Oprogramowanie OCR i skanowanie faktur dla Sage

W tętniącym życiem świecie biznesu ręczne zarządzanie zobowiązaniami i ręcznym przetwarzaniem faktur staje się coraz większym wyzwaniem.

Wyzwań jest wiele:

• niezwykle powolne, ręczne wprowadzanie danych
• stale obecne ryzyko błędu ludzkiego
• brak efektywności procesu zatwierdzania

Firmy nieustannie poszukują sposobów usprawnienia tych krytycznych operacji. Obecnie technologia automatyzacji AP może zautomatyzować to, co kiedyś było pracochłonnym procesem. W połączeniu z dostępnymi na rynku pakietami oprogramowania księgowego Sage integracja oprogramowania AP Automation staje się koniecznością dla firm stawiających na wydajność i dokładność. Integracja Nanonets z Sage stanowi krok naprzód w zarządzaniu transakcjami finansowymi, ustanawiając nowy standard wydajności operacyjnej w epoce cyfrowej. Zobaczmy, jak to działa i jak możesz to skonfigurować dla swoich zespołów.

Ewolucja przetwarzania faktur

Podróż przetwarzania faktur od tradycyjnych, ręcznych korzeni do granicy cyfrowej to opowieść o ewolucji technologicznej.

Przed latami 1980. XX w.: Ręczne rozliczenia z dostawcami

Procesy dotyczące zobowiązań były całkowicie ręczne i obejmowały faktury fizyczne, czeki papierowe i księgi rachunkowe.

Lata 1980. i 1990. XX w.: Księgi cyfrowe

Wczesne rozwiązania programowe zapewniały podstawowe możliwości księgi cyfrowej, usprawniając niektóre części procesu.

Lata 2000: Odblokowanie fakturowania elektronicznego

Internet zrewolucjonizował płatności, wprowadzając fakturowanie elektroniczne, transakcje online i komunikację e-mailową. W tej epoce nastąpiło znaczne ograniczenie procesów opartych na papierze.

Lata 2010: Łatwe w obsłudze rozwiązania chmurowe

Rozwiązania oparte na chmurze umożliwiły bardziej skalowalne, elastyczne i dostępne operacje finansowe, a technologia mobilna umożliwiła zarządzanie fakturami i zatwierdzaniem w dowolnym miejscu.

Koniec 2010 roku – obecnie: rozwiązania w zakresie zautomatyzowanych rozliczeń z dostawcami

Najnowsza ewolucja polega na wykorzystaniu automatyzacji i sztucznej inteligencji do automatyzacji całego procesu, w tym –

• Księgowość i inteligencja AP: Pojawienie się systemów księgowych opartych na sztucznej inteligencji zapoczątkowało nową erę wydajności. Systemy te, zdolne do wykonywania powtarzalnych zadań, takich jak wprowadzanie danych, dopasowywanie faktur i przetwarzanie transakcji, działają z szybkością i dokładnością wykraczającą poza ludzkie możliwości.
• Połączony przepływ pracy w aplikacjach: W dzisiejszym wzajemnie połączonym środowisku cyfrowym płynna komunikacja między aplikacjami ma kluczowe znaczenie. Poczta e-mail, narzędzia AP, oprogramowanie księgowe, systemy ERP i inne bazy danych działają teraz wspólnie, automatyzując przechwytywanie i synchronizację danych na różnych platformach.
• Inteligentne przechwytywanie danych: Wykorzystując technologie sztucznej inteligencji, takie jak przetwarzanie języka naturalnego i optyczne rozpoznawanie znaków (OCR), dzisiejsze systemy automatyzują wyodrębnianie i interpretację danych z różnych formatów faktur. Obejmuje to obsługę nieustrukturyzowanych i zeskanowanych danych z niespotykaną dotąd wydajnością, dzięki czemu proces rozliczeń jest płynniejszy i dokładniejszy niż kiedykolwiek wcześniej.

