Według Sprawozdanie z badania dotyczącego oszustw i nadużyć zawodowych za rok 2020 według Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) kwota pieniędzy utracona każdego roku w wyniku oszustw zawodowych stanowi ogromne obciążenie dla gospodarki światowej i bezpośrednio wpływa na zdolność organizacji do tworzenia miejsc pracy, wytwarzania towarów i usług oraz świadczenia usług publicznych . Według badania do najpowszechniejszych w branży schematów oszustw zawodowych zaliczają się schematy rozliczeniowe. Schemat rozliczeniowy to oszukańczy schemat wypłat, w ramach którego osoba powoduje, że pracodawca dokonuje płatności, przedstawiając faktury za fikcyjne towary lub usługi, zawyżone faktury lub faktury za zakupy osobiste.
W przypadku takich oszustw warto zachować ostrożność. Na tym blogu zagłębimy się w to, na czym polegają audyty faktur i dlaczego są one kluczowe dla uczciwości finansowej przedsiębiorstw.
Co to jest audyt zobowiązań?
Audyt zobowiązań to proces, podczas którego audytor sprawdza dokumentację finansową działu zobowiązań. W procesie tym audytorzy sprawdzają dokładność, kompletność, zgodność z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości (GAAP) oraz ważność transakcji.
Czy każda firma musi zostać poddana audytowi?
Ustawa Sarbanes-Oxley Act z 2002 r. nakłada na spółki publiczne obowiązek przedstawiania całej swojej dokumentacji niezależnemu audytowi. Po zapoznaniu się z procedurami i dokumentacją biegły rewident wyraża opinię o sprawozdaniu finansowym. Audytor zewnętrzny testuje procedury księgowe firmy i kontrole wewnętrzne, dzieląc się swoją opinią na temat ich prawidłowego działania. Oznacza to, że spółki publiczne nie mogą uniknąć audytu swoich rachunków.
Chociaż prawo nie wymaga od małych przedsiębiorstw audytu, w ich najlepszym interesie leży dopilnowanie, aby przynajmniej ich faktury były właściwie kontrolowane.
Co to jest audyt faktury?
Audyty faktur obejmują skrupulatne badanie dokumentów finansowych w celu sprawdzenia ich prawidłowości, zgodności z polityką firmy oraz zgodności ze standardami i przepisami branżowymi. Audyty te odgrywają kluczową rolę w utrzymaniu przejrzystości finansowej i zapobieganiu rozbieżnościom.
Dzięki audytowi faktur firmy mogą skutecznie minimalizować ryzyko oszustw i kradzieży, zarówno ze strony klientów, jak i pracowników.
Kto przeprowadza audyt faktur?
Audyt faktur i audyt zobowiązań mogą być przeprowadzane wewnętrznie przez pracowników lub za pośrednictwem zewnętrznych audytorów.
Audytorzy Wewnętrzni
Audytorzy wewnętrzni mają pewne zalety, takie jak zrozumienie specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa w porównaniu z audytorami zewnętrznymi. Ich usługi są tańsze. Jednakże audytorzy wewnętrzni mogą nie być obiektywni w swojej ocenie i często mają uprzedzenia.
Zewnętrzni audytorzy
Audytorzy zewnętrzni są obiektywni i niezależni w swojej ocenie oraz posiadają szerszą wiedzę na temat funkcjonowania systemów finansowych przedsiębiorstw. Są także wyposażeni w lepszą i praktyczną wiedzę z zakresu przepisów ustawowych i wykonawczych. Dlatego audytorzy zewnętrzni mają przewagę nad audytorami wewnętrznymi w ogólnym wyniku audytu.
Należy zauważyć, że ustawowo ustanowiony audyt zobowiązań musi być przeprowadzany wyłącznie przez audytorów zewnętrznych. Oprócz audytu przeprowadzanego przez audytora zewnętrznego firma może przeprowadzić audyt wewnętrzny.
Lista kontrolna kontroli faktur
- Odbiór i dokumentacja: Faktury są otrzymywane od dostawców i dostawców. Cała istotna dokumentacja, w tym zamówienia, umowy i rachunki, jest gromadzona i powiązana z fakturami.
