Raport FINRA 2024: Wnioski dotyczące prowadzenia dokumentacji

Urząd Regulacji Przemysłu Finansowego (FINRA) opublikował niedawno swój rocznik
raport z nadzoru regulacyjnego na rok 2024. Udostępniono je, aby zapewnić firmom kluczowe spostrzeżenia i obserwacje z ostatnich działań organu regulacyjnego, w celu poprawy przejrzystości i wzmocnienia programów zgodności dla przedsiębiorstw w sektorze finansowym.   

Oprócz tematów skupionych wokół wykorzystania sztucznej inteligencji i zmieniającego się stanu cyberbezpieczeństwa, wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji również ewoluują wraz z nowoczesną technologią. Poniżej przyjrzymy się najważniejszym wskazówkom dotyczącym prowadzenia dokumentacji. 

Komunikacja poza kanałem 

Z raportu wynika, że ​​FINRA stosuje podejście oparte na ryzyku do przeglądu sposobu, w jaki firmy zarządzają komunikacją biznesową. Przyznaje, że w przypadku platform i urządzeń off-channel istnieje wyraźnie znacznie większe ryzyko, że zapisy nie będą prowadzone. Odniesiono się do
kary SEC nałożone na całą branżę w latach 2021–2023, gdzie rzeczywiście ich nie było. 

Chociaż komunikacja poza kanałem może odbywać się za pomocą dowolnego narzędzia, które nie zostało zatwierdzone do użytku biznesowego (na przykład platformy e-mail i komunikatory internetowe), korespondencja mobilna niewątpliwie stanowi znaczną jej część, głównie ze względu na wygodę użytkowania, natychmiastowość i dostępność poza godzinami pracy. 

W raporcie firmy pytane są, czy ich polityka komunikacji elektronicznej obejmuje… 

• Procedury prowadzenia, przechowywania i monitorowania wszelkiej korespondencji biznesowej prowadzonej przez pracowników, w tym korespondencji prowadzonej metodami off-channel. 

• Procesy monitorowania pod kątem nowych kanałów dostępnych dla klientów. 

Zamiast po prostu oczekiwać od pracowników przestrzegania protokołu, element nadzoru jest teraz bardziej wyraźny, a od zespołów ds. zgodności oczekuje się, że wykonają pracę detektywistyczną, aby zrozumieć sytuację i upewnić się, że postępowanie pracowników jest prawidłowe. FINRA bezpośrednio zaleca, aby firmy monitorowały… 

• Czy zatwierdzone kanały nie są w pełni wykorzystywane, co oznacza, że ​​wykorzystywane są rozwiązania alternatywne. 

• Ich zatwierdzone kanały ze względu na „wskazówki dotyczące komunikacji odbywającej się poza kanałem”, tj. odniesienia do innych rozmów w niesankcjonowanych domenach.  

Ostatni punkt może mieć formę łańcuchów e-mailowych kopiujących adres e-mail z domeny poza kanałem lub sugestii, że odbiorcy powinni kontaktować się gdzie indziej, z dala od kontroli. 

Firmy proszone są również o rozważenie, jakie środki naprawcze/dyscyplinarne obowiązują doradców, którzy postępują nieuczciwie i naruszają zasady. Tradycyjnie to firmy płaciły cenę za niewłaściwe postępowanie pracowników, dlatego FINRA zachęca do wprowadzenia środków odstraszających dla osób fizycznych. 

Komunikacja skierowana do opinii publicznej 

Podobnie jak zasada marketingowa SEC,
Reguła FINRA 2210 (Komunikacja ze społeczeństwem) obejmuje komunikację elektroniczną, dlatego strony internetowe i kanały mediów społecznościowych spełniają te same standardy, co pisemne broszury, reklamy telewizyjne i e-maile. 

FINRA przypomina firmom o ich obowiązku przedstawiania informacji, które są dokładne, wyważone i niewprowadzające w błąd; na przykład dzieląc powiązane ryzyko związane z produktem/usługą wraz z korzyściami. Wiąże się to w znacznym stopniu z rozwojem wykorzystania sztucznej inteligencji do celów tworzenia treści. 

Artificial Intelligence 

FINRA wyraźnie klasyfikuje sztuczną inteligencję jako „pojawiające się ryzyko”, zalecając firmom rozważenie jej wszechobecnego wpływu i konsekwencji regulacyjnych jej wdrożenia. 