Technologia OCR do skanowania faktur

OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) upraszcza sposób, w jaki firmy radzą sobie z dokumentami. W naszym przypadku OCR skanuje faktury i inne dokumenty papierowe, przekształcając je w tekst cyfrowy. Tekst cyfrowy jest interpretowany za pomocą sztucznej inteligencji i pobierane są szczegóły faktury –

• Pola (data faktury, numer faktury, kwota, dane sprzedawcy, dane kupującego itp.)
• Pozycje pojedyncze (opisy i koszty sprzedanych towarów i usług).
• Kody GL (automatycznie przydzielane przez sztuczną inteligencję na podstawie danych z przeszłości).
• Inne wymiary oparte na kontekście (kategoryzacja wydatków itp.)

Jaki wpływ ma oprogramowanie OCR i skanowanie faktur?

Różne zgłaszane statystyki podkreślają wpływ oprogramowania do automatyzacji. Liczby te obrazują rodzaj sukcesu, jakiego Ty i Twój zespół możecie się spodziewać.

Radykalne obniżenie kosztów przetwarzania

Zacznijmy od kondycji finansowej Twojego działu. Wykazano, że AP Automation obniża koszty przetwarzania aż o 70%. Nie chodzi tu tylko o oszczędzanie groszy; chodzi o przeniesienie budżetu na rozwój, szkolenia, a może nawet na biurowy ekspres do kawy, na który wszyscy zwracają uwagę. Potraktuj to jako inwestycję zarówno w efektywność swojego zespołu, jak i jego dobre samopoczucie.

Czas jest najważniejszy

Teraz, wyobraź sobie skrócenie czasu przetwarzania faktur o 384%. Ten radykalny spadek oznacza, że ​​Twój zespół może przetwarzać więcej faktur szybciej niż kiedykolwiek wcześniej, uwalniając czas na skupienie się na strategicznych inicjatywach, które naprawdę mają znaczenie. Dzięki AP Automation „Nie mam na to czasu” zmienia się w „Co dalej w programie?”

Redukcja błędów dla spokoju ducha

Wiemy, że błędy mogą być nie tylko irytujące – mogą być kosztowne. Z 37% redukcją błędów w przetwarzaniu faktur, AP Automation zapewnia spokój ducha w Twoich operacjach. Mniej błędów oznacza mniej godzin spędzonych na cyklach korekcyjnych i większą pewność co do integralności danych. Przekłada się to również na mniejsze tarcia z dostawcami i interesariuszami, ułatwiając płynniejsze relacje i operacje.

Kultywowanie relacji z dostawcami

Mówiąc o związkach, porozmawiajmy o 76% organizacji zgłaszających wzrost zadowolenia dostawców. To jest kluczowe. Zadowoleni dostawcy oznaczają niezawodny łańcuch dostaw oraz możliwości negocjacji i rabatów w przyszłości. Twoi dostawcy zauważą i docenią terminowość i dokładność Twoich płatności, dzięki AP Automation.

Optymalizacja przepływów pieniężnych poprzez rabaty za wcześniejszą płatność

3% oszczędności dzięki rabatom za wcześniejszą płatność zapewnia Twojej organizacji finansowy lifting, poprawiając przepływ środków pieniężnych oraz zapewniając większą dźwignię i elastyczność w operacjach finansowych.

Zgodność bez komplikacji

I wreszcie klejnot koronny AP Automation: 100% bezstresowa zgodność. W czasach, gdy wymagania regulacyjne są stale rosnące, osiągnięcie całkowitej zgodności bez stresu jest po prostu cudem.

Nanonety do OCR i skanowania faktur w Sage

Dla firm korzystających z Sage do celów księgowych ręczny proces obsługi faktur to nie tylko próba cierpliwości, ale także znaczne obciążenie zasobów. Oprogramowanie OCR i skanowania faktur dla Sage przekształca ten krytyczny, ale uciążliwy proces w usprawniony i wydajny przepływ pracy.

Przyjrzyjmy się, jak zespoły księgowe mogą korzystać z oprogramowania do automatyzacji AP opartego na OCR, takiego jak Nanonets, i integrować je z Sage, aby usprawnić przepływ pracy w księgowości.

