Introdução
Durante décadas, os contadores confiaram em várias ferramentas de software, com clássicos como o Excel desempenhando um papel importante nas operações contábeis. No entanto, no ambiente empresarial competitivo de hoje, as soluções simplistas ficam aquém da escalabilidade e da eficiência. A solução imperativa é a automação de todo o fluxo de trabalho contábil.
Como parte de uma área mais ampla de automação de processos, ferramentas de automação de fluxo de trabalho contábil, como QuickBooks, estão ganhando força entre empresas e proprietários de negócios. O uso desse software de automação de contas a pagar provou gerar economias substanciais de custos—mais de US$ 16 por fatura.
Com mais de 4.5 milhões de assinantes em todo o mundo, QuickBooks está sendo cada vez mais utilizado por organizações de todos os tamanhos para gerenciar contas a pagar e a receber. Quando integrada com Nanonets, a API QuickBooks se torna uma ferramenta ainda mais potente, capaz de lidar com eficiência com os processos de contas a pagar de qualquer organização.
O que é API QuickBooks?
API QuickBooks (Application Programming Interface) é um conjunto de ferramentas e protocolos que permite aos desenvolvedores integrar seus aplicativos com QuickBooks, um popular software de contabilidade baseado em nuvem desenvolvido pela Intuit. A API permite que aplicativos de terceiros interajam com QuickBooks, facilitando a troca de dados e automatizando diversos processos contábeis.
Usando a API QuickBooks, os desenvolvedores podem criar soluções personalizadas, construir integrações e sincronizar dados entre QuickBooks e várias outras ferramentas. Essas ferramentas incluem softwares como Nanonets, que podem recuperar automaticamente dados financeiros, criar e atualizar registros como faturas e despesas e realizar outras operações relacionadas à contabilidade.
Com a API, as empresas podem agilizar seus fluxos de trabalho, reduzir a entrada manual de dados e integrar QuickBooks com outras ferramentas e serviços que usam. Isso aumenta a eficiência e a precisão no gerenciamento de informações financeiras.
Por que API QuickBooks para automação de contas a pagar?
A API QuickBooks agiliza processos financeiros para empresas de todos os tamanhos. A API QuickBooks integra-se perfeitamente com uma variedade de aplicativos de terceiros (principalmente Nanonets), expandindo sua funcionalidade. As integrações com Nanonets aprimoram os recursos da plataforma, introduzindo funcionalidades avançadas de automação, como fluxos de trabalho orientados por linguagem natural. Aqui está uma exploração de como QuickBooks API APU é usado na automação do fluxo de trabalho contábil:
- Automação eficiente de tarefas: a API QuickBooks permite que as empresas automatizem tarefas rotineiras e demoradas, como entrada de dados contábeis, escrituração contábil e geração de faturas, trabalhando com outras ferramentas avançadas como Nanonets. Os recursos de automação intuitivos da plataforma permitem aos usuários criar fluxos de trabalho que executam etapas predefinidas, economizando tempo e esforço consideráveis.
- Integração perfeita: a API QuickBooks integra-se perfeitamente com várias instituições financeiras, permitindo feeds bancários automáticos e atualizações de transações em tempo real. Essa integração elimina a entrada manual de dados para transações, garantindo precisão e eficiência no processo de reconciliação.
- Gerenciamento de despesas: QuickBooks automatiza o rastreamento de despesas capturando e categorizando despesas em tempo real. Quando combinadas com ferramentas inteligentes de OCR, como Nanonets, informações relevantes podem ser extraídas de forma inteligente de imagens digitalizadas ou fotografadas de recibos e faturas, minimizando a necessidade de entrada manual e erros associados.
- Automação de faturamento e pagamento: A API ajuda a integrar QuickBooks com outras ferramentas que podem simplificar o processo de faturamento, automatizando a criação e entrega de faturas aos clientes. Lembretes e acompanhamentos de pagamentos podem ser automatizados, garantindo pagamentos pontuais e melhorando o gerenciamento do fluxo de caixa.
- Relatórios e análises financeiras: A plataforma QuickBooks oferece relatórios financeiros automatizados, gerando demonstrações financeiras precisas e atualizadas. Os usuários podem usar a API para integração com aplicativos de terceiros para personalizar relatórios com base em critérios específicos, permitindo uma análise aprofundada das principais métricas financeiras.
- Interface amigável: QuickBooks fornece uma interface intuitiva e fácil de usar, tornando-o acessível a usuários com diversos níveis de conhecimento contábil. O design centrado no usuário da plataforma garante que mesmo processos de automação complexos sejam fáceis de configurar e gerenciar. Isso, combinado com a integração orientada por API com aplicativos de terceiros, pode ajudar em operações abrangentes de contas.
