10 najlepszych programów do zarządzania dokumentami prawnymi dla prawników w 2023 r

---

#5. LexWorkMiejsce

LexWorkPlace to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania dokumentami i pocztą e-mail. Umożliwia użytkownikom zarządzanie dokumentami i pocztą e-mail oraz usprawnia współpracę. LexWorkPlace może być używany przez zespoły, które mogą wykonywać wiele czynności, takich jak zarządzanie przepływami pracy, delegowanie zadań członkom zespołu, monitorowanie czasu i płatności oraz przechowywanie danych.

Niektóre funkcje udostępniane przez LexWorkplace to wyszukiwanie pełnotekstowe, zarządzanie wersjami dokumentów, indeksowanie dokumentów i profilowanie, zarządzanie uprawnieniami i dostępem oraz kompleksowe szyfrowanie danych.

Cennik: 395 USD/miesiąc (3 użytkowników)

Darmowa wersja próbna: Nie

Idealne dla: Klasyfikacja, archiwizacja i przechowywanie dokumentów

ZALETY

• Kontrola wersji
• Brak przestojów

Wady

• Brak możliwości zapisywania wiadomości e-mail

---

#6. Clio

Clio to oprogramowanie do zarządzania praktyką prawniczą, które umożliwia sprawne prowadzenie, organizowanie i współpracę przy sprawach. Użytkownicy mogą go używać do bezpiecznego edytowania, przechowywania i zarządzania dokumentami w chmurze.

Zarządzanie sprawami i dokumentami, planowanie, księgowość, śledzenie czasu, zarządzanie zadaniami i fakturowanie to tylko niektóre z jego głównych funkcji. Dodatkowo Clio zawiera aplikację mobilną, która umożliwia użytkownikom przeglądanie, udostępnianie lub przesyłanie dokumentów, aktualizację statusów spraw oraz łączenie się z klientami i członkami zespołu.

Cennik: Zaczyna się od 39 USD/miesiąc/użytkownika

Darmowa wersja próbna: Tak

Idealne dla: Śledzenie potencjalnych klientów i zarządzanie sprawami

ZALETY

• Kompleksowe zarządzanie leadami i sprawami
• Łatwa integracja

Wady

• Oddzielne oferty (Rozwijaj i zarządzaj)
• Brak gotowych szablonów

---

#7 Dokument logiczny

LogicalDOC to bezpłatne oprogramowanie wyposażone w bazę danych typu open source.

Chociaż obsługuje wszystkie popularne DBMS, programiści nadal zalecają MySQL do użytku w systemach produkcyjnych. LogicalDoc umożliwia użytkownikom i organizacjom bezpieczne i niezawodne organizowanie, indeksowanie, pobieranie, kontrolowanie i dystrybucję kluczowych dokumentów biznesowych, koncentrując się na automatyzacji procesów biznesowych i szybkim wyszukiwaniu treści. Dodatkowo obsługuje automatyczny import z udostępnionych plików oraz integrację z Microsoft Office i Outlook.

Cennik: Na prośbę

Przetestuj za darmo: Tak, ma również bezpłatną wersję

Idealne dla: Indeksowanie i szybkie wyszukiwanie dokumentów

ZALETY

• Przyjazny dla użytkownika
• Wtyczki Open Source poprawiające funkcjonalność

Wady

• Dostosowanie wymaga znajomości programowania
• Trudno tworzyć pliki kopii zapasowych

---

#8. efileCabinet

Szafka Efile to oprogramowanie do zarządzania dokumentami który pozwala użytkownikom zarządzać dokumentami, tworzyć przepływy pracy i dostosowywać procesy do swoich potrzeb. Dzięki funkcjom takim jak zaawansowane wyszukiwanie tekstu, bezpieczne udostępnianie, podpisy elektroniczne ma na celu pomóc organizacjom w tworzeniu, zarządzaniu i efektywnym udostępnianiu dokumentów oraz dbaniu o zgodność. Posiada również opcję aplikacji mobilnej dla użytkowników.

