Czym są zamówienia zakupu i jak działają?

Kiedy firma zawiera umowę kupna lub sprzedaży, obie firmy muszą zapewnić sobie ochronę w ramach tej transakcji. Podmiot nabywający towary lub usługi potrzebuje pewnego rodzaju gwarancji, że otrzyma kupowane przez siebie przedmioty, z drugiej strony sprzedawca oczekuje pewności, że otrzyma zapłatę od kupującego.

Tego typu transakcje mają miejsce w każdej firmie, we wszystkich różnych branżach. Może się zdarzyć, że zakład produkcyjny kupuje surowce lub sklep detaliczny kupuje nowy zestaw towarów. Przed zakończeniem sprzedaży – tj. wysłaniem towarów lub zaoferowaniem usług – złożenie zamówienia zakupu zapewnia spokój ducha firmom po obu stronach transakcji.

Jako umowa umowna, zamówienie zakupu jest obecnie standardową częścią większości transakcji biznesowych. Bez niego obie strony mogłyby znaleźć się na bezbronnych pozycjach, dlatego najlepiej, aby wszyscy zaangażowani traktowali zamówienia zakupu priorytetowo. Jeśli jeszcze nie stosujesz tej praktyki w swojej organizacji, nie przejmuj się. Powiemy Ci wszystko, co musisz wiedzieć o korzystaniu z PO, jak zintegrować je z praktykami biznesowymi i w jaki sposób technologia może jeszcze bardziej ułatwić składanie zamówień. Czytaj dalej, jeśli chcesz uzyskać odpowiedzi na następujące pytania:

• Co to jest zamówienie zakupu/co to jest PO?
• Jaka jest definicja zamówienia zakupu?
• Co to jest przypadek użycia zamówienia zakupu?
• Jak wypełnić zamówienia?
• Jakie są różne rodzaje zamówień zakupu i kiedy się je stosuje?
• W jaki sposób technologia może uprościć proces PO?

Co to jest zamówienie zakupu?

Z technicznego punktu widzenia definicja zamówienia zakupu to umowa pomiędzy kupującymi i sprzedającymi, która szczegółowo opisuje sprzedawane przedmioty, ilość towarów lub usług, cenę transakcji oraz obie zaangażowane firmy. Stosowanie zamówienia zakupu – często zwanego PO – do wszystkich transakcji leży w najlepszym interesie kupujących i sprzedających.

Pierwszym krokiem w zdrowym zarządzaniu relacjami z dostawcami są zamówienia zakupu, które należy traktować jako narzędzie. Idą dalej niż tylko oferowanie ochrony prawnej w przypadku, gdy umowa pójdzie na marne; Odwołuje się do nich i opiera się na nich również w celach organizacyjnych. Gdy zespoły magazynujące mają wgląd w przychodzące zamówienia, mogą lepiej zarządzać zapasami i planowaniem produkcji. Gdy zespoły zakupowe mogą śledzić zaległe zamówienia zakupu, mogą pomóc swojej organizacji uniknąć dublowania zakupów lub eliminować spóźnione zamówienia. 

Aby czerpać korzyści z zamówień zakupu, ważne jest ustalenie rutynowego procesu ich wypełniania, zatwierdzania i śledzenia. Obecnie firmy mają do dyspozycji wiele narzędzi ułatwiających składanie zamówień, ale przed wdrożeniem technologii należy skupić się na zapoznaniu się z podstawami zamówienia zakupu.

Jak działa zamówienie zakupu?

Zanim wyślesz zamówienie zakupu do sprzedawcy lub dostawcy, powinno ono zawierać szczegółowe i dokładne informacje. Ujednolicenie formularza zamówienia pomoże zapewnić, że wszystkie zamówienia zakupu będą zawierać niezbędne informacje i że będzie można je łatwo wypełnić za każdym razem. Każde zamówienie powinno zawierać wyraźnie wymienione następujące dane:

• Informacje o produkcie lub usłudze (opis, SKU, cena, ilość)
• Numer zamówienia
• Data zamówienia
• Data dostarczenia
• Nazwa firmy dostawcy i dane kontaktowe
• Nazwa firmy kupującego i dane kontaktowe
• Adres na fakturze
• Adres wysyłki
• Zasady płatności
• Wymogi prawne
• Informacje o podatku od sprzedaży
• Suma faktury

Jeśli dokonujesz wielu zakupów międzynarodowych za pośrednictwem PO, może być konieczne podanie informacji celnych lub dodatkowych szczegółów dotyczących wysyłki międzynarodowej. Pamiętaj, aby skontaktować się ze sprzedawcą i lokalnym biurem imigracyjnym. Zamówienia zakupu nie muszą być zbyt skomplikowane ani fantazyjne; muszą po prostu być funkcjonalne, spójne i dostosowane do Twoich potrzeb.