- Wprowadzanie i weryfikacja danych: Szczegóły faktury, takie jak kwoty, daty i opisy pozycji, są wprowadzane do systemu księgowego. W celu zapewnienia prawidłowości przeprowadzana jest weryfikacja wprowadzonych danych z dokumentami uzupełniającymi.
- Kodowanie i klasyfikacja: Faktury są kodowane w oparciu o charakter wydatku lub usługi. Klasyfikacja zapewnia właściwą alokację do właściwych miejsc powstawania kosztów lub kont.
- Sprawdzenie zgodności: Faktury są sprawdzane pod kątem zgodności z politykami firmy, zamówieniami zakupu i ustaleniami umownymi, aby zapewnić zgodność. Wszelkie rozbieżności lub odchylenia są oznaczane w celu dalszego zbadania.
- Ocena dokładności: Sprawdzana jest poprawność matematyczna obliczeń faktur. Ilości, ceny jednostkowe oraz wszelkie obowiązujące podatki i rabaty są sprawdzane krzyżowo.
- Ocena kontroli wewnętrznej: Ocenie poddawane są procedury kontroli wewnętrznej firmy związane z przetwarzaniem faktur. Obejmuje to przegląd procesów autoryzacji, podział obowiązków i przepływy pracy związane z zatwierdzaniem.
- Analiza optymalizacji: Eksperci mogą analizować faktury w celu zidentyfikowania oszczędności lub możliwości poprawy wydajności. Może to obejmować negocjacje z dostawcami w sprawie lepszych warunków lub rabatów.
- Komunikacja z interesariuszami: W przypadku wykrycia rozbieżności inicjowana jest komunikacja z odpowiednimi stronami zainteresowanymi, takimi jak dostawcy lub działy wewnętrzne, w celu wyjaśnienia. Rozbieżności można rozwiązać w drodze negocjacji lub poprzez aktualizację zapisów księgowych.
- Dokumentacja ścieżki audytu: Prowadzona jest kompleksowa ścieżka audytu dokumentująca każdy etap procesu audytu. Dokumentacja ta stanowi dowód audytu i ma kluczowe znaczenie dla celów zapewnienia zgodności i raportowania.
- Raportowanie i analiza: Raport podsumowujący przedstawia ustalenia z audytu i wszelkie podjęte działania naprawcze. Można analizować trendy lub powtarzające się problemy, aby zwiększyć efektywność przetwarzania faktur w przyszłości.
Najważniejsza część kontroli faktur
Sprawdzenie poprawności faktury jest kluczowym aspektem procesu audytu faktury i istnieją trzy podstawowe metody weryfikacji ręcznej:
- Dwukierunkowe dopasowanie
W tej metodzie dane na fakturze porównywane są z dowodem wysyłki. Celem jest potwierdzenie, że pozycje na fakturze dokładnie odzwierciedlają dostawę. Zapewnia to zgodność towarów lub usług wymienionych na fakturze z faktycznym otrzymaniem towarów.
- Dopasowanie trójstronne
Podejście to polega na porównaniu szczegółów faktury nie tylko z dowodem wysyłki, ale także z zamówieniem. Trójstronny proces dopasowywania sprawdza, czy towary lub usługi zostały zamówione i otrzymane. Zapewnia zgodność danych na fakturze, zamówieniu i potwierdzeniu wysyłki, zapewniając bardziej kompleksowy proces weryfikacji.
- Sprawdzanie bez zamówienia zakupu
W przypadku, gdy zamówienie nie zostało wystawione, dział rozliczeń może nadal zweryfikować fakturę. Może to obejmować bezpośrednie potwierdzenie z działem zakupów, nadawcą lub odniesienie do innych dokumentów transakcyjnych, takich jak list przewozowy. Metoda ta stanowi alternatywę dla tradycyjnego dopasowywania dwustronnego, gdy formalne zlecenie zakupu nie było częścią transakcji.
Jeżeli w procesie weryfikacji zostaną wykryte rozbieżności, standardową praktyką jest odrzucenie faktury i odesłanie jej do dostawcy w celu korekty. Dzięki temu w dokumentacji finansowej przechowywane są dokładne i aktualne informacje. W przypadkach, gdy istnieją dowody na oszustwo lub podejrzane działanie, oznaczona faktura jest zazwyczaj odkładana do dalszego badania w celu ustalenia charakteru i zakresu problemu.