Kiedy rozbijesz
sposoby, w jakie marketerzy mogą wykorzystać ChatGPTna przykład staje się jasne, jak skuteczne stało się to narzędzie. Może nie tylko opracowywać posty w mediach społecznościowych i kopie witryn internetowych, ale może także je optymalizować w oparciu o SEO, popularne słowa kluczowe lub inne istotne wskaźniki. Oszczędza to marketerom niesamowitą ilość pracy i kusi przeciążonych pracowników potrzebujących ratunku. 

Niestety zespoły te mogą nie być przygotowane do dokładnego sprawdzenia wygenerowanych wyników, co jest szczególnie problematyczne w kontekście

chatbot „halucynacje”. Bez odpowiednich kontroli i poprawek ton głosu marki i przejrzystość przekazu mogą zostać zagrożone. Co bardziej niepokojące, może to dotyczyć także jego faktycznej legitymizacji. 

SEC już to zrobiła
wyjaśnione że doradcy sami ponoszą odpowiedzialność za problemy powstałe po wykorzystaniu narzędzi AI do rekomendacji inwestycyjnych. FINRA ma wiele takich samych niepewności. Na

podcast analizujący raport za 2024 rOrnella Bergeron, starsza wiceprezes FINRA ds. nadzoru członków, stwierdziła, że ​​pomimo wydajności operacyjnej, jaką zapewnia rozwój sztucznej inteligencji, istnieją obawy. 

„Chociaż narzędzia te mogą stwarzać naprawdę obiecujące możliwości, ich rozwój wzbudził obawy dotyczące takich kwestii, jak dokładność, prywatność, stronniczość i własność intelektualna. 

„Jak dotąd firmy są bardzo ostrożne i rozważne, rozważając wykorzystanie narzędzi sztucznej inteligencji i przed wdrożeniem nowych technologii” – powiedział Bergeron. „Chociaż w tegorocznym raporcie nie było zbyt wiele informacji na temat sztucznej inteligencji związanych z konkretnymi rolami lub obserwacjami, prawdopodobnie jest to temat, o którym będziemy mówić znacznie więcej w przyszłości”. 

Podsumowując: przejście do nadzoru 

Komunikacja poza kanałami i komunikacja publiczna są już od pewnego czasu w programie działań regulacyjnych, a raport FINRA za 2024 r. ponownie potwierdza te obawy.  

Dostarczając firmom szczegółowych pytań, które mogą sobie zadać, pomoże to przede wszystkim uwypuklić niedociągnięcia i słabe punkty, które przede wszystkim doprowadziły do ​​uchybień w zakresie prowadzenia dokumentacji w całej branży. Ustalając procedury mające na celu wykrywanie i wykorzenienie korzystania z nieautoryzowanych kanałów, organ regulacyjny wykazał prawdziwą chęć położenia temu kresu lub nakłonienia firm do znalezienia nowych sposobów radzenia sobie z sytuacją w sposób zgodny z przepisami. 

Dostawcy archiwizacji komunikacji mogą teraz przechwytywać i rejestrować dane na tradycyjnych platformach „poza kanałem” (WhatsApp, WeChat, Telegram). Są one również coraz bardziej rozwijane, aby sprostać elementowi układanki polegającej na inwigilacji; na przykład poprzez zastosowanie zasad leksykonu do oznaczania określonych sformułowań. Eliminowałoby to potrzebę nierealistycznych zakazów platform i zapewniłoby szybkie wykrywanie nielegalnej działalności. 

Choć znaczna część treści raportu wydaje się znajoma, FINRA wykazała również, że śledzi nowe wydarzenia, a zwłaszcza ukrytą rzeź, jaką sztuczna inteligencja może spowodować w postępowaniach. W świecie, w którym algorytmy mogą postępować zgodnie z podpowiedziami, ale mogą przy tym podać kilka fikcji, odpowiedzialność cyfrowa ma ogromne znaczenie. FINRA, podobnie jak większość organów regulacyjnych, postępuje ostrożnie.

• Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
• PlatoData.Network Pionowe generatywne AI. Wzmocnij się. Dostęp tutaj.
• PlatoAiStream. Inteligencja Web3. Wiedza wzmocniona. Dostęp tutaj.
• PlatonESG. Węgiel Czysta technologia, Energia, Środowisko, Słoneczny, Gospodarowanie odpadami. Dostęp tutaj.
• Platon Zdrowie. Inteligencja w zakresie biotechnologii i badań klinicznych. Dostęp tutaj.
• Źródło: https://www.finextra.com/blogposting/25799/finra-report-2024-recordkeeping-takeaways?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs