We wszystkich sektorach organizacje stale publikują coraz więcej treści online.
Stało się to jeszcze bardziej widoczne po pandemii, gdy globalna społeczność przeniosła się do sieci, aby przezwyciężyć fizyczne ograniczenia nałożone na nich przez blokadę.
Strony internetowe są wykorzystywane do sprzedaży produktów i usług klientom, publikowania i udostępniania materiałów sprzedażowych i marketingowych oraz – od małych firm po rządy stanowe – jako główny kanał komunikacji z ogółem społeczeństwa.
Rozpowszechnianie treści cyfrowych wiąże się z nowymi wyzwaniami. Na przykład firmy finansowe muszą spełnić szereg zobowiązań dotyczących zgodności, aby korzystać z kanałów cyfrowych (w tym stron internetowych) w celu reklamowania się klientom. Gdzie indziej organizacje mogą być zobowiązane do prowadzenia rejestrów treści swoich witryn internetowych w celu rozstrzygania sporów, a inne mogą chcieć zachować strony internetowe po prostu ze względu na ich znaczenie kulturowe lub historyczne, jako sprawę publiczną lub jako punkt odniesienia dla przyszłych kampanii marketingowych .
Archiwizacja serwisu to jedyny sposób na zachowanie zawartości serwisu w formie umożliwiającej ponowne odwiedzanie go w takim stanie, w jakim był w danym momencie. To jedyny sposób tworzenia i utrzymywania stabilnej, opatrzonej znacznikiem czasu, weryfikowalnej, autentycznej i niezależnej wersji treści internetowych. Ponieważ archiwa są niezależne, są całkowicie oddzielone od oryginalnej architektury witryny i będą zawierały tylko te elementy, które były aktywne w czasie tworzenia archiwum, tworząc iterację jak najbardziej zbliżoną do pierwotnej formy.
Istnieje wiele powodów, dla których organizacja powinna zarchiwizować swoją stronę internetową, ale we wszystkich przypadkach musi upewnić się, że jej archiwa są kompletne, bezpieczne i zgodne z prawem.
W tym przewodniku przyjrzymy się niektórym konkretnym wyzwaniom związanym z archiwizacją stron internetowych w trzech różnych sektorach – usługach finansowych, sektorze publicznym i markach.
Aukcje internetowe dla Twojej strony!
Rola archiwizacji stron internetowych
Archiwizacja stron internetowych umożliwia firmom z sektora finansowego, publicznego i detalicznego przechowywanie niezmiennych zapisów ich stron internetowych. Pomaga to zapewnić, że:
1. Spełnienie
Spółki i firmy podlegające regulacjom na całym świecie muszą rejestrować i przechowywać wszelką komunikację elektroniczną zgodnie z przepisami MiFID II (UE), FCA (Wielka Brytania), SEC (USA), ASIC (AU) i FINRA (USA). Na przykład MiFID II stanowi, że rejestrowana komunikacja elektroniczna musi być:
• Absolutna – Organizacja musi być świadoma wszystkich rodzajów komunikacji elektronicznej, które są używane i przez kogo. Oprócz tego muszą posiadać system i procesy zaprojektowane w celu przechwytywania i przechowywania wszystkich zapisów tej komunikacji.
• Dokładny – Organizacja musi mieć pełne zaufanie do treści i metadanych nagranej komunikacji elektronicznej, które mogą wykazać dokładne daty i godziny, kiedy cokolwiek miało miejsce.
• High Quality – Organizacja powinna być w stanie odtworzyć zapisy komunikacji elektronicznej w sposób jak najbardziej zbliżony do ich „oryginalnej formy”.
Smycz zaciska się na całym świecie. Od listopada 2022 r.
reguła marketingowa SEC rozszerzyła definicję tego, co stanowi „reklamę”, tak aby obejmowała treść strony internetowej, która musi być teraz przechwytywana i archiwizowana w całości. W międzyczasie Australijska Komisja Papierów Wartościowych i Inwestycji (ASIC) zaczęła żądać od firm ubezpieczeniowych zapisów historycznych obietnic cenowych na stronach internetowych oraz
nakładania kar pieniężnych na tych, którzy nie są w stanie ich zapewnić.
