Faktura‌ ‌Zatwierdzenie‌ ‌Automatyzacja‌ ‌

Wprowadzenie

Działy Accounts Payable (AP) większości firm mają wewnętrzne zasady dotyczące zarządzanie fakturami które obejmują homologacje. Czym są zatwierdzenia faktur? Co to jest przepływ pracy ręcznego zatwierdzania faktur? Po co automatyzować proces zatwierdzania faktur?

Czytaj dalej, aby zrozumieć proces zatwierdzania faktury.

---

---

---

Chcesz zautomatyzować ręczne procesy AP? Zarezerwuj 30-minutową prezentację na żywo, aby zobaczyć, jak Nanonets może pomóc Twojemu zespołowi we wdrażaniu kompleksowych Automatyzacja AP.

Zaplanuj demo

---

Działanie działu Accounts Payable (AP) w firmie, czy to zorientowanej na produkt, czy na usługę, ma kluczowe znaczenie dla produktywności firmy i utrzymania dobrych relacji z dostawcami. Wydajny dział AP, który zapewnia finansowe, administracyjne i biurowe wsparcie procesu zakupowego firmy, musi mieć zorganizowany system, który bezproblemowo integruje różne funkcje procesu od zakupu do zapłaty, który obejmuje zarządzanie zamówieniami zakupu, komunikację z dostawcami, fakturowanie zarządzania, śledzenia produktów i płatności.

Zarządzanie fakturami rozpoczyna się w momencie otrzymania przez firmę faktury, a kończy się jej opłaceniem, jest jedną z najważniejszych funkcji działu AP firmy. Choć może to brzmieć prosto, zarządzanie fakturami nie jest lub nie powinno być dwuetapowym procesem „otrzymaj fakturę, zapłać fakturę”. Dotyczy to zwłaszcza firm, które dokonują wielu zakupów i wystawiają dużą liczbę faktur. Dobry protokół zarządzania fakturami musi koniecznie obejmować weryfikację zasadności wszystkich faktur i wielopoziomowe zatwierdzenia, zanim będą mogły zostać przetworzone do zapłaty.

Przepływ pracy zatwierdzania faktur

Przepływ pracy zatwierdzania faktur to kaskada kroków w procesie od zakupu do zapłaty, które są podejmowane w celu upewnienia się, że faktura otrzymana przez firmę jest uzasadniona i zgodna ze złożonym zamówieniem. Zatwierdzenie faktury obejmuje wielopoziomowe sprawdzanie przez personel odpowiedzialny za zamówienie i/lub dostawcę. Każda firma może mieć swój własny, unikalny przepływ pracy zatwierdzania

Typowy przepływ pracy zatwierdzania faktur składa się z następujących kroków:

Do firmy przychodzi faktura. Faktura może mieć formę wydruku, załącznika PDF lub bardziej zaawansowanej formy faktury cyfrowej, którą należy złożyć w odpowiedniej sekcji do przetworzenia.

• Walidacja faktury: Po złożeniu faktura jest powiązana z innymi dokumentami związanymi z tą konkretną transakcją, takimi jak zapotrzebowanie na zakup, zamówienie zakupu, oferta cenowa od dostawcy, inne komunikaty od dostawcy itp. Jest to powszechnie określane jako „dopasowanie trójstronne” , trzy dokumenty do dopasowania to Zamówienie zakupu, Faktura i Potwierdzenie dostawy, ale dopasowanie może obejmować również inne dokumenty. Inne czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy walidacji, obejmują:
  Czy warunki płatności są zgodne?
  Czy są uwzględnione obiecane zniżki?
  Czy faktura została zakodowana na odpowiednich kontach wydatków?
  Czy istnieją problemy z wydajnością po otrzymaniu, które uzasadniają wstrzymanie płatności?
• Wyjątki dotyczące faktur: Wyjątek jest zgłaszany, gdy faktura zawiera niepełne lub nieprawidłowe informacje. Faktura jest kierowana do odpowiednich pracowników w celu wyśledzenia i skorygowania błędu. Następnie następuje ponowne wystawienie faktury, ponowna weryfikacja i dopasowanie w przypadku korekty błędów lub dochodzenie w sprawie oszustwa w przypadku nierozwiązanych wyjątków.
• Zatwierdzenie: Po weryfikacji faktura jest kierowana do personelu na różnych poziomach, w zależności od polityki firmy. Liczba i charakter zatwierdzeń różni się w zależności od firmy, działu, rodzaju produktu i kwoty faktury. Na przykład dział zakupów może być zmuszony do zatwierdzenia faktury w celu potwierdzenia dokładności rozliczeń dostawcy przed przetworzeniem płatności. Niektóre firmy wymagają kwot faktur wyższych niż próg, aby wymagać dodatkowych zatwierdzeń od kierownika lub dyrektora finansowego.
• Płatność: Faktura trafia do kolejki płatności po uzyskaniu wszystkich zatwierdzeń.

