Jak zbudować uzasadnienie biznesowe automatyzacji procesów od źródła do zapłaty Część 4 (Jussi Karjalainen)

Jak zbudować oddolne, oparte na wartości uzasadnienie biznesowe umożliwiające automatyzację procesów źródła płatności, które zostaną zatwierdzone. Część 4. 

Mój ostatni artykuł omawiał etapy importu, czyli identyfikację właściwej technologii i zaprojektowanie realistycznego planu działania transformacji. W tym artykule przyjrzymy się procesowi budowania uzasadnienia biznesowego z niefinansowego punktu widzenia. Mój następny kawałek będzie wyglądał
przy finansach. Należy pamiętać, że uzasadnienie biznesowe skupiające się wyłącznie na finansach wysokiego szczebla prawdopodobnie nie zostanie podpisane i zatwierdzone. Z drugiej strony uzasadnienie biznesowe obejmujące wszystkie aspekty proponowanych zmian i
zapewnia ocenę wartości oddolnej, jest znacznie bardziej prawdopodobne. Rzetelna ocena prawdopodobnie pomoże Ci także w przeprowadzeniu projektu transformacji w trakcie jego wdrażania.

Budowanie uzasadnienia biznesowego

Na tym etapie będziesz już wiedział, co chcesz zrobić, z kim i w jakim terminie. Następnym krokiem w tym procesie jest zebranie wszystkiego, co wiesz, w dokument uzasadnienia biznesowego, a następnie uzyskanie zgody na inwestycję w projekt od swojego
członkowie zespołu wykonawczego i/lub zarządu. Co ciekawe, ten etap jest często postrzegany jako najbardziej stresująca część całego procesu. Gdzie zaczynasz? Jaką dokumentację musisz przygotować? Jak zostanie odebrany? Jakie dodatkowe pytania zadają twoi przełożeni
zapytać? Czy masz wystarczająco przekonującą historię? Czy zaproponowane przez Państwa zmiany zostaną zatwierdzone?

Pomimo skupienia i znaczenia dokumentu uzasadnienia biznesowego, jest to zazwyczaj krok, który ulega nadmiernemu uproszczeniu i ostatecznie koncentruje się na liczbach, a nie na uczciwej ocenie, której zazwyczaj oczekują dyrektorzy. Twoje uzasadnienie biznesowe nie jest arkuszem kalkulacyjnym.
Dane finansowe są ważnym elementem uzasadnienia biznesowego, ale nie są jedynym elementem.

Twoje uzasadnienie biznesowe musi uwzględniać trzy nadrzędne punkty, aby zostało zatwierdzone i pomogło Ci w realizacji projektu transformacji:   

• Zaufaj – Twojemu uzasadnienie biznesowe musi być wystarczająco solidne, aby zapewnić przełożonym, że wiesz, o czym mówisz 
• Uczciwość – powinna to być rzetelna ocena proponowanego projektu. Określenie elementów, które mogą przyspieszyć lub spowolnić projekt oraz zdefiniowanie przyjętych założeń finansowych i dotyczących realizacji projektu 
• Zarządzanie – musi wytyczyć jasną ścieżkę obejmującą solidne punkty monitorowania i oceny, które zagwarantują, że projekt spełni pokładane w nim nadzieje. Posiadanie solidnego planu, który określa kluczowe wskaźniki „transformacji”, które należy osiągnąć i jakie
  można zastosować działania naprawcze. 

Twoje uzasadnienie biznesowe musi zawierać następujące elementy: 

Ocena zarządzania zmianą 

Każde uzasadnienie biznesowe musi zawierać szczegółową ocenę wpływu, jaki projekt prawdopodobnie będzie miał na Twój zespół. Musisz określić „czynniki ludzkie”, które zarówno będą wspierać realizację Twojego projektu, jak i ją utrudniać. Aby to zrobić
rozważ następujące: 

