3 Way Match dla rachunków płatniczych: szczegółowy przewodnik

Zespoły ds. finansów przedsiębiorstw dokonują trójstronnego dopasowywania faktur od dostawców jako podstawowego procesu dotyczącego zobowiązań. Dzięki trójstronnemu dopasowywaniu dokumentów uzupełniających firmy mogą wykryć zduplikowane, błędne lub oszukańcze płatności.

Celem tego artykułu jest zrozumienie procesu dopasowywania trójstronnego, słabych punktów procesów dopasowywania ręcznego, sposobów automatyzacji procesu dopasowywania trójstronnego oraz korzyści płynących z automatyzacji.

Dopasowywanie trójstronne najlepiej wykonywać w ramach zautomatyzowanego przepływu pracy obsługiwanego przez rozwiązania do automatyzacji płatności, takie jak Nanonets.

Co to jest dopasowanie trójstronne?

Wszystkie płatności wymagają pewnego rodzaju weryfikacji, aby uniknąć oszustw i zapewnić, że szczegóły finansowe w dokumentach uzupełniających są ze sobą zgodne.

Dopasowanie trójstronne to proces kontroli wewnętrznej porównujący zamówienie zakupu (PO) z potwierdzeniem odbioru towaru (GRN) i fakturą danego dostawcy.

Dla porównania, dopasowanie dwukierunkowe porównuje jedynie zamówienie zakupu z fakturą. Ilość zafakturowana (na fakturze) powinna odpowiadać ilości zamówionej (w zamówieniu). Cena na fakturze powinna odpowiadać cenie podanej w zamówieniu.

Dwukierunkowy proces dopasowywania jest domyślnym podejściem do weryfikacji faktur w różnych organizacjach. Jednak firmy coraz częściej stosują dopasowywanie trójstronne, aby dodać dodatkową warstwę weryfikacji i zapobiec nadmiernym wydatkom.

Trójstronne dopasowywanie pomaga szybciej zatwierdzać płatności za faktury, a także sygnalizować wszelkie niespójności, błędy lub potencjalne oszustwa.

Dopasowanie trójstronne porównuje szczegóły pozycji i sumy zamówień zakupu (PO), potwierdzeń zakupu (zweryfikowany dokument odbioru i list przewozowy) oraz faktur od dostawcy wysłanych do klienta.

Pomyślnie zweryfikowana faktura musi być zgodna z zamówieniem i paragonem w ramach akceptowalnych poziomów tolerancji. Faktura, która nie spełnia tolerancji, jest wstrzymywana i wysyłana do odpowiedniego sprawdzenia.

---

Chcesz zautomatyzować ręczne procesy dopasowywania trójstronnego? Zarezerwuj 3-minutową prezentację na żywo, aby zobaczyć, jak Nanonets może pomóc Twojemu zespołowi we wdrażaniu kompleksowych Automatyzacja AP.

Zaplanuj demo

---

Spis treści

Jak dopasować 3-kierunkowo?

Połączenia proces rozliczeń zobowiązań zależy w dużej mierze od śledzenia szczegółów trzech dokumentów: zamówień zakupu, potwierdzeń zamówień i faktur.

Przed przetworzeniem płatności od dostawcy zespoły AP przeglądają te 3 dokumenty, aby sprawdzić, czy produkt/usługa otrzymana przez firmę odpowiada szczegółom pierwotnego zamówienia/żądania.

Sposób 3 dopasowanie faktur pomaga uwypuklić błędy lub niespójności w którymkolwiek z 3 ważnych dokumentów wymienionych powyżej. Błędy/problemy mogą obejmować nieprawidłowe szczegóły płatności, zawyżone/nieprawidłowe ceny, niewłaściwe lub uszkodzone produkty itp.

Jeżeli w 3-stronnym procesie dopasowywania zostaną oznaczone błędy, faktura zostanie wstrzymana, a płatność wstrzymana. Po rozwiązaniu problemu i pomyślnym trójstronnym porozumieniu faktura może zostać przetworzona i zapłacona.

Przykład dopasowania 3-drogowego

Dla ilustracji załóżmy, że kupujący, Kupujący Inc., otrzymuje fakturę na 1500 USD od sprzedawcy/dostawcy, Dostawca Inc., za sto pendrive'ów:

• Zespół AP najpierw porównuje/dopasowuje fakturę do zamówienia, aby sprawdzić, czy opis (pendrive), ilość (100), koszt (15 USD za sztukę), cena całkowita (1500 USD) i warunki (warunki płatności) są zgodne z pierwotnie zatwierdzonym zamówieniem.
• Następnie dane faktury i zamówienia są porównywane/dopasowywane z danymi na potwierdzeniu zamówienia (raporcie odbioru). Pokwitowanie jest przygotowywane przez dział odbioru na podstawie listu przewozowego, który jest dostarczany wraz z dostawą. Rodzaj i ilość pendrive'ów (100), cena (15 USD za sztukę) oraz cena całkowita (1500 USD) powinny być zgodne z podanymi w oryginalnym zamówieniu i fakturze.
  • Na tym etapie dział odbioru również sprawdza uszkodzenia i jakość.

