mer strømlinjeformet brukeropplevelse, og en der staccato-e-postanalyse er en saga blott. En klarere og mer visuell representasjon av samtalereisen er viktig, en der kommunikasjonene som vurderes vises i samme format som de opprinnelig ble sendt. Dette vil akselerere samsvarsprosessen betydelig, og avlaste stresset ved å sette sammen et intrikat puslespill. 

For mye lyd 

For å fortsette temaet ineffektivitet i gjennomgangsprosessen, må overvåkingsplattformer kontinuerlig finne nye måter å rydde opp i innholdet som flagges av leksikonpolitikk. Filtrering av disse dataene ned til det vesentlige vil tilfredsstille compliance-team, ettersom de bruker mindre tid på å vasse gjennom informasjon som klart tilfredsstiller samsvarskriterier. 

Substandard støtte 

Uansett hvor intuitivt et produkt kan være, vil støtte og opplæring ha en betydelig innvirkning på inntrykket det gjør på en bruker. Mestring av en plattform vil nesten alltid kreve bistand utenfra. 

Tradisjonelt har kommunikasjonsovervåking et rykte for under pari kundeservice. Dette kan bety alt fra langsomme responstider til dårlige tilkoblingshastigheter, og manglende evne til å snakke med et menneske når problemet ikke er lett å kategorisere. Dette er et område hvor det klart kan gjøres betydelige forbedringer. 

Programvare for kommunikasjonsovervåking er teknisk, og implementeringen på tvers av et bredere team kan være en komplisert prosess. Det er også et krav snarere enn en luksus, og derfor må leverandører gjøre en samlet innsats for å bygge ut denne avdelingen til en høy standard, for å etablere trygghet for sine kunder i et stadig mer fiendtlig regulatorisk miljø. 

Forvise begrensninger 

Fra overholdelsesteam til den bredere arbeidsstyrken og faktisk kunder, utdatert kommunikasjonsovervåking påvirker alle deler av en virksomhet. 

Compliance-medarbeidere trenger verktøy som lar dem jobbe gjennom å utvide datasett effektivt, mens andre avdelinger bør få mulighet til å bruke teknologi som hjelper dem å nå mål. Det viktigste er at kundene vil trekke seg mot leverandører som lar dem kommunisere på de måtene de foretrekker. Dette betyr at moderne kanalfangst er avgjørende. 

Med volumet av reguleringsendring
forventes å øke i det kommende året, anbefales det på det sterkeste at finansinstitusjoner vurderer deres overvåkingsløsning nøye. Det er en rekke forskjellige bokser som kan krysses av, med blandede grader av betydning avhengig av et firmas individuelle prioriteringer. Hovedkravet bør imidlertid være en løsning som er tilpasningsdyktig.  

Det er ikke gunstig å nøye seg med foreldede metoder, og finansselskaper må følge med tiden. Ved å vurdere leverandøren nøye, kan de snu "compliance er dyrt"-fortellingen på hodet og skape langsiktig verdi for organisasjonen deres.

Tidstempel:

Mer fra Fintextra