Ostateczny przewodnik po indeksowaniu dokumentów

Wiele korporacji, które przeszły z papierowych procedur archiwizacji na komputerowe, zrozumiało, że pliki cyfrowe mogą być tak samo zdezorganizowane i niechlujne, jak pliki analogowe. Jednakże, digitalizacja dokumentów na dłuższą metę oszczędza dużo wysiłku i czasu; działa tylko wtedy, gdy zostanie wykonane poprawnie. Właśnie tam pojawia się indeksowanie dokumentów.

Indeksowanie dokumentów to doskonały sposób na umożliwienie Twojej firmie uporządkowania plików cyfrowych i zapisania przyszłych plików. Dotyczy to również akt związanych z procedurami w Twojej instytucji, od należności i zobowiązań po zakupy do zapłaty i nie tylko.

---

Co to jest indeksowanie dokumentów?

Indeksowanie dokumentów organizuje dokumenty z odpowiednimi znacznikami lub atrybutami, aby zapewnić lepszą widoczność podczas wyszukiwania lub pobierania dokumentów w przyszłości.

Na przykład firma może indeksować dokumenty według numeru klienta, nazwiska klienta, nazwiska pracownika, daty lub innych istotnych cech, które mogą być później powiązane. Jest to znacząca część fundamentu, na którym zbudowane są sieci zarządzania dokumentami w organizacji.

Weźmy przykład słownika. Słownik zawiera szeroki zakres słów i ich znaczeń. Jeśli musisz odkryć konkretną pracę z całego słownika, przeglądanie każdej strony zajęłoby wiele godzin.

Ale dzięki wykorzystaniu indeksu twoje polowanie skróci się do kilku minut lub sekund. Indeksowanie dokumentów reguluje podobną hipotezę. Dołączając określone znaczniki do dokumentu cyfrowego, możesz wykorzystać terminy zawarte w tych znacznikach, aby łatwiej znaleźć potrzebne informacje, zamiast ręcznie analizować je za pomocą góry plików.

---

Koncepcje indeksowania dokumentów

Można zrozumieć i wiedzieć o indeksowaniu dokumentów w kilku koncepcjach. Odwiedźmy je krótko:

Baza danych: Baza danych to elektroniczny zbiór dokumentów, które są przechowywane w jednym miejscu i udostępniane wielu użytkownikom do wielu różnych celów. Może to być również zorganizowany zbiór dokumentów lub danych przechowywanych na komputerze, który program może wykorzystać do omówienia i udzielenia szybkich, elastycznych odpowiedzi na zapytania.

RDBMS: Termin „RDBMS” (Relational Database Management System) odnosi się do systemu zarządzania bazą danych, w którym dane i relacje między danymi są utrzymywane w tabelach.

Kluczowe pola— znane również jako pola indeksowe — to pola bazy danych używane do kategoryzowania i porządkowania dokumentów. Są one zazwyczaj definiowane przez użytkownika i mogą być używane do skanowania i pobierania dokumentów. Przykłady obejmują numer faktury, imię i nazwisko klienta, datę i adres.

Dopasuj, scalaj i wypełnij indeksowanie obszary z danymi indeksowymi, które już istnieją w innych systemach, takich jak systemy księgowe. Umożliwia indeksowanie jednego lub więcej pól i automatyczne wypełnianie pozostałych danych danymi z wyszukiwania tabeli lub pliku tekstowego dostarczonego przez inną sieć, taką jak system księgowy lub kadrowy, który pasuje.

---

Dlaczego indeksowanie dokumentów jest ważne?

Indeksowanie dokumentów to coś więcej niż tylko szybkie wyszukiwanie dokumentów. Indeksowanie dokumentów ma wiele zalet, w tym:

Ulepszona organizacja dokumentów

88% pracowników biurowych wskazało na potrzebę niezawodnej, ujednoliconej platformy wyszukiwania, która pomogłaby im lepiej wykonywać swoją pracę.

Pracownicy mogą zaoszczędzić dużo czasu na szukaniu właściwego dokumentu za pomocą odpowiedniego systemu indeksowania dokumentów.

Łatwiejsza zgodność audytu

Możesz łatwo zrezygnować z dążenia do zebrania dokumentów na czas do kontroli, jeśli dokumenty są już zindeksowane i uporządkowane zgodnie z rokiem podatkowym i innymi istotnymi wskaźnikami.