Jeśli faktura, zamówienie i potwierdzenie zamówienia dokładnie się zgadzają (lub mieszczą się w akceptowalnym poziomie tolerancji), oznacza to pomyślne dopasowanie trójstronne. Faktura może być teraz zapłacona przez zespół AP.

Jeżeli 3 dokumenty nie są zgodne – powyżej poziomu tolerancji zgodności trójstronnej – faktura zostaje wstrzymana do czasu usunięcia błędów/problemów.

Przyjrzyjmy się pokrótce każdemu z tych dokumentów i zobaczmy, jak odnoszą się one do procesu trójstronnego uzgadniania zobowiązań:

Zamówienie

Zamówienie zakupu lub PO to standardowy, numerowany kolejno formularz firmy, który zawiera listę wymaganych produktów lub usług. Zamówienie służy do autoryzacji zakupu.

Zamówienie zakupu staje się umową, gdy zostanie wysłane i zaakceptowane przez dostawcę, który zamierza dostarczyć towary lub usługi. Połączenia dział Zakupów generuje zamówienie zakupu na podstawie podpisanego i zatwierdzonego zamówienie zakupu po wyborze dostawcy.

Połączenia proces zamówienia zakupu rejestruje nazwę i logo firmy, nazwę dostawcy i dane kontaktowe, warunki prawne i warunki płatności, oferowane rabaty, numer zamówienia, adres rozliczeniowy i wysyłkowy firmy, pozycje zamówienia z opisami, ceny, zamówione ilości, kwotę rozszerzoną, sumę częściową, podatek od sprzedaży, jeśli występuje, i całkowitą kwotę.

Paragon

Paragon to dokument fizyczny lub elektroniczny, który odzwierciedla faktyczny odbiór towarów/usług. Paragony są weryfikowane przez dział odbioru firmy na podstawie listu przewozowego dostawcy dołączonego do dostarczonych produktów.

Na paragonie widnieje forma płatności oraz numer zamówienia – ułatwia to dopasowanie dokumentów.

Przyjęciem towaru może być dostawa całego zamówienia lub częściowa wysyłka, jeśli jakiekolwiek produkty zostały zamówione z powrotem w celu późniejszej dostawy lub wysłane z innego miejsca.

Faktura dostawcy

Faktura dostawcy to dokument wystawiający klientowi rachunek za dostarczone towary lub świadczone usługi. Faktura jest wezwaniem do zapłaty.

Pola faktury są zasadniczo takie same, jak pola zamówienia zakupu.

Faktury zawierają również numer faktury, daty zamówienia, daty wysyłki, adres przekazu, warunki płatności, rabaty za wcześniejszą płatność, sumę częściową, podatek od sprzedaży i całkowitą kwotę należną.

---

Zautomatyzuj przechwytywanie danych, twórz przepływy pracy i usprawnić proces dopasowywania 3-kierunkowego w sekundy. Kod nie jest wymagany. Zarezerwuj 30-minutowe demo na żywo już teraz.

Zaplanuj demo

---

Problemy w ręcznym dopasowywaniu

Ręczne dopasowywanie dwu- lub trójstronne może być boleśnie powolne, kosztowne i podatne na błędy. Automatyzacja 3-kierunkowego dopasowywania i przepływu pracy zatwierdzania zobowiązań z pewnością pomogłoby zespołom AP skoncentrować się na zadaniach o większej wartości i oszczędziło im góry ręcznej pracy papierowej.

Ręczne dopasowywanie tysięcy dokumentów uzupełniających może być czasochłonne, kosztowne i pracochłonne. Zespoły AP spędzają mnóstwo godzin na ręcznym szukaniu każdej faktury, zamówienia zakupu i paragonu!

Opóźnienia i błędy zmuszają zespół ds. rozliczeń do pracy w nadgodzinach i mogą również skutkować nałożeniem kar za opóźnienia w płatnościach na rzecz dostawców.

Oto niektóre z głównych problemów w ręcznym trójstronnym procesie dopasowywania, które ostatecznie powodują opóźnienia i przekroczenie kosztów:

---

Zarezerwuj tę 30-minutową prezentację na żywo, aby była to ostatnia okazja do ręcznego wprowadzania danych z faktur lub paragonów do oprogramowania ERP.

