Proces zarządzania dostawcami: znaczenie, korzyści i wyzwania

Dobre relacje z dostawcami są ważne, aby każda firma odniosła sukces. Zarządzanie dostawcami ma na celu organizowanie i wzmacnianie relacji biznes-sprzedawca. Skuteczne zarządzanie dostawcami pozwala przedsiębiorstwom działać efektywnie, zapobiegając jednocześnie szokom po stronie podaży.

Czym jest zarządzanie dostawcami?

Zarządzanie dostawcami to ustrukturyzowany proces stosowany przez firmy w celu zarządzania swoimi dostawcami. Zarządzanie dostawcami koncentruje się na budowaniu/utrzymywaniu dobrych relacji roboczych z dostawcami w perspektywie długoterminowej; tak, aby zapobiegać potencjalnym zakłóceniom w dostawach i realizować cele biznesowe po najlepszej cenie.

Proces zarządzania dostawcami jest dość skomplikowany i obejmuje wybór odpowiednich dostawców, negocjowanie realnych umów, kontrolę kosztów, minimalizację ryzyka i zapewnienie terminowej dostawy towarów lub usług.

Znaczenie zarządzania dostawcami

Zarządzanie dostawcami to proces strategiczny, który właściwie wykonany może pomóc firmom osiągnąć określone cele biznesowe.

Otwiera możliwości szybszego wdrażania wielu dostawców, co może zminimalizować potencjalne ryzyko i opóźnienia po stronie podaży. Dzięki szerokiej ofercie dostawców firma może cieszyć się niższymi kosztami i szybszą dostawą, co pozwala zachować ciągłość działania.

Usprawnienie procesu dostawcy może zapewnić wzajemne zaufanie i silniejsze relacje. Może pomóc w zwiększeniu efektywności biznesowej, koncentrując się na poprawie zadowolenia klientów, rentowności i rozwoju.

Na czym polega proces zarządzania dostawcami

Chociaż proces zarządzania dostawcami może być prosty lub złożony w zależności od wielkości organizacji, jego etapy są prawie takie same. Ale konieczne są pewne warunki wstępne:

Wymagania wstępne

1. Zdefiniuj cele biznesowe – firmy mogą zaangażować się w dobre zarządzanie dostawcami, jeśli cele i cele firmy są dobrze określone. Identyfikacja celów biznesowych może zapewnić jaśniejszy obraz w porównaniu z zarządzaniem dostawcami.

2. Utworzenie zespołu zarządzającego dostawcami – posiadanie wykwalifikowanego personelu w ramach dedykowanego zespołu może sprawić, że zarządzanie dostawcami będzie łatwiejsze i bardziej owocne. Wybór, negocjowanie i ocena dostawców nie jest łatwym zadaniem. Doświadczony zespół może pełnić rolę pomostu pomiędzy swoimi wewnętrznymi działami a dostawcami w celu optymalizacji procesu zarządzania dostawcami.

Etapy procesu zarządzania dostawcami

Ponieważ rynek jest pełen potencjalnych dostawców, firma zajmująca się zarządzaniem dostawcami będzie przestrzegać kilku typowych kroków, aby zapewnić wybór właściwych dostawców. Oni są:

1. Wybór dostawców – Proces rozpoczyna się od wyboru dostawców uznanych za odpowiednich dla prowadzonej działalności. Następnie szuka się cytatów za pomocą narzędzia e-sourcingu takie jak zapytania ofertowe (RFQ) i zapytania ofertowe (RFP). Chociaż cena będzie czynnikiem decydującym, firma może również ocenić potencjał dostawcy w oparciu o jakość, reputację, zdolność do spełnienia wymagań i historię osiągnięć.

2. Weź udział w negocjacjach kontraktowych – Na tym etapie omawiane są warunki umowy pomiędzy firmą a wybranym dostawcą. Warunki mogą odnosić się do rodzaju/ilości towarów i/lub usług, terminów dostawy, warunków płatności i warunków prawnych obejmujących ryzyko. Umowa musi być akceptowalna i korzystna dla obu stron.

3. Onboarding dostawców – Proces gromadzenia odpowiednich informacji i powiązanych dokumentów jest ważny, aby dostawcy mogli zostać uznani za zatwierdzonych dostawców dla firmy. Dane konta bankowego, formularze podatkowe, ważne licencje branżowe to tylko niektóre z głównych informacji gromadzonych w celu dokonywania płatności na rzecz dostawców i do celów audytu.

4. Śledź i oceniaj wydajność dostawców – Firmy muszą sprawdzać działanie dostawców, aby sprawdzić, czy standardy są spełnione, jakość produktów lub usług jest dobra, dostawy realizowane są na czas, a obsługa jest zadowalająca. Odchylenia można skorygować dzięki planom działania omówionym z dostawcami, aby zapewnić płynniejsze transakcje biznesowe.

5. Monitorowanie i zarządzanie ryzykami – Zarządzanie ryzykiem obejmuje ocenę i monitorowanie dostawców pod kątem potencjalnego ryzyka, które może mieć poważny wpływ na działalność biznesową. Naruszenie zgodności, oszustwo dostawcy, wycieki danych, procesy sądowe, utrata własności intelektualnej to poważne zagrożenia, którymi należy się zająć w ramach monitorowania ryzyka.