Po prawidłowym wypełnieniu zamówienia można rozpocząć proces zakupu.

Zrozumienie roli OP w procesie zakupowym

Zanim Twój zespół zakupowy kupi coś od dostawcy lub sprzedawcy, może przeprowadzić rozmowę z zespołem dostawców i uzgodnić wstępną cenę lub inne parametry. W tym momencie należy wypełnić PO, aby rozpocząć proces zakupu. Cykl, przez który przechodzi każdy PO, jest następujący:

1. Zdecyduj się na zakup: Jako kupujący podejmujesz decyzję o złożeniu zamówienia na produkt lub usługę. Dowiedz się, ile danego produktu lub usługi chcesz i kiedy jej potrzebujesz. Jeśli potrzebujesz więcej drewna do budowy produktów na wakacyjny wzrost, pamiętaj, aby dowiedzieć się, kiedy będziesz go potrzebować.
2. Sporządź PO: Wypełnij zamówienie, podając informacje wymienione powyżej.
3. Wyślij zamówienie: Gdy będzie już gotowe, wyślij zamówienie do sprzedawcy w celu sprawdzenia. W tym momencie zadecydują, czy mogą spełnić Twoje potrzeby w wymaganym terminie dostawy.
4. Zatwierdzenie sprzedawcy: Jeśli Twój dostawca będzie w stanie zrealizować zamówienie, zrobi to zatwierdzić zamówienie zakupu. Po zatwierdzeniu zamówienia przez sprzedawcę staje się ono prawnie wiążące zarówno dla Ciebie, jak i dla niego.
5. Realizacja zamówienia: Sprzedawca jest prawnie zobowiązany do dostarczenia Ci towarów lub usług w uzgodnionym terminie. Prawdopodobnie w tym czasie otrzymasz fakturę od sprzedawcy; przed lub po realizacji zamówienia. Zanim zapłacisz fakturę, zdaj się na swojego Wewnętrzne kontrole AP w celu sprawdzenia, czy faktura jest dokładna.
6. Zapłać fakturę: Po zakończeniu dopasowanie trójstronne aby sprawdzić, czy PO jest zgodne z fakturąi oba są zgodne z otrzymanymi towarami lub usługami, możesz przesłać fakturę do zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu faktura powinna zostać zapłacona. Staraj się opłacać faktury wcześniej, jeśli mają klauzulę rabatową za wcześniejszą płatność, dzięki temu zaoszczędzisz pieniądze, a każda złotówka się liczy! Jeśli chcesz zoptymalizować proces płatności dostawców, to jest świetne miejsce na rozpoczęcie.
7. Zamknij PO w swoim systemie: Ten ostatni krok pomaga utrzymać porządek w Twoim systemu PO. Jeśli zamówienie zakupu pozostanie otwarte po opłaceniu faktury, zespół ds. AP może przypadkowo wysłać zduplikowane płatności.

Jaka jest różnica między zamówieniami zakupu a fakturami?

Chociaż zamówienia i faktury są krytycznymi częściami procesu zakupowego, rzeczywiście tak jest NIE to samo. Jak szczegółowo opisano w powyższych krokach, zamówienia zakupu pojawiają się na wcześniejszym etapie procesu niż faktury. Jakiś faktura jest tworzony przez dostawcę w odpowiedzi na zamówienie zakupu. Dodatkowo kupujący jest odpowiedzialny za wypełnienie i wysłanie zamówienia, natomiast sprzedawca odpowiada za wysłanie i monitorowanie faktury. Jeśli nadal zadajesz sobie pytanie: „Co to jest zamówienie zakupu?” Przeczytaj to.

Jakie są różne rodzaje zamówień zakupu?

Zasadniczo definicja zamówienia zakupu pozostaje mniej więcej taka sama, ale istnieją różne typy zamówień zakupu, które najlepiej sprawdzają się w określonych sytuacjach. Każdy z nich wymaga nieco innych informacji, dlatego pamiętaj, aby znać typ zamówienia zakupu, którego używasz w każdym procesie zakupowym.

Standardowe zamówienia zakupu

Odpowiadając na pytanie: „Co to jest PO?” standardowe zamówienie będzie najbardziej klasyczne. Te zamówienia zakupu są wykorzystywane w wielu sytuacjach i przy wielu typach transakcji. Jeśli kupujesz jednorazowy przedmiot lub kupujesz towary po raz pierwszy od nowego dostawcy, nie możesz pomylić się ze standardowym zamówieniem.

