As equipes financeiras empresariais realizam uma correspondência tripartida de faturas de fornecedores como um processo essencial de contas a pagar. Ao combinar documentos comprovativos de três maneiras, as empresas podem detectar pagamentos duplicados, errados ou fraudulentos.
O objetivo deste artigo é compreender o processo de correspondência de três vias, os pontos problemáticos dos processos de correspondência manual, como automatizar o processo de correspondência de três vias e os benefícios da automação.
A correspondência de três vias é melhor executada como um fluxo de trabalho automatizado alimentado por soluções de automação de contas a pagar, como Nanonets.
O que é uma partida de 3 vias?
Todos os pagamentos envolvem algum tipo de verificação para evitar fraudes e garantir que os dados financeiros nos documentos comprovativos correspondam entre si.
Uma correspondência de 3 vias é um processo de controle interno que compara o pedido de compra (PO) com a nota de mercadoria recebida (GRN) e a fatura do fornecedor em questão.
Uma correspondência bidirecional, em comparação, compara apenas o pedido com a fatura. A quantidade faturada (na fatura) deverá corresponder à quantidade solicitada (no pedido). E o preço da fatura deve corresponder ao preço cotado no pedido de compra.
O processo de correspondência bidirecional é a abordagem padrão para verificar faturas entre organizações. Mas as empresas estão cada vez mais a adoptar a correspondência tripartida para adicionar uma camada adicional de verificação e evitar gastos excessivos.
A correspondência de três vias ajuda a aprovar pagamentos de faturas com mais rapidez e também sinaliza quaisquer inconsistências, erros ou possíveis fraudes.
A correspondência de três vias compara detalhes de itens de linha e totais em pedidos de compra (PO), recebimentos de mercadorias (documento de recebimento verificado e guia de remessa) e faturas de fornecedor enviadas ao cliente.
Uma fatura verificada com sucesso deve corresponder ao pedido e ao recebimento dentro de níveis de tolerância aceitáveis. Uma fatura que não cumpra as tolerâncias é colocada em espera e enviada para revisão apropriada.
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Conteúdo
Como combinar 3 vias?
A processo de contas a pagar depende em grande parte dos detalhes de rastreamento de três documentos: pedidos de compra, recibos de pedidos e faturas.
Antes de processar os pagamentos dos fornecedores, as equipes de AP analisam esses 3 documentos para verificar se o produto/serviço recebido pela empresa corresponde aos detalhes do que foi inicialmente pedido/solicitado.
3 caminho conciliação de faturas ajuda a destacar erros ou inconsistências em qualquer um dos 3 documentos importantes mencionados acima. Erros/problemas podem incluir detalhes de pagamento incorretos, preços inflacionados/incorretos, produtos errados ou danificados, etc.
Se forem sinalizados erros no processo de correspondência de 3 vias, a fatura será colocada em espera e o pagamento será retido. Depois que o problema for reconciliado e uma correspondência tripartida bem-sucedida, a fatura poderá ser processada e paga.
Exemplo de correspondência de 3 vias
Para ilustrar, suponha que um comprador, Comprador Inc., recebe uma fatura de US$ 1500 de um vendedor/fornecedor, Fornecedor Inc., para cem pen drives:
- A equipe AP primeiro compara/combina a fatura com seu PO para verificar se a descrição (pen drives), quantidade (100), custo ($ 15 por peça), preço total ($ 1500) e termos (condições de pagamento) correspondem aos inicialmente PO aprovado.
- Em seguida, os detalhes da fatura e do pedido são comparados com os do recebimento do pedido (relatório de recebimento). Esse recebimento é elaborado pelo departamento de recebimento com base na guia de remessa que acompanha a entrega. O tipo e a quantidade de pen drives (100), o preço (US$ 15 por peça) e o preço total (US$ 1500) devem corresponder aos detalhados no pedido original e na fatura.
- O departamento de recebimento também verifica os danos e a qualidade nesta fase.
Se a fatura, o pedido e o recebimento do pedido corresponderem exatamente (ou dentro de um nível de tolerância aceitável), você terá uma correspondência tridirecional bem-sucedida. A fatura agora pode ser paga pela equipe AP.
