Dlaczego oprogramowanie do zarządzania dokumentami jest koniecznością dla firm?

---

Dlaczego potrzebujesz oprogramowania do zarządzania dokumentami?

Poprawia obsługę dokumentów

Digitalizacja dokumentów nie wystarczy, jeśli chcesz usprawnić zarządzanie dokumentami. Bez oprogramowania do zarządzania dokumentami nadal utkniesz w ręcznym organizowaniu, śledzeniu i pobieraniu plików w bazie danych. To nadal może zająć cenny czas, który mógłbyś wykorzystać na wypełnienie innych ważnych obowiązków. Nie wspominając o tym, że nadal nie eliminuje potencjalnych błędów ludzkich przy obsłudze dokumentów.

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami to coś więcej niż wspaniała baza danych dla Twoich dokumentów. Jego liczne narzędzia i funkcje ułatwiają obsługę i zarządzanie wszystkimi plikami i rekordami za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Możesz go również użyć do śledzenia i pobierania plików według słowa lub frazy w dokumencie. Integrując go z innymi aplikacjami, można łatwo importować i eksportować wyodrębnione dane z dokumentu, unikając w ten sposób ręcznego wprowadzania danych w procesie.

Należy zauważyć, że DMS różni się od systemu zarządzania treścią. System zarządzania treścią lub CMS służy do generowania i publikowania treści online. Niekoniecznie zarządza plikami i dokumentami. Tak więc posiadanie zarówno DMS, jak i CMS może być przydatne dla Twojej firmy. Niektóre przykłady oprogramowania CMS można bezproblemowo zintegrować z DMS, więc koniecznie je sprawdź.

Zwiększa dostępność

Wraz z rozwojem pracy zdalnej i hybrydowych miejsc pracy, Twoi pracownicy powinni mieć dostęp do wszystkich potrzebnych plików w dowolnym miejscu i czasie. Choć digitalizacja dokumentów ułatwia udostępnianie i wysyłanie plików z jednego urządzenia na drugie, nadal potrzebujesz oprogramowania do zarządzania dokumentami, aby usprawnić wyszukiwanie i pobieranie dokumentów. Automatyzuje wyszukiwanie, śledzenie i pobieranie plików za pomocą słów kluczowych i innych cech. Wystarczy kilka kliknięć, aby wyświetlić dowolny dokument bez konieczności udawania się do biura.

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami skupia wszystkie dokumenty na jednej platformie, do której można uzyskać dostęp za pomocą dowolnego urządzenia, takiego jak komputer, smartfon lub tablet. Co więcej, pozwala przenosić się z jednego urządzenia na drugie bez utraty ważnych zmian w dokumencie lub samej bazie danych. Dzięki temu wyszukiwanie i pobieranie jest jeszcze wygodniejsze pliki PDF i inne rodzaje dokumentów, gdy jesteś w podróży. W zależności od zaimplementowanego rozwiązania pliki te mogą być dostępne online lub offline.

Promuje współpracę

Ułatwiając dostęp do dokumentów, systemy zarządzania dokumentami mogą również usprawnić współpracę w Twojej organizacji i z klientami. Ponieważ DMS centralizuje wszystkie Twoje pliki na jednej platformie, zespoły z innych działów mogą współpracować, aby modyfikować określone dokumenty, kompilować rekordy i organizować bazy danych. Zapewnia również, że Twoja firma ma jedno źródło prawdy. Oznacza to, że każdy pracuje na tym samym zestawie informacji i danych, niezależnie od tego, kiedy i skąd je otrzymał.

Niektóre funkcje systemu zarządzania dokumentami obejmują również automatyzację przepływów pracy zatwierdzania w celu skrócenia czasu przetwarzania dokumentów. Oznacza to, że nie musisz się martwić wysyłaniem dokumentu do niezbędnych interesariuszy w celu uzyskania ich podpisów lub zatwierdzenia. Sam dokument będzie automatycznie przesyłał dalej dokument, gdy przechodzi przez proces. Może nawet powiadomić odbiorcę o zbliżającym się zatwierdzeniu dokumentu, aby uniknąć opóźnień.

Zwiększa bezpieczeństwo danych

Inwestowanie w system zarządzania dokumentami to także jeden ze sposobów ochrony danych biznesowych. Różne typy systemów zarządzania dokumentami oferują solidne funkcje bezpieczeństwa, zapobiegające nieautoryzowanemu dostępowi do Twoich dokumentów. Obejmuje to takie funkcje, jak kontrola uprawnień, szyfrowanie danych, narzędzia do śledzenia i monitorowania i inne.

Nie należy pomijać znaczenia zarządzania dokumentami w bezpieczeństwie danych. Niewłaściwa obsługa plików może prowadzić do utraty i naruszenia danych. A to z kolei może wpłynąć na ogólne bezpieczeństwo Twojej firmy, klientów i partnerów.

Niektóre DMS mają również funkcję automatycznego tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania dokumentów, która zapewnia, że ​​nigdy nie stracisz cennych danych w Twojej firmie. Pozwala to odzyskać uszkodzone, usunięte lub utracone pliki za pomocą kilku kliknięć.

Obniż koszty

Na pierwszy rzut oka fizyczny system archiwizacji wydaje się tańszy niż inwestycja w system zarządzania dokumentami. Ale koszty wynikające z potencjalnego niewłaściwego zarządzania, uszkodzenia dokumentów lub utraty byłyby ogólnie znacznie większe. Nie wspominając o tym, że zmusiłoby to do poświęcenia cennego czasu na odtworzenie lub odzyskanie utraconego lub uszkodzonego pliku. W związku z tym DMS jest uważany za świetną inwestycję dla Twojej firmy, ponieważ jest optymalizuje Twój proces przy minimalnych kosztach.

DMS może również pomóc w zmniejszeniu wydatków na materiały biurowe, takie jak papier, atrament i opłaty pocztowe. Podobnie nie musisz się martwić o miejsce do przechowywania, ponieważ wszystkie Twoje pliki mogą być przechowywane elektronicznie. Dzięki temu nie będziesz potrzebować drogich stalowych szafek na dokumenty, magazynu lub skarbca na dokumenty.

---

Jeśli pracujesz z fakturami i paragonami lub martwisz się weryfikacją tożsamości, sprawdź Nanonets OCR online or Ekstraktor tekstu PDF wyodrębnić tekst z dokumentów PDF za darmo. Kliknij poniżej, aby dowiedzieć się więcej Rozwiązanie Nanonet do automatyzacji przedsiębiorstw.

---

Wybór odpowiedniego oprogramowania

Wraz z rosnącą transformacją cyfrową nadszedł czas, aby zainwestować w system zarządzania dokumentami dla Twojej firmy. DMS to coś więcej niż tylko digitalizacja Twoich plików. Zapewnia również narzędzia i funkcje usprawniające zarządzanie dokumentami w organizacji. Jego liczne zalety sprawiają, że jest niezbędnym narzędziem dla Twojej firmy, jeśli chcesz pozostać aktualnym i konkurencyjnym na rynku.

Niemniej jednak, wybierając najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami dla Twojej firmy wymaga dogłębnego zrozumienia, czego potrzebuje Twoja firma i jaki rodzaj DMS jest dla niej odpowiedni. Dlatego upewnij się, że zapoznałeś się z dostępnymi opcjami i wypróbuj je sam.

---

Nanonet online OCR & OCR API mają wiele interesujących przypadków użycia that może zoptymalizować wyniki Twojej firmy, obniżyć koszty i przyspieszyć rozwój. Dowiedzieć się jak przypadki użycia Nanonets mogą odnosić się do Twojego produktu.

---