Poradnik: Czym jest automatyzacja księgowości i jak zacząć?

Poradnik: Czym jest automatyzacja księgowości i jak zacząć?

Znacznik czasu: 15 czerwca 2023 12:46
Poradnik: Czym jest automatyzacja księgowości i jak zacząć? Inteligencja danych PlatoBlockchain. Wyszukiwanie pionowe. AI.

Automatyzacja księgowości stała się przełomem w świecie finansów. Zmienia sposób, w jaki firmy obsługują swoje procesy finansowe.

Automatyzacja księgowości może pomóc usprawnić operacje, zmniejszyć liczbę błędów oraz zaoszczędzić czas i zasoby. W ankiecie, 58% księgowych wspomniana zautomatyzowana księgowość doprowadziła do zwiększenia wydajności.

Pokazują to amerykańskie usługi księgowe prawie 75% zadań księgowych można zautomatyzować. To mogłoby wyjaśniać wysoki wzrost branży oprogramowania księgowego, szacowany na 12 miliardów dolarów do 2026 roku.

W tym poście omówimy kroki związane z automatyzacją księgowości i niektóre wyzwania związane z ręczną księgowością. Zobaczymy również kilka przypadków użycia automatyzacji księgowości i jak to zrobić Nanonet może pomóc firmom w zautomatyzowanej księgowości.

Czym jest automatyzacja księgowości?

Automatyzacja księgowości wykorzystuje zaawansowaną technologię oprogramowania i narzędzia do automatyzacji różnych operacji finansowych. Zmniejsza ręczną interwencję i usprawnia zadania. Automatyzacja księgowości nie zastępuje potrzeby zaangażowania człowieka. Zmniejsza obciążenie czasochłonnymi i powtarzalnymi zadaniami. Dzięki temu księgowi mogą skupić się na działaniach o większej wartości.

Automatyzacja księgowości jest również znana jako zautomatyzowana księgowość, księgowość komputerowa lub automatyzacja procesów księgowych. Obejmuje szeroką gamę aplikacji zaprojektowanych w celu uproszczenia, optymalizacji i automatyzacji różnych aspektów procesu księgowego. Zanim zagłębimy się w nie, przyjrzyjmy się ręcznej księgowości i związanym z nią wyzwaniom.

Jakie są ograniczenia księgowości ręcznej?

Ręczne procesy księgowe od dawna są normą dla firm, ale wiążą się z wieloma wyzwaniami. Wpływa to na wydajność, dokładność i bezpieczeństwo. Wraz z rozwojem firm, a transakcje finansowe stają się coraz bardziej złożone, automatyzacja księgowości staje się niezbędna. Poniższe wady ręcznej księgowości ilustrują dlaczego.

Czasochłonne

Tradycyjne metody rachunkowości obejmują czasochłonne zadania, takie jak wprowadzanie danych, obliczenia i uzgodnienia. Zadania te zajmują cenny czas, który może być wykorzystany na podejmowanie strategicznych decyzji lub inne podstawowe działania biznesowe.

Podatny na błędy

Księgowość ręczna jest bardzo podatna na błędy ludzkie. Nieprawidłowe wpisy i pominięcia danych mogą prowadzić do niedokładnych zapisów finansowych. Ich poprawianie może być żmudne i czasochłonne.

Brak zabezpieczeń

Ręczne procesy księgowe zazwyczaj obejmują prowadzenie dokumentacji fizycznej. Można je łatwo zgubić, ukraść lub uszkodzić.

Przechowywanie danych finansowych w podstawowych aplikacjach komputerowych bez odpowiednich środków bezpieczeństwa może narazić poufne informacje na nieautoryzowany dostęp i cyberataki.

Ograniczona skalowalność

W miarę jak firmy stają się większe, mają więcej transakcji finansowych, które stają się bardziej skomplikowane. Ręczne prowadzenie księgowości staje się w tej sytuacji trudniejsze.