Gdy zespół ds. rozliczeń z dostawcami (AP) pomyślnie zatwierdzi fakturę, potwierdzając jej dokładność i zgodność z odpowiednimi dokumentami, może przystąpić do przesłania jej do zatwierdzenia i zainicjowania przetwarzania płatności. Ten krok stanowi ostatni etap audytu faktur, zapewniający, że do zapłaty są zatwierdzane wyłącznie legalne i dokładne faktury, co przyczynia się do uczciwości finansowej i zgodności w organizacji.
W jaki sposób AP Automation usprawnia kontrolę faktur?
Automatyzacja rozliczeń z dostawcami (AP) odgrywa kluczową rolę w zwiększaniu wydajności i dokładności procesu audytu faktur. Istotną zaletą jest przyspieszenie przetwarzania faktur dzięki takim funkcjom, jak optyczne rozpoznawanie znaków (OCR), eliminujące potrzebę ręcznego wprowadzania danych. Szybkość ta nie tylko przyspiesza cały proces, ale także pozwala na częstsze i terminowe audyty.
Co więcej, automatyzacja AP zmniejsza ryzyko ręcznego wprowadzania i przetwarzania danych. Automatyzacja ekstrakcji i walidacji danych zapewnia dokładne wychwycenie odpowiednich informacji, minimalizując prawdopodobieństwo rozbieżności podczas audytu. Dokładność ta ma kluczowe znaczenie dla zachowania integralności dokumentacji finansowej.
Dopasowane możliwości automatyzacji punktów dostępowych to kolejna godna uwagi korzyść. System bezproblemowo łączy faktury z dokumentami uzupełniającymi, takimi jak zamówienia i potwierdzenia wysyłki, zapewniając zgodność wszystkich szczegółów. Ta wszechstronna funkcja dopasowywania zwiększa dokładność i minimalizuje ryzyko przeoczenia rozbieżności podczas procesu audytu.
Widoczność i przejrzystość w czasie rzeczywistym są ułatwione dzięki automatyzacji AP. Interesariusze mogą śledzić status faktur, zatwierdzeń i płatności, zapewniając wgląd w przepływ pracy. Ta przejrzystość jest niezbędna do identyfikowania wąskich gardeł, szybkiego rozwiązywania problemów i zapewniania zgodności z ustalonymi wytycznymi.
Dodatkowo automatyzacja AP oferuje analizy strategiczne, które zapewniają wgląd w wzorce wydatków i wydajność dostawców. Analityka ta umożliwia organizacjom podejmowanie świadomych decyzji podczas procesu audytu, identyfikując obszary wymagające optymalizacji kosztów i poprawy wydajności.
Co więcej, automatyzacja punktów dostępowych wymusza zgodność z polityką firmy i wymogami regulacyjnymi. Zautomatyzowane przepływy pracy można skonfigurować tak, aby były zgodne z predefiniowanymi regułami i hierarchiami zatwierdzania, co zmniejsza ryzyko niezgodności. Dzięki temu mamy pewność, że faktury są kontrolowane konsekwentnie i zgodnie z ustalonymi wytycznymi.
Utrzymywanie kompleksowej ścieżki audytu jest kluczową cechą automatyzacji punktu dostępowego. Ta szczegółowa historia podjętych działań, zatwierdzeń i wszelkich modyfikacji zapewnia solidną ścieżkę dokumentacji, ułatwiając audyty wewnętrzne i zewnętrzne. Zautomatyzowany system zapewnia rejestrację wszystkich czynności związanych z przetwarzaniem faktur, co zapewnia rozliczalność i przejrzystość.
Zrewolucjonizuj swoją firmę dzięki rozwiązaniu Nanonets AP Automation
W dynamicznym świecie finansów potrzeba usprawnionych i wolnych od błędów procesów dotyczących zobowiązań jest bardziej istotna niż kiedykolwiek. Nanonets zapewnia zaawansowane rozwiązanie do automatyzacji punktów dostępowych, zaprojektowane w celu przekształcenia doświadczenia w zakresie audytu faktur i zwiększenia wydajności w całej organizacji.
