Szablon uzgodnienia konta bankowego

Co to jest uzgodnienie bankowe?

Rozliczenie bankowe to proces, w którym firma weryfikuje zapisy księgowe dokonywane w czasie.

Przez cały rok firma rejestruje swoje wpisy w księdze kasowej, a bank rejestruje je w swojej książeczce bankowej. Na koniec okresu oba wpisy są dopasowywane, aby zapewnić brak różnic między saldem zamknięcia konta. Cały ten proces nazywa się uzgadnianiem kont bankowych.

Uzgadnianie rachunków bankowych to standardowa procedura dla firm; dlatego musi być wykonywana okresowo w celu aktualizacji ksiąg. Istnieją różne sposoby przeprowadzenia uzgodnienia konta bankowego: gotowy szablon uzgodnienia konta bankowego.

Przyjrzyjmy się dokładniej, jak przeprowadzić uzgadnianie kont bankowych i korzystać z szablonu uzgadniania kont bankowych Nanonets. Pobierz swój szablon już teraz.

---

Jakie są różne kroki związane z pojednaniem bankowym?

Każda transakcja, która ma miejsce w księgowości zazwyczaj zawiera co najmniej dwa wpisy. Kiedy coś sprzedajesz, rejestrujesz transakcję, a kupujący dodaje przedmiot do swoich aktywów lub zapasów. Będziesz musiał zbadać dokumenty z obu stron, aby zakończyć procedurę uzgadniania bankowego.

Oto kroki w procesie uzgadniania bankowego:

• Zdobądź swój rachunek i wyciąg bankowy.
• Upewnij się, że miesięczny bilans otwarcia jest taki sam dla obu dokumentów.
• Porównaj wszystkie wpisy z obu dokumentów. Przekreśl pasujące wpisy i oflaguj wpisy, które nie pasują.
• Dowiedz się, dlaczego wpisy się nie zgadzają. Wprowadź niezbędne poprawki.
• Wspomnij o poprawkach z odpowiednimi szczegółami pozycji dla przyszłych audytów.
• Po dokonaniu wszystkich korekt miesięczne saldo zamknięcia powinno się zgadzać.
• Poinformuj zaangażowane strony o dokonanych modyfikacjach.
• Zaplanuj regularny harmonogram uzgodnień, aby wypełnić wszelkie luki.

Aby rozliczenie bankowe było łatwiejsze, możesz użyć Konwerter wyciągów bankowych Nanonets narzędzie do konwersji zeskanowanych wpisów wyciągów bankowych do pliku CSV.

Uprość uzgadnianie bankowe dzięki szablonowi uzgadniania bankowego.

---

Dlaczego potrzebujesz uzgodnienia konta bankowego?

Jako księgowy lub księgowy możesz korzystać z uzgadniania kont bankowych z kilku powodów:

• Aby sprawdzić dokładność dokumentacji księgowej
• Aby znaleźć błędy w księgach rachunkowych (lub innych dokumentach związanych z działalnością)
• Aby zidentyfikować oszustwo lub kradzież w Twojej firmie
• Aby zidentyfikować problemy z oprogramowaniem księgowym
• Aby upewnić się, że Twoja firma wywiązuje się ze swoich zobowiązań finansowych

---

Jak dokonać rozliczenia bankowego?

Rozliczenie bankowe to weryfikacja, dostosowanie i uzgodnienie kont z bankiem, firmą obsługującą karty kredytowe lub instytucją finansową. Uzgadnianie kont bankowych ma na celu zapewnienie, że wszystkie obciążenia i kredyty zostały odpowiednio zarejestrowane w systemie księgowym. Niektóre z kroków związanych z uzgodnieniem kont bankowych to:

Sprawdź wszystkie transakcje na wyciągu bankowym.

Jednym z pierwszych kroków w uzgodnieniu konta bankowego jest porównanie wszystkich transakcji na wyciągu bankowym z transakcjami w księgach. Jeśli znajdziesz jakieś różnice, poszukaj przyczyny. Możliwe, że:

• Transakcja nie została zarejestrowana w Twoich księgach, ponieważ nie jest jeszcze wymagalna ani opłacona (np. czek).
• Wystąpił błąd podczas rejestrowania transakcji; na przykład, jeśli zapisałeś 10 USD, a potem zorientowałeś się, że powinno być 100 USD. Może się to zdarzyć, gdy pracujesz szybko lub rozpraszają Cię inne rzeczy.
• Wprowadziłeś jedną kwotę na konto, ale później zaksięgowałeś inną kwotę na tym samym koncie (lub odwrotnie).

