Kompleksowy przewodnik po automatyzacji zamówień

Czy jesteś zmęczony ręcznym wprowadzaniem zamówień, tworzenie zamówień zakupui śledzenie faktur? Masz dość polegania na pracochłonnych metodach rozwiązywania problemów związanych z przestrzeganiem przepisów? Czy chciałbyś, aby istniał sposób na usprawnienie procesów zakupowych?

Jeśli tak, musisz wiedzieć wszystko o automatyzacji zakupów — potężnym narzędziu, które może pomóc Ci efektywnie zarządzać procesem zakupowym. W tym artykule odczarujemy proces automatyzacji zakupów i omówimy wiele wyzwań (i korzyści), pojawiające się trendy i najlepsze praktyki z tym związane.

Czym jest automatyzacja zakupów?

Automatyzacja zakupów to wykorzystanie technologii w celu usprawnienia pozyskiwania towarów i usług. Jest to sposób na automatyzację zadań ręcznych w całym systemie proces zamówień, czyniąc go bardziej wydajnym i opłacalnym. Automatyzacja tego procesu może przybierać różne formy, od automatycznych przypomnień e-mailowych po wykorzystanie algorytmów sztucznej inteligencji (AI).

Wykorzystując zaawansowane technologie, takie jak sztuczna inteligencja, uczenie maszynowe, zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA), przetwarzanie języka naturalnego (NLP) i blockchain, firmy mogą automatyzować różne procesy zaopatrzenia. Procesy te mogą obejmować przetwarzanie zamówień, harmonogramy płatności, wybór i ocenę dostawców, zarządzanie dokumentami, prognozowanie popytu, uzgadnianie faktur i automatyzacja łańcucha dostaw.

---

Chcesz zautomatyzować ręczne procesy AP? Zarezerwuj 30-minutową prezentację na żywo, aby zobaczyć, jak Nanonets może pomóc Twojemu zespołowi we wdrażaniu kompleksowych Automatyzacja AP.

Zaplanuj demo

Korzyści z automatyzacji zakupów

Zredukowane koszty

Automatyzacja może skrócić czas przetwarzania zamówień, tworzenia wniosków o zakup i wielu innych zadań. Oznacza to, że wydasz mniej pieniędzy na pensje i inne zasoby.

Poprawiona wydajność

Kiedy nad każdym zadaniem pracuje mniej osób, jest mniej błędów popełnianych na podstawie ludzkiej oceny. Oznacza to, że Twoja firma będzie w stanie zrobić więcej w krótszym czasie!

Poprawiona dokładność

Ponieważ osoby, które nie są przeszkolonymi profesjonalistami, popełniają mniej błędów, jest mniej miejsca na błędy, jeśli chodzi o upewnienie się, że wszystko zostało wykonane poprawnie, zanim przejdzie się do dalszych działań związanych konkretnie z procesami zaopatrzenia w samej organizacji.

Zwiększona zwinność

Automatyzacja zakupów jest jak posiadanie dodatkowej pary rąk, która pomaga organizacjom dostosować się do zmian na rynku i potrzeb biznesowych. Zajmowanie się powtarzalnymi zadaniami zakupowymi uwalnia cenny czas i zasoby, dzięki czemu firmy mogą skupić się na budowaniu lepszych relacji z dostawcami, tworzeniu innowacyjnych pomysłów i podejmowaniu strategicznych decyzji.

Podejmowanie decyzji w oparciu o dane

Kiedy firmy korzystają z automatyzacji zakupów, uzyskują dostęp do potężnych narzędzi do analizy danych. Obejmuje to takie elementy, jak analiza wydatków, która pomaga zrozumieć, ile pieniędzy wydajesz na różne rzeczy, oraz wskaźniki wydajności, które mogą powiedzieć, jak dobrze działają Twoje procesy zaopatrzenia. Ale to nie wszystko – uwzględniono także analizę predykcyjną, co oznacza, że ​​możesz wykorzystać dane do przewidzenia, co może się wydarzyć w przyszłości. Mając wszystkie te informacje, firmy mogą podejmować lepsze decyzje dotyczące wydawania pieniędzy, a także identyfikować możliwości i ryzyko, których w innym przypadku mogłyby nie zauważyć. Jeśli więc chodzi o zaopatrzenie, zdecydowanie najlepszym rozwiązaniem jest wykorzystywanie danych do podejmowania decyzji!

Zwiększona zgodność

Kiedy firmy wykorzystują automatyzację w swoich procesach zakupowych, mogą mieć pewność, że przestrzegają wszystkich zasad i przepisów, które ich dotyczą. Obejmuje to takie kwestie, jak polityka zamówień, standardy etyczne i wymogi zrównoważonego rozwoju. Automatyzując zadania związane z compliance, firmy mogą zmniejszyć ryzyko wpadnięcia w kłopoty z powodu nieprzestrzegania zasad. Może to oznaczać uniknięcie kar lub grzywien, które mogą być naprawdę kosztowne.

Na czym polega proces automatyzacji zakupów?

Rozpoczęcie korzystania z automatycznych zakupów jest prostsze niż myślisz. Sam proces można podzielić na kilka kluczowych kroków:

Zbieranie danych

Rozpocznij od zebrania danych, takich jak szczegóły produktu i dostawcy, historia zamówień, status faktury i inne. Gromadzenie tych informacji pomoże Ci lepiej zrozumieć potrzeby i cele organizacji.

Cofnij się o krok i oceń, jak wydajny jest Twój obecny proces, gdzie znajdują się punkty sporne i jaki rodzaj automatyzacji pomógłby zmienić sytuację.

Optymalizacja zakupów

Kiedy już będziesz mieć wszystkie niezbędne dane, czas na optymalizację procesu. Użyj algorytmów do analizy zebranych danych i identyfikacji potencjalnych oszczędności, przestarzałych produktów, ryzyka nadmiernych wydatków i możliwości standaryzacji.

Automatyzacja zakupów

Korzystaj z narzędzi technologicznych, aby zautomatyzować proces zaopatrzenia — w tym automatyczne zamówienia zakupu, wybór dostawcy, zarządzanie umowami i nie tylko. Poprawia to zdolność śledzenia umów i zarządzania nimi, jednocześnie redukując koszty w postaci czasu przetwarzania i kosztów administracyjnych.

Dostępnych jest wiele różnych rozwiązań — od rozwiązań podstawowych po kompleksowe rozwiązania na poziomie przedsiębiorstwa — dlatego ważne jest, aby sprawdzić, co jest dostępne, i znaleźć rozwiązanie odpowiednie dla Twojej organizacji.

Wykonalność i zgoda interesariuszy

Zapoznaj się z kosztami wdrożenia, aby wiedzieć, na co się decydujesz, gdy już podejmiesz decyzję. Zanim podejmiesz jakiekolwiek zobowiązania, upewnij się, że wszyscy zaangażowani w proces decyzyjny są zaangażowani, aby mieć pewność, że wszyscy są na tej samej stronie i będą wspierać przejście z wersji papierowej na cyfrową.

Opracuj plan

Po załatwieniu wszystkich czynności wstępnych nadszedł czas na opracowanie planu wdrożenia, który uwzględnia szkolenie pracowników, bezpieczeństwo danych i inne niezbędne kroki przed wdrożeniem zautomatyzowanych systemów zaopatrzenia.

Monitorowanie i raportowanie

Na koniec monitoruj wskaźniki wydajności, takie jak terminy dostaw, widoczność wydatków i wydajność dostawców w czasie, aby mieć pewność, że cele zostaną osiągnięte, a wszelkie problemy zostaną szybko zidentyfikowane i rozwiązane.

Wyzwania automatyzacji zakupów

Jeśli chodzi o zautomatyzowane zaopatrzenie, należy wziąć pod uwagę kilka wyzwań. Choć proces ten może wydawać się prosty na papierze, w praktyce może być skomplikowany. Oto zestawienie niektórych przeszkód, które możesz napotkać:

Zarządzanie zmianami

Przejście na zautomatyzowane rozwiązania zaopatrzeniowe wymaga akceptacji ze strony interesariuszy i pracowników w całej organizacji. Może to być trudne, ponieważ często pojawia się pewien opór wobec zmian, a przyjęcie nowej technologii wymaga czasu.

Rozważania kosztów

Automatyzacja wymaga inwestycji z góry, zarówno pod względem czasu, jak i pieniędzy, co dla niektórych organizacji może sprawić, że przejście na nową technologię będzie onieśmielające. Dokładna ocena opcji i zrozumienie powiązanych kosztów ma kluczowe znaczenie przy wyborze zautomatyzowanego rozwiązania, które najlepiej odpowiada potrzebom Twojej organizacji.