- Odblokowanie wydajności dzięki technologii OCR: Nanonets wykorzystuje najnowocześniejszą technologię optycznego rozpoznawania znaków (OCR), aby wyeliminować problemy z ręcznym wprowadzaniem danych. Nasz system bezproblemowo wyodrębnia i weryfikuje najważniejsze informacje z faktur, przyspieszając szybkość przetwarzania i zmniejszając ryzyko błędów ludzkich. Korzystaj z szybszych i dokładniejszych audytów dzięki Nanonets na czele.
- Wszechstronne możliwości dopasowywania: Nasze rozwiązanie do automatyzacji AP oferuje wszechstronne możliwości dopasowywania, dzięki czemu szczegóły faktury są bezproblemowo dopasowane do dokumentów pomocniczych, takich jak zamówienia zakupu i potwierdzenia wysyłki. Ten skrupulatny proces dopasowywania zwiększa dokładność, nie pozostawiając miejsca na rozbieżności podczas audytu.
- Widoczność i przejrzystość w czasie rzeczywistym: Nanonets zapewnia wgląd w czasie rzeczywistym w proces przetwarzania faktur. Z łatwością śledź status faktur, zatwierdzeń i płatności, zapewniając swojemu zespołowi wiedzę umożliwiającą podejmowanie świadomych decyzji. Pożegnaj wąskie gardła i powitaj nową erę przejrzystości w swoich procesach finansowych.
- Analityka strategiczna na rzecz świadomego podejmowania decyzji: Rozumiemy znaczenie podejmowania strategicznych decyzji w finansach. Nanonets oferuje zaawansowane narzędzia analityczne, które zapewniają wgląd w wzorce wydatków i wydajność dostawców. Zidentyfikuj możliwości optymalizacji kosztów i zwiększ efektywność procesu audytu dzięki naszym inteligentnym analizom.
- Egzekwuj zgodność dzięki zautomatyzowanym przepływom pracy: Automatyzacja Nanonets AP zapewnia ścisłe przestrzeganie zasad Twojej firmy i wymogów prawnych. Nasze zautomatyzowane przepływy pracy są zgodne z predefiniowanymi zasadami i hierarchiami zatwierdzania, co zmniejsza ryzyko braku zgodności. Możesz spać spokojnie, wiedząc, że Twoje faktury są stale kontrolowane zgodnie z ustalonymi wytycznymi.
- Kompleksowa ścieżka audytu dotycząca odpowiedzialności: Dzięki Nanonets masz kompleksową ścieżkę audytu wszystkich działań związanych z przetwarzaniem faktur. Ta szczegółowa historia działań, zatwierdzeń i modyfikacji zapewnia solidną ścieżkę dokumentacji zarówno dla audytów wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Zapewnij odpowiedzialność i przejrzystość na każdym etapie operacji finansowych.
- Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
- PlatoData.Network Pionowe generatywne AI. Wzmocnij się. Dostęp tutaj.
- PlatoAiStream. Inteligencja Web3. Wiedza wzmocniona. Dostęp tutaj.
- PlatonESG. Węgiel Czysta technologia, Energia, Środowisko, Słoneczny, Gospodarowanie odpadami. Dostęp tutaj.
- Platon Zdrowie. Inteligencja w zakresie biotechnologii i badań klinicznych. Dostęp tutaj.