Może to spowodować więcej pracy, dłuższy czas przetwarzania i większe prawdopodobieństwo błędów. Wszystko to utrudnia firmom efektywny rozwój.

Trudność w przestrzeganiu

Nadążanie za wymogami regulacyjnymi i przepisami podatkowymi może być trudne, jeśli polegasz na ręcznych metodach księgowania. Może to skutkować potencjalnymi problemami niezgodności, karami i utratą reputacji.

Nieefektywna współpraca

Księgowość ręczna często opiera się na wymianie fizycznych dokumentów i komunikacji interpersonalnej. Może to prowadzić do nieefektywności, nieporozumień i opóźnień w podejmowaniu decyzji.

Ograniczone spostrzeżenia w czasie rzeczywistym

Dane finansowe zbierane i analizowane ręcznie często stają się nieaktualne. Może to utrudniać organizacji podejmowanie mądrych i terminowych decyzji, ponieważ nie mają one wiarygodnych informacji finansowych wtedy, gdy ich potrzebują.

Wyzwania związane z ręczną księgowością mogą zaszkodzić wydajności, dokładności, bezpieczeństwu i zarządzaniu finansami firmy. Jednak nowe technologie, takie jak sztuczna inteligencja i RPA, poprawiły księgowość. Automatyzacja wykorzystuje sztuczną inteligencję do obsługi danych, eliminując powtarzalne zadania i pozwalając analitykom skoncentrować się na ważnych sprawach.

Rozwiązania automatyzacji księgowości rewolucjonizują proces księgowości dzięki nowoczesnym systemom, które wymagają minimalnego zaangażowania człowieka i osiągają wysoką dokładność. W następnej sekcji omówimy zalety zautomatyzowanej księgowości.

13 korzyści z automatyzacji księgowości

Firmy mogą uzyskać wiele korzyści, wykorzystując technologię do zautomatyzować księgowość zadania. Obejmują one krótsze czasy realizacji, lepszą dokładność danych, oszczędności kosztów i nie tylko. W tej sekcji szczegółowo omówimy różne zalety przyjęcia automatyzacji księgowości.

Przyspieszona realizacja zadania

Automatyzacja księgowości poprawia wydajność i szybkość zadań, umożliwiając szybsze dostarczanie dokładnych wyników. Wspiera ekspansję biznesową poprzez obsługę większej liczby klientów i obciążenia.

Większa dokładność i mniej błędów

Automatyzacja ogranicza błędy ludzkie w operacjach finansowych, zapewniając większą dokładność i utrzymując wiarygodność Twojej firmy. Dokładne dane pomagają podejmować świadome decyzje, pozytywnie wpływając na wyniki finansowe Twojej firmy.

Ekonomiczne operacje

Zautomatyzowana księgowość może obniżyć koszty pracy i automatyzacji, czyniąc zarządzanie finansami bardziej przystępnym cenowo.

Dogłębna analiza finansowa

Automatyzacja dostarcza dokładnych danych do kompleksowej analizy, umożliwiając księgowym podejmowanie decyzji w oparciu o dane. Łatwy dostęp do istotnych danych pomaga śledzić trendy, wykrywać oszustwa i oceniać kondycję finansową firmy.

Solidne środki bezpieczeństwa

Zautomatyzowane systemy księgowe chronią dane, przechowując je w bezpieczny sposób. Zmniejsza to ryzyko naruszeń i zapewnia poufność dokumentacji finansowej.

Usprawniony dostęp do danych

Automatyzacja księgowości upraszcza wyszukiwanie i dostęp do dokumentów finansowych, oszczędzając czas i wysiłek. To usprawnienie zwiększa produktywność.

Elastyczność oparta na chmurze

Systemy automatyzacji księgowości z dostępem do chmury umożliwiają księgowym pracę z dowolnego miejsca za pośrednictwem Internetu. Ta elastyczność sprzyja efektywnej współpracy i usprawnieniu przepływu pracy między członkami zespołu.

