10 najlepszych programów do zarządzania dokumentami w 2022 r.

Biura na całym świecie rezygnują z papieru. Systemy zarządzania dokumentami zastąpiły pomieszczenia pełne dokumentów biznesowych. Ponadto zapewnia korzyści, takie jak inteligentna automatyzacja, mniej błędów, dodatkowe oszczędności, zwiększone bezpieczeństwo i nie tylko.

I szybko rośnie.

Wartość rynku oprogramowania do zarządzania dokumentami wynosi obecnie 5.5 mld USD w 2022 r. i ma wzrosnąć do 16.4 mld USD do 2029 r. 16.8% CAGR.

Zobaczmy, jak możesz wskoczyć na trend optymalizacji procesów biznesowych dzięki wydajnemu zarządzaniu dokumentami. W tym artykule omówiono 5 najlepszych programów do zarządzania dokumentami na rynku. Wiodące organizacje używają wymienionych poniżej narzędzi DMS do automatyzacji procesów opartych na papierze i zwiększenia bezpieczeństwa dokumentów, indeksowania i ogólnego przetwarzania dokumentów.

Jeśli brakuje Ci czasu, oto 5 najlepszych rekomendacji oprogramowania do zarządzania dokumentami w 2022 roku oraz ich porównanie:

---

Co to jest zarządzanie dokumentami?

Zarządzanie dokumentami to proces usprawniający przechwytywanie, śledzenie, wyodrębnianie, weryfikację, zatwierdzanie i przechowywanie dokumentów, takich jak obrazy, wiadomości e-mail, dokumenty tekstowe, pliki PDF i inne formaty dokumentów związanych z biznesem.

Zarządzanie dokumentami obejmuje wszystkie etapy cyklu życia dokumentu — od wygenerowania do utylizacji.

---

Co to jest oprogramowanie do zarządzania dokumentami?

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami (DMS) to inteligentne oprogramowanie do automatyzacji, które automatyzuje każdy aspekt cyklu życia dokumentu dzięki automatyzacji przepływu pracy, takie jak tworzenie, przechwytywanie, ekstrakcja danych, klasyfikacja, weryfikacja, zatwierdzanie, modyfikacja, synchronizacja bazy danych, przechowywanie i bezpieczeństwo.

System zarządzania dokumentami ułatwia znajdowanie plików i pracę z nimi dzięki funkcjom takim jak tagowanie dokumentów, wyszukiwanie pełnotekstowe (umożliwia to wyszukiwanie plików poprzez wyszukiwanie słów kluczowych) oraz funkcje przechowywania oparte na rolach.

Jednak to coś więcej niż tylko przechowywanie dokumentów; organizuje bazę danych, automatyzuje ręczne zadania, takie jak wprowadzanie danych, poprawia produktywność pracowników i prowadzi dzienniki działań na potrzeby audytów.

---

Funkcje, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze systemu zarządzania dokumentami

Szukając systemu zarządzania dokumentami, zwróć uwagę na te funkcje:

• Wprowadzanie dokumentów — czy możesz automatycznie przechwytywać dokumenty z wielu źródeł?
• Indeksowanie dokumentów – czy możesz automatycznie sortować dokumenty?
• Wyszukiwanie dokumentów – czy możesz wyszukiwać dokumenty za pomocą słów kluczowych?
• Przetwarzanie dokumentów – czy możesz wyodrębnić dane z dokumentów za pomocą OCR?
• Automatyzacja przepływu pracy – czy możesz używać przepływów pracy do automatyzacji przetwarzania dokumentów?
• Bezpieczeństwo dokumentów — czy dokumenty są przechowywane w bezpiecznym miejscu? Czy masz dostęp oparty na rolach?
• Dostosowanie — czy możesz dostosować przepływy pracy i procesy?
• Integracje – czy integruje się z używanymi narzędziami biznesowymi?
• Elastyczny hosting — czy możesz wybrać opcje przechowywania na miejscu lub w chmurze?

---

5 najlepszych programów do zarządzania dokumentami w 2022 r

# 1. Nanonety

Nanonets to oparte na sztucznej inteligencji oprogramowanie do zarządzania dokumentami z wbudowanym potężnym OCR, przepływami pracy bez kodu i bezpiecznym przechowywaniem. Nanonets mogą zautomatyzować wszystkie procesy związane z dokumentami, takie jak przechwytywanie dokumentów, ekstrakcja danych, weryfikacja dokumentów, wyszukiwanie dokumentów, archiwizacja dokumentów i inne. Możesz kontrolować swoje dokumenty dzięki dostępowi opartemu na rolach i elastycznym opcjom hostingu.

Nanonets upraszcza zarządzanie dokumentami dzięki niestandardowym obiegom dokumentów bez kodu, ponad 5000 integracji i zaawansowanemu oprogramowaniu OCR.