Cennik: 699 USD rocznie/użytkownika

Darmowa wersja próbna: Tak

Idealne dla: Content Management

ZALETY

• Łatwy w użyciu, dostępność
• Przeciągnij i upuść

Wady

• Złożona funkcjonalność wyszukiwania
• Ograniczona integracja

---

#9. Sharepoint

SharePoint to internetowa platforma do współpracy, która bezproblemowo integruje się z pakietem Microsoft Office. Chociaż podstawową funkcją programu SharePoint jest zarządzanie dokumentami i system ich przechowywania, sposób, w jaki korzysta z niego każda firma, będzie się znacznie różnić. Za pomocą tego narzędzia grupy mogą tworzyć centralny, chroniony hasłem obszar do udostępniania dokumentów.

Dostęp do jego funkcji można uzyskać za pośrednictwem aplikacji internetowych i internetowego interfejsu użytkownika (UI). Oferuje różne funkcje w całym spektrum, takie jak rozszerzone nazwy plików, obsługa dużych plików, zarządzanie prawami do informacji, udostępnianie folderów i dostępność biblioteki dokumentów.

Cennik: Jest dostępny jako część pakietu Microsoft Office 365

Darmowa wersja próbna: Ma darmową wersję

Idealne dla: Współpraca

ZALETY

• Udostępnianie i współpraca
• Synchronizacja danych
• Korzystanie z wielu urządzeń

Wady

• Trudne w nawigacji
• Stroma krzywa uczenia się

---

#10. Daję radę

Imanage ma charakter kompleksowy system zarządzania treścią który bezpiecznie tworzy dokumenty i współpracuje z nimi. Zapewniają także ekosystem partnerów i integracje takie jak Google Workspace. Dzięki funkcjom takim jak zarządzanie pocztą e-mail, wyszukiwanie kontekstowe oparte na sztucznej inteligencji i szyfrowanie ma na celu pomóc organizacjom w skutecznym zarządzaniu wiedzą.

Cennik: Na prośbę

Darmowa wersja próbna: Nie

---

Chcesz zoptymalizować zarządzanie dokumentami prawnymi?

Sprawdź platformę Nanonets do zarządzania dokumentami bez kodu i zoptymalizuj zarządzanie dokumentami w 15 minut. Rozpocznij darmowy okres próbny.

---

Porównanie najlepszych systemów zarządzania dokumentami prawnymi

Porównaliśmy zarządzanie dokumentami prawnymi wspomniane w powyższym blogu. Oto w skrócie migawkowy widok całego oprogramowania.

---

Nanonets – Najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami prawnymi

[Osadzone treści]

Nanonets to niezwykle łatwy w obsłudze system zarządzania dokumentami, który nie wymaga użycia kodu i jest najlepszy w swojej klasie Oprogramowanie OCRoraz niezawodne i bezpieczne przechowywanie w chmurze. Możesz skonfigurować Nanonety w ciągu jednego dnia, używać ich bez pisania ani jednej linii kodu i automatyzować każdy ręczny proces w ciągu kilku minut.

Nanonets oferuje:

Oprócz tego, oto trzy powody, dla których Nanonets jest doskonałą opcją dla systemu zarządzania dokumentami prawnymi:

• Automatyzacja pracy - Automatyzuj wiadomości e-mail, przechwytywanie dokumentów, wyszukiwanie plików PDF, dopasowywanie dokumentów prawnych i nie tylko dzięki prostym przepływom pracy bez pisania kodu.
• Zarządzanie dokumentami – Znajdź każdą referencję, umowę lub umowę za pomocą jednego słowa. Za pomocą sieci Nanonets można wyszukiwać dokumenty, dodawać do nich adnotacje, digitalizować, przechowywać i nie tylko.
• Doskonałej obsługi klienta – Nasz zespół jest w gotowości, aby pomóc Ci przez całą podróż. Nanonets zapewnia całodobowe wsparcie, pomoc techniczną i bezpłatne szkolenia dla wszystkich naszych klientów.