2. Dopuszczalność prawna
Firmy mogą być zobowiązane do przedstawienia uwierzytelnionego dowodu danych elektronicznych w sądzie. Rejestry muszą wykazywać, że dane były przechowywane w niezmiennym formacie i kiedy zostały zarchiwizowane. Wymagania te są ujęte w następujących zasadach i przepisach:
• Federalne zasady dowodowe (reguła 901) – wymóg uwierzytelnienia lub identyfikacji środka dowodowego.
• Kodeks postępowania w zakresie wagi dowodowej i prawnej dopuszczalności informacji elektronicznych (BS 10008:2014) – zapewnienie autentyczności i integralności informacji elektronicznej.
• Przepis SEC 17a-4 – co wymaga od firm archiwizowania elektronicznej komunikacji biznesowej w formacie WORM (non-rewritable and non kasable).
• Żądania eDiscovery – archiwizacja danych witryn internetowych do celów rozstrzygania sporów i zbierania elektronicznych materiałów dowodowych może pomóc w zapewnieniu, że zapisy są niepodważalne i stanowią wierną reprodukcję treści w danym momencie.
3. Ochrona własności intelektualnej i marki
Marki mają wyraźną motywację do długoterminowego rejestrowania swojej działalności w celu informowania o przyszłych kampaniach. Jednak w miarę wzrostu aktywności biznesowej w Internecie będą oni stale tworzyć i publikować duże ilości treści cyfrowych w tempie, które może być trudne do śledzenia. Archiwizację serwisu można przeprowadzać na bieżąco, a dzięki nielimitowanemu przechowywaniu w chmurze i możliwości archiwizacji dużych zbiorów danych gwarantuje, że nic wartościowego nie zostanie utracone.
4. Zachowanie zapisów o znaczeniu kulturowym i historycznym
Organizacje sektora publicznego i archiwiści mogą wymagać zachowania ważnych kulturowo treści witryn internetowych w celu uzyskania natychmiastowego dostępu do historycznych danych z rejestrów publicznych. Archiwizacja stron internetowych to idealne rozwiązanie do przechowywania tak dużych ilości danych i przechowywania ich w niezmiennym formacie pliku WORM.
Kto korzysta z archiwizacji stron internetowych?
Usługi finansowe
Branża usług finansowych znajduje się pod ciągłą presją przyjęcia nowych kanałów online, jeśli mają nadążyć za ewoluującym krajobrazem cyfrowym. Jednak robiąc to, ich wykorzystanie tych kanałów musi być zrównoważone z surowymi przepisami dotyczącymi zgodności, takimi jak SEC, ASIC, FINRA i inne.
Każde rozwiązanie musi być w stanie wykazać zgodność z takimi przepisami, a także z wszelkimi potencjalnymi wymogami suwerenności danych i RODO.
Sektor publiczny
Liczne archiwa narodowe, biblioteki, rządy i uniwersytety archiwizują obecnie dane ze stron internetowych, aby zachować wszystkie zapisy o znaczeniu kulturowym i historycznym. Wynika to głównie z aktów prawnych, takich jak np
Brytyjska ustawa o rejestrach publicznych z 1958 r i, ostatnio,
Ustawa o wolności informacji 2000.
Ponieważ sektor publiczny podejmuje coraz więcej działań w Internecie, organizacje szukają sposobów na rozwinięcie swoich przepisów dotyczących archiwizacji stron internetowych w celu wykorzystania nowych technologii, takich jak:
-
Chmura – Aby umożliwić wydajne i elastyczne przechowywanie dużych zbiorów danych.
-
Indeksowanie i wyszukiwanie – Aby dane były przydatne dla badaczy, urzędników służby cywilnej, studentów i członków społeczeństwa (w tym portali publicznych, takich jak
Archiwa Narodowe Wielkiej Brytanii). -
Aktualizacja tradycyjnego formatu plików ARC do standardu ISO
Format pliku WARC, które mogą pomóc w przechowywaniu materiałów stworzonych w formie cyfrowej lub zdigitalizowanych.