ZALETY

• Łatwe przechwytywanie dokumentów ze źródeł danych, takich jak Gmail, Dysk, Outlook i nie tylko.
• Zautomatyzowane przepływy pracy do przechwytywania, digitalizacji, weryfikacji i przechowywania dokumentów
• Przepływy pracy zatwierdzania, aby uzyskać zatwierdzenie wszystkich oflagowanych dokumentów
• Łatwa integracja z ponad 5000 aplikacjami przez API i Zapier
• Wstępnie przeszkolone modele OCR API do wydobywania informacji z dokumentów
• Wyodrębnij dane z rekordów z dokładnością >95%
• Łatwy w użyciu interfejs – naucz się go używać w 30 minut lub mniej
• Szablony i łatwe opcje dostosowywania
• Kontrola dostępu oparta na rolach
• Wsparcie 24×7

Wady

• Brak opcji generowania dokumentów
• Nie można używać do elektronicznego podpisywania dokumentów

---

#2. Nagromadzenie

Huddle oferuje organizacjom internetowy system zarządzania dokumentami, który umożliwia tworzenie centrum online do zarządzania współpracą nad dokumentami, przeglądami, zatwierdzaniem i dyskusjami na bezpiecznej platformie.

Podobnie jak miejsce na dysku Google online, możesz bezproblemowo udostępniać, zapewniać ograniczony dostęp lub zabezpieczać swoje pliki w celu zwiększenia bezpieczeństwa. Huddle oferuje również płatne plany, które zapewniają dodatkowe miejsce do przechowywania, dodatki, takie jak aplikacje mobilne, możliwości wideokonferencji itp.

ZALETY

• Łatwy w użyciu i nauce
• Wersja dokumentu
• Bezpieczne przechowywanie dokumentów w chmurze
• Łatwe opcje udostępniania plików dla użytkowników zewnętrznych
• Łatwy proces wdrażania
• Łatwa integracja z pakietem Microsoft Office

Wady

• Funkcje współpracy można poprawić
• Brakuje funkcji o wysokim poziomie bezpieczeństwa, takich jak uwierzytelnianie dwuskładnikowe.

---

#3. Na świeżym powietrzu Jeden

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami Alfresco One zostało zaprojektowane dla zarządzanie treścią przedsiębiorstwa. Może być używany jako usługa w chmurze lub zainstalowany lokalnie. Oprogramowanie umożliwia wydajne zarządzanie treścią przedsiębiorstwa dzięki wyszukiwaniu dokumentów przedsiębiorstwa, bezpiecznemu przechowywaniu, przetwarzaniu dokumentów OCR i inteligentnej analizie dokumentów.

ZALETY

• Świetne funkcje przechowywania i udostępniania dokumentów
• Wiele opcji dostosowywania
• Złożone i różnorodne przypadki użycia.

Wady

• Interfejs użytkownika nie jest zbyt intuicyjny.
• Trudne w konfiguracji
• Przepływy pracy są skomplikowane do zrozumienia.

---

#4. OtwórzKM

OpenKM to kompleksowy system zarządzania dokumentami, który łączy wszystkie aspekty zarządzania dokumentami, współpracy, dystrybucji i przechowywania w jednej platformie. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie umożliwia pełną kontrolę nad treścią w przedsiębiorstwie, zwiększa bezpieczeństwo dzięki szczegółowym dziennikom aktywności i utrzymuje obieg dokumentów dzięki automatyzacji.

ZALETY

• Bogata w funkcje platforma DMS
• Dobre dla osób nietechnicznych
• Łatwe integracje
• Doskonała dyspozycyjność
• Skanuje w poszukiwaniu wirusów wszystkie zaktualizowane dokumenty

Wady

• Interfejs użytkownika jest przestarzały
• OCR nie zawsze jest dokładne

---

eFileCabinet

eFileCabinet to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania dokumentami klasy korporacyjnej dla małych i średnich firm. eFileCabinet pozwala zarządzać wszystkimi dokumentami papierowymi, e-mailami, fakturami, umowami i innymi ważnymi informacjami w jednym miejscu.

ZALETY

• Szablony struktury folderów
• Przeciągnij i upuść narzędzie do tworzenia przepływu pracy
• Bezpieczne przechowywanie plików

Wady

• Długi proces wdrażania
• Nie obsługuje zmian zbiorczych
• Czasami lagi

---

Oto kilka innych systemów zarządzania dokumentami, które wymagają szczególnej wzmianki:

Dokumenty Google

Dokumenty Google to bezpłatne oprogramowanie do zarządzania dokumentami, do którego można uzyskać dostęp z dowolnego miejsca, co czyni go idealnym wyborem dla freelancerów i małych firm pracujących zdalnie z klientami w innych częściach świata. jako bonus, OCR Dokumentów Google może konwertować obrazy na edytowalny tekst.

Microsoft SharePoint

Program SharePoint pomaga organizacjom udostępniać dokumenty, łączyć ludzi i usprawniać procesy związane z dokumentami. SharePoint jest podobny do Dysku Google, gdzie pracownicy mogą współpracować i utrzymywać wewnętrzną listę dokumentów w celu łatwego dostępu. Możesz połączyć Microsoft Sharepoint z Microsoft Power Automatyzuje I użyć zautomatyzowany obieg dokumentów.

