Jeśli chcesz wydajnego łańcucha dostaw, nie zadzieraj ze swoimi dostawcami (Ilan Friedman)

Wszyscy wiemy, że ostatnie kilka lat było pełne wyzwań, jeśli chodzi o łańcuch dostaw, i nie wygląda na to, aby sytuacja w najbliższym czasie miała się poprawić. Według McKinsey globalne łańcuchy dostaw borykają się z trzema głównymi wyzwaniami: niedoborami siły roboczej, dostępnością sprzętu,
oraz skutki globalnych wąskich gardeł. 

Magazyn IndustryWeek dodaje, że dostawcy mają trudności z utrzymaniem wydajności, występują niedobory kontenerów i istnieją istotne czynniki ekonomiczne. Zalecają, aby organizacje, zwłaszcza producenci, którzy w większym stopniu polegają na
efektywny łańcuch dostaw, poszukaj rozwiązań minimalizujących ryzyko i narażenie. Obejmują one utworzenie połączenia dostawców krajowych i międzynarodowych, wdrożenie strategii cyfryzacji i systemu operacyjnego zarządzania, który zapewnia lepszą widoczność we wszystkich obszarach
łańcucha dostaw oraz poprawę przechwytywania i integralności danych.

Producenci zazwyczaj mają złożone środowiska łańcucha dostaw, z procesami opartymi na umowach i ogólnych zamówieniach z nieodłącznymi zasadami i warunkami zamawiania dotyczącymi cen, wysyłki i dostaw, a także procesami z obowiązkowymi dostawami
zasady łańcucha dostaw oraz specjalne harmonogramy i warunki dostaw. Takie środowiska mogą obejmować zamówienia składające się z setek pozycji, częściowe wysyłki w wierszu oraz wielokrotny odbiór i faktury w wierszu, a także procesy obejmujące pośrednie magazynowanie
i/lub 3PL, QA, MRB, 4WM i zwroty, import drogą morską lub lotniczą i nie tylko.

W takich środowiskach przedsiębiorstwa inwestują znaczną ilość czasu i wysiłku, zapewniając, że dostawcy przestrzegają zasad i zasad biznesowych, monitorując realizację zamówień, realizację łańcucha dostaw i terminowość dostaw, sprawdzanie faktur, obsługę
procesy uzgadniania faktur, walidację płatności, obsługę znacznej liczby błędów i rozbieżności oraz zapobieganie oszustwom. Ponadto złożone środowiska często obejmują wiele lokalizacji geograficznych i powiązane z nimi różne zasady, regulacje,
i kultur, a także obecność wielu aplikacji i systemów ERP.

W niedawnych dyskusjach z trzema głównymi graczami z branży, jednym z przemysłu naftowego i gazowego, drugim z producentem półprzewodników i trzecim z branży lotniczej, wyłoniły się wspólne tematy. Wszystkie trzy ucierpiały z powodu nieefektywnych łańcuchów dostaw,
co wynikało ze złych relacji z dostawcami. Złe relacje z dostawcami rozwinęły się z powodu nieefektywnego mechanizmu zarządzania fakturami, a cyfryzacja, widoczność, gromadzenie i integralność danych zrobiły różnicę.

Kiedy dostawcy nie mają pojęcia o statusie swoich faktur i wielokrotnie pytają o termin płatności, jest to zła wiadomość dla ich klientów. Jeśli miną tygodnie, zanim okaże się, że faktura była nieprawidłowa lub wystąpił inny problem
co uniemożliwia jego wypłatę, to jest jeszcze gorzej. Złe relacje z dostawcami wynikające z nieefektywnych systemów zarządzania fakturami mogą prowadzić do luk w łańcuchu dostaw, które negatywnie wpływają na linie produkcyjne, co jest niekorzystne dla biznesu. Właśnie o to chodzi w tych trzech
firmy, na które kiedyś cierpiały.

Wszystko się zmieniło, gdy te trzy wiodące korporacje wdrożyły system automatyzacji, który zapewniał dostawcom wskazówki dotyczące składania faktur zgodne z korporacyjnymi zasadami i politykami biznesowymi, skutecznie sprawdzał poprawność każdej faktury i tworzył
pełna przejrzystość statusu faktury i daty płatności. Natychmiastowa wiedza o tym, że faktura została zatwierdzona lub odrzucona oraz możliwość zaplanowania przepływów pieniężnych wywarła ogromny wpływ na tych dostawców, zmniejszając niepewność i uwalniając ich od konieczności
aby ręcznie zapytać o status faktury i płatności.

Dla tych nabywców wpływ był jasny: poprawiły się relacje z dostawcami, usunięto błędy, zniknęły dokumenty, a co najważniejsze – ich łańcuch dostaw stał się bardziej wydajny i niezawodny.

System automatyzacji wdrożony przez te firmy obejmuje działania typu „od źródła do zapłaty” w zakresie wydatków bezpośrednich i pośrednich, wykorzystując setki botów programowych i opierając się na technologiach sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego w celu zapewnienia zaawansowanych
przegląd i walidacja dokumentów w kontekście całego przepływu pracy. Ze względu na wartość, jaką dostarcza dostawcom, ponad 90% z nich w pełni uczestniczy w procesie, który obejmuje blisko 100% faktur i ponad 90% wydatków.

Chociaż narzędzie do automatyzacji procesów „od źródła do zapłaty” może nie sprostać wszystkim wyzwaniom łańcucha dostaw, może mieć znaczący wpływ na linie produkcyjne oraz na konkurencyjny charakter zarówno nabywców, jak i dostawców, a także jest ważnym czynnikiem przyczyniającym się do poprawy
relacje kupujący-dostawca. Jeśli więc chcesz wydajnego łańcucha dostaw – nie zadzieraj ze swoimi dostawcami, współpracuj z nimi!