Marki
Marki FMCG tworzą coraz więcej treści online oprócz tradycyjnych zasobów marki. Te treści można łatwo zmienić, uszkodzić lub zgubić bez planowania i przewidywania.
Rejestrowanie aktywności marki online i komunikacji z klientami może pomóc…
-
Poinformuj o przyszłym kierunku marki (poprzez monitorowanie wyników)
-
Inspiruj przyszłe kampanie
-
Dopilnuj, aby w przypadku rozstrzygania sporów były przechowywane prawnie dopuszczalne zapisy całej komunikacji.
Jak zarchiwizować stronę internetową?
Jeśli chodzi o rzeczywistą archiwizację treści witryny, istnieje kilka sposobów na to. Darmowe narzędzia online, takie jak Wayback Machine, są opcjami, ale wymagają od użytkowników ręcznego zapisywania każdej strony z osobna. Jest to po prostu niewykonalne dla większości firm, biorąc pod uwagę częstotliwość, z jaką muszą odbywać się przechwytywania, aby zadowolić organy regulacyjne; mianowicie za każdym razem, gdy dokonywana jest zmiana.
Chociaż niektóre firmy polegają na kopiach zapasowych systemu zarządzania treścią (CMS) do celów prowadzenia dokumentacji, istnieją pewne zasadnicze różnice między kopią zapasową a archiwum.
-
Podpisy cyfrowe i metadane: Co najważniejsze, dane pobrane z kopii zapasowej CMS nie będą miały podpisu cyfrowego, a zatem nie będą możliwe do uwierzytelnienia ani dopuszczalne w sądzie. Co więcej, kopie zapasowe CMS nie pozwalają zespołom prawnym na łatwe wyeksportowanie rekordu ze wszystkimi kluczowymi metadanymi.
-
Wyszukiwanie pełnotekstowe: Kopie zapasowe CMS nie zapewniają funkcji wyszukiwania pełnotekstowego. Audytorzy mogą żądać informacji w trybie pilnym i natychmiastowym — podczas ręcznego przechwytywania Twojej witryny ryzy przechwyconych danych mogą utrudniać szybkie zlokalizowanie określonych danych.
-
Przechowywanie danych zgodne z przepisami: w branżach podlegających regulacjom, w których obowiązują określone zasady prowadzenia dokumentacji (takich jak sektor publiczny i usługi finansowe), kopia zapasowa CMS nie spełnia wymagań.
Alternatywnie, zautomatyzowana usługa archiwizacji stron internetowych umożliwia firmom prowadzenie pełnego rejestru zawartości ich stron internetowych, jednocześnie zmniejszając obciążenie ręczne i zapewniając dopuszczalność prawną.
Ważenie Twoich opcji
Ponieważ krajobraz cyfrowy staje się coraz bardziej ekspansywny, poziom regulacji idzie w jego ślady. Organizacje takie jak SEC i ASIC dokonały ostatnio znaczących zmian, aby odzwierciedlić naszą rosnącą zależność od platform internetowych oraz to, jak łatwo można utracić cenne informacje, biorąc pod uwagę ich połacie, z którymi spotykamy się codziennie.
Archiwizacja stron internetowych spełnia tak wiele funkcji w tak wielu różnych typach organizacji, że stała się podstawowym wymogiem dla coraz większej liczby nowoczesnych firm. Niezależnie od tego, czy spełniasz oczekiwania organów regulacyjnych, zachowujesz nagromadzoną przez Twoją markę cyfrową produkcję, czy zachowujesz informacje o znaczeniu kulturowym i historycznym, dotyczy to branż od sektora publicznego po usługi finansowe, marki detaliczne i wiele innych.
