Monitorowanie pracowników: czy „bossware” jest odpowiednie dla Twojej firmy?

Prywatność, bezpieczeństwo biznesowe

Chociaż oprogramowanie do monitorowania pracowników może zwiększyć produktywność, może być również potencjalnym polem minowym dla prywatności i może wpłynąć na Twoje relacje z pracownikami

Phila Muncastera

Czerwiec 29 2023  •  , 4 minuta. czytać

W miejscu pracy nie zawsze wszystko idzie gładko, a szefowie i pracownicy nie zawsze zgadzają się w wielu kwestiach. Ale w mieście może być jeszcze jedno „zagrożenie”: zdalny monitoring pracowników. W niektórych przypadkach oprogramowanie do nadzoru pracowników, zwane także „zastawa stołowa” i „tattleware” grozi wbiciem klina między pracodawcami a pracownikami.

Dobrze zrobione oprogramowanie bossware może pomóc zabezpieczyć organizację przed kradzieżą i ryzykiem prawnym, a nawet doprowadzić do istotnej poprawy produktywności. Ale jest to również pole minowe, które może zdemotywować pracowników i narazić organizację na procesy sądowe.

Jeszcze w nowym era pracy z dowolnego miejsca, menedżerowie coraz bardziej kuszą, aby monitorować swoją rozproszoną siłę roboczą. Biorąc pod uwagę stawkę, staranne planowanie powinno być hasłem przewodnim każdej organizacji rozważającej monitorowanie pracowników.

Co to jest bossware?

Bossware to ogólny termin określający różne narzędzia do śledzenia pracowników. Chociaż funkcjonalność takiego oprogramowania jest różna, na wysokim poziomie będzie śledzić, jakich programów pracownik używa w ciągu dnia i jak długo. Bardziej inwazyjny nadzór może rejestrować ekran pracownika i rejestrować jego naciśnięcia klawiszy. Idealnym rozwiązaniem byłoby zainstalowanie Bossware na komputerze lub urządzeniu pracownika za jego wyraźną wiedzą i zgodą, chociaż nie zawsze tak jest.

Monitorowanie pracowników jest bardziej popularne niż mogłoby się wydawać, co wynika z gwałtownego wzrostu pracy zdalnej wywołanego pandemią. Jedno badanie znajduje że 60% firm zatrudniających pracowników zdalnych korzysta obecnie z jakiejś formy oprogramowania bossware, a 88% z nich zwolniło pracowników po wdrożeniu oprogramowania. Być może dlatego, że ponad połowa (53%) monitorowanych pracowników spędzała co najmniej trzy godziny dziennie na czynnościach niezwiązanych z pracą.

Monitorowanie może obejmować:

• E-maile (treść i nadawcy/odbiorcy)
• Historia przeglądarki
• Wykorzystanie aplikacji
• Ekran komputera i naciśnięcia klawiszy
• Kamery
• Korzystanie z telefonu i treść połączeń
• Nagranie z monitoringu (w biurze)
• Śledzenie pojazdów GPS
• Uzyskaj dostęp do śledzenia lokalizacji plakietki
• Monitorowanie parametrów życiowych i nastrojów

Plusy i minusy

Zwolennicy Bossware twierdzą, że rozsądne korzystanie z oprogramowania monitorującego może pomóc ich organizacji na kilka sposobów, w tym:

• Śledzenie poziom stresu wśród pracowników
• Pomoc w zwiększeniu produktywności – pokazując, którym pracownikom brakuje koncentracji, a którzy spędzają zbyt dużo czasu na ręcznych, powtarzalnych zadaniach, które można zoptymalizować
• Budowanie bardziej sprawiedliwego miejsca pracy poprzez upewnienie się, że wszyscy dają z siebie wszystko
• Ograniczanie ryzyka celowego/przypadkowego wycieku danych i słabej higieny bezpieczeństwa

Z drugiej strony istnieją potencjalne wady, takie jak:

• Pracownicy mogą znaleźć obejścia, negując w ten sposób wszelkie potencjalne korzyści
• Ograniczone śledzenie oparte na komputerze/urządzeniu może nie rejestrować czasu spędzonego na myśleniu, rozwiązywaniu problemów i innych zadaniach innych niż cyfrowe – dając menedżerom krótkowzroczny obraz produktywności pracowników
• Podnosi poziom stresu, może demotywować pracowników i obniżać morale
• Prywatność i konsekwencje prawne dla pracodawcy

Implikacje prawne i dotyczące prywatności

Nowoczesne przepisy dotyczące prywatności i ochrony danych dodają dodatkową warstwę ryzyka dla organizacji, które chcą wdrożyć oprogramowanie bossware. Ważne jest, aby wszelkie programy były wdrażane zgodnie z lokalnymi przepisami i regulacjami.