Oszczędność czasu

50% profesjonalistów spędza więcej czasu na szukaniu plików niż w pracy.

Jeśli jednak Ty i Twój zespół macie odpowiednie protokoły indeksowania dokumentów, możecie wykorzystać czas poświęcony na szukanie produktywnej pracy.

---

Rodzaje indeksowania dokumentów

Oprócz wielu zalet indeksowania dokumentów istnieje również wiele różnych podejść do indeksowania, dzięki czemu można wybrać dowolną (lub kombinację sposobów), która najlepiej odpowiada Twojemu przepływowi pracy. Strategie te składają się z:

Indeksowanie pełnotekstowe

Dzięki indeksowaniu pełnotekstowemu skanowana jest cała zawartość dokumentu, co pozwala na wyszukiwanie fraz lub słów kluczowych w dowolnym miejscu tekstu.

Jest identyczny z narzędziem „Znajdź” (Ctrl+F lub Command+F) zawartym w większości edytorów tekstu i przeglądarek internetowych. Przyjazny dla użytkownika charakter tego typu indeksowania sprawia, że ​​jest to najłatwiejsze, ale wymaga dużo miejsca do przechowywania.

Źródło

Automatyczne indeksowanie

Zautomatyzowane indeksowanie, znane również jako indeksowanie wyszukiwania zmiennych, selektywnie indeksuje istotne części dokumentu, które pasują do bazy danych, takie jak numery lub nazwiska klientów, zamiast indeksować całą stronę.

Jest to bardziej skomplikowana procedura wykorzystująca oprogramowanie do indeksowania dokumentów, ale może być całkiem korzystna dla firm indeksujących dokumenty, takie jak rachunki, które zawsze zawierają pola pasujące do danych w bazach danych.

Indeksowanie metadanych

„Dane o danych” to termin często używany w odniesieniu do metadanych, ale jest bardzo szczegółowy. Przykładem może być przechwytywanie obrazów do pliku pdf; rejestruje czas, kiedy jest zajęty.

Co więcej, umożliwia również dodawanie dodatkowych „tagów”, znanych jako metadane PDF. Metadane, takie jak znaczniki i inne informacje, które chcesz wykorzystać do późniejszego wyszukiwania, mogą być używane podczas digitalizacji lub skanowania dokumentu. Następnie, jeśli chodzi o uzyskanie dokumentu, skanuje metadane zamiast używać programu do wyszukiwania dokumentów do skanowania całych dokumentów.

Zautomatyzowane indeksowanie przy użyciu danych pola

Indeksowanie oparte na polach odnosi się do różnych źródeł danych w bazie danych, znanych również jako pola. Jest koncepcyjnie identyczna z indeksowaniem metadanych. Możesz użyć indeksowania opartego na polach, na przykład, aby przeszukać bazę danych pod kątem rekordów o tej samej nazwie w kolumnie klienta.

---

Jak działa indeksowanie dokumentów?

To, które indeksowanie dokumentów jest dla Ciebie najlepsze, zależy od tego, w jaki sposób każda z zaangażowanych stron zamierza korzystać z indeksowanych dokumentów. Informacje, które pracownicy najchętniej będą wyszukiwać w Internecie, oraz wyszukiwane hasła, których najchętniej użyją, aby je znaleźć, muszą być Tobie znane. Zrozumienie potrzeb pracowników to jedyny sposób, aby upewnić się, że indeksujesz w sposób, który umożliwi szybkie odzyskanie dokumentów.

Indeksowanie dokumentów jest proste, gdy zrozumiesz, w jaki sposób będą używane Twoje zindeksowane dokumenty i jaki rodzaj indeksowania jest najbardziej sensowny dla Twojej organizacji. Proces indeksowania polega na skanowaniu i kategoryzowaniu zdigitalizowanych i zeskanowanych materiałów w celu ręcznego lub automatycznego zlokalizowania z góry określonych fraz kluczowych. Bardziej szczegółowe wyjaśnienie procesu indeksowania znajduje się poniżej:

Zrozumienie przypadku użycia indeksowania dokumentów

Rodzaj indeksowania, którego należy użyć, będzie zależał od indeksowanych dokumentów, niezależnie od tego, czy są to akta osobowe, faktury, czy coś innego; wiedza o tym, kto i dlaczego będzie pobierał te dokumenty, jest również ważna.