Planowane zamówienia zakupu

Jeśli wiesz, że będziesz potrzebować określonych towarów lub usług w przyszłości, wypełnienie planowanego zamówienia zakupu może w dłuższej perspektywie zaoszczędzić czas i pomóc dostawcy upewnić się, że posiada zapasy potrzebne do realizacji zamówień, które będą realizowane przez kolejne miesiące. Cena, warunki płatności i produkty są ustalone, ale terminy dostaw lub kwoty mogą ulec nieznacznym zmianom w miarę zbliżania się terminu. Jest to idealne rozwiązanie do planowania, ale nadal zapewnia pewną elastyczność obu stronom.

Ogólne zamówienia zakupu

Po poznaniu odpowiedzi na pytanie „Co to jest PO?” następne pytanie, które powinieneś zadać, brzmi: „Jak mogę uzyskać zniżkę?” Odpowiedź brzmi: ogólne zamówienie zakupu. Jeśli zdecydujesz się na zakup większej ilości, sprzedawca może zaoferować rabat przy zamówieniu hurtowym. Chociaż zgodnie z umową będziesz musiał zapłacić część zmian, ogólnie zaoszczędzisz pieniądze.  

Zamówienia kontraktowe

Dodając kolejną warstwę ochrony prawnej i bezpieczeństwa kupujących i sprzedających, zamówienie zakupu na podstawie umowy ustanawia umowę prawną przed utworzeniem zamówienia zakupu. Można ich użyć do zablokowania cen w przyszłych zamówieniach zakupu lub po prostu do stworzenia czystych granic prawnych przed wysłaniem wiążącego standardowego zamówienia zakupu do dostawcy.

Cyfrowe zamówienia zakupu

Coraz powszechniejsze obecnie cyfrowe zamówienia zakupu (DPO) to zamówienia wysyłane za pośrednictwem Internetu zautomatyzowany system zakupów. Jeśli chcesz Przejdź na cyfrowy systemlub chcesz zautomatyzować obsługę ręczną procesy zamówień, to świetna opcja.

Automatyzacja systemów zamówień

Jeśli cyfrowe zamówienia zakupu brzmią kusząco, warto przyjrzeć się systemom zamówień zakupu, które przeniosą Twój proces zakupów w erę cyfrową. Często automatyzacja PO, zautomatyzowane procesy zatwierdzania, a możliwości łatwego dopasowywania można znaleźć w narzędziach programowych AP. W Nanonets stworzyliśmy Oprogramowanie do automatyzacji AP co rewolucjonizuje proces zakupowy, ale na tym się nie kończy.

W funkcjach finansowo-księgowych jest bardzo dużo miejsca na automatyzację i transformację cyfrową. Gdy Twoja organizacja z powodzeniem realizuje i zaczniesz korzystać z jednego z tych rozwiązań, zobaczysz ogromną zmianę w sposobie działania swoich zespołów. Nagle produktywność wzrośnie, osiągnięcie równowagi między pracą a życiem prywatnym nie będzie tak trudne, a satysfakcja pracowników wzrośnie. Inwestycja w rozwiązania cyfrowe już dziś zapewni Ci lepszą przyszłość jutro.

Co to jest PO? Teraz wiesz!

Zamówienia zakupu są szeroko stosowane między branżami, regionami i przedsiębiorstwami. Ze względu na ochronę prawną, jaką zapewniają one organizacjom na całym świecie, korzystanie z nich jest oczywiste. Przed wysłaniem zamówienia zakupu do dostawców pamiętaj o podaniu wszystkich niezbędnych informacji. Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, dostępnych jest wiele bezpłatnych szablonów PO. Kiedy będziesz gotowy na ulepszenie procesu zakupów, znajdź odpowiedni cyfrowe rozwiązanie księgowe dla Twojego biznesu.

• Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
• PlatoData.Network Pionowe generatywne AI. Wzmocnij się. Dostęp tutaj.
• PlatoAiStream. Inteligencja Web3. Wiedza wzmocniona. Dostęp tutaj.
• PlatonESG. Węgiel Czysta technologia, Energia, Środowisko, Słoneczny, Gospodarowanie odpadami. Dostęp tutaj.
• Platon Zdrowie. Inteligencja w zakresie biotechnologii i badań klinicznych. Dostęp tutaj.
• Źródło: https://nanonets.com/blog/purchase-order/