- Źródło: https://nanonets.com/blog/invoice-audit/
- :ma
- :Jest
- :nie
- :Gdzie
- 2024
- a
- zdolności
- O nas
- przyspieszenie
- zaakceptowany
- zgodność
- Stosownie
- Konto
- odpowiedzialność
- Księgowość
- Konta
- Rachunki płatne
- precyzja
- dokładny
- dokładnie
- w poprzek
- działać
- działania
- zajęcia
- działalność
- rzeczywisty
- dodatek
- adresowanie
- przyczepność
- zaawansowany
- Korzyść
- Zalety
- Po
- przed
- umowy
- AI
- wyrównać
- wyrównanie
- Wszystkie kategorie
- przydział
- pozwala
- również
- alternatywny
- wśród
- ilość
- kwoty
- an
- analiza
- analityka
- w czasie rzeczywistym sprawiają,
- analizowane
- i
- Inne
- każdy
- automatyzacja aplikacji
- odpowiedni
- podejście
- zatwierdzenie
- Zatwierdzenia
- zatwierdzony
- SĄ
- obszary
- AS
- na bok
- aspekt
- oceniać
- oszacowanie
- powiązany
- Stowarzyszenie
- At
- Audyt
- zbadane
- audytu
- audytorzy
- kontrole
- autoryzacja
- zautomatyzowane
- automatyzacja
- Automatyzacja
- uniknąć
- z powrotem
- na podstawie
- BE
- korzyści
- BEST
- Ulepsz Swój
- Rachunek
- billing
- Blog
- szczyci się
- obie
- wąskie gardła
- Przynosi
- biznes
- biznes
- ale
- by
- Obliczenia
- CAN
- nie może
- możliwości
- zdolność
- Zajęte
- Etui
- Przyczyny
- Centra
- pewien
- Dyplomowani
- duża szansa,
- charakter
- rozpoznawanie znaków
- ZOBACZ
- w kratę
- roszczenia
- klasyfikacja
- kodowane
- wspólny
- Komunikacja
- Firmy
- sukcesy firma
- w porównaniu
- porównanie
- spełnienie
- wszechstronny
- prowadzi
- skonfigurowany
- Potwierdzać
- potwierdzenie
- konsekwentnie
- umowy
- umowny
- przyczyniając
- kontrola
- kontroli
- skorygowania
- Koszty:
- oszczędności
- Stwórz
- krytyczny
- istotny
- Klientów
- pionierski nowatorski
- dane
- wprowadzanie danych
- Daty
- Podejmowanie decyzji
- Decyzje
- dostarczona
- sięgać
- Departament
- Działy
- zaprojektowany
- szczegółowe
- detale
- Ustalać
- kierować
- bezpośrednio
- rabaty
- dokumentacja
- dokumenty
- robi
- drenaż
- napęd
- podczas
- każdy
- z łatwością
- łatwo
- gospodarka
- krawędź
- faktycznie
- efektywność
- wyeliminować
- eliminując
- pracowników
- upoważniać
- uprawniającej
- wzmacniać
- Poprawia
- wzmocnienie
- zapewnić
- zapewnia
- zapewnienie
- wpisana
- wejście
- wyposażony
- Era
- Błędy
- niezbędny
- ustanowiony
- ustanowienie
- ewaluację
- EVER
- Każdy
- dowód
- zbadać
- Badanie
- przyspiesza
- drogi
- doświadczenie
- eksperci
- stopień
- zewnętrzny
- ekstrakcja
- Wyciągi
- ułatwione
- ułatwienie
- w szybkim tempie
- szybciej
- Cecha
- Korzyści
- finał
- finansować
- budżetowy
- systemy finansowe
- przejrzystość finansowa
- Ustalenia
- taflowy
- obserwuj
- W razie zamówieenia projektu
- formalny
- znaleziono
- oszustwo
- nieuczciwy
- częsty
- od
- dalej
- przyszłość
- GAAP
- ogólnie
- gif
- daje
- Globalne
- Gospodarka światowa
- cel
- towary
- poprowadzi
- wytyczne
- Have
- mający
- opieki zdrowotnej
- Trzymany
- pasemka
- historia
- W jaki sposób
- Jednak
- HTTPS
- człowiek
- zidentyfikowane
- zidentyfikować
- identyfikacja
- Oddziaływania
- znaczenie
- podnieść
- poprawa
- in
- zawierać
- obejmuje
- Włącznie z
- niezależny
- przemysł
- standardy przemysłowe
- Informacja
- poinformowany
- zainicjować
- zapoczątkowany
- spostrzeżenia
- integralność
- Inteligentny
- odsetki
- wewnętrzny
- wewnętrznie
- najnowszych
- śledztwo
- faktura
- przetwarzanie faktury
- faktury
- angażować
- problem
- Wydany
- problemy
- IT
- szt
- JEGO
- Oferty pracy
- Klawisz
- Wiedząc
- wiedza
- Prawo
- Laws
- Prawa i regulacje
- pozostawiając
- prawowity
- mniej
- wykorzystuje
- lubić
- prawdopodobieństwo
- Linia
- Katalogowany
- ll
- stracił
- Utrzymywanie
- robić
- WYKONUJE
- podręcznik
- zapałki
- dopasowywanie
- Może..
