Viktigheten av å føre medarbeiderjournaler

Det er føderalt pålagt å føre ansattes journal i USA, men det kan også brukes som en verdifull ressurs for din bedrift. Når du driver en bedrift, er det avgjørende for bedriftens suksess å holde nøyaktige og oppdaterte oversikter over de ansatte.

Hva er ansattposter?

Ansattes journaler er beskyttede dokumenter hvor fakta om ansatte skrives ned. Medarbeiderregistreringer hjelper bedriftseiere med å holde styr på mange forskjellige ting, inkludert lønn, ytelsesvurderinger, kontaktinformasjon og mer. Det anbefales at du oppbevarer forretnings- og ansattes dokumenter på et trygt område med begrenset tilgang for å beskytte alles personvern.

Føderalt påkrevde poster

Noen typer ansattes poster er pålagt å holdes av alle bedriftseiere i henhold til føderal lov. Grunnen til at de er føderalt mandat er for din og dine ansattes beskyttelse. Hvis det er en juridisk tvist, kriminell etterforskning, eller til og med noe så lite som en permittering, ønsker regjeringen å ha tilgang til nøyaktig informasjon.

Her er de føderalt påkrevde medarbeiderregistrene som du forventes å beholde som bedriftseier og hva de innebærer.

Likestillingsmulighetskommisjonen (EEOC)

EEOC-loven ble vedtatt i 1965 og beskytter arbeidernes rettigheter til å være kvalifisert for ansettelse uavhengig av rase, kjønn eller religion. Denne loven beskytter ansatte mot diskriminering før, under og etter ansettelse. I tillegg etablerer denne loven kravet til arbeidsgivere om å oppbevare alle ansattes poster i minst ett år, i tillegg til ett år etter oppsigelse.

Lov om aldersdiskriminering i arbeidsforhold (ADEA)

ADEA, vedtatt i 1967, hindrer arbeidsgivere i å diskriminere en potensiell eller nåværende ansatt basert på alder. Det sikrer også at arbeidsgivere gir like goder og lønn til alle arbeidere, uavhengig av alder. Denne loven krever også at du oppbevarer lønnsposter og ytelsesprogramdokumenter i minst tre år.

Fair Labor Standards Act (FLSA) og Equal Pay Act (EPA)

FLSA og EPA er satt på plass for å hindre diskriminering på grunn av kjønn når det gjelder ansattes lønn. Disse lovene krever at du dokumenterer eventuelle begrunnelser for lønnsvariasjoner mellom ansatte av ulike kjønn og oppbevarer disse journalene i to år, og at du dokumenterer ansattes lønn ordentlig.

Andre typer ansattjournaler

Det finnes flere andre typer medarbeiderjournaler som er nyttige å ha for hånden hvis mulig. Dokumentasjon av ting som ansattes oppførsel, lønn og ytelse kan også forhindre konflikter på arbeidsplassen. Tross alt er det ingen grunn til å krangle om noe hvis det allerede er skriftlig.

Her er noen andre eksempler på ansattes poster som kan være lurt å ha tilgjengelig:

• Kontaktinformasjon (e-post, telefon osv.)
• Atferdsnotater/skrivinger
• Oppmøte
• PTO
• Fordeler
• Treningserfaring
• Overnatting på arbeidsplassen

1. Nyttig for ytelsesanmeldelser

Ytelsesomtaler er en normal del av jobben, selv om de noen ganger kan være skremmende. En måte å gjøre denne prosessen enklere på er å lage oversikter over ytelsesvurderingene du gjennomfører. På denne måten, neste gang du setter deg ned med en ansatt, er notatene fra forrige møte friskt i minnet.

Det er alltid en god idé å dokumentere ansattes atferd også, selv om du ikke nødvendigvis er interessert i å forplikte deg til en full-on-skriving. Hvis du for eksempel merker at en ansatt kommer for sent på jobb fra tid til annen eller har en krangel med en annen kollega, bør du notere det ned. Dette sparer HR for hodepine hvis de noen gang trenger å undersøke en ansatts tidligere oppførsel.

2. Oppretter en medarbeiderprofil

Medarbeiderregistreringer lar deg organisere informasjon om hver av dine ansatte som du ellers sannsynligvis ikke ville husket. For eksempel, hvis en ansatt presterer bedre under kveldsvakter, kan du notere det og gå tilbake til det når du lager en timeplan. Ved å opprette en ansattprofil kan du se det større bildet rundt hver av arbeiderne dine.

Dette kan også hjelpe deg med å identifisere tilbakevendende problemer du kan ha med noen ansatte eller alternativt deres gjentatte suksessområder. Hvis en ansatt imponerer deg på ett område, men sliter på et annet, kan litt coaching være nødvendig. Medarbeiderprofilen deres er der du kan finne den informasjonen slik at du kan sørge for at alle ansatte gjør sitt absolutt beste.

3. Beskytter mot søksmål

Hvis du ikke blir saksøkt av en tidligere eller nåværende ansatt, kan du alltid stole på dokumenter og poster for å sikkerhetskopiere sannheten. Disse dokumentene kan beskytte deg mot falske anklager og juridiske problemer senere. Ingen har noen gang planer om å bli saksøkt, men det er bedre å være trygg enn å beklage.

Skriv det ned

Å føre ansattes journal kan beskytte deg, din bedrift og dine ansatte mot unødvendige juridiske eller personlige tvister. Å holde seg organisert og forberedt er den beste måten å gjøre forretninger på, og det kan holde deg og dine arbeidere unna problemer i det lange løp. Sørg for å dokumentere så mye du kan om din arbeidsplass og dine ansatte for å unngå misforståelser på veien.

Et av målene du kanskje vil ha for virksomheten din er å ha et trygt, sunt og produktivt arbeidsmiljø fullt av  glade og engasjerte medarbeidere.Å føre ansattes poster kan hjelpe deg med å gjøre det ved å beskytte deg og dine ansatte.

Artikkeltagger:

Forretningsmuligheter · selskapet Culture · kjennetegnet · Finn din vei · Utvikle din virksomhet · Ledelse · Din tankegang

Artikkelkategorier:

Finn din vei · Utvikle din virksomhet · Leder laget ditt · Produktivitet · Din tankegang

Viktigheten av å holde medarbeiderjournaler publisert på nytt fra kilden https://startupmindset.com/the-importance-of-keeping-employee-records/ via https://feeds.feedburner.com/startupmindset

<!–

->