Zaplanuj demo

---

Korzyści z automatyzacji procesu

Automatyzacja procesu dopasowywania trójstronnego rozwiązuje większość, jeśli nie wszystkie, problemów związanych z ręcznym dopasowywaniem omówionych powyżej. Oto niektóre z głównych powodów, dla których firmy w coraz większym stopniu automatyzują trójstronne dopasowanie i większy proces AP:

Zapewnij ścieżki audytu

Zautomatyzowane podejście oparte na zasadzie digital first zapewnia spójność wszystkich zapisów i zapewnia jedno źródło prawdy. Gdy dane są zawsze łatwo dostępne, firmy mogą uzyskiwać dostęp do przejrzystych ścieżek audytu i szybko wykrywać niespójności finansowe.

Zmniejsz liczbę błędów i oszustw

Zautomatyzowane oprogramowanie do 3-kierunkowego dopasowywania działa na podstawie wstępnie ustawionych reguł/przepływów pracy w oparciu o poziomy tolerancji i zatwierdzenia. Takie zautomatyzowane przepływy pracy są szybkie i bardzo dokładne. Szybko sygnalizują błędy i potencjalne przypadki oszustwa, dzięki czemu zespoły AP mogą podjąć natychmiastowe działania.

Popraw relacje z dostawcami

Doładowany trójdrożny przepływ pracy AP zapewnia terminowe płatności dla dostawców. Sprzedawcy cenią sobie wczesne płatności i mogą w zamian oferować rabaty. W ten sposób automatyzacja może pomóc w obniżeniu kosztów przy jednoczesnym ustanowieniu stabilnego łańcucha dostaw.

Zwiększ dolną linię

Automatyzacja trójstronnego dopasowywania i innych procesów AP oszczędza czas, zmniejsza koszty pracy, zapobiega oszustwom/błędom i zapewnia długoterminowe rabaty dostawcom. Odgrywa to znaczącą rolę w wynikach finansowych firmy.

Bezproblemowa synchronizacja

Szybciej zamykaj księgi, synchronizując dopasowanie 3-stronne bezpośrednio z oprogramowaniem ERP lub księgowym.

---

Skonfiguruj bezdotykowe przepływy pracy AP i usprawnić proces rozrachunków z dostawcami w sekundy. Zarezerwuj 30-minutowe demo na żywo już teraz.

Zaplanuj demo

---

Jak zautomatyzować dopasowywanie 3-kierunkowe i przepływy pracy AP

Większość Oprogramowanie do automatyzacji AP, podobnie jak Nanonets, może pomóc organizacjom przejść z ręcznego 3-kierunkowego dopasowywania do całkowicie bezdotykowego zautomatyzowanego przepływu pracy. Zespoły AP w różnych przedsiębiorstwach używają sieci Nanonets do tworzenia kompleksowych zautomatyzowanych przepływów pracy związanych z obsługą kont.

Automatyzacja AP i 3-drożne dopasowywanie przepływów pracy skonfigurowane w Nanonets mogą zmniejszyć obciążenie pracą działu AP o 80% bez zatrudniania dodatkowego personelu.

Dzięki Nanonets możesz skonfigurować zautomatyzowany proces dopasowywania AP 3 way, który automatycznie:

• Pobiera dokumenty i pliki z wielu źródeł — wiadomości e-mail, zeskanowanych dokumentów, plików/obrazów cyfrowych, pamięci masowej w chmurze, systemu ERP itp.
  • Prawidłowo klasyfikuje i sortuje dokumenty jako faktury, PO i paragony
• Dokładnie odczytuje i przechwytuje dane ze wszystkich faktur, zamówień zakupu i paragonów
• Uzgadnia pola, wydatki, salda i informacje o poziomie SKU w powiązanych fakturach, zamówieniach zakupu i paragonach za pomocą dopasowania 3-kierunkowego
  • Oznacza błędy 3-kierunkowego dopasowania, które przekraczają poziomy tolerancji lub wysyła faktury do dalszego zatwierdzenia po pomyślnym dopasowaniu 3-kierunkowym.
• Obsługuj wszystkie przepływy pracy związane z wydatkami, od tworzenia raportów z wydatków po uzyskiwanie zatwierdzeń kierowników
• I zsynchronizuj/zintegruj wszystkie powyższe elementy z dowolnym wybranym przez Ciebie oprogramowaniem ERP, oprogramowaniem księgowym lub narzędziem biznesowym
  • Łatwo integrujemy się z Sage, Xero, Netsuite, Quickbooks i innymi

Uratuj swój zespół AP od zadań związanych z górami papierkowej roboty. Zarezerwuj demo, aby zobaczyć, jak Nanonets może zautomatyzować wszystkie procesy AP.

Zaplanuj demo

---