Sfinalizuj typ indeksowania dokumentów, którego chcesz użyć

Możliwe, że niektóre rodzaje dokumentów można łatwo znaleźć bez konieczności indeksowania tak dużej ilości informacji. Na przykład możesz potrzebować tylko podstawowych informacji z faktur, takich jak numer konta lub nazwa dostawcy.

Indeksuj odpowiednie dane

Dane można indeksować ręcznie lub najlepiej polegać na oprogramowaniu, które może indeksować dane po ustaleniu, jaka forma indeksowania ma sens.

Metoda podwójnego klucza jest najskuteczniejszą techniką indeksowania, gdy jest wykonywana ręcznie. Dwie osoby oznaczają każdy zeskanowany dokument przy użyciu tej metody niezbędnymi frazami indeksowania, wprowadzając informacje, które widzą, w odpowiednich polach metadanych dla pliku. Dzięki temu porównanie krzyżowe może znaleźć jakiekolwiek błędy. Podwójny klucz oszczędza dużo czasu, ale także drastycznie ogranicza liczbę błędów.

Musisz określić wytyczne, z których części dokumentu powinno pochodzić oprogramowanie, jeśli polegasz na oprogramowaniu. Na przykład odpowiednie oprogramowanie exing współpracuje z technologią OCR, aby umożliwić komputerowi odczytywanie tekstu z obrazów, co ma kluczowe znaczenie dla indeksowania odpowiednich danych i digitalizacji fizycznych kopii dokumentów.

---

Nanonety do indeksowania dokumentów

[Osadzone treści]

Nanonet jest an System zarządzania dokumentami oparty na AI która pozwala użytkownikom z platformą bez kodu dla kompleksowe zarządzanie dokumentami. Nanonets automatyzuje wszystkie procesy związane z dokumentami, takie jak

I więcej. Nanonets ma wbudowane oprogramowanie OCR, które wykorzystuje wyodrębnianie słów kluczowych do identyfikowania dokumentów i indeksowania ich zgodnie z odpowiednimi bazami danych. Algorytm AI Nanonets uczy się z czasem i uchwytami nieuporządkowany, częściowo ustrukturyzowanylub niestandardowe dokumenty łatwo.

Nanonets cieszy się zaufaniem ponad 30,000 500 profesjonalistów z ponad XNUMX przedsiębiorstw, którzy sprawnie zarządzają dokumentami.

Korzystanie z nanonetów może przynieść wiele korzyści, w tym oszczędności, lepszą zgodność i lepszą produktywność. Oto kilka wyjątkowych zalet, które wyróżniają Nanonets:

• Nie wymaga kodowania
• Działa ze wszystkimi typami dokumentów
• Niestandardowe modele AI
• Nie jest wymagane przetwarzanie końcowe ani wstępne.
• Obsługuje dokumenty wielojęzyczne
• Rozpoznaje ponad 200 języków
• Konfiguracja 1-dniowa
• 5000+ integracji z API i Zapier
• Wsparcie na żywo 24 × 7
• Przejrzyste opcje cenowe
• Rozwiązanie z białą etykietą
• Hosting lokalny i w chmurze

Jak używać Nanonets do indeksowania dokumentów?

Krok 1: Utwórz konto w sprawie nanonetów (Zacznij teraz za darmo) i zaloguj się.

Krok 2: Wybierz model klasyfikacji dokumentów z ekranu głównego.

Krok 3: Wybierz tagi dokumentu, które chcesz uwzględnić.

Krok 4: Algorytm AI Nanonets potrzebuje tylko 25 dokumentów, aby wytrenować model AI w celu rozpoznania typu dokumentu. Prześlij 25 dokumentów dla każdego znacznika dokumentu i pozwól modelowi trenować.

Krok 5: Po zakończeniu możesz użyć obiegu dokumentów, aby automatycznie wysyłać dokumenty, indeksować je i wysyłać do bazy danych zgodnie z wymaganiami. Za pomocą obiegów dokumentów można wyodrębniać dane z dokumentów, przetwarzać dokumenty lub wysyłać je w procesie zatwierdzania. Twoja wyobraźnia jest ograniczeniem.