Nanonets oferuje bogatą w funkcje platformę do automatyzacji wszystkiego, od złożonych procesów finansowych po rutynowe wprowadzanie danych. Dzięki bezproblemowej integracji, platformie bez kodu i automatyzacji przepływu pracy, Nanonets jest idealny dla firm prawniczych, które chcą wyeliminować ręczne procesy.

---

Jak wybrać najlepszy program do zarządzania dokumentami prawnymi?

Przy wyborze systemu zarządzania dokumentami prawnymi.

Identyfikacja Twoich potrzeb

Zanim przystąpisz do tworzenia krótkiej listy potencjalnego oprogramowania, przejrzyj obecne systemy i procesy, aby zidentyfikować kluczowe luki, które oprogramowanie pomoże Ci rozwiązać. Po ich zidentyfikowaniu należy sporządzić dokładną listę, która będzie mogła służyć jako punkt odniesienia.

Trzy kluczowe czynniki, o których należy pamiętać, to

Bezpieczeństwo i zgodność

W przypadku kancelarii prawnych bezpieczeństwo ma ogromne znaczenie, ponieważ przechowują one wiele wrażliwych, poufnych danych swoich klientów. Prywatność i bezpieczeństwo danych są koniecznością dla klientów korporacyjnych i osobistych. Nawet drobne naruszenie bezpieczeństwa danych może mieć katastrofalne skutki. Dlatego też zabezpieczenia klasy korporacyjnej są koniecznością dla systemów dokumentów prawnych, aby chronić dane przed hakerami, phisherami i innymi cyberatakami. Dlatego przy wyborze oprogramowania do obsługi dokumentów należy sprawdzić jego funkcje szyfrowania i zgodności.

Łatwość dostępu

Praca w kancelarii prawnej wymaga dużej współpracy. Może to mieć wpływ na wiele stron, a dokumenty mogą przechodzić z rąk do rąk w trakcie całego procesu. Dlatego w takich przypadkach istotne staje się zapewnienie szybkiego i sprawnego dostępu do dokumentów z bazy danych. Oferuje dużą swobodę i elastyczność, ponieważ zespoły mogą obsługiwać klientów w dowolnym miejscu i czasie. Ma to również duży wpływ na zwiększenie produktywności i ogólnej wydajności.

Bezpieczne udostępnianie

Aby zapewnić bezpieczeństwo, muszą być wymagane różne poziomy uprawnień/dostępu lub mechanizmy zatwierdzania. Dokumenty powinny być szyfrowane, aby udostępnianie i współpraca mogły odbywać się bezpiecznie. Niektóre programy umożliwiają także ustawianie haseł lub zabezpieczanie łączy do udostępniania.

Badania

Następnym krokiem jest utworzenie krótkiej listy różnych programów odpowiadających Twoim potrzebom. Możesz skonsultować się z osobami już korzystającymi z tego oprogramowania i sprawdzić opinie na portalach takich jak G2 i Capterra. Kiedy już skoncentrujesz się na niektórych z nich, przeprowadź dogłębną analizę za pomocą prezentacji produktów, wersji próbnych itp.

---

Jeśli pracujesz z umowami i notami prawnymi, sprawdź Nanonets. Łatwo zarządzaj dokumentami dzięki automatyzacji przepływu pracy bez użycia kodu. Rozpocznij darmowy okres próbny or umów się z nami na rozmowę telefoniczną.

---

Jakie są wspólne cechy oprogramowania do zarządzania dokumentami prawnymi?

Oto niektóre funkcje, które powinno posiadać oprogramowanie do zarządzania dokumentami prawnymi.

Przechowywanie dokumentów

Podstawowym problemem, który ma rozwiązać platforma do zarządzania dokumentami prawnymi, jest przechowywanie dokumentów – posiadanie nieograniczonej przestrzeni na wszystkie dokumenty jest koniecznością. System musi mieć możliwość przechowywania wszystkich danych z plików tekstowych, nagrań audio, klipów wideo i obrazów. Powinno pozwolić na efektywność archiwizacja dokumentów do przechowywania dokumentów prawnych w bezpiecznym magazynie w chmurze.