Indywidualne rozwiązania systemowe

Zautomatyzowane oprogramowanie księgowe można dostosować. Może zaspokoić unikalne potrzeby różnych branż i rozmiarów przedsiębiorstw. Ta zdolność adaptacji gwarantuje, że Twój system księgowy jest zgodny z określonymi wymaganiami biznesowymi.

Zorganizowane zarządzanie danymi

Automatyzacja w księgowości poprawia organizację i przechowywanie danych. Ułatwia to zlokalizowanie i dostęp do określonych informacji. Skutkuje to lepszym prowadzeniem dokumentacji i zarządzaniem finansami.

Poprawione bezpieczeństwo

Oprogramowanie do automatyzacji księgowości wykorzystuje funkcje szyfrowania i zabezpieczeń w celu ochrony dokumentacji i danych firmy. Te zaawansowane środki bezpieczeństwa pomagają chronić Twoją firmę przed potencjalnymi cyberzagrożeniami.

Kompleksowe spostrzeżenia

Automatyzacja księgowości prezentuje dokładne dane finansowe, wspierając lepsze podejmowanie decyzji w firmie. Księgowi mogą analizować trendy i odchylenia oraz tworzyć prognozy oparte na danych na podstawie tych spostrzeżeń.

Usprawnione przygotowanie podatkowe

Zautomatyzowane systemy księgowe śledzą wydatki i wpływy, ułatwiając sezon podatkowy i minimalizując błędy. Pomagają również w obliczaniu odliczeń, zapewniając jasny obraz zobowiązań podatkowych.

Możliwości rozwoju umiejętności

Automatyzacja księgowości uwalnia księgowych od powtarzalnych zadań. To pozwala im skupić się na obowiązkach o wyższej wartości. Sprzyja to rozwojowi osobistemu i zwiększa wartość firmy.

Czy automatyczna księgowość zastąpi księgowych?

Ponieważ automatyzacja księgowości usprawnia procesy finansowe, ludzie zastanawiają się, czy zastąpi ona CPA. Podczas gdy automatyzacja ułatwia zadania związane z księgowością, w terenie nadal niezbędna będzie ludzka wiedza.

Uzupełniające role technologii i wiedzy specjalistycznej

Automatyzacja księgowości obsługuje powtarzalne zadania, uwalniając CPA do pracy strategicznej. Księgowi dostarczają cennych informacji i wspierają świadome decyzje finansowe. Automatyzacja i ludzka wiedza współpracują ze sobą, aby zapewnić wydajną i efektywną księgowość.

Kompleksowe podejmowanie decyzji

Zautomatyzowane systemy księgowe nie są wystarczająco zaawansowane do podejmowania złożonych decyzji lub strategicznego doradztwa finansowego. CPA mają umiejętności krytycznego myślenia, aby poruszać się po przepisach i zapewniać spersonalizowane wskazówki.

Względy etyczne

CPA przodują w przestrzeganiu standardów etycznych i prowadzeniu przejrzystej dokumentacji finansowej. Automatyzacja zmniejsza liczbę błędów i poprawia wydajność, ale nie może powielać osądu etycznego i odpowiedzialności księgowych.

Personalizacja i adaptacja

Oprogramowanie do automatyzacji można dostosowywać, ale może nie pasować do każdej sytuacji biznesowej. CPA mogą dostosować swoje podejście do indywidualnych potrzeb klienta. Mogą oferować spersonalizowane rozwiązania i wskazówki, których mogą brakować zautomatyzowane systemy.

Budowanie zaufania i relacji

CPA odgrywają istotną rolę w budowaniu zaufania i relacji z klientami. Nawet zaawansowane zautomatyzowane systemy księgowe nie są w stanie odtworzyć ich interakcji i empatii. Ten ludzki kontakt ma kluczowe znaczenie dla zrozumienia finansowych celów i aspiracji klienta.