Ręczny przepływ pracy AP w Sage

Przyjrzyjmy się typowemu ręcznemu procesowi AP w firmie korzystającej z Sage:

Odbiór faktury: Faktury są dostarczane w różnych formatach, w tym papierowych i cyfrowych. Personel musi ręcznie gromadzić i porządkować te dokumenty.

Sortowanie ręczne i kodowanie GL: Każda faktura jest następnie sortowana na podstawie kryteriów takich jak dostawca, kwota lub termin płatności, co wymaga dużo czasu i wysiłku. Każda faktura musi być następnie zakodowana do odpowiednich kont Księgi Głównej.

Wprowadzanie danych: Najważniejsze informacje z każdej faktury, takie jak dane dostawcy, kwoty i daty, są wprowadzane ręcznie do Sage.

Weryfikacja faktury: W zależności od polityki firmy faktury mogą być dopasowywane dwustronnie (faktura i zamówienie zakupu), trójstronnie (faktura, zamówienie zakupu i raport odbioru) lub czterostronnie (faktura, zamówienie zakupu, raport odbioru i raport z inspekcji) zweryfikować transakcje.

Zatwierdzenie: po zweryfikowaniu faktury są kierowane do zatwierdzenia, często angażując wiele działów lub poziomów władzy.

Przetwarzanie płatności: Zatwierdzone faktury mają harmonogram płatności w oparciu o warunki i względy dotyczące przepływu środków pieniężnych.

Spowiedź: Na koniec płatności są uzgadniane w Sage, co zapewnia dokładne odzwierciedlenie wszystkich transakcji w dokumentacji finansowej.

Zautomatyzowany przepływ pracy w punktach dostępowych za pomocą Nanonets

Teraz wyobraźmy sobie na nowo ten przepływ pracy z Nanonetami zintegrowanymi z Sage:

Odbiór faktury: Wyobraź sobie taką sytuację – każda faktura, którą otrzymuje Twoja firma, niezależnie od jej źródła, trafia w jedno cyfrowe miejsce. Faktury są automatycznie importowane z bałaganu e-maili, dysków i baz danych zaraz po ich otrzymaniu, co pozwala zaoszczędzić czas i ograniczyć liczbę błędów.

Nanonets automatycznie odczytuje faktury przesłane pocztą elektroniczną z treści wiadomości e-mail i załączników.

Wszystkie odręczne i drukowane faktury można łatwo zeskanować za pomocą smartfona lub bezpośrednio przesłać na platformę.

Cyfrowe paragony można tworzyć i drukować bezpośrednio za pomocą platformy Nanonets lub importować do Nanonets z poczty, aplikacji i baz danych.

Proces ten gwarantuje, że każda informacja, niezależnie od jej pochodzenia, znajdzie swoje miejsce w scentralizowanym, cyfrowym repozytorium, gotowa do dalszego działania.

Automatyczne wprowadzanie danych: Nanonets AI odczytuje faktury z ponad 99% dokładnością, skracając godziny do zaledwie chwil. Ta zmiana oznacza, że ​​Twój zespół może porzucić harówkę i zająć się pracą, która naprawdę ma znaczenie. Dane są następnie wyodrębniane i wprowadzane bezpośrednio do Sage, bez konieczności ręcznego ich wprowadzania.

Automatyczne sortowanie i kodowanie GL: Nanonets wykorzystuje OCR do automatycznego rozpoznawania i kategoryzowania faktur według dostawcy, daty, kwoty i innych istotnych kryteriów. Przypisywanie kodów GL można zautomatyzować poprzez –

• Szkolenie na danych z przeszłości: Wiąże się to z przesyłaniem historycznych dokumentów finansowych i transakcji oznaczonych historycznie poprawnymi kodami KG. Model uczy się na tych przykładach, aby dokładnie przewidywać kody KG dla nowych transakcji.