• Twoja obecna kultura i system wartości 
• Zdolność Twojej firmy do zmian, w tym stopień zmian, które są już w toku lub są planowane 
• Style przywództwa i rozkład władzy istniejący w całej organizacji 
• Postrzeganie dotychczasowych projektów transformacji i zmian 
• Postawa kierownictwa średniego szczebla wobec proponowanych zmian, ponieważ będą one kluczowe w zapewnieniu przyjęcia rozwiązania przez użytkowników końcowych 
• Sponsoring kadry kierowniczej niezbędny do wprowadzenia zmian w całej organizacji 

Dostosuj swój plan do szerszych celów strategicznych 

Każde uzasadnienie biznesowe musi bardzo jasno i wyraźnie wyznaczać granicę pomiędzy proponowanym projektem a jednym lub większą liczbą celów strategicznych Twojej organizacji. Następnie połącz to z transformacją, którą zapewnią proponowane zmiany. Jest to niezbędne, aby zyskać
wsparcie wykonawcze projektu i uzyskanie ich zgody na wszelkie wydatki. To musi być bardziej szczegółowe niż tylko „X”.
jest zgodny z celem Y dotyczącym transformacji cyfrowej, ponieważ jest to projekt cyfrowy. Jak zatem wykazać wymagany poziom szczegółowości? 

• Przejrzyj plany strategiczne swojej firmy i działu. Jeśli ich nie ma, spotkaj się ze swoim zespołem kierowniczym wyższego szczebla i zapytaj ich o kluczowe priorytety strategiczne. 
• Następnie określ konkretne wyniki projektu, które będą wspierać te priorytety.
• Dopasuj wskaźniki sukcesu i harmonogram projektu do szerszego planu strategicznego firmy i/lub działu. 

Przetestuj swoje ustalenia z kilkoma kluczowymi interesariuszami, aby upewnić się, że mają sens – pomaga to również zaszczepić pomysł na projekt u tego interesariusza.  

Zajmij się Ryzykiem 

Ryzyko jest niezwykle ważną częścią każdego procesu podejmowania decyzji w uzasadnieniu biznesowym, dlatego musisz wykazać, że odrobiłeś pracę domową i rozumiesz powiązane ryzyko związane z projektem w trzech kluczowych obszarach: 

• Ryzyko projektu – jakie ryzyko wiąże się z realizacją projektu 
• Ryzyko bierności – jakie są ryzyka korporacyjne, z którymi boryka się firma, nie realizując projektu 
• Ryzyko zwrotu z inwestycji – jakie jest ryzyko nieosiągnięcia oczekiwanego zwrotu z inwestycji. 

Dla każdego ryzyka należy określić prawdopodobieństwo, wpływ, ocenę ryzyka i strategię ograniczania oraz właściciela. Ryzyka projektowe należy wyprowadzić z procesu planowania projektu. Zazwyczaj są to ryzyka uwydatnione w uzasadnieniu biznesowym.
Obszary, które zwykle są pomijane, to ryzyko braku działania i ryzyko zwrotu z inwestycji. 

Ryzyko braku działania 

Ryzyko bierności odnosi się do bardzo realnego ryzyka korporacyjnego, na jakie naraża się firma, zmieniając proces zaopatrzenia i zobowiązań. Każda firma jest narażona na takie ryzyko. Pytanie brzmi, jak wysokie jest to ryzyko w zależności od systemów
i procesy, które już masz. Ogólnie rzecz biorąc, istnieje 10 rodzajów ryzyka korporacyjnego w procesach zaopatrzenia i zobowiązań firmy, o których należy wiedzieć: 