Se os 3 documentos não corresponderem – acima do nível de tolerância de correspondência tripla – a fatura será colocada em espera até que os erros/problemas sejam resolvidos.
Vamos dar uma olhada rápida em cada um desses documentos e ver como eles se relacionam com o processo de correspondência tripartida de contas a pagar:
Ordem de Compra
Um pedido de compra ou PO é o formulário padrão de uma empresa, numerado sequencialmente, que lista os produtos ou serviços de que necessita. O pedido de compra é usado para autorizar uma compra.
A OC torna-se um contrato quando é enviada e aceita pelo fornecedor que pretende entregar a mercadoria ou serviço. A Departamento de compras gera uma ordem de compra com base em um documento assinado e aprovado requisição de compra após a seleção do fornecedor.
A processo de pedido de compra captura o nome e logotipo da empresa, nome do fornecedor e informações de contato, condições legais e de pagamento, descontos oferecidos, número do pedido de compra, endereço de cobrança e entrega da empresa, itens de linha com descrições, preços, quantidades solicitadas, valor estendido, subtotal, imposto sobre vendas, se houver, e valor total.
Recebimento
Um recibo é um documento físico ou eletrônico que reflete o recebimento real de bens/serviços. Os recebimentos são verificados pelo departamento de recebimento da empresa em relação à guia de remessa detalhada do fornecedor incluída com os produtos entregues.
O recibo faz referência à forma de pagamento, bem como ao número do pedido de compra, facilitando a correspondência dos documentos.
O recebimento de mercadorias pode ser a entrega de todo o pedido de compra ou uma remessa parcial se algum produto estiver em falta para entrega posterior ou enviado de um local diferente.
Fatura do fornecedor
Uma fatura de fornecedor é um documento que cobra do cliente pelas mercadorias entregues ou serviços prestados. A fatura é uma solicitação de pagamento.
Os campos da fatura são basicamente iguais aos de um pedido de compra.
As faturas também mencionam o número da fatura, datas do pedido, datas de remessa, endereço de remessa, condições de pagamento, descontos por pagamento antecipado, subtotal, imposto sobre vendas e valor total devido.
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Pontos problemáticos na correspondência manual
A correspondência manual de 2 ou 3 vias pode ser dolorosamente lenta, cara e sujeita a erros. Automatizando a correspondência de três vias e o fluxo de trabalho de aprovação de contas a pagar definitivamente ajudaria as equipes de AP a se concentrarem em tarefas de maior valor e a salvá-las de uma montanha de trabalho manual.
A correspondência manual de milhares de documentos comprovativos pode ser demorada, cara e trabalhosa. As equipes de AP acabam gastando muitas horas de trabalho procurando manualmente cada fatura, pedido de compra e recibo!
Atrasos e erros forçam a equipe de contas a pagar a trabalhar horas extras e também podem acarretar penalidades por atrasos nos pagamentos aos fornecedores.
Aqui estão alguns dos principais pontos problemáticos no processo manual de correspondência de três vias que acabam causando atrasos e custos excessivos:
Documentos perdidos ou ausentes
Um processo de correspondência manual exige que todos os documentos sejam coletados, armazenados e mantidos para referência futura. Com o tempo, os documentos podem ser danificados, perdidos, roubados ou desaparecidos. Isso pode afetar gravemente a visibilidade das contas a pagar e causar atrasos.
Manipulação de variações
Uma variação surge quando os itens de linha, quantidades, valores estendidos ou total devido em uma fatura de fornecedor não correspondem ao pedido de compra ou recebimento de mercadorias ou serviços. Lidar com variações ou exceções manualmente pode ser extremamente complicado e difícil de documentar.
Cenários únicos
Se um funcionário de contas a pagar encontrar um erro pontual de correspondência, ele precisará investigar o problema para resolvê-lo. A resolução leva mais tempo em comparação com um problema repetitivo conhecido.
Por exemplo, se o fornecedor faturar o produto errado, o contas a pagar precisará solicitar uma fatura corrigida para concluir a correspondência. Esperar para receber uma fatura corrigida do fornecedor atrasará a aprovação da fatura, o pagamento e reduzirá a produtividade geral.