- znaczy
- metoda
- metody
- skrupulatny
- minimalizuje
- minimalizowanie
- Modyfikacje
- pieniądze
- Utracone pieniądze
- jeszcze
- większość
- Natura
- niezbędny
- Potrzebować
- wymagania
- Nowości
- Nie
- zauważyć
- godny uwagi
- cel
- zajęciowy
- OCR
- of
- Oferty
- on
- ONE
- tylko
- działanie
- operacje
- Opinia
- Szanse
- optyczne rozpoznawanie znaków
- optymalizacja
- or
- zamówienie
- Zlecenia
- organizacja
- organizacji
- Inne
- ludzkiej,
- Wynik
- koniec
- ogólny
- część
- wzory
- płatność
- przetwarzanie płatności
- płatności
- osobliwy
- jest gwarancją najlepszej jakości, które mogą dostarczyć Ci Twoje monitory,
- wykonywane
- osoba
- osobisty
- kluczowy
- plato
- Analiza danych Platona
- PlatoDane
- Grać
- odgrywa
- polityka
- mocny
- Praktyczny
- praktyka
- predefiniowane
- uprzedzenia
- zapobieganie
- Cennik
- pierwotny
- Zasady
- procedury
- kontynuować
- wygląda tak
- procesów
- przetwarzanie
- produkować
- właściwy
- prawidłowo
- zapewniać
- zapewnia
- że
- publiczny
- publicznie
- zakup
- zamówienie zakupu
- zakupy
- nabywczy
- cele
- w czasie rzeczywistym
- wpływy
- Odebrane
- uznanie
- nagrany
- dokumentacja
- powtarzające się
- zmniejsza
- redukcja
- odniesienie
- regulamin
- regulacyjne
- związane z
- raport
- Raportowanie
- reprezentować
- reprezentuje
- wymagany
- wymagania
- zdecydowany
- REST
- recenzowanie
- Ryzyko
- krzepki
- Rola
- Pokój
- reguły
- s
- "bezpiecznym"
- Oszczędności
- powiedzieć
- oszustwa
- schemat
- systemy
- płynnie
- widzieć
- wysłać
- rozsądek
- usługa
- Usługi
- zestaw
- dzielenie
- Wysyłka
- znaczący
- mały
- małych firm
- rozwiązanie
- prędkość
- Spędzanie
- STAGE
- oszałamiający
- interesariusze
- standard
- standardy
- oświadczenia
- Rynek
- Ewolucja krok po kroku
- Nadal
- Strategiczny
- usprawniony
- Ścisły
- Badanie
- Z powodzeniem
- taki
- PODSUMOWANIE
- dostawca
- dostawcy
- Wspierający
- podejrzliwy
- system
- systemy
- Zadania
- Podatki
- zespół
- Technologia
- Tendencję
- REGULAMIN
- Testy
- niż
- że
- Połączenia
- Linia
- kradzież
- ich
- Tam.
- w związku z tym
- Te
- one
- innych firm
- to
- trzy
- Przez
- aktualny
- do
- śledzić
- tradycyjny
- szlak
- transakcja
- transakcje
- Przekształcać
- Przezroczystość
- Trendy
- zazwyczaj
- zrozumieć
- zrozumienie
- podjąć
- jednostka
- aktualizowanie
- ważny
- zatwierdzony
- uprawomocnienie
- sprzedawca
- sprzedawców
- Weryfikacja
- zweryfikowana
- zweryfikować
- widoczność
- była
- we
- powitanie
- DOBRZE
- były
- Co
- jeśli chodzi o komunikację i motywację
- który
- dlaczego
- szerszy
- w
- w ciągu
- bez
- Praca
- workflow
- przepływów pracy
- świat
- rok
- You
- Twój
- zefirnet