Wyciągnij dane swojego konta.

Drugim krokiem do uzgodnienia wyciągu bankowego jest zebranie danych. Skorzystaj z dostępnych informacji, aby porównać je z wyciągiem bankowym, identyfikując wszelkie brakujące i zduplikowane transakcje. Można to zrobić ręcznie lub za pomocą programu komputerowego, który automatyzuje proces.

Znajdź transakcje, które nie są zarejestrowane na wyciągu bankowym.

Teraz, gdy poprawnie zarejestrowałeś wszystkie swoje transakcje, nadszedł czas, aby sprawdzić, czy nie ma brakujących lub nieprawidłowych transakcji. Istnieje kilka sposobów na ich znalezienie:

• Sprawdź wyciąg bankowy pod kątem brakujących wpłat i wypłat. Jeśli przedmiotu nie ma na wyciągu bankowym, musisz dowiedzieć się, dokąd trafił (lub czy nigdy nie został zdeponowany). Jeśli przedmiot jest depozytem, ​​ale nie został zarejestrowany jako taki, oznacza to, że coś poszło nie tak z procesem rejestracji — być może zapomniałeś zarejestrować depozyt lub popełniłeś błąd podczas wprowadzania go do ksiąg. Najłatwiejszym sposobem sprawdzenia tego błędu jest przyjrzenie się każdej transakcji z osobna i porównanie jej opisu z tym, co znajduje się na wyciągu bankowym. Na przykład: „Wpłata gotówki” kontra „Czek nr”.
• Przejrzyj listę transakcji pod kątem jednorazowych płatności dokonanych czekiem lub gotówką, które nie zostały zarejestrowane w księgach. Jeśli to możliwe, należy je wpisać natychmiast po ich wystąpieniu; w przeciwnym razie należy je wprowadzić w pewnym momencie, zanim oddalą się zbyt daleko od pierwotnej daty, aby można je było odpowiednio uzgodnić (chociaż nie ma ustalonego terminu).

Upewnij się, że wszystkie transakcje są rejestrowane w księgach Twojej firmy.

Jednym z najbardziej krytycznych etapów uzgadniania kont bankowych jest upewnienie się, że wszystkie transakcje są rejestrowane w księgach firmy. Musisz zarejestrować transakcje i dokonać uzupełnień lub korekt, jeśli transakcje nie są zarejestrowane w księgach Twojej firmy.

Można to zrobić za pomocą skomputeryzowanego systemu księgowego lub ręcznie. Jeśli robisz to ręcznie, upewnij się, że wszystkie transakcje są rejestrowane w Twoim dzienniku.

Znajdź i uzgodnij różnice między kontami.

Następnym krokiem w procesie uzgadniania jest zlokalizowanie i uzgodnienie różnic między rachunkami. Znajdź wszelkie transakcje, których brakuje w Twoich księgach lub transakcje zarejestrowane w księgach innej firmy, ale jeszcze nie zarejestrowane w Twoich. Poszukaj transakcji wprowadzonych na niewłaściwy rachunek i sprawdź, czy zostały poprawnie zaksięgowane we właściwym czasie. Jeśli znajdziesz błąd, popraw go natychmiast, wprowadzając odpowiednie korekty i publikując poprawki w razie potrzeby.

Proces uzgadniania bankowego może być złożony i czasochłonny, ale stanowi integralną część utrzymania integralności każdej firmy. Postępując zgodnie z tymi krokami, uzyskasz dokładniejszy zapis swojej kondycji finansowej i upewnisz się, że jesteś na dobrej drodze do sukcesu w swojej branży.

Skorzystaj z naszego szablonu uzgadniania bankowego, aby uprościć proces uzgadniania bankowego.

---

Co powoduje rozbieżności w uzgodnieniach?

Rozliczenie bankowe to proces, który porównuje Twoje zapisy księgowe ze stanem Twojego banku. Cały proces jest zautomatyzowany, ale przejrzenie wszystkich transakcji i upewnienie się, że są one zgodne, może zająć trochę czasu. Błędy uzgadniania mogą wystąpić z kilku powodów:

Różnice czasowe

Niedokładne wprowadzenie danych może spowodować rozbieżności uzgadniania. Na przykład transakcje mogą być wprowadzone zbyt wcześnie lub zbyt późno, aby mogły zostać uwzględnione w uzgodnieniu.