Podsumowując, automatyzacja księgowości raczej uzupełnia CPA niż je zastępuje. Zwiększa ich zdolności, umożliwiając skupienie się na zadaniach strategicznych i dostarczając cennych spostrzeżeń. Ludzka wiedza i zaawansowana technologia razem zapewniają obiecującą przyszłość dla zawodu księgowego.

8 sposobów wykorzystania automatyzacji księgowości w Twojej firmie

Automatyzacja księgowości zrewolucjonizowała różne aspekty zarządzania finansami. Poniższe przypadki użycia pokazują, jak automatyzacja księgowości może poprawić wydajność i dokładność:

  1. Zarządzanie płacami: Automatyzacja procesów płacowych pomaga firmom zaoszczędzić czas i wysiłek oraz zmniejszyć liczbę błędów. Rozwiązania do automatyzacji księgowości mogą obsługiwać takie zadania, jak deponowanie środków, obliczanie wynagrodzenia, synchronizacja z oprogramowaniem do śledzenia czasu i zarządzanie podatkami od wynagrodzeń.
  2. Zarządzanie zakupem: Oprogramowanie do automatyzacji księgowości upraszcza zakupy, zmniejsza ilość formalności i błędów w zamówieniach i umowach. Automatyzuje zadania, takie jak tworzenie zamówień zakupu i przetwarzanie płatności, skracając cykl od zamówienia do zapłaty i oszczędzając na kosztach personelu.
  3. Zarządzanie finansami: Automatyzacja zadań związanych z zarządzaniem finansami pomaga firmom w ruchliwych okresach, takich jak sezon podatkowy lub miesięczne zamknięcia finansowe. Pomaga w wykrywaniu błędów, utrzymywaniu zgodności, przesyłaniu danych i identyfikowaniu anonimowych płatności. Zmniejsza to obciążenie zespołów finansowych.
  4. Zarządzanie kosztami: Automatyzacja księgowości ułatwia zbieranie, przekazywanie i śledzenie wydatków. Pracownicy mogą skanować i przesyłać paragony do platformy śledzenia wydatków. To następnie wyodrębnia informacje i integruje je z oprogramowaniem księgowym. Usprawnia to proces zamykania kont i zmniejsza prawdopodobieństwo utraty lub niekompletności paragonów.
  5. Zoptymalizowane zobowiązania (AP) i należności (AR): Oprogramowanie do automatyzacji księgowości usprawnia zarządzanie przepływami pieniężnymi poprzez optymalizację procesów AP i AR. Niewłaściwie zarządzane punkty dostępowe mogą prowadzić do wysokich kosztów i zerwania relacji z dostawcami. Źle zarządzany AR może skutkować opóźnieniami w płatnościach i problemami z kapitałem obrotowym. Automatyzacja w księgowości pomaga śledzić oczekujące płatności, przypominać klientom o terminach płatności i koncentrować się na klientach wysokiego ryzyka w przypadku windykacji.
  6. Przyspieszone przetwarzanie zobowiązań: Systemy automatyzacji AP mogą usprawnić przetwarzanie i zatwierdzanie faktur. Zmniejszy to opóźnienia i umożliwi firmom skorzystanie z rabatów za wcześniejsze płatności.
  7. Udoskonalona dokumentacja audytu: Automatyzacja w księgowości może usprawnić prowadzenie dokumentacji i zapewnić lepszą kontrolę nad dostępem do wrażliwych informacji. Zapewnia to dokładną i bezpieczną dokumentację audytu. Poprawia to integralność finansową firmy i zgodność z przepisami.
  8. Zmodernizowane procesy zakupowe: Automatyzacja księgowości upraszcza zadania zakupowe, takie jak zapytania ofertowe, arkusze kontrolne, pokwitowania wysyłek, rachunki za fracht, dokumentację produkcyjną i zarządzanie danymi dostawców. Automatyzacja tych procesów ogranicza formalności i pozwala CPA skupić się na podstawowej działalności biznesowej.