• Fałszywe faktury – ryzyko, że zapłacisz fakturę, której nie powinieneś 
• Niezgodność dostawcy – obejmuje to cały szereg ryzyk braku zgodności po stronie dostawcy w związku z rodzajami dokumentacji/procesów, których przechowywania potrzebujesz. Ryzyko polega na tym, że zaczniesz współpracować z dostawcą, który nie ma takiego dostawcy
  istnieje wymagana dokumentacja lub istniejąca dokumentacja dostawcy wygasa. Może to obejmować zgodność z: 
  • Wymogi środowiskowe, społeczne i dotyczące ładu korporacyjnego (ESG) 
  • Współczesne niewolnictwo 
  • Ubezpieczenia 
  • Akredytacje branżowe 
  • Oceny branżowe  
• Duplikaty faktur – ryzyko, że zapłacisz dwukrotnie tę samą fakturę za dostawcę. 
• Doradztwo podatkowe - ryzyko, że nie będziesz w stanie spełnić odpowiednich zeznań/przepisów podatkowych ze względu na problemy z Twoimi danymi lub procesami. 
• Wydatki Mavericka – ryzyko nieautoryzowanych wydatków korporacyjnych na towary/usługi. 
• Wydanie zgody – ryzyko, że nie będziesz w stanie wykazać akceptacji wydatków korporacyjnych na towary/usługi zgodnie ze swoimi politykami i procedurami finansowymi. 
• Nieprawidłowe przechwytywanie danych faktury – ryzyko nieprawidłowego gromadzenia danych do faktur, co może skutkować problemami z płatnościami dostawców  
• Konflikt interesów - ryzyko, że decyzje dotyczące wydatków firmy będą podejmowane bez jasnej oceny konfliktu interesów (np. kontrakt zostanie przyznany znajomemu pracownika lub innemu interesowi biznesowemu). 
• Ryzyko cyklu życia umowy – ryzyko to obejmuje całą gamę ryzyk kontraktowych obejmującą takie obszary jak: 
  • Niekorzystne i/lub potencjalnie szkodliwe warunki umowy uzgodnione bez odpowiedniej oceny ryzyka umowy 
  • Zaginięcie dokumentacji kontraktowej 
  • Zatwierdzanie umów przez nieuprawnionych pracowników 
  • Umowy nieświadomie dobiegają końca 
• Niszczące relacje z dostawcami – ryzyko to wiąże się z problemami, które mogą pojawić się w procesie „od zamówienia do zapłaty”, a które mogą zaszkodzić Twoim relacjom z dostawcami. Może to obejmować takie czynniki, jak: 
  • Opóźnione, opóźnione lub utracone płatności za faktury 
  • Wysokie koszty obsługi ze względu na ręczne procesy kontrolne 
  • Zamówienia nieodebrane lub nieprawidłowe ze względu na ręczne procesy składania zamówień 
• Zakłócenia w biznesie – ryzyko to wiąże się z możliwością zakłócenia podstawowej działalności biznesowej w zakresie zakupów do zapłaty z powodu odejścia kluczowych pracowników posiadających kluczową, manualną wiedzę na temat procesów. 

Ryzyko zwrotu z inwestycji

Jeśli mogłeś prześledzić proces do tego momentu, powinieneś mieć jasne pojęcie o tym, w jaki sposób i kiedy zaproponowany projekt przyniesie wartość, a wszystko to zostanie określone na podstawie szeregu założeń. Ryzyko związane z ROI to ryzyko
założenia te nie są spełnione.

Na przykład, jeśli obliczyłeś, że obniżenie kosztów przetwarzania faktur będzie spowodowane przyjęciem przez dostawców bardziej zautomatyzowanych kanałów fakturowania, co się stanie, jeśli przyjęcie będzie wolniejsze niż oczekiwano? Jakie strategie łagodzące możesz wdrożyć
aby upewnić się, że założenia są zbliżone do rzeczywistości?

Polecam przejrzeć wszystkie obszary oczekiwanych korzyści:

• Korzyści z procesu fakturowania
• Korzyści z przetwarzania PO
• Korzyści związane z zakupami
• Korzyści związane z ludźmi
• Korzyści związane z wydajnością

Następnie przeprowadzenie oceny ryzyka w oparciu o te obszary w celu określenia prawdopodobieństwa, wpływu i strategii łagodzenia.

Z naszego doświadczenia wynika, że ​​przedstawienie pozafinansowych aspektów uzasadnienia biznesowego w dużym stopniu przyczynia się do budowania zaufania, wykazania się specjalistyczną wiedzą i przygotowania dyrektora do finansowej strony uzasadnienia biznesowego. W następnym artykule przyjrzę się dodaniu tych kluczowych danych finansowych
do Twojego przypadku biznesowego.