Wraz ze wzrostem wymagań w zakresie archiwizacji niektóre funkcje stały się niezbędne i prawie zawsze są dostarczane przez zewnętrznych dostawców zgodności. Zautomatyzowane przechwytywanie witryn internetowych umożliwia firmom indeksowanie całej witryny w regularnych, wstępnie ustalonych odstępach czasu i za każdym razem przechwytywanie dokładnej wersji witryny, jaka istniała w danym momencie. Wyszukiwanie pełnotekstowe dodatkowo zmniejsza ręczne obciążenie do możliwego do opanowania poziomu, jeśli wymagana jest konkretna strona do celów postępowania sądowego. Tymczasem, jeśli te dane nie są przechowywane w formacie prawnie dopuszczalnym, cały proces jest bezwartościowy, przynajmniej z punktu widzenia zgodności.
Przed rozpoczęciem procesu archiwizacji ważne jest, aby zrozumieć, jaki jest jego cel i czy Twój zespół dysponuje narzędziami, aby samodzielnie sobie z tym poradzić. Dopiero wtedy zaczniesz zastanawiać się nad właściwym podejściem z perspektywy zasobów i kto jest wyposażony, aby pomóc Ci osiągnąć te cele. A jeśli twoje cele są zobowiązaniami prawnymi, radzimy zachować ostrożność w przypadku
coraz bardziej brutalny klimat regulacyjny.
- Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
- Platoblockchain. Web3 Inteligencja Metaverse. Wzmocniona wiedza. Dostęp tutaj.
- Źródło: https://www.finextra.com/blogposting/23577/a-guide-to-website-archiving-2023?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs
- 1
- 2014
- 2022
- 2023
- a
- zdolność
- Zdolny
- dostęp
- akumulacja
- dokładny
- Osiągać
- działać
- działalność
- faktycznie
- dodatek
- przyjąć
- Korzyść
- Reklamować
- przed
- Wszystkie kategorie
- pozwala
- zawsze
- kwoty
- i
- podejście
- Łuk
- architektura
- Archiwum
- na około
- ASIC
- Aktywa
- audytorzy
- australijski
- Australijska komisja papierów wartościowych i inwestycji
- Autentyczny
- uwierzytelniony
- autentyczność
- zautomatyzowane
- backup
- Kopie zapasowe
- podstawa
- stają się
- staje się
- za
- Korzyści
- pomiędzy
- marka
- marek
- ciężar
- biznes
- biznes
- Kampanie
- zdobyć
- przechwytuje
- Przechwytywanie
- Etui
- pewien
- wyzwania
- zmiana
- Kanał
- kanały
- jasny
- klientów
- Zamknij
- Chmura
- przechowywanie w chmurze
- CMS
- kod
- prowizja
- Komunikacja
- Komunikacja
- społeczność
- Firmy
- kompletny
- całkowicie
- spełnienie
- pewność
- stały
- zawartość
- uszkodzony
- mógłby
- Boisko
- pokryty
- Tworzenie
- istotny
- kulturalny
- klient
- codziennie
- dane
- zestawy danych
- przechowywanie danych
- Daty
- wymagania
- wykazać
- zaprojektowany
- Różnice
- różne
- trudny
- cyfrowy
- Cyfrowe treści
- digitalizacji
- kierunek
- Spierać się
- Rozstrzyganie sporów
- robi
- nie
- napędzany
- każdy
- z łatwością
- wydajny
- Elektroniczny
- Elementy
- gdzie indziej
- zapewnić
- zapewnienie
- Cały
- całość
- wyposażony
- EU
- Parzyste
- dowód
- ewoluuje
- ewoluuje
- rozszerzony
- ekspansywny
- eksport
- FCA
- wykonalny
- Cecha
- Korzyści
- filet
- budżetowy
- usługi finansowe
- koniec
- Finextra
- firmy
- elastyczne
- następujący
- Nasz formularz
- format
- Darmowy