---

Jak to pomaga znaleźć dokumenty?

Indeksowanie dokumentów jest podstawowym elementem każdej techniki zarządzania dokumentami biznesowymi i jest doskonałym sposobem na budowanie wydajniejszych przepływów pracy. Dzięki odpowiedniemu indeksowaniu każdy dokument, którego potrzebują Twoi pracownicy, jest łatwy do wyszukania i odzyskania za pomocą ograniczonego naciśnięcia klawisza. Jednak wdrożenie wydajnego indeksowania dokumentów może być skomplikowane, jeśli nie masz do dyspozycji odpowiednich narzędzi.

Wnioski

Indeksowanie dokumentów to skuteczne podejście do późniejszego wyszukiwania dokumentów z ogromnych archiwów, w tym tysięcy dokumentów. Dokumenty mogą być indeksowane według ich zawartości pełnotekstowej (tak jak można uzyskać dostęp do każdego słowa w danych) lub według informacji związanych z dokumentem, takich jak dzień produkcji, unikalny identyfikator lub główny temat dokumentu.

FAQ

Jakie dane służą do indeksowania dokumentów?

Jedną z ważnych decyzji, aby jak najlepiej wykorzystać nowe pliki cyfrowe, jest wybór używanych standardów indeksowania. Niektóre przykłady danych używanych do indeksowania obejmują:

• Numer zamówienia
• Adresy
• Daty
• Imię i nazwisko
• Numery telefoniczne
• Numer faktury
• Numery klientów
• Numery kont
• Deskryptory słów kluczowych

Jaki jest cel indeksowania?

Podstawowym celem indeksowania jest możliwość szybkiego skanowania i wyszukiwania informacji zawartych w zeskanowanych dokumentach. Może również zwiększyć wydajność biura, umożliwiając pracownikom wyszukiwanie informacji bez ręcznego przeglądania pudeł z plikami.

Jakie są cechy dobrego indeksowania?

Ostatecznym celem projektu indeksowania jest zbudowanie systemu, w którym użytkownicy mogą wydajnie pobierać dane. Odbywa się to poprzez:

• Współpracuj z użytkownikami końcowymi (kierownikami działów, menedżerami, pracownikami), aby uzyskać ich opinie.
• Łatwy system, który jest prosty w użyciu.
• W tym możliwość wyszukiwania określonych pól w dokumencie i pełnego tekstu.
• Zaangażowanie wykwalifikowanych specjalistów ds. indeksowania, którzy poprowadzą Cię i doradzą przez cały proces.

Jak różni się w zależności od branży?

Jednym z istotnych czynników przy wyborze terminów indeksowania jest sposób badania dokumentów. Na przykład w szeregu akt osobowych popularnym sposobem wyszukiwania byłyby głównie imiona i nazwiska oraz daty zatrudnienia

Wręcz przeciwnie, zaświadczenia lekarskie mogą odnosić się do parsowania dat urodzenia lub numerów polis ubezpieczeniowych. Lepsze wyniki da uwzględnienie powszechnie używanych terminów wyszukiwania podczas indeksowania dokumentów.

Jak działa indeksowanie dokumentów?

Indeksowanie dokumentów działa poprzez przypisanie określonych informacji do zeskanowanych dokumentów, umożliwiając wydajne i szybkie wyszukiwanie informacji. Istnieją różne metody indeksowania dokumentów, z których każda ma swoje unikalne zalety.

Jaka jest Twoja najlepsza opcja indeksowania dokumentów?

Indeksowanie dokumentów umożliwia bezproblemowe wyszukiwanie i pobieranie ogromnych ilości dokumentów, gdy są odpowiednio stosowane. Niemniej jednak właściwa procedura indeksowania nie jest uniwersalna. Niezależnie od tego, czy dokumenty są indeksowane według całego tekstu, uporządkowane według obszarów, czy uzupełniane dobrymi metadanymi, ta opcja decyduje o sukcesie całego systemu. Wykwalifikowany partner może umożliwić Twojemu zespołowi wybór odpowiednich technik indeksowania, które pasują do unikalnych ćwiczeń Twojego zespołu.