Jak zautomatyzować przepływy pracy w księgowości za pomocą Nanonets?

Nanonets to zaawansowana platforma automatyzacji księgowości. Wykorzystuje uczenie maszynowe i sztuczną inteligencję, aby usprawnić przepływy pracy w księgowości, zautomatyzować procesy, poprawić wydajność i zmniejszyć liczbę błędów.

Oto kilka sposobów, w jakie Nanonets pomaga usprawnić przepływy pracy w księgowości:

  1. Inteligentne przetwarzanie faktur: Nanonets wyodrębnia dane z faktur, w tym numery faktur, daty i pozycje. Eliminuje to ręczne wprowadzanie danych, przyspiesza rozliczenia i zmniejsza ryzyko błędów ludzkich.
  2. Solidne zarządzanie wydatkami: Nanonets może zautomatyzować tworzenie raportów wydatków, wyodrębniając dane z paragonów, faktur i innych dokumentów związanych z wydatkami. Zmniejsza to czas i wysiłek wymagany do ręcznego śledzenia wydatków oraz zapewnia dokładne i aktualne zapisy finansowe.
  3. Usprawnione zarządzanie zamówieniami: Nanonets mogą pomóc zautomatyzować proces składania zamówień poprzez przechwytywanie kluczowych informacji z ofert dostawców, generowanie zamówień i aktualizowanie zapisów inwentaryzacyjnych. Ta automatyzacja zwiększa wydajność, zmniejsza ilość formalności i minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów.
  4. Zaawansowane zarządzanie należnościami: Nanonets umożliwiają firmom automatyzację śledzenia i zarządzania zaległymi fakturami. Pomaga to w identyfikacji zaległych płatności i klientów wysokiego ryzyka. Usprawnia proces obsługi należności, dzięki czemu firmy mogą poprawić przepływ środków pieniężnych i zmniejszyć obciążenie zespołów finansowych.
  5. Ulepszona sprawozdawczość finansowa: Nanonety mogą automatycznie generować raporty finansowe, zbierając i analizując dane z różnych źródeł, takich jak faktury, paragony i zestawienia wydatków. Ta automatyzacja oszczędza czas i wysiłek, zapewniając jednocześnie dokładniejsze i terminowe raportowanie finansowe.
  6. Bezproblemowa integracja z oprogramowaniem księgowym: Nanonets można łatwo zintegrować z popularnym oprogramowaniem księgowym, takim jak QuickBooks, Xero i Sage, umożliwiając firmom automatyzację przesyłania danych i synchronizację między systemami. Ta integracja zwiększa ogólną wydajność księgowości i zmniejsza ryzyko rozbieżności danych.

Włączając Nanonets do swoich przepływów pracy w księgowości, firmy mogą doświadczyć znacznej poprawy wydajności, dokładności i ogólnego zarządzania finansami. Dzięki temu zespoły finansowe mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach i przyczynić się do rozwoju i sukcesu firmy.

Wnioski

Automatyzacja księgowości to przełomowa innowacja dla firm każdej wielkości. Usprawnia różne procesy księgowe oraz zwiększa wydajność i dokładność.

Zautomatyzowana księgowość uwalnia zespoły finansowe od zadań strategicznych, zapewniając integralność finansową. Rewolucjonizuje operacje finansowe, zarządzając listami płac, wydatkami i optymalizując procesy obsługi zobowiązań i należności.

Nanonets oferuje inteligentne rozwiązania do automatyzacji przepływów pracy w księgowości, ułatwiając firmom dostosowanie się do szybko zmieniającego się środowiska cyfrowego. Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak Nanonets może pomóc w automatyzacji procesów księgowych, poproś o wersję demonstracyjną.

Znak czasu:

Więcej z AI i uczenie maszynowe