Aprimorando fluxos de trabalho de contabilidade com API QuickBooks
A automação de fluxos de trabalho em QuickBooks pode ser alcançada por meio de dois caminhos principais: utilizando recursos integrados na plataforma e integrando ferramentas de terceiros, como Nanonets, projetadas para automação. Embora os recursos integrados ofereçam automação direta, as integrações de terceiros baseadas em API desbloqueiam funcionalidades adicionais não nativas da plataforma QuickBooks.
QuickBooks oferece os seguintes recursos para automação de AP
· Processo de aprovação de faturas (por exemplo, automatizando as verificações necessárias)
· Processo de liberação de pagamento (liberação em massa a partir de uma única interface)
· Coleta de faturas (etiquetagem automática, agrupamento e agendamento de pagamentos)
· Extração Automática de Informações de Faturas
Integrações externas orientadas por API, como Nanonets, aprimoram o processo de aprovação de pagamentos, automatizam a extração de dados e agilizam todo o fluxo de trabalho de contas a pagar.
Os seguintes recursos inerentes ao QuickBooks ajudam a automatizar o processo de Contas a receber:
· Lembretes de fatura automatizados (e-mails personalizados, acompanhamento em intervalos apropriados)
· Simplificando Pagamentos (compartilhando links para pagamentos rápidos, aceitando vários métodos de pagamento)
· Geração e entrega automatizada de faturas
Ao automatizar QuickBooks para contas a receber, as integrações baseadas em API com aplicativos como Nanonets podem ajudar no rastreamento de faturas não pagas e facilitar processos de faturamento eficientes.
QuickBooks também pode ser usado para automatizar o processo de folha de pagamento. Estabelecer um cronograma de pagamento automatizado no QuickBooks é um procedimento simples. Depois que a automação da folha de pagamento é configurada no QuickBooks, os funcionários recebem seus merecidos salários sem a necessidade de envolvimento manual no laborioso processamento da folha de pagamento quinzenal (ou em qualquer frequência preferencial). Essa automação garante um desembolso de salários oportuno e descomplicado, liberando seu tempo para empreendimentos mais estratégicos e voltados para o valor dentro do seu negócio.
QuickBooks também oferece uma seção de relatórios dedicada, mas muitas vezes é necessário trabalho manual para cada atividade. A integração orientada por API com ferramentas populares como Nanonets pode automatizar o processo de geração de relatórios. Usando a sinergia, os usuários escolhem os dados a serem buscados (dados brutos ou relatórios prontos). As opções de exportação incluem QuickBooks para Excel ou integração com planilhas do Google ou data warehouses. As opções de agendamento garantem a atualização dos dados precisamente quando necessário.
Como integrar QuickBooks com Nanonets para automação AP
Veja como a integração de QuickBooks com Nanonets aborda esse desafio por meio de um processo contínuo:
1. Configurando sua conta Nanonets:
- Comece acessando a página de inscrição do Nanonets, onde um processo de login simples o aguarda. Os usuários podem fazer login com seu ID do Google com um clique ou inscrever-se usando seu e-mail comercial.
- Uma vez logados, os usuários obtêm acesso instantâneo à plataforma Nanonets. Aqui, as faturas podem ser carregadas manualmente ou conectadas por e-mail/Google Drive. Nanonets possui a capacidade de processar mais de 20 informações exclusivas de faturas, incluindo dados baseados em tabelas.
2. Conectando-se à API QuickBooks:
- Navegue até o painel e vá para Integrações -> QuickBooks, onde a conexão com QuickBooks pode ser configurada com um clique.
- Após a conexão, Nanonets importa automaticamente seu plano de contas e códigos GL de QuickBooks. Se sua conta da API QuickBooks utiliza classes e projetos, Nanonets incorpora perfeitamente esses campos, tornando-os acessíveis para faturas dentro da plataforma Nanonets.
3. Extraia dados automaticamente e aprove faturas:
- Com a integração implementada, o upload de uma fatura aciona a extração automática de todos os dados necessários.
- A plataforma Nanonets apresenta uma visão detalhada das informações extraídas, pronta para revisão. Os usuários têm a flexibilidade de baixar os dados em vários formatos, como CSV, XLSX, etc.
- Além disso, Nanonets facilita a exportação contínua de faturas aprovadas para QuickBooks Contas a Pagar, garantindo um fluxo de trabalho de contas a pagar sincronizado e eficiente.
Algumas integrações populares de API QuickBooks baseadas em Nanonets com outros softwares são:
API QuickBooks - segunda-feira
Tirar
A automação é a única forma de gerenciamento eficaz do fluxo de trabalho contábil, seja AP, AR ou Folha de Pagamento. A utilização de software como QuickBooks, combinada com ferramentas habilitadas para IA, como Nanonets, pode otimizar esses fluxos de trabalho. Esta sinergia estratégica influencia diretamente os resultados financeiros, reforçando a importância da automação simplificada de AP para o bem-estar financeiro geral.
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