- Częstotliwość
- od
- Spełnić
- pełny
- w pełni
- Funkcje
- fundamentalny
- dalej
- przyszłość
- `RODO
- Ogólne
- ogółu społeczeństwa
- dany
- Globalne
- Globalnie
- Gole
- Rządy
- Rozwój
- poprowadzi
- uchwyt
- pomoc
- pomaga
- historyczny
- W jaki sposób
- Jednak
- HTTPS
- idealny
- identyfikacja
- niezmienny
- ważny
- in
- Motywacja
- zawierać
- Włącznie z
- wzrosła
- wzrastający
- coraz bardziej
- niezależny
- Indywidualnie
- przemysłowa
- przemysł
- Informacja
- przykład
- natychmiastowy
- ubezpieczenie
- integralność
- Inwestycje
- IP
- ISO
- IT
- iteracja
- Trzymać
- krajobraz
- duży
- Prawo
- Regulamin
- Prawodawstwo
- pozwala
- poziom
- biblioteki
- Ograniczenia
- Spór
- relacja na żywo
- blokowania
- długoterminowy
- Popatrz
- poszukuje
- maszyna
- zrobiony
- poważny
- Większość
- robić
- i konserwacjami
- podręcznik
- ręcznie
- wiele
- Marketing
- materiały
- Materia
- znaczy
- W międzyczasie
- Poznaj nasz
- Użytkownicy
- Metadane
- może
- Nowoczesne technologie
- moment
- monitorowanie
- jeszcze
- większość
- mianowicie
- narodowy
- Potrzebować
- wymagania
- Nowości
- Nowe technologie
- listopad
- cel
- Cele
- więzy
- Online
- platformy online
- Opcje
- zamówienie
- organizacja
- organizacji
- oryginalny
- Pozostałe
- Przezwyciężać
- szczególny
- jest gwarancją najlepszej jakości, które mogą dostarczyć Ci Twoje monitory,
- perspektywa
- fizyczny
- Miejsce
- planowanie
- Platformy
- plato
- Analiza danych Platona
- PlatoDane
- punkt
- możliwy
- po pandemii
- potencjał
- praktyka
- prezenty
- nacisk
- Cena
- pierwotny
- wygląda tak
- procesów
- Produkty
- wybitny
- obiecuje
- ochrona
- zapewniać
- pod warunkiem,
- publiczny
- publikować
- Wydawniczy
- cele
- szybko
- zasięg
- Przyczyny
- niedawno
- rekord
- ewidencjonowanie
- nagrany
- dokumentacja
- zmniejsza
- odzwierciedlić
- regularny
- regulowane
- Regulacja
- regulamin
- Regulatory
- regulacyjne
- poleganie
- reprodukcja
- zażądać
- wymagać
- wymagany
- wymaganie
- wymagania
- Wymaga
- Badacze
- Rozkład
- Zasób
- detaliczny
- wspornikowy
- Reuters
- Rola
- Zasada
- reguły
- sole
- Zapisz
- Szukaj
- SEK
- sektor
- Sektory
- bezpieczne
- Papiery wartościowe
- sprzedać
- usługa
- Usługi
- zestaw
- Zestawy
- kilka
- Share
- powinien
- bok
- Podpisy
- znaczenie
- znaczący
- po prostu
- witryna internetowa
- mały
- małych firm
- So
- rozwiązanie
- kilka
- suwerenność
- specyficzny
- prędkość
- stabilny
- standard
- Startowy
- Stan
- Zjednoczone
- przechowywanie
- sklep
- przechowywany
- Studenci
- taki
- Garnitur
- system
- Brać
- zespół
- Zespoły
- Technologies
- Połączenia
- ich
- sami
- w związku z tym
- innych firm
- trzy
- Przez
- dokręcanie
- czas
- czasy
- do
- narzędzia
- śledzić
- tradycyjny
- prawdziwy
- typy
- Uk
- niezmienny
- dla
- zrozumieć
- Uniwersytety
- nieograniczone
- Aktualizacja
- us
- posługiwać się
- Użytkownicy
- Cenny
- wartość
- sprzedawców
- wersja
- sposoby
- sieć
- Strona internetowa
- strony internetowe
- waga
- Co
- czy
- który
- Podczas
- KIM
- będzie
- bez
- na calym swiecie
- robak
- You
- Twój
- zefirnet