Jak wyeksportować wiadomości e-mail programu Outlook do programu Excel

Outlook jest popularną usługą e-mail do komunikacji biznesowej i często jest pierwszym wyborem dla dużych użytkowników biznesowych.

Chociaż oferuje szeroki zakres zaawansowanych funkcji i integracji, Outlook nie oferuje łatwego sposobu analizowania/wyodrębniania danych z wiadomości e-mail. Dane biznesowe przychodzące za pośrednictwem wiadomości e-mail lub załączników programu Outlook są zwykle wyodrębniane ręcznie do arkuszy kalkulacyjnych programu Excel lub innych aplikacji biznesowych.

---

Zautomatyzuj obieg pracy poczty e-mail i arkusza kalkulacyjnego za pomocą Nanonets. Analizuj dane e-mail w ustrukturyzowane dane pasujące do aplikacji biznesowych.

Zaplanuj demo

---

Po co eksportować e-maile z Outlooka do Excela?

Wiadomości e-mail zawierają wiele ważnych danych biznesowych. Firmy otrzymują faktury, paragony, wyceny, zapytania ofertowe i nie tylko pocztą elektroniczną. Trudno jest uporządkować i zrozumieć wszystkie te dane w samym programie Outlook.

Eksportowanie danych poczty e-mail z programu Outlook do programu Excel umożliwia firmom zbadanie wszystkich tych danych w celu uzyskania cennych informacji. Możesz także chcieć wyeksportować wiadomości e-mail z programu Outlook do programu Excel, aby wykonać kopię zapasową wszystkich danych lub przenieść się do innego dostawcy / serwera poczty e-mail.

W tym artykule przyjrzymy się różnym sposobom eksportowania danych z wiadomości e-mail programu Outlook do arkuszy kalkulacyjnych programu Excel. Szczerze mówiąc, żadna z tych metod nie jest do końca doskonała – formatowanie jest często modyfikowane podczas eksportu.

Przyjrzymy się również, jak automatycznie eksportować wiadomości e-mail programu Outlook do programu Excel bez utraty danych lub formatowania.

Jak wyeksportować wiadomości e-mail programu Outlook do programu Excel

Oto niektóre z najczęściej używanych metod eksportowania danych e-mail z programu Outlook do programu Excel:

Ręczne kopiowanie i wklejanie danych z Outlooka do Excela

Prawdopodobnie najgłupsze podejście tutaj - ale nadal działa.

Otwieraj e-maile lub załączniki jeden po drugim, skopiuj wszystkie istotne dane i wklej je do arkusza Excela.

Bezpośredni eksport z Outlooka do Excela

Bezpośrednie eksportowanie wiadomości e-mail z programu Outlook do programu Excel jest dość łatwe.

Ale ta metoda zachowa tylko zwykły tekst i podstawowe linki – całe inne formatowanie zostanie utracone.

1. Otwórz program Outlook >> kliknij „Plik” >> i wybierz „Otwórz i eksportuj”
2. Kliknij „Importuj/Eksportuj” >> wybierz „Eksportuj do pliku” >> i wybierz Excel lub CSV jako typ pliku
3. Wybierz folder docelowy, w którym chcesz zapisać plik
4. Kliknij „Zakończ”

Wyjdź z Outlooka, otwórz folder i sprawdź plik Excel/csv, który właśnie wyeksportowałeś z Outlooka.

---

Zautomatyzuj obieg pracy poczty e-mail i arkusza kalkulacyjnego za pomocą Nanonets. Analizuj dane e-mail w ustrukturyzowane dane pasujące do aplikacji biznesowych.

Zaplanuj demo

---

Zautomatyzuj przepływy pracy poczty e-mail programu Outlook do programu Excel

Możesz zautomatyzować przepływy pracy poczty e-mail z programu Outlook do programu Excel za pomocą opartego na sztucznej inteligencji parser e-maili or ekstraktor e-mail jak Nanonets.

Dzięki Nanonets możesz automatycznie przekazywać wszystkie przychodzące wiadomości e-mail do skrzynki odbiorczej Nanonets. Pomoże to w wykonywaniu działań zbiorczych bez konieczności otwierania pojedynczych wiadomości e-mail lub załączników pojedynczo.

Nanonety mogą również pomóc zachować oryginalne formatowanie danych i wyodrębnić tylko te dane, których potrzebujesz.

Oto kroki

Utwórz konto

Zapisz się rozpocząć pracę z Nanonets.

Zbuduj niestandardowy parser danych e-mail

Prześlij kilka przykładowych zrzutów ekranu wiadomości e-mail, zaznacz dane lub pola, które chcesz wyodrębnić, i wytrenuj niestandardowy parser wiadomości e-mail.

Sztuczna inteligencja nauczy się identyfikować podobne dane na podstawie pokazanych przez Ciebie przykładów – im więcej, tym lepiej. Możesz także zdefiniować reguły analizowania, aby przetwarzać wyodrębnione dane do odpowiednich formatów wyjściowych.

Możesz potrzebować więcej niż jednego parser e-maili do obsługi różnych przypadków użycia – np. przechwytywanie danych leadów lub przechwytywanie faktur lub pozyskiwanie danych z e-maili dostarczających jedzenie.

Utwórz skrzynkę odbiorczą Nanonet

Skonfiguruj skrzynkę odbiorczą lub adres odbiorczy Nanonets. Będziesz musiał automatycznie przekazywać wszystkie e-maile do tej dedykowanej skrzynki odbiorczej Nanonets.

Możesz także skonfigurować automatyczny import plików z pamięci w chmurze, baz danych lub połączyć się z innymi źródłami za pośrednictwem interfejsu API.

Pro napiwek – Możesz także wyszkolić parser e-maili, aby klasyfikował wszystkie Twoje e-maile. Może to pomóc w usunięciu ręcznego kroku przekazywania wybranych e-maili. Możesz po prostu przekazać wszystkie przychodzące wiadomości e-mail do skrzynki odbiorczej Nanonets, a klasyfikator poczty zajmie się resztą.

Eksportuj jako Excel lub CSV

Zakończ cały przepływ pracy, wybierając preferowany format wyjściowy – Excel lub csv (między innymi).

Możesz także określić, gdzie chcesz zapisać wyeksportowany plik – w określonym folderze na pulpicie lub w chmurze.

Na wynos

Eksportowanie wiadomości e-mail z programu Outlook do programu Excel ma wyraźne zalety — do przechowywania i analizy danych.

Ręczne wykonanie tego procesu po prostu nie skaluje się i jest niezwykle pracochłonne.

Analizatory poczty e-mail i inteligentne narzędzia do ekstrakcji danych mogą pomóc zautomatyzować przepływy pracy poczty e-mail z programu Outlook do programu Excel. Możesz poświęcić więcej czasu na analizę danych, a mniej na kopiowanie i wklejanie danych do Excela!

Dowiedz się więcej o najlepsze parsery e-maili tutaj- https://nanonets.com/blog/best-email-parser/

Nanonety też mogą konwertować obrazy do Excela.