Wiele małych i średnich firm nadal stosuje ręczne procedury zatwierdzania faktur. Mogą one obejmować działania tak podstawowe, jak posiadanie dokumentu edytora tekstu à la SOP, z wytyczonymi krokami i dystrybucją dokumentu do różnych uczestników przepływu pracy, który ma służyć jako przewodnik. Jest to, jak można sobie wyobrazić, niezorganizowany proces, który wymaga od uczestników ciągłego odnoszenia się do dokumentu zgodnie z kolejnymi krokami, co może prowadzić do błędów.

W wielu małych firmach nie ma nawet takiej SOP i istnieje tylko ogólna procedura, która jest przekazywana ustnie różnym uczestnikom, co jest receptą na katastrofę, gdy firma przechodzi jakąkolwiek formę zmian, czy to zwiększanie skali lub zmianę bazy pracowników.

---

Skonfiguruj bezdotykowe przepływy pracy AP i usprawnić proces rozrachunków z dostawcami w sekundy. Zarezerwuj 30-minutowe demo na żywo już teraz.

Zaplanuj demo

---

Problemy z ręcznym przepływem zatwierdzania faktur

Niektóre szczególne wyzwania związane z ręcznym przepływem pracy zatwierdzania faktur to:

• Błędy: Błędy ludzkie spowodowane przepracowaniem lub po prostu niedopatrzeniem mogą prowadzić do podwójnych płatności, niedopłat, opóźnień lub braków w płatnościach, a wszystko to może kosztować firmę więcej pieniędzy i czasu.
• Brakujące dokumenty: Papierkowa robota może spowodować zagubienie i utratę ważnych dokumentów, takich jak faktury. Może to prowadzić do wielu problemów w całym cyklu rozliczeniowym, począwszy od tarć z dostawcą, a skończywszy na opóźnionych operacjach.
• Marnotrawstwo ludzkiego wysiłku: Ręczne procesy zatwierdzania marnują ludzki wysiłek, który można w bardziej konstruktywny sposób wykorzystać w bardziej produktywnych działaniach.
• Opóźnienia czasowe: Gdy do zatwierdzenia faktury wymagane jest kilka zatwierdzeń, a firma ma do czynienia z wieloma fakturami w ciągu swojego dnia roboczego, samo uzyskanie zatwierdzeń przed przetworzeniem faktury może być czasochłonne. Do 20% faktur regularnie zawiera nieprawidłowe lub niekompletne informacje, a proces ręcznego zatwierdzania faktur powoduje, że dział AP spędza 25% swojego czasu na rozwiązywaniu problemów i wyszukiwaniu brakujących informacji.
• Opóźnione płatności: Opóźnienia w uzyskiwaniu zgód mogą z kolei prowadzić do opóźnień w płatnościach, co, jak wspomniano wcześniej, może być kosztowne dla firmy. W Stanach Zjednoczonych w 3 r. małe firmy utknęły z opóźnieniami w płatnościach w wysokości 2019 bilionów dolarów, co doprowadziło do przerw w zatrudnianiu, limitów zakupu zapasów i skrócenia czasu pracy pracowników, aby związać koniec z końcem. Opóźnienia mogą również przekładać się na opóźnienia w przyjmowaniu zamówionych artykułów, słabą zdolność kredytową, złe relacje z dostawcami oraz opłaty/grzywny.
• Nieprzezroczystość ścieżki faktury: Śledzenie statusu faktury na ścieżce jej walidacji i zatwierdzenia jest trudne lub wręcz niemożliwe, co utrudnia sprawdzanie wsteczne i planowanie wstępne.
• Podatność na oszustwa: Oszustwa związane z fakturami mogą dotyczyć osób trzecich, nieprawidłowego rozliczania robocizny, podwójnych płatności z powodu opóźnień lub wewnętrznych. Aby zapobiec oszustwom, wymagany jest szczelny proces zatwierdzania. Dzieje się tak zwłaszcza w czasach kryzysu. Na przykład pandemia Covid-19 podobno zwiększyła częstość występowania oszustw związanych z fakturami w 2020 r. Oszustwa związane z fakturami mogą objawiać się nienormalną liczbą faktur, nierozliczalnością towarów w porównaniu z fakturą, rozbieżnościami między zamówieniem a fakturą oraz wątpliwym zachowaniem pracowników. Nie można ich wykryć ręcznie, zwłaszcza gdy wolumen biznesowy jest wysoki.

Automatyzacja procesu zatwierdzania faktur

Automatyzacja zatwierdzania faktur może ułatwić ten proces i zaoszczędzić czas. Oto niektóre zalety automatyzacji zatwierdzania faktur:

• Szybsza walidacja: To chyba najważniejsza zaleta automatyzacji. Automatyczne porównanie faktury z innymi powiązanymi dokumentami może wyeliminować opóźnienia związane z ręcznym trójstronnym dopasowywaniem, ponieważ wszystkie dokumenty związane z jedną transakcją są przechowywane cyfrowo w tym samym miejscu i można je łatwo porównać wizualnie lub za pomocą oprogramowania opartego na sztucznej inteligencji. Zautomatyzowane procesy zatwierdzania faktur można zintegrować z bazami danych i innymi systemami księgowymi w celu automatycznego dopasowywania bez interwencji człowieka.
• Szybsze zatwierdzanie: Automatyczne powiadomienia i przypomnienia mogą wyeliminować opóźnienia w zatwierdzaniu faktur. Integracja podpisów elektronicznych i formularzy cyfrowych może umożliwić zatwierdzanie na bieżąco różnych uczestników procesu, tak aby fizyczna nieobecność w biurze nie opóźniała procesu zatwierdzania.
• Oszczędność kosztów: Raport firmy Levvel (wcześniej Paystream Advisors) z 2018 r. wykazał, że głównymi przetwarzanie faktury problemów w przedsiębiorstwach, a wszystkie trzy można przezwyciężyć za pomocą automatyzacji.
• Odpowiedzialność: Zautomatyzowane śledzenie transakcji w czasie rzeczywistym umożliwia wgląd w status faktury w łańcuchu akceptacji. Włączenie nieprzewidzianych okoliczności i przypomnień do przepływu pracy może wyeliminować blokady i zapewnić przejrzystość w celu szybszego zatwierdzenia. Automatyzacja procesu zatwierdzania tworzy również ścieżkę audytu, która pokazuje różne poziomy zatwierdzeń, które zostały zakończone i te poziomy, które nie są.
• Bezpieczeństwo dokumentów: Digitalizacja wszystkich dokumentów w ramach zautomatyzowanego procesu zatwierdzania faktur może zapobiec utracie dokumentów często związanej z fizycznym przemieszczaniem dokumentu w firmie w celu zatwierdzenia i zatwierdzenia. Automatyzacja pozwala na integrację obiegu z firmowym systemem zarządzania dokumentami i innymi narzędziami księgowymi w celu automatycznej aktualizacji i archiwizacji zapisów.
• Zgodność z przepisami: Zautomatyzowany przepływ pracy zatwierdzania faktur umożliwia łatwy dostęp do wszystkich istotnych danych podczas audytów, co ułatwia zachowanie zgodności z przepisami.
• Lepsza inteligencja biznesowa: Zautomatyzowane przepływy pracy zatwierdzania faktur mogą umożliwić łatwy dostęp i ocenę danych dotyczących zakupów i wydatków, umożliwiając w ten sposób lepsze mechanizmy raportowania i podejmowania decyzji.
• Lepsze zarządzanie dostawcami i relacjami: Systematyczna organizacja procesów zatwierdzania faktur może pomóc w lepszym zarządzaniu dostawcami, a unikanie opóźnień w płatnościach może korzystnie wpływać na relacje z dostawcami.
• Eliminacja oszustw: Automatyzacja przepływu pracy zatwierdzania faktur może wyeliminować oszustwa, umożliwiając kontrole w całym przepływie pracy i zwiększając widoczność. Nieprawidłowości mogą być automatycznie oznaczane podczas zautomatyzowanego trójstronnego dopasowania, a weryfikacja podpisu elektronicznego może zapobiegać oszustwom wewnętrznym i zewnętrznym oraz związanym z nimi stratom.

---

Zarezerwuj tę 30-minutową prezentację na żywo, aby była to ostatnia okazja do ręcznego wprowadzania danych z faktur lub paragonów do oprogramowania ERP.

Zaplanuj demo

---

W pełni zautomatyzowany proces zatwierdzania faktur

• Digitalizacja faktur: Faktury w różnych formatach muszą najpierw zostać zdigitalizowane do formatu standardowego. Ponieważ każda faktura zawiera kluczowe dane, które są wykorzystywane w planowaniu zasobów księgowych i podejmowaniu decyzji w firmie, dokładność pozyskiwania danych jest niezbędna. Dane odczytane z faktur są następnie zazwyczaj przekazywane do wykorzystywanych przez firmę platform ERP, księgowych lub analitycznych w celu dalszego przetwarzania.
• Automatyczna walidacja: Zautomatyzowane trójstronne dopasowywanie może przechwytywać istotne dane z faktur, zamówień zakupu i paragonów oraz automatycznie je przetwarzać w sposób naśladujący ludzki umysł. Spośród nich przetwarzanie z obsługą sztucznej inteligencji może również porównywać i dopasowywać rekordy oraz podejmować decyzje, takie jak przekazanie transakcji, oznaczanie błędów lub zgłaszanie wyjątków.
• Automatyczna obsługa wyjątków: W przypadku wykrycia błędów lub zgłoszenia wyjątków faktura jest natychmiast kierowana do odpowiedniego personelu, który może naprawić błędy. Może to zmniejszyć opóźnienia związane z ręczną obsługą błędów.
• Zautomatyzowane zatwierdzenia: Po dopasowaniu i zatwierdzeniu faktury są automatycznie przesyłane do odpowiedniego personelu w celu zatwierdzenia. Zastosowanie podpisów cyfrowych i zatwierdzeń w formie cyfrowej może zapobiec opóźnieniom.
• Przetwarzanie płatności: Po zatwierdzeniu zautomatyzowany system przekazuje fakturę do zespołu finansowego w celu przetworzenia płatności, po czym transakcja zostaje zamknięta, a dane archiwizowane.

Firmy, które chcą wdrożyć zautomatyzowane systemy zatwierdzania faktur, muszą wziąć pod uwagę następujące czynniki przy wyborze odpowiedniego narzędzia:

• Infrastruktura i zasoby informatyczne wymagane do obsługi oprogramowania
• Zaangażowanie finansowe związane z konfiguracją i obsługą systemu
• Integracja z innymi systemami w firmie
• Poziomy automatyzacji i interwencji człowieka wymagane/możliwe w firmie
• Dostępność know-how wewnątrz firmy oraz wsparcie klienta od producenta oprogramowania
• Wymagane poziomy bezpieczeństwa danych
• Poziom dostępu – decydowałby o tym, gdzie dane będą przechowywane – na lokalnej maszynie, centralnym serwerze czy w chmurze.

Nanonet do automatycznego zatwierdzania faktur

Oparty na sztucznej inteligencji silnik Nanonets OCR może pomóc zautomatyzować przetwarzanie faktur i sprawić, że będzie to bezproblemowy proces. Obsługuje różne typy plików i obsługuje zarówno faktury ustrukturyzowane, jak i nieustrukturyzowane. Interfejs API OCR faktur firmy Nanonets może pomóc zminimalizować ręczne zadania związane z wprowadzaniem danych do oprogramowania księgowego.

Dane mogą być automatycznie przesyłane, opatrzone adnotacjami i szkolone w zakresie modeli w celu przewidywania bez ani jednej linijki kodu, martwienia się o procesory graficzne lub znajdowania odpowiednich architektur dla modeli głębokiego uczenia się. Możesz także uzyskiwać odpowiedzi JSON każdej prognozy, aby zintegrować je z własnymi systemami i tworzyć aplikacje oparte na uczeniu maszynowym, oparte na najnowocześniejszych algorytmach i solidnej infrastrukturze do zarządzania i zatwierdzania faktur.

Technologia Nanonets obsługuje integracje z innymi systemami, takimi jak integracja z bazą danych Mysql, QuickBooks lub Salesforce i jest niezależna od platformy. Nanonets jest dokładny i skalowalny, oszczędza czas i pieniądze działu AP i przyspiesza proces zatwierdzania faktur, wzmacniając w ten sposób relacje z dostawcami.

Dołącz do ligi ponad 20,000 4 firm na XNUMX kontynentach, korzystając z Nanonets do operacji zarządzania fakturami.

---

Chcesz zautomatyzować proces zatwierdzania faktur? Daj nanonet™ spin w celu uzyskania większej dokładności, większej elastyczności, przetwarzania końcowego i szerokiego zestawu integracji z innymi systemami księgowymi, ERP i nie tylko!

---

Wnioski

Korzyści płynące z cyfryzacji finansowych aspektów funkcjonowania firmy są coraz częściej dostrzegane przez przedsiębiorstwa. Wymusiło to przyjęcie automatyzacji w strukturach przepływu pracy. Automatyzacja przepływu pracy zatwierdzania faktur może pomóc firmom spędzać mniej czasu na przyziemnych czynnościach, takich jak ręczne zarządzanie fakturami, a zamiast tego skupić się na swoich podstawowych kompetencjach w celu poprawy wyników finansowych i utrzymania konkurencyjności.

• Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
• Platoblockchain. Web3 Inteligencja Metaverse. Wzmocniona wiedza. Dostęp tutaj.
• Źródło: https://nanonets.com/blog/invoice-approval/