• RODO w całej UE robi umożliwić monitorowanie miejsca pracy, ale w ramach określonego zestawu wytycznych. Organizacje muszą stworzyć jasne zasady informujące swoich pracowników o wszelkich programach monitorowania pracowników i ciężko pracować, aby wdrożenia były jak najbardziej dyskretne. Potajemne, wyczerpujące monitorowanie rzeczy, takich jak korzystanie z Internetu i treść komunikacji, jest niedozwolone. Organizacje, które chcą monitorować prywatną komunikację, taką jak e-maile, muszą również określić jasną podstawę prawną do tego. Istnieją ścisłe zasady dotyczące ochrony danych pracowników, gwarantujące, że są one wykorzystywane wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, oraz że gromadzone są tylko istotne informacje przez minimalny niezbędny czas.
• W Stanach Zjednoczonych, federalne prawo o ochronie danych osobowych Ustawa o prywatności w komunikacji elektronicznej (ECPA) umożliwia monitorowanie komunikacji elektronicznej, takiej jak poczta e-mail, o ile odbywa się to w uzasadnionych celach biznesowych i odbywa się na służbowym urządzeniu/komputerze. Sankcjonuje również monitorowanie mediów społecznościowych i aktywności w Internecie, a nawet keyloggery i nagrania ekranu. Jednak chociaż przepisy federalne nie wymagają wcześniejszego powiadamiania o takiej działalności, niektóre przepisy stanowe mogą wymagać od pracodawców uzyskania zgody przed wdrożeniem monitorowania pracowników. Organizacje są również odpowiedzialne za bezpieczeństwo gromadzonych przez siebie danych i wszystkie muszą mieć jasno określoną politykę monitorowania pracowników.

Wdrażanie uczciwych praktyk monitorowania personelu

Z powyższego powinno wynikać jasno, że monitorowanie pracowników nie jest inicjatywą w miejscu pracy, którą należy lekceważyć. Nie ma dwóch takich samych organizacji ani ram prawnych, ale niektóre najlepsze praktyki wysokiego szczebla mogą obejmować:

• Należy rozważyć i przedstawić podstawę prawną wdrożenia programu.
• Upewnij się, że monitorowanie jest konieczne i proporcjonalne oraz nie ingeruje zbytnio w życie Twoich pracowników.
• Zastanów się nad zakresem swojego monitorowania. Czy będzie obejmował e-maile, korzystanie z aplikacji i Internetu oraz połączenia? Aby uniknąć problemów prawnych, przydatne może być przypomnienie pracownikom, aby używali tylko swoich urządzeń osobistych do spraw osobistych i tylko urządzeń służbowych do spraw firmowych.
• Bądź tak przejrzysty, jak to tylko możliwe, informując pracowników o tym, co planujesz zrobić i dlaczego – w pełni udokumentowane w jasnej i ustandaryzowanej polityce.
• Upewnij się, że wszelkie zebrane dane są chronione przed utratą, uszkodzeniem lub kradzieżą i że są widoczne tylko dla upoważnionych użytkowników.
• Postępuj zgodnie z praktykami minimalizacji danych, usuwając wszelkie zebrane dane, gdy tylko przestaną być potrzebne.
• Rozważ alternatywy dla monitorowania personelu, takie jak sesje szkoleniowe i/lub regularne przeglądy wyników.
• Zastanów się, czy monitorowanie jest konieczne w całej organizacji, czy może ograniczać się do mniejszej części firmy.

Najlepsze zasady zapewnią trudną, ale konieczną równowagę między wymaganiami biznesowymi organizacji a prawami do prywatności jej pracowników. Przejrzystość i dialog są kluczem do utrzymania personelu na pokładzie w nowej hybrydowej erze pracy.