Integracja danych

Rozwiązania do automatyzacji zakupów odniosą sukces tylko wtedy, gdy zintegrują się z istniejącymi systemami i bazami danych, aby zapewnić kompleksowy wgląd w dane dostawców, ceny produktów, zamówienia itp. Na przykład każde potencjalne rozwiązanie, które wybierzesz, powinno mieć możliwość komunikacji z Twoimi finansami system zapewniający szczegółową historię transakcji w celu usprawnienia procesów decyzyjnych w organizacji.

---

Skonfiguruj bezdotykowe przepływy pracy AP i usprawnić proces rozrachunków z dostawcami w sekundy. Zarezerwuj 30-minutowe demo na żywo już teraz.

Zaplanuj demo

Najlepsze praktyki w zakresie automatyzacji zakupów

Oceń swoje potrzeby

Zanim zaczniesz interesować się technologią, ważne jest, aby ocenić, co dokładnie chcesz osiągnąć dzięki automatyzacji zakupów. Czy chcesz mieć lepszy wgląd w dane dotyczące wydatków? Czy chcesz poprawić wydajność dostawców poprzez analizy i spostrzeżenia? Czy istnieją jakieś nieefektywności w bieżących procesach, które można wyeliminować za pomocą nowych narzędzi lub systemów? Kiedy już będziesz miał jasny obraz tego, co wymaga poprawy, czas na krok drugi!

Pracuj z ekspertami

Jedną z najważniejszych rzeczy, jakie możesz zrobić, to zaangażować ekspertów posiadających wiedzę z zakresu automatyzacji zakupów. Będą w stanie przeprowadzić Cię przez proces, pomóc zaplanować wyzwania i zidentyfikować potencjalne pułapki. Konsultacja z ekspertem może znacznie poprawić szybkość i niezawodność przejścia.

Wybierz odpowiednią technologię dla swojej firmy i trzymaj się jej!

Wybierając oprogramowanie do automatyzacji zakupów, które ma sens dla Twojej organizacji, weź pod uwagę takie czynniki, jak opłacalność w porównaniu z łatwością obsługi w czasie; skalowalność zarówno samych rozwiązań programowych, jak i ich możliwości w ramach większych organizacji. Czy dobrze integrują się z innymi istniejącymi systemami już używanymi w środowisku przedsiębiorstwa, takimi jak platformy ERP. Ważne jest również, aby nie patrzeć tylko na jednego dostawcę, ale raczej sprawdzić wiele opcji przed podjęciem jakichkolwiek decyzji dotyczących procesu automatyzacji zakupów.

Opracuj plan

Przed wdrożeniem jakiegokolwiek nowego systemu oprogramowania lub zmiany procesu – szczególnie tak złożonego jak automatyzacja zakupów – mądrze jest stworzyć przejrzysty plan działania, gdy wszystko zostanie wdrożone. Powinno to obejmować ramy czasowe dla każdego etapu wraz z konkretnymi wskaźnikami, według których można później mierzyć sukces. Na przykład spodziewamy się, że ta nowa polityka zwiększy naszą sprzedaż o 20% w ciągu sześciu miesięcy.

Typowe przypadki użycia automatyzacji zakupów

Zarządzanie zapasami

Jest to jedno z najbardziej podstawowych zastosowań automatyzacji zakupów, ponieważ pozwala śledzić poziomy zapasów i mieć pewność, że nie zabraknie Ci produktów ani materiałów eksploatacyjnych, zanim będą potrzebne.

Zarządzanie dostawcami

Ta funkcja pozwala firmom śledzić wszystkich dostawców w jednym miejscu, ułatwiając regularną współpracę z nimi i zapewniając bezproblemową realizację wszystkich płatności na koniec każdego miesiąca (lub roku).

Zarządzanie kontraktami

Funkcje zarządzania umowami umożliwiają firmom tworzenie umów ze swoimi dostawcami w celu zapewnienia spójnego spełniania standardów kontroli jakości na przestrzeni czasu. Pomaga to zapobiegać pojawianiu się jakichkolwiek problemów w przyszłości wynikających ze słabych wyników którejkolwiek ze stron podczas projektu lub innych rodzajów umów między dwiema stronami.