Zespół Punktu Widzenia

Viewpoint Team to potężny system zarządzania dokumentami dla profesjonalistów z branży budowlanej. Jest to jedyne rozwiązanie, które zapewnia narzędzia, których potrzebujesz zarzadzanie sprawą od początku do końca, w tym wspólne przepływy pracy z klientami, bezpieczne przeglądanie i zatwierdzanie procesy dla dokumentóworaz kontrola praw dostępu.

Odoo

Odoo to otwarte oprogramowanie ERP i CRM z bezpłatnym modułem systemu zarządzania dokumentami dla profesjonalistów z branży finansowej. Odoo umożliwia organizacjom posiadanie działu księgowości bez papieru poprzez digitalizację dokumentów, automatyzację procesów związanych z dokumentami i bezproblemową integrację z innymi aplikacjami Odoo.

Dokmee

Dokmee to oprogramowanie do zarządzania dokumentami, które umożliwia przechowywanie, organizowanie i udostępnianie dokumentów, wiadomości e-mail i innych ważnych plików.

---

Jaki jest najlepszy system zarządzania dokumentami dla Twojej firmy w 2023 roku?

Zmapowaliśmy istotne funkcje pięciu najlepszych programów do zarządzania dokumentami wymienionych w powyższym artykule, aby ułatwić wybór najlepszego oprogramowania do zarządzania dokumentami dla Twojej firmy i wymagań. Spójrz na migawkę, wypróbuj bezpłatną wersję próbną, określ swoje wymagania i wybierz najlepsze narzędzie.

Według migawki Nanonets to najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami. Chociaż Nanonets nie ma możliwości generowania dokumentów, możesz skorzystać z łatwej integracji z pakietem Google, aby szybko wygenerować dokumenty. Nanonets oferuje również bezpłatną wersję próbną i bezpłatną konfigurację konta z pomocą w migracji.

Po Nanonets, OpenKM jest kolejnym najlepszym systemem zarządzania dokumentami. Jest to oprogramowanie ERM typu open source. Przypadek użycia do zarządzania dokumentami jest ograniczony do profesjonalistów finansowych i oferuje bezpłatną wersję próbną przez 15 dni.

---

Nanonety jako system zarządzania dokumentami

[Osadzone treści]

Nanonets to łatwe w użyciu oprogramowanie, które nie wymaga intensywnego szkolenia ani konfiguracji, aby rozpocząć korzystanie z niego. Tutaj wymieniamy, dlaczego warto rozważyć Nanonets jako oprogramowanie do zarządzania dokumentami.

Inteligentny Przechwytywania danych:

Firmy mają wiele dokumentów, takich jak formularze, faktury, paragony, zamówienia itp. Nanonety pomagają firmom digitalizować i wydobywać odpowiednie informacje z tych dokumentów za pomocą inteligentne API OCR.

Zautomatyzowane przepływy pracy:

Przyspiesz tempo procesów biznesowych, automatyzując wszystkie ręczne czynności, takie jak zbieranie dokumentów, weryfikacja dokumentów, Dopasowanie trójdrożne, zatwierdzenia i nie tylko.

Pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym:

Korzystaj z pulpitów nawigacyjnych wydatków, aby monitorować swoje wydatki, tagować wydatki i rozumieć trendy w czasie rzeczywistym. Monitoruj odpowiednie wskaźniki KPI, takie jak faktury %STP, %zapłacone faktury itp., korzystając z danych z Nanonets.

Opcje hostingu w chmurze i lokalnie:

Wybierz opcję hostingu, która odpowiada Twoim wymaganiom.

Integracje:

Łatwa integracja jest koniecznością. Nie możesz zmienić swojego stosu technologicznego, aby pomieścić jedno oprogramowanie. Nanonets integruje się z całym Twoim oprogramowaniem za pomocą easy Integracje Zapier i API. Nanonety integrują się z Xero, Quickbooks, SAP itp.

Szablony i modele niestandardowe:

Dzięki Nanonets możesz korzystać z predefiniowanych przepływów pracy, takich jak faktury, listy przewozowe, zamówienia lub zobowiązania, lub tworzyć własne niestandardowe tryby sztucznej inteligencji.

Przejrzyste ceny:

Nanonets ma przejrzystą politykę cenową w wysokości 499 USD miesięcznie i 0.1 USD za skanowanie dokumentu. Żadnych ukrytych opłat dla żadnego klienta.

Wnioski

Wraz z postępującą transformacją cyfrową najwyższy czas zainwestować w system zarządzania dokumentami dla Twojej firmy. To coś więcej niż tylko digitalizacja plików. System zarządzania dokumentami usprawnia obieg dokumentów w organizacji i zapewnia dodatkową warstwę bezpieczeństwa dokumentów biznesowych. Korzyści płynące z zarządzania dokumentami pozwalają organizacjom zachować konkurencyjność i produktywność.

Niemniej jednak, wybierając najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami dla Twojej firmy wymaga dogłębnego zrozumienia, czego potrzebuje Twoja firma i jaki typ systemu DMS jest dla niej odpowiedni. Dlatego sprawdź dostępne opcje i wypróbuj je samodzielnie.

Częste pytania