• Gotowa do użycia sztuczna inteligencja Gen: Korzystając z Nanonets GenAI, nasze oprogramowanie może interpretować tekst dokumentów finansowych w sposób naśladujący ludzkie zrozumienie. Umożliwia to wyodrębnienie odpowiednich informacji, kontekstu i semantyki w celu zastosowania złożonego rozumowania w celu dokładnego przypisania kodów KG, nawet w przypadkach, gdy szczegóły transakcji są niejednoznaczne lub rzadkie.

Inteligentna weryfikacja faktur: Wykorzystując sztuczną inteligencję, Nanonets automatycznie dokonuje dwukierunkowego, trójstronnego lub czterokierunkowego dopasowywania, czytając i porównując wyodrębnione dane z faktur z zamówieniami zakupu, raportami odbiorczymi i raportami z inspekcji dostępnymi w Sage.

Walidacja: system oznacza wszelkie rozbieżności w celu ręcznej weryfikacji, ale poza tym faktury spełniające kryteria firmy są automatycznie kierowane do zatwierdzenia lub bezpośrednio zatwierdzane na podstawie wcześniej ustalonych zasad.

Zatwierdzenie: Zatwierdzenia dotyczące Nanonets nie są już wąskim gardłem. Stają się elastyczni i działają tam, gdzie działa Twoja organizacja — niezależnie od tego, czy jest to poczta e-mail, Slack czy Teams. Eliminuje to potrzebę zakłócających rozmów telefonicznych i aż nazbyt znanej serii przypomnień.

Przetwarzanie płatności: Zatwierdzone faktury są automatycznie umieszczane w kolejce do zapłaty zgodnie z ich warunkami, co optymalizuje zarządzanie przepływami pieniężnymi.

Spowiedź: Możesz importować swoje wyciągi bankowe, a Nanonets automatycznie uzgadnia płatności w Sage, zapewniając aktualność i dokładność sprawozdań finansowych, a Twoje księgi zamykają się o 90% szybciej.

O wymiernych korzyściach płynących ze stosowania oprogramowania OCR i skanowania faktur dla Sage pisaliśmy wcześniej. Co więcej, przejście z ręcznego na zautomatyzowany proces AP oznacza nie tylko zmianę sposobu wykonywania zadań, ale zasadniczą transformację roli działu finansowego. Dzięki narzędziom takim jak Nanonet zespoły finansowe przechodzą od funkcji zaplecza do strategicznych współpracowników, wykorzystując dane i analizy w czasie rzeczywistym do podejmowania decyzji biznesowych. To przyszłość finansów, która jest już dostępna dla użytkowników Sage dzięki sile automatyzacji dzięki Nanonets.

---

Jak sprawdziliśmy, integracja Nanonets z oprogramowaniem księgowym Sage zmienia zasady gry dla firm ugrzęzłych w nieefektywności ręcznego przetwarzania faktur. Ewolucja od ręcznych do zautomatyzowanych procesów dotyczących zobowiązań to nie tylko krok naprzód; to skok w przyszłość, w której operacje finansowe są usprawnione, poziom błędów spada, a podejmowanie strategicznych decyzji jest wspierane przez analizę danych w czasie rzeczywistym. Przechodząc od ręcznej pracy do strategicznego wglądu, zespoły finansowe wyposażone w odpowiednie narzędzia automatyzacji mogą poprowadzić swoje firmy w kierunku większej rentowności, elastyczności i przewagi konkurencyjnej w erze cyfrowej.

• Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
• PlatoData.Network Pionowe generatywne AI. Wzmocnij się. Dostęp tutaj.
• PlatoAiStream. Inteligencja Web3. Wiedza wzmocniona. Dostęp tutaj.
• PlatonESG. Węgiel Czysta technologia, Energia, Środowisko, Słoneczny, Gospodarowanie odpadami. Dostęp tutaj.
• Platon Zdrowie. Inteligencja w zakresie biotechnologii i badań klinicznych. Dostęp tutaj.
• Źródło: https://nanonets.com/blog/ocr-and-invoice-scanning-software-for-sage/