• Transakcje mogą być wprowadzone zbyt wcześnie. Załóżmy na przykład, że uzgadniasz konto, które używa końca roku obrachunkowego, który nie pokrywa się z końcem roku obrachunkowego Twojej firmy. W takim przypadku należy wziąć to pod uwagę, wprowadzając transakcje w bieżącym miesiącu firmy. Innymi słowy, jeśli jedno z Twoich kont ma koniec roku obrachunkowego 30 czerwca i obecnie wprowadzasz transakcje od 1 lipca do 31 grudnia (rok obrachunkowy Twojej firmy), te liczby będą musiały zostać skorygowane poprzez dodanie lub odjęcie dni na podstawie ich odpowiednie daty wjazdu.
• Transakcje mogą być wprowadzone zbyt późno. Jeśli pracujesz z kontem, które wymaga specjalnego przetwarzania ze względu na jego charakter lub cel biznesowy — na przykład opłacone z góry wydatki, takie jak składki ubezpieczeniowe — musisz upewnić się, że są one wprowadzane na czas, aby mogły przyczynić się do salda końcowego na koniec każdego okresu (lub kwartału).

Błędy

Błędy mogą się zdarzyć, ale nie zawsze są one twoją winą. Ważne jest, aby zidentyfikować przyczyny rozbieżności w uzgodnieniach, aby wiedzieć, jak ich uniknąć w przyszłości. Przyjrzyjmy się więc kilku typowym błędom i co możesz z nimi zrobić:

• Brakujące lub niedokładne informacje o transakcji: jeśli nie masz poprawnie skonfigurowanych wszystkich transakcji w księgach, podczas uzgadniania wystąpią rozbieżności między wyciągami bankowymi a saldami należności (ARB). Rozwiązanie? Dokładnie sprawdź wszystkie przychodzące transakcje przed zaimportowaniem ich do ksiąg — i sprawdź ponownie po ich zaimportowaniu.
• Nieprawidłowa konfiguracja: czy wszystko jest ustawione idealnie? Świetny! Ale po prostu upewnij się, że każde konto jest widoczne po obu stronach bilansu oraz w rachunku zysków i strat (P&L), w tym konta kapitałowe właściciela, takie jak Kapitał właściciela i Zysk zatrzymany. Mając te kluczowe elementy na swoim miejscu, powinno być łatwiej zapewnić, że wszystko będzie właściwie równoważone podczas okresowych rozliczeń przez cały rok.

Brakujące transakcje

Brakujące transakcje mogą wynikać z wielu powodów. Niektóre transakcje nigdy nie zostały wprowadzone w pierwszej kolejności, więc nie pojawią się w uzgodnieniu. Inne transakcje mogły zostać wprowadzone nieprawidłowo, powodując niedokładne saldo. Nawet jeśli Twój system jest skonfigurowany tak, aby automatycznie uzgadniać wszystkie konta, możliwe jest również, że przez pomyłkę usunęłaś transakcję. Ważne jest, aby dokładnie przejrzeć te przypadki, ponieważ mogą one wskazywać na błędy w systemie lub procesach.

Oszustwo

Właściciele firm są tym przerażeni. Niestety, oszuści są bardziej kreatywni niż właściciele firm w swoich metodach robienia tego. Oto kilka przykładów:

• Płatności gotówkowe od klientów zapisane w księgach jako otrzymane zamiast tego trafiały do ​​czyjejś kieszeni.
• Techniki kitingu obejmują opóźnianie wpłaty gotówki i czeków do czasu, aż wpływy z kolejnej wpłaty mogą pokryć skradzione pieniądze lub czeki.
• Fałszywe czeki są wysyłane do fikcyjnego, ale pozornego dostawcy.
• Środki są przekierowywane na niemożliwe do wyśledzenia konta bankowe.
• Kradzież akcji lub innych zasobów firmy.
• Fałszywe dokumenty bankowe.

Ponieważ doświadczeni oszuści są dobrzy w ukrywaniu swoich śladów, wykrycie oszustwa na pierwszy rzut oka na wyciągu bankowym lub pojednaniu konta bankowego może być trudne. Wiadomo było nawet, że audytorzy je przeoczyli. Ale jeśli coś wydaje się dziwne, warto się temu przyjrzeć.

Zapobieganie to najsolidniejsza linia obrony przed oszustwami. W największym możliwym stopniu segregacja miejsc pracy z wymaganymi urlopami powinna być pierwszą rzeczą, którą wdraża każda organizacja. Większość oszustów można zniechęcić tylko wiedząc, że ktoś dokładnie sprawdza rejestry bankowe i kart kredytowych oraz uzgodnienia i dokładnie sprawdza aktywa firmy.

Czytaj więcej:

Jak uzgadniać płatności?