Bezpieczeństwo i zgodność

Niezbędne są funkcje bezpieczeństwa, takie jak ochrona hasłem, zarządzanie uprawnieniami i uwierzytelnianie wieloskładnikowe, podobnie jak zgodność z różnymi przepisami, ponieważ firmy prawnicze zajmują się danymi wrażliwymi.

Zarządzanie e-mail

To również nie jest jedną z potrzeb, ale bardzo pomaga, jeśli jest obecny. Posiadanie scentralizowanego systemu, który może zarządzać wszystkimi Twoimi dokumentami i wiadomościami e-mail, pomaga zmniejszyć tarcia i zaoszczędzić czas tracony między tymi dwoma sprawami, co ma miejsce, gdy te dwa dokumenty są zarządzane za pomocą innego oprogramowania. Poszukaj oprogramowania do zarządzania dokumentami prawnymi z funkcjami analizowania wiadomości e-mail, aby wydobywać informacje z wiadomości e-mail w podróży.

Możliwości integracji

Szczególnie przyda się to kancelariom prawnym, które już korzystają z różnych narzędzi do zarządzania różnymi procesami i chcą dalej korzystać z nich/ich danych. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami prawnymi, które oferuje bezproblemową integrację z różnymi aplikacjami, umożliwi płynny przepływ informacji.

Obieg dokumentów

Wymagania dotyczące zarządzania w Twojej firmie mogą obejmować oznaczanie dokumentów, edytowanie, zmienianie ról i uprawnień do dokumentów, przenoszenie dokumentu między folderami, tworzenie nowych dokumentów i aktualizowanie dokumentów.

Zatem jeśli oprogramowanie zapewnia automatyzację przepływu pracy, wiele z tych zadań można zautomatyzować.

Optyczne rozpoznawanie znaków

Większość firm prawniczych nadal pracuje z dużą ilością dokumentów papierowych. Kancelarie prawne wymagają zautomatyzowanego rozwiązania do skanowania i indeksowania dokumentów, aby skutecznie zarządzać informacjami zawartymi w tych dokumentach. Oprogramowanie z technologią OCR może pomóc skutecznie rozwiązać ten problem.

Wyszukaj

Ponieważ istnieje wiele danych w wielu plikach, wyszukiwanie określonego punktu danych często staje się monumentalnym zadaniem. Obecność zaawansowanego wyszukiwania umożliwia użytkownikom korzystanie z wielu technik podczas wyszukiwania i przyspiesza wyszukiwanie dokumentów.

Automatyzacja zatwierdzania

Dokumenty prawne muszą zostać zatwierdzone przed wysłaniem do klientów. Upewnij się, że Twój system zarządzania dokumentami prawnymi ma przepływy pracy zatwierdzania lub umożliwia ich utworzenie.

---

Dzięki zautomatyzowanym przepływom pracy, zarządzaniu zadaniami, śledzeniu czasu, zarządzaniu podpisami, współpracy i bezpiecznemu udostępnianiu oprogramowanie do zarządzania dokumentami prawnymi może w znacznym stopniu uporządkować działania Twojej firmy prawniczej i zwiększyć wydajność procesu.

Tak więc z czasem przyjęcie oprogramowania do zarządzania dokumentami prawnymi będzie rosło, ponieważ coraz więcej firm zda sobie sprawę ze swojej wartości.

Z mnóstwem opcji dostępnych na rynku upewnij się, że wybierzesz tę, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom i budżetowi.

---

Znajdź umowy, kiedy ich potrzebujesz, za pomocą tylko słowa kluczowego. Użyj Nanonets, aby uprościć wyszukiwanie, przechowywanie i przetwarzanie dokumentów.

Czy masz niestandardowy przypadek użycia? Skontaktuj się z naszym zespołem ekspertów, aby skonfigurować przepływ pracy tak, jak chcesz. Wskocz na krótką, 10-minutową rozmowę już teraz!

---

Przeczytaj więcej o zarządzaniu dokumentami

Blog został pierwotnie opublikowany 11 grudnia 2022 r. i został zaktualizowany 12 stycznia 2023 r.