Faturas duplicadas ou fraudulentas
As faturas duplicadas não terão os documentos de suporte necessários, que já foram comparados com a fatura original. Mas imagine tentar identificar manualmente uma fatura duplicada ou fraudulenta entre milhares de outras!
Atrasos na aprovação da fatura
Em um fluxo de trabalho manual de aprovação de fatura, a fatura é literalmente enviada de uma mesa para outra até a aprovação final. É difícil acompanhar em qual nível de aprovação um documento está parado e quem é o aprovador.
Em correspondência de três vias em papel e aprovações de faturas, os atrasos do aprovador podem resultar de procrastinação, cargas de trabalho pesadas, resolução de dúvidas com o solicitante e feriados/licenças.
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Benefícios de automatizar o processo
Automatizar o processo de correspondência de 3 vias aborda a maioria, senão todos os pontos problemáticos da correspondência manual abordados acima. Aqui estão algumas das principais razões pelas quais as empresas estão automatizando cada vez mais a correspondência de três vias e o processo de AP maior:
Forneça trilhas de auditoria
Uma abordagem digital automatizada garante que todos os registros sejam consistentes e forneçam uma única fonte de verdade. Quando os dados estão prontamente acessíveis em todos os momentos, as empresas podem acessar trilhas de auditoria claras e identificar inconsistências financeiras rapidamente.
Reduza as taxas de erro e fraude
O software automatizado de correspondência de 3 vias opera com regras/fluxos de trabalho predefinidos com base em níveis de tolerância e aprovações. Esses fluxos de trabalho automatizados são rápidos e altamente precisos. Eles sinalizam rapidamente erros e possíveis casos de fraude para que as equipes de AP possam tomar medidas imediatas.
Melhore o relacionamento com fornecedores
Um fluxo de trabalho AP de correspondência de 3 vias superalimentado garante pagamentos de fornecedores pontuais. Os fornecedores valorizam os pagamentos antecipados e podem oferecer descontos em troca. Assim, a automação pode ajudar a economizar custos ao estabelecer uma cadeia de suprimentos estável.
Aumente a linha de fundo
Automatizar a correspondência tripartida e outros processos de AP economiza tempo, reduz custos de mão de obra, evita fraudes/erros e oferece descontos aos fornecedores no longo prazo. Isso desempenha um papel significativo nos resultados financeiros da empresa.
Sincronização perfeita
Feche seus livros mais rapidamente sincronizando sua correspondência de três vias diretamente com seu ERP ou software de contabilidade.
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Como automatizar correspondência de 3 vias e fluxos de trabalho de AP
Os mais Software de automação de AP, como os Nanonets, podem ajudar as organizações a mudar da correspondência manual de 3 vias para um fluxo de trabalho automatizado totalmente sem contato. As equipes AP em empresas usam Nanonets para criar fluxos de trabalho de contas a pagar automatizados de ponta a ponta.
A automação de AP e os fluxos de trabalho de correspondência de 3 vias configurados em Nanonets podem reduzir 80% da carga de trabalho do departamento de AP sem empregar pessoal adicional.
Com Nanonets, você pode configurar um fluxo de trabalho de correspondência de 3 vias AP automatizado que automaticamente:
- Extrai documentos e arquivos de várias fontes - e-mail, documentos digitalizados, arquivos/imagens digitais, armazenamento em nuvem, ERP etc.
- Classifica e classifica os documentos corretamente como faturas, pedidos e recibos
- Lê e captura dados de todas as faturas, POs e recibos com precisão
- Reconcilia campos, despesas, saldos e informações de nível SKU em faturas, pedidos de compra e recebimentos relacionados por uma correspondência de 3 vias
- Sinaliza erros de correspondência de 3 vias que violam os níveis de tolerância ou envia faturas para aprovação adicional em uma correspondência de 3 vias bem-sucedida.
- Lide com todos os fluxos de trabalho de despesas, desde a criação de um relatório de despesas até a obtenção de aprovações do gerente
- E sincronize/integrar tudo acima com qualquer ERP, software de contabilidade ou ferramenta de negócios de sua escolha
- Integramos prontamente com Sage, Xero, Netsuite, Quickbooks e muito mais
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