6. Terminowe płatności – Terminowe dokonywanie płatności na rzecz dostawców może mieć kluczowe znaczenie dla zapewnienia dobrych relacji roboczych. Przestrzeganie warunków umowy dotyczących płatności i zapewnienie bezzwłocznego rozliczenia faktur może zbudować zaufanie dostawców i pewność, że będą mogli kontynuować świadczenie usług.

Wdrożenie systemu zarządzania dostawcami

Zarządzanie dostawcami to kluczowy proces dla każdej organizacji zapewniający rozwój i sukces. Pojawienie się zaawansowanych technologii zmieniło sposób, w jaki obecnie realizowane są procesy zarządzania dostawcami.

Systemy zarządzania dostawcami (VMS) to oprogramowanie internetowe lub chmurowe, które zaprojektowano z myślą o pomaganiu w organizowaniu i zarządzaniu wieloma działaniami związanymi z dostawcami z jednego miejsca. Są wydajne, łatwe, opłacalne i bardzo korzystne dla organizacji mających wielu dostawców.

Korzyści z zarządzania dostawcami

Różne korzyści wynikające z posiadania systemu zarządzania dostawcami to:

1. Ułatwia lepszy wybór – Organizacja może odnieść korzyść z szerszego wyboru dostawców zapewniających większy wybór po konkurencyjnych cenach.

2. Opłacalne negocjacje – Zarządzanie dostawcami może zapewnić, że wielu dostawców będzie konkurować o interesy. Dzięki temu firma może negocjować lepsze stawki i uzyskać niższe ceny lub rabaty.

3. Efektywne zarządzanie kontraktami – Jedną z zalet posiadania systemu zarządzania dostawcami są scentralizowane dane. Wszystkie umowy, informacje o dostawcach i powiązane dokumenty są dostępne z jednego miejsca dla całej organizacji. Ułatwia to śledzenie umów i sprawniejsze podejmowanie decyzji.

4. Łatwiejsze zarządzanie wydajnością – Systemy zarządzania dostawcami umożliwiają spojrzenie na całą działalność dostawców z lotu ptaka. Śledzenie wydajności i porównywanie jej z danymi z przeszłości jest łatwe. Interesariusze mogą zapewnić, że dostawcy będą przestrzegać warunków umów, a potrzeby biznesowe będą skutecznie zaspokajane.

5. Silniejsze relacje z dostawcami – Scentralizowane informacje o dostawcach w VMS pomagają w uproszczonym procesie decyzyjnym. Identyfikacja opóźnień i szybka komunikacja zmniejszają zakłócenia w łańcuchu dostaw i zapobiegają dodatkowym kosztom lub stratom dla obu stron, co skutkuje zaufaniem i lepszymi relacjami.

6. Lepsze łagodzenie ryzyka – Oprogramowanie VMS jest w stanie zidentyfikować ryzyko dostawcy, któremu można zapobiec lub zaradzić mu na wczesnym etapie, aby uniknąć wpływu na działalność biznesową. Ponieważ wszystkie dane dotyczące dostawców są weryfikowane i możliwy jest stały monitoring, ograniczanie ryzyka staje się łatwiejsze.

Wyzwania w zarządzaniu dostawcami

Niewłaściwe lub brak procesów zarządzania dostawcami może stwarzać wiele wyzwań:

1. Niezgodność ze strony dostawców – Organizacja nie posiadająca ustalonych standardów dla dostawców jest narażona na ryzyko nieprzestrzegania zasad przez swoich dostawców. Wybór odpowiedniego dostawcy i ustalenie standardów podczas negocjacji kontraktowych jest ważne, aby uniknąć odstępstw.

2. Ryzyko złej reputacji dostawców – Gdy zaangażowanych jest wielu dostawców, ocena jakości pracy dostawców jest trudna, a słabe wyniki jednego dostawcy mogą mieć wpływ na działalność biznesową. Dokładne sprawdzenie przeszłości i wgląd w dotychczasowe wyniki stają się niezbędne podczas procesu selekcji w zarządzaniu dostawcami.

3. Kłopoty z ręcznym przechowywaniem danych dostawców – Rozwijające się firmy mogą mieć trudności z przechowywaniem danych dostawców w miarę rozwoju firmy i dołączania do niej większej liczby dostawców. Brak systemu zarządzania dostawcami stwarza dalsze problemy w wyszukiwaniu informacji o dostawcach, gdy jest to konieczne.

4. Brak widoczności dla procesu decyzyjnego – Systemy zarządzania dostawcami mogą zapewnić ogólną widoczność dzięki dostępności scentralizowanych danych umożliwiających podejmowanie dobrych decyzji. Bez odpowiedniego systemu VMS staje się to skomplikowanym zadaniem.

5. Niemożność obsługi różnych płatności – Oprogramowanie VMS może utrzymywać i śledzić płatności, nawet jeśli warunki lub metody płatności różnią się. Ręczne płatności na rzecz wielu dostawców mogą być kłopotliwe, złożone i podatne na błędy, co może skutkować niezadowoleniem dostawców.

Wnioski

Zmieniające się i szybko zmieniające się czasy zmuszają wiele firm do znalezienia skutecznych rozwiązań pozwalających efektywnie zarządzać relacjami z dostawcami. Organizacje, duże i małe, współpracujące z wieloma dostawcami, mogą odnieść korzyść z wdrożenia dobrego systemu zarządzania dostawcami. Skuteczne oprogramowanie VMS może pomóc pokonać wyzwania i wzmocnić relacje z dostawcami, dodać wartość i poprawić wyniki biznesowe.