Zarządzanie relacjami z dostawcami

Rozwiązania do zarządzania relacjami z dostawcami mogą zmienić zasady gry dla organizacji współpracujących z dostawcami. Upraszczają proces zarządzania relacjami z dostawcami, automatyzując zadania, takie jak śledzenie wydajności dostawców, utrzymywanie z nimi kontaktu i wspólna praca na rzecz wspólnych celów.

Pojawiające się trendy w automatyzacji zakupów

Chociaż automatyzacja zakupów już zmieniła zasady gry w procesie zakupów, będzie jeszcze lepiej. Oto niektóre z pojawiających się trendów w automatyzacji zakupów:

Sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe

Rozwiązania do automatyzacji oparte na sztucznej inteligencji stają się coraz bardziej popularne i pozwalają szybko i dokładnie analizować dane, aby szybciej podejmować lepsze decyzje. Co więcej, uczenie maszynowe pozwala z czasem na zwiększenie dokładności i wydajności tych narzędzi w miarę gromadzenia większej ilości danych.

Blockchain Technologia

Technologia Blockchain jest wykorzystywana w procesie zaopatrzenia w celu zapewnienia niezmiennej księgi rejestrującej każdy etap procesu zakupu. Pomaga to zapewnić większą przejrzystość, dokładność i oszczędność kosztów, a także może służyć do wspierania zgodności z przepisami.

Digitalizacja dokumentów

Digitalizacja dokumentów stała się możliwa dzięki technologiom opartym na chmurze, takim jak OCR (optyczne rozpoznawanie znaków). Technologia ta umożliwia konwersję zeskanowanych dokumentów na pliki cyfrowe, co pozwala na szybsze przetwarzanie dokumentów. Ponadto zamiast rozrzucać dokumenty po całym miejscu, są one bezpiecznie przechowywane w jednym systemie.

Obietnice, jakie niosą ze sobą pojawiające się trendy – a także ciągły rozwój obecnych procesów – pokazują, że automatyzacja zakupów pozostanie siłą transformacyjną w operacjach biznesowych.

W jaki sposób nanonety mogą pomóc w automatyzacji zakupów?

Platforma Nanonets oparta na sztucznej inteligencji może pomóc w procesach automatyzacji zakupów poprzez automatyzację zadań przechwytywania i ekstrakcji danych z dokumentów. Platforma może na przykład wyodrębniać dane z faktur, zamówień zakupu i innych dokumentów związanych z zamówieniami, a następnie automatycznie wprowadzać te dane do systemów zaopatrzenia lub przepływów pracy. Automatyzacja ta zmniejsza ryzyko błędów, zwiększa szybkość przetwarzania i pozwala pracownikom skupić się na zadaniach o większej wartości dodanej.

Oprócz tego Nanonets zapewnia system z intuicyjnym interfejsem użytkownika i niestandardowymi przepływami pracy w celu usprawnienia automatyzacji procesów.

Zaplanuj demo

Wnioski

Podsumowując, nadeszła przyszłość automatyzacji zakupów. Wiąże się to z wyjątkowym zestawem możliwości i wyzwań. Jednak ci, którzy wykorzystają jego moc, odniosą korzyści w postaci zwiększonej wydajności, lepszej dokładności i oszczędności. Postępując zgodnie z opisanymi tutaj najlepszymi praktykami, organizacje mogą usprawnić swoje procesy zakupowe i stać się bardziej konkurencyjni na rynku globalnym.

Dzięki Nanonets firmy mogą korzystać z najnowszych technologii uczenia maszynowego i sztucznej inteligencji, aby zautomatyzować procesy zaopatrzenia w celu poprawy dokładności, zmniejszenia kosztów i efektywniejszego wykorzystania siły roboczej.

Nie bój się więc zaryzykować. Czas zacząć automatyzować proces zakupowy i przenieść swój biznes na wyższy poziom.

• Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
• PlatoAiStream. Analiza danych Web3. Wiedza wzmocniona. Dostęp tutaj.
• Wybijanie przyszłości w Adryenn Ashley. Dostęp tutaj.
• Kupuj i sprzedawaj akcje spółek PRE-IPO z PREIPO®. Dostęp tutaj.
• Źródło: https://nanonets.com/blog/the-